Livespace zyskał nowe supermoce! Poznaj kampanie e-mail. Sprawdź teraz
follow up key visual

Wszyscy dobrze znamy zwrot „Dzień dobry, chciałem się tylko upewnić…”. To chyba najbardziej utarty follow-up w sprzedaży – tak popularny, że aż nieefektywny. Może właśnie dlatego, że widzieliśmy go już tyle razy, sami rzadko dostajemy na niego odpowiedź.

Jak więc napisać follow-up, który nie będzie pomagał nam „tylko się upewnić”, ale przyczyni się do skutecznej sprzedaży? Kiedy wysłać follow-up? Jak utrzymać kontakt i jednocześnie się nie narzucać? I dlaczego oni znowu nie odpowiadają?

W tym artykule znajdziesz:

  • Definicję follow-upu sprzedażowego
  • Wskazówki i dobre praktyki przy wysyłaniu follow-upów
  • 10 szablonów maili follow-up na różne okazje

Follow-up sprzedażowy – definicja

Na dobry początek zacznijmy od zdefiniowania, czym jest wiadomość follow-up.

Follow-up e-mail to wiadomość wysyłana osobie, z którą już wcześniej podjęliśmy próbę kontaktu. Może mieć on różne cele: czasami stanowi podsumowanie spotkania i zawiera plan kolejnych kroków współpracy, a czasami to taktowne przypomnienie o odpowiedzi na poprzedniego maila.

UWAGA: W tym artykule skupiamy się na follow-upie sprzedażowym, czyli takim, który zakłada, że wcześniej doszło już do jakiejś formy kontaktu pomiędzy zainteresowanymi stronami.

Pamiętaj też, że złota zasada follow-upu brzmi: nigdy nie czuj się źle, wysyłając kolejnego e-maila. Follow-up udowadnia, że ci zależy oraz zwiększa szansę na wygraną sprzedaż. Dobrze napisany follow-up jest naprawdę skuteczny. Najlepsi domykają dzięki niemu nawet ponad 75% umów. W jaki sposób?

Przede wszystkim znają podstawy dobrego, procesowego podejścia do follow-upu mailowego, które streszczamy tutaj w postaci kilku prostych wskazówek.

TIP: jeśli chcesz przejść bezpośrednio do szablonów, znajdziesz je na końcu artykułu.

Follow-up e-mail – znajdź dobry moment na wysyłkę

Zanim zabierzesz się za pisanie kolejnego follow-upu, warto upewnić się, że klient już nie przesłał wcześniej odpowiedzi na Twojego maila.

Chcemy uniknąć sytuacji, w której moglibyśmy wypaść nieprofesjonalnie i spalić kontakt przez zwykłe przeoczenie – w zalewie wiadomości łatwo przegapić, że w skrzynce odbiorczej znajduje się już oczekiwany e-mail. Jeśli tak się stało lub klient pozytywnie zareagował na nasze call to action możemy zacząć bardziej szczegółowe rozmowy o współpracy. A jeśli nie… to zachęcam do dalszej lektury.

Zakładamy zatem scenariusz negatywny – klient nie odpowiedział, albo po prostu piszemy follow-up do spotkania, które odbyło się face to face, np. podczas branżowych targów.

Teraz czas odpowiedzieć sobie na pytanie, kiedy najlepiej wysłać follow-up sprzedażowy. Główna zasada mówi, że jeśli udało nam się już nawiązać kontakt, to działać należy zawsze możliwie szybko, jednocześnie nie przesadzając z częstotliwością wiadomości.

follow-up response times

Badania pokazują, że 35-50% sprzedaży wygrywa firma, która odezwie się do klienta jako pierwsza. Pamiętaj jednak, że równie ważne jest w tym wszystkim metodyczne i procesowe podejście. Mając strategię i opracowany schemat follow-upów możesz je dostosowywać w oparciu o osiągane rezultaty.

Co jeszcze dobrze wiedzieć przed napisaniem wiadomości follow-up? Np. jak zwrócić uwagę czytelnika, a jedna z wytycznych to:

Stwórz chwytliwy tytuł

Odpowiedni tytuł wiadomości to klucz do otwarcia Twojej wiadomości: jeśli nie będzie wystarczająco zachęcający, odbiorca nie przeczyta e-maila. Oprócz tego, że chwytliwy, musi być też możliwie krótki.

Większość osób czyta e-maile na urządzeniach mobilnych, ale także na ekranach komputerów liczba znaków zawarta w temacie maila jest ograniczona. Warto więc wiedzieć, w ilu dokładnie znakach musimy się zmieścić – pierwszy komunikat powinien być możliwy do przeczytania w całości na ekranie urządzenia. Analizy wskazują, że najskuteczniejsze tytuły mają 30-40 znaków.

Oto kilka przykładowych tytułów e-maili, które mogą podnieść Twój współczynnik otwarć (Open Rate):

1. Pytanie zamknięte (takie, na które możesz odpowiedzieć tak lub nie)
np. Czy masz jutro czas na krótkiego calla?

2. Komplement (prawda, że każdy je lubi?)
np. Świetna prezentacja na Pipeline Summit!

3. Zawierający imię
np. Marcin, jak podnosisz efektywność zespołu?

4. Udowadniający, że zrobiłeś/-aś research
np. I wiesz, że prowadzisz start-up, gdy…

5. Przerywający milczenie
np. Czy nadal jesteś zainteresowany naszą ofertą?

TIP: Choć współczynnik otwarć to istotny wskaźnik, w przypadku maili follow-upowych ważniejszy wydaje się współczynnik odpowiedzi, czyli Response Rate. Według badań Woodpecker średni współczynnik odpowiedzi może wzrosnąć nawet o 22% już przy wysyłce jednego maila z follow-upem!

