Podłączanie i ustawienia skrzynki e-mail

Dzięki podłączeniu kont pocztowych do Livespace CRM korespondencja z klientami będzie trafiać bezpośrednio do historii kontaktu, bez konieczności tworzenia ręcznych notatek. Jeżeli Livespace znajdzie w naszej korespondencji wiadomość e-mail od, lub do adresu e-mail, którego właścicielem jest kontakt z CRM, przypisze do niego stosowną wiadomość.

Dodanie skrzynki e-mail do CRM

Aby podłączyć konto pocztowe do Livespace:

  1. Przejdź do Ustawień profilu i wybierz zakładkę Konta e-mail.
  2. Naciśnij Dodaj nowe konto.Dodaj nowe konto email do crm
  3. W ustawieniach podaj podstawowe dane serwera pocztowego (obsługiwane są wyłącznie serwery IMAP):konfiguracja konta email w crm
    Login – wpisz pełny adres skrzynki e-mail
    Hasło – dotyczy hasła, którego używasz logując się na skrzynkę
    Adres serwera IMAP – adres serwera, na  którym znajduje się Twoja skrzynka e-mail. Ponadto, warto wiedzieć, że Twoje dane konta e-mail będą takie same jak te, których używasz do skonfigurowania poczty w programie pocztowym (Outlook, Thunderbird). Jeżeli nie masz pewności, jakie są dane Twojego konta e-mail, informacje takie uzyskasz najprawdopodobniej od dostawcy Twojej poczty lub działu IT w Twojej firmie.
  4. Określ dodatkowe dane dotyczące konfiguracji konta. W tej sekcji możesz wskazać, kto jest właścicielem skrzynki oraz czy Livespace ma zapisywać tylko odebrane, tylko wysłane, czy wszystkie wiadomości.Okreslenie właściciela skrzynkie email w systemie crm
  5. Określ, kto będzie widział wiadomości e-mail z podpiętej skrzynki pocztowej. Możesz zdecydować, czy wiadomości ma widzieć: każdy użytkownik Livespace, tylko właściciel konta i managerowie, czy wyłącznie właściciel konta. Możesz również zdecydować, czy wiadomości e-mail z tego konta pocztowego będą wyświetlane na kokpicie.Widoczność wiadomości email w systemie CRM
  6. Jeśli chcesz wysyłać wiadomości z CRM używając tej skrzynki e-mail, włącz opcję Zezwól na wysyłanie wiadomości z tego konta.zezwol-na-wysylanie-wiadomosci
  7. Zatwierdź dodanie konta przyciskiem Dodaj.

Lista kont e-mail

Na liście kont zobaczysz informacje o liczbie pobranych i przypisanych do kontaktów wiadomości dla każdego z kont, oraz daty ich ostatniej synchronizacji. Wiadomość przypisana, to znaczy taka, dla której Livespace znalazł kontakt z identycznym adresem e-mail i dodał wiadomość do tego kontaktu.

W tym miejscu możesz również edytować, lub usunąć podpięte konto e-mail używając odpowiednich przycisków w polu Operacje.

Przypisane wiadomosci email w crm

Wysyłka z wielu kont e-mail

W pakiecie Automation możliwa jest wysyłka z wielu kont e-mail. Oznacza to, że użytkownik może podłączyć maksymalnie 3 skrzynki e-mail do swojego profilu.

Jeśli podłączyliśmy więcej niż jedno konto e-mail, to w formularzu wiadomości będziemy mieć możliwość wyboru z jakiego konta wiadomość ma zostać wysłana.

W ustawieniach będziemy mieć możliwość sprawdzenia czy wysyłka z danego konta jest aktywna oraz wskazania, które konto ma być domyślne do wysyłki.

Stopka e-mail

W Livespace CRM masz możliwość dodania stopki do swojej skrzynki e-mail. Aby dodać stopkę:

  1. Przejdź do Ustawień profilu i wybierz zakładkę Konta e-mail.
  2. Przełącz na sekcję Stopka, by wyświetlić konfigurator.stopka-email
  3. Uzupełnij stopkę, korzystając z paska dostępnych narzędzi do formatowania tekstu i naciśnij Zapisz.stopka-tekst
  4. Ponadto, jeżeli posiadasz kod html swojej stopki, użyj opcji Źródło, aby przełączyć widok edycji html stopki. zrodlo-stopka
  5. Wklej kod źródłowy swojej stopki i zatwierdź przyciskiem Zapisz, aby zapisać stopkę.stopka-html

Informacje dodatkowe

  • Pobrane wiadomości są przypisywane do kontaktów (zarówno osób jak i firm) na podstawie adresów e-mail z pól: nadawca, adresat i kopia do. Pobierana jest pełna treść wiadomości oraz informacje o załącznