Sekwencja wiadomości e-mail w CRM

Z badań marketingowych wynika, że 80% szans sprzedaży wymaga co najmniej 5 kontaktów, żeby udało się zamienić je w klienta. Jednocześnie 70% handlowców odpuszcza próby doprowadzenia szansy sprzedaży do końca już po pierwszym mailu bez odpowiedzi. Dzieje się to zazwyczaj z braku czasu, braku konsekwencji działań, lub z powodu stwierdzenia, że brak odpowiedzi jest tożsamy z brakiem zainteresowania klienta i końcem procesu sprzedażowego. Jednak dopóki nie dostaniemy konkretnej odpowiedzi, pozostajemy w grze.

Z pomocą przychodzi funkcja automatycznej sekwencji e-mail. Livespace będzie kontaktował się z klientem do skutku (tj. do momentu otrzymania odpowiedzi – negatywnej bądź pozytywnej) w ramach z góry zaplanowanej kampanii mailowej, w określonych interwałach. Dodatkowo, po kilku mailach pozostających bez odpowiedzi, Livespace automatycznie przypomni nam o zadaniu typu np. „odezwij się do klienta telefonicznie” .


Tworzenie sekwencji e-mail w Livespace CRM

Funkcja sekwencji e-mail w Livespace jest dostępna z poziomu profilu Kontaktu (osoba lub firma) oraz Szansy sprzedaży.
Aby stworzyć własną sekwencję e-mail, przejdź do profilu Kontaktu lub Szansy sprzedaży, a następnie:

  1. Wybierz zakładkę Automatyzacja na tablicy profilu.Automatyzacja_na_tablicy
  2. W oknie wiadomości e-mail, dowolnie zredaguj wiadomość automatyczną.Redagowanie e-mail w sekwencjiWarto wiedzieć: Podczas dodawania szablonów do planowanych w sekwencji wiadomości, możesz użyć Zmiennych. Dzięki tej funkcji możliwe jest odmienienie imion, nazwisk czy nazwy firmy. Zmienne dodaj wcześniej w Polach Dodatkowych.
  3.  Treść takiej pojedynczej wiadomości możesz teraz zapisać jako szablon i wczytać podczas redagowania kolejnej wiadomości e-mail.Zapisywanie wiadomości e-mail jako szablon
  4. Naciśnij na ikonę kalendarza ustalając datę wysyłki wiadomości e-mail oraz przedział godzinowy, w którym wiadomość dotrze do odbiorcy.Kalendarz sekwencji e-mailDodaj następny krok sekwencji. Może to być kolejna wiadomość e-mail lub Zadanie, które przypomni Tobie o innych czynnościach, na przykład kontakt telefoniczny z tym klientem.Dodawanie kolejnego kroku sekwencji
  5. Zadanie możesz skonfigurować w ten sposób, by pojawiło się w Twoim CRM dopiero w przypadku braku odpowiedzi klienta na e-mail z kroku 1 w czasie, który sam ustalisz – na przykład po 3 dniach. Ustal pozostałe parametry i formę, w jakiej zadanie doda się automatycznie do Twojego Livespace. Ustal priorytet, ikonę i nazwę zadania.Zadanie jako krok sekwencji
  6. Dodaj następne kroki przyciskiem Dodaj krok, jeśli chcesz rozbudować swoją sekwencję o kolejny e-mail lub Zadanie.
  7. Stworzony przez Ciebie proces automatycznych wiadomości i zadań możesz zapisać, by móc użyć go wiele razy w tej formie. Aby to zrobić, naciśnij Zapisz jako szablon.
  8. Wszystko gotowe? Uruchom sekwencję przyciskiem Zaplanuj !Zaplanuj sekwencję

 

Redagowanie automatycznej wiadomości

Boisz się, że wyślesz za dużo wiadomości i zdenerwujesz potencjalnego klienta? Sporo zależy od samej treści oraz ilości i częstotliwości wysyłania kolejnych maili. Jeżeli wiadomości nie będą nachalnie sprzedażowe a bardziej nastawione na nawiązanie relacji, to wiele osób będzie wdzięcznych, że przypomnieliśmy im o swoim pierwszym e-mailu.

Proces automatyzacji wysyłki wiadomości wiąże się również z tym, że podobne wiadomości zechcesz wysłać do różnych firm lub osób. Dlatego istotnym jest, aby treść e-mail była uniwersalna i nie wymagała każdorazowej edycji, a przy tym pozostała spersonalizowana i nie brzmiała jak wiadomość automatyczna. W oknie redagowania e-mail masz możliwość skorzystania ze Zmiennych, które automatycznie przypiszą np. imię i nazwisko osoby, do której wysyłamy wiadomość:Redagowanie e-mail w sekwencji

Napisz przynajmniej dwa dodatkowe e-maile, oprócz wiadomości otwierającej, którą już masz. Pamiętaj, że ma to być sekwencja – wszystkie e-maile muszą być logicznie powiązane. Upewnij się, że są uzupełnione dane kontaktu, do którego planujesz wysłać wiadomość z konkretną zmienną, np. Stanowisko.
To w jakiej formie wyświetli się wiadomość w skrzynce klienta, zobaczysz naciskając Podgląd pod listą Zmiennych.

Korzystanie z szablonów sekwencji

Jeżeli stworzoną sekwencję wiadomości e-mail chcesz powtórzyć dla innego adresata, nie zapomnij przed planowaniem zapisać sekwencję przyciskiem Zapisz jako szablon.Zaplanuj sekwencjęDzięki temu, przy planowaniu wysyłki do kolejnego klienta, zyskasz możliwość wczytania całego gotowego szablonu e-maili i zadań, bez konieczności przeprowadzania konfiguracji od początku.
Aby wczytać cały szablon, użyj opcji wybierz z szablonu w niebieskim pasku na samym początku automatyzacji.Wczytanie szablonu sekwencji

Widoczność sekwencji

1. W widoku z wiadomościami

Zaplanowane sekwencje zobaczysz w widoku, który uwzględnia wszystkie wiadomości wysyłane/odebrane w Livespace. W tym celu wybierz ikonkę koperty w prawym, górnym rogu, zaznacz, że chcesz zobaczyć wiadomości e-mail i wejdź w Zobacz wszystkie…:

Po wykonaniu tych kroków, przejdziesz bezpośrednio do widoku wszystkich wiadomości e-mail:

 

Z tego miejsca zarówno usuniesz lub zatrzymasz sekwencję, jak i zobaczysz te, które są w trakcie, zostały przerwane albo zakończone.

Przy każdej sekwencji, gdzie został wykonany chociaż jeden krok, widoczny jest pasek postępu.

2. Na profilu Kontaktu lub Szansy Sprzedaży 

Zaplanowane sekwencje są także widoczne bezpośrednio na profilu Kontaktu lub Szansy sprzedaży:

W tym miejscu, po wybraniu Edytuj, w prosty sposób przerwiesz lub usuniesz sekwencję.

 

Warto pamiętać

W pakiecie Automation możliwa jest wysyłka z wielu kont e-mail. Oznacza to, że użytkownik może podłączyć maksymalnie 3 skrzynki e-mail do swojego profilu.