Ustal powód kontaktu

Określenie, co chcesz pozyskać od osoby, z którą się kontaktujesz, pomoże ci stworzyć skuteczne CTA (Call To Action). Follow-up e-mail to także forma e-maila sprzedażowego, w którym Twoją “prośbą” wobec odbiorcy jest odpowiedź na wiadomość.

Ta prośba powinna być czymś umotywowana i osadzona w konkretnym kontekście. Dlatego dobrze zacząć od ustalenia powodu, dla którego podejmujesz próbę ponownego kontaktu.

Oto przykładowe powody wysyłki follow-upu:

przykładowe powody wysyłki follow upu

Ustalenie powodu kontaktu pozwoli Ci nadać całej wiadomości kontekst i nawiązać do czegoś konkretnego i namacalnego – to niezwykle istotne, ponieważ…

…dobry follow-up nawiązuje do konkretnej sytuacji

Taka wiadomość nie tylko zwróci uwagę klienta, ale też uruchomi emocje, które sprawią, że trudniej mu będzie na niego nie odpisać. Dlatego właśnie warto zacząć treść maila od nawiązania do osobistego kontekstu.

Oto trzy przykłady, jak dobrze zacząć follow-up:

  1. Rozmawialiśmy krótko po Twojej prezentacji podczas [Nazwa wydarzenia]…
  2. W ubiegłym tygodniu mieliśmy okazję spotkać się na konferencji…
  3. Kilka dni temu podczas rozmowy telefonicznej rozmawialiśmy o…

W tej kwestii warto wykazać się własną inwencją, spostrzegawczością, pamięcią lub… dobrym researchem.

Jasno przedstaw cel wiadomości

Twój rozmówca – podobnie jak Ty – jest najpewniej bardzo zajęty. Szanuj jego czas i jasno powiedz mu, dlaczego powinien ci go poświęcić. Wyraźnie określ cel kontaktu i nigdy nie twórz mistycznej otoczki wokół tematu proponowanego spotkania.

„Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy podczas ubiegłotygodniowej konferencji, chciałbym podyskutować dłużej o Twoim biznesie.” naprawdę niewiele wnosi.

Zamiast tego spróbuj napisać: „Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy podczas ubiegłotygodniowej konferencji, chciałbym przedstawić Ci proponowaną strategię komunikacji na Quora, która pomoże ci wypozycjonować twój produkt.”

Inny przykład: „Organizujemy meetup, na który chciałbym cię zaprosić – część warsztatowa dotyczyć będzie poprawy wskaźników, o których wspominałeś przy naszej ostatniej rozmowie o [nazwa firmy].”

Cel wiadomości powinien być przedstawiony konkretnie i klarownie.

Dodaj do wiadomości innych odbiorców

Z badań przeprowadzonych przez Yesware wynika, że adresaci odpowiadają na maila 12% częściej, jeżeli do wiadomości załączono kilku odbiorców.

Ma to też swoje poparcie psychologiczne – skoro inni wiedzą, że pewne działania są już w toku, trudniej je zignorować. Poza tym, jeśli w kopii maila są inni adresaci, automatycznie zakładamy, że sprawa jest ważna. Istnieje zatem duża szansa, że w wątek zaangażuje się przynajmniej jedna osoba, w tym ta decyzyjna.

Dlatego, jeśli masz dobry powód, by do takiej korespondencji dołączyć więcej niż jedną osobę (bo np. przy pierwszej rozmowie obecny był ktoś jeszcze z firmy klienta) – warto ją dodać do CC.

Follow-up w sprzedaży – 10 skutecznych przykładów

Oto 10 szablonów na maile przypominające, które możesz od razu wykorzystać w swojej pracy. Potraktuj je jako mocny punkt wyjściowy, na którym zbudujesz własną komunikację.

Pobierz 10 praktycznych szablonów maili follow-up i zacznij korzystać z nich od ręki!

Follow-up na zakończenie

Mam nadzieję, że udało Ci się lepiej zrozumieć temat follow-upu sprzedażowego, a szablony pomogą ci podnieść współczynnik odpowiedzi na Twoje maile. Pisząc follow-up dobrze mieć z tyłu głowy, że ta wiadomość może mieć decydujący wpływ na proces decyzyjny klienta.

Klarowne określenie celu wiadomości, język korzyści, wartość dodana, proaktywność i plan na kolejne kroki – to wszystko, czego potrzebujesz, żeby stworzyć skuteczną wiadomość follow-up.

Bądź jak najlepsi! Doświadczeni sprzedawcy przygotowują sobie szablony i sekwencje maili, które automatyzują przy użyciu np. CRM Livespace lub innego oprogramowania.

Livespace CRM może wymiernie pomóc ci usprawnić proces wysyłki follow-upów poprzez:

A może chcesz przetestować możliwości Livespace na własną rękę?

Zrób to za darmo i bez ryzyka już teraz – przez 14 dni.

[Głosów: 18   Średnia: 4.1/5]