Jak korzystać z CRM bez tracenia czasu – poradnik dla handlowca

Rozmawiając z klientami, często już na starcie słyszę stwierdzania: „mamy CRM, ale nie mamy czasu na jego uzupełnianie”, „obawiam się, że mój zespół  z trudem znajdzie czas, aby coś tam wprowadzać”. A gdyby tak zamiast go uzupełniać, zacząć naprawdę z niego korzystać i to bez tracenia czasu? Czytaj dalej, pokażę ci jak!

W większości przypadków codzienne działania handlowców to: wykonywanie telefonów, wysyłanie e-maili, odbywanie spotkań (na żywo i online), tworzenie ofert, umów itp. A co jeśli te działania mogą być automatycznie uzupełniane i zbierane w jednym miejscu? Trudno się nie zgodzić, że zaczniemy w to miejsce zaglądać częściej i stanie się ono naszym środowiskiem pracy.

Poniżej znajdziesz pięć przykładów, jak CRM pomaga mi w codziennej pracy.

1. CRM to twój asystent.

Chciałbyś przypominać się w sprawie oferty klientowi z Łodzi, podczas gdy jesteś właśnie na spotkaniu u klienta w Warszawie? Pozwól, aby CRM stał się twoim asystentem. Przygotuj szablony wiadomości, z których najczęściej korzystasz – np. szablon z przypomnieniem o przesłanej ofercie. Następnie, gdy wysyłasz ofertę do klienta, skorzystaj z sekwencji wiadomości email i zaplanuj automatycznie follow-up z przypomnieniem. W ten sposób CRM sam przypomni klientowi, że czekasz na decyzję, a ty będziesz mógł skupić się na spotkaniu.

Ten sam mechanizm możesz wykorzystać do tzw. cold-mailingu lub do odsiania potencjalnych „NIE-klientów”, na kontakt z którymi do tej pory poświęcałeś czas bez widocznych rezultatów. Follow-up w sprzedaży jest niezwykle ważny i z całą pewnością należy go wykonywać. Często zajmuje jednak za dużo czasu.

2. „Gdzieś to było, zaraz znajdę.”

Gromadzenie informacji o kliencie w CRM nie jest czymś rewolucyjnym, a samo ich wprowadzanie to żadna oszczędność czasu. Wręcz przeciwnie – musisz poświęcić czas, aby je wprowadzić. A przecież można zamiast tego sprzedawać, prawda? Wyobraź sobie jednak taką sytuację, w której twój klient, który pół roku temu nie zdecydował się na zakup, właśnie wrócił i chce zacząć proces od początku. Wypadałoby odświeżyć całą sprawę i przypomnieć sobie, co zostało zrobione. Pamiętasz, ile wysiłku włożyłeś w poznanie jego potrzeb i dlaczego wtedy nie udało się wam zamknąć pozytywnie sprzedaży?

Owszem możesz przewertować stare maile, odkopać notatki (o ile je masz) i spróbować odtworzyć całą historię. Możesz też sprawdzić, co wie o całej relacji z danym klientem twój CRM. Szybko okazuje się, że wie dosyć sporo – kiedy byłeś na spotkaniu, jaką wysłałeś wtedy ofertę, ile razy przypominałeś się w sprawie odpowiedzi, ile razy dzwoniłeś i – jeżeli dbasz o uzupełnianie danych – dlaczego wtedy nie udało się nawiązać współpracy. Bez tracenia czasu zyskujesz dostęp do całej historii budowanej relacji i możesz ocenić, na ile prawdopodobne jest, że tym razem się uda sfinalizować transakcję.

3. W końcu pamiętam o wszystkich.

Lejek sprzedaży zwykle służy do analizy dla managerów i szefów sprzedaży. Dla handlowca liczy się tu i teraz. Jeśli prowadzisz rozmowy z kilkoma klientami jednocześnie, bez większych problemów kojarzyć będziesz, na jakim etapie rozmów jesteś. Jeśli masz ich kilkunastu lub kilkudziesięciu, warto wykorzystać proces sprzedaży, który i tak towarzyszy ci codziennie w mniej lub bardziej ustrukturyzowanej formie.

Powyższy proces jest bardzo uniwersalny. Nazywając etapy twojego procesu, szybko będziesz w stanie spojrzeć na wszystkich twoich potencjalnych klientów, z którymi właśnie rozmawiasz.

Idąc od lewej:

– z trzema próbuję nawiązać kontakt,

– czterech jest zainteresowanych,

– pięciu jest już po prezentacji,

– sześciu klientów otrzymało ofertę

– z czterema dogrywam umowę.

Łącznie dwadzieścia dwie otwarte rozmowy sprzedażowe, nad którymi masz kontrolę z jednego miejsca. Bez tracenia czasu masz dostęp do wszystkich. Wiesz, jaka jest wartość tych zaofertowanych bez zaglądania do oferty.

Zrób teraz pauzę i spróbuj zebrać swoich potencjalnych klientów i przeliczyć ich wartość w szybszy sposób niż powyższy.

4. To co mam dziś do zrobienia?

Wysłanie maila do klienta, przygotowanie oferty, spotkanie w biurze klienta, przypomnienie o wysłanej ofercie, wideokonferencja z klientem… Co jeszcze wpisałeś to do notesu, do kalendarza lub do telefonu? A gdybyś tak miał jedno narzędzie, które samo podpowiada ci co masz do zrobienia, a ty nie musiałbyś o wszystkim pamiętać? System CRM – tak jak kalendarz – może przypomnieć ci o zbliżającym się zadaniu. Jeśli chcesz, przypomnienie przyjdzie na maila i pokaże się w twoim telefonie. Skończyłeś spotkanie z klientem? Możesz na jego profilu zostawić notatkę. Nie chce ci się jej zapisywać? Podyktuj ją! Dzięki temu budujesz historię relacji z klientem. Bez tracenia czasu możesz do niej wrócić i wykorzystać ją, gdy nadejdzie stosowny czas.

5. Raporty, targety, wyniki.

Nic nowego – raz na jakiś czas trzeba zaraportować wykonane aktywności, bo przecież szef tego oczekuje. Jeśli odpowiednio dbasz o regularne wprowadzanie danych do CRM-a, to w prosty i zautomatyzowany sposób możesz stworzyć raport z danymi potrzebnymi twojemu przełożonemu. Mało tego, nie będziesz musiał przygotowywać ich ręcznie, „scrollując” godzinami i analizując poszczególne szanse sprzedażowe. Dobry CRM z reguły zawiera funkcje automatycznego tworzenia analiz i raportów.

Przykładowo: powinienem odbyć 5 spotkań i mam do zrobienia min. 10 ofert. Mój target to 170 000 zł. Jak widać, zrobiłem dwa z pięciu spotkań, wysłałem 8 z 10 ofert i zrobiłem już mój plan kwotowy. Jeśli wykonasz te zadania w CRM, to nie będziesz marnować czasu na tworzenie raportu. Szef sam go sobie wygeneruje, nie zawracając ci głowy na dodatkowe przepytywanie z tego, co zrobiłeś. Tutaj nie dość, że nie tracisz swojego czasu, to oszczędzasz czas swojego przełożonego.

Podsumowując… Możemy biegać ze śrubokrętem albo zaopatrzyć się we wkrętarkę. CRM to narzędzie, które w rękach świadomych handlowców może kompletnie odmienić jakość pracy w zespole sprzedaży. Jednocześnie oszczędzi czas zespołu, tym samym da handlowcom przestrzeń do obsługi większej liczby klientów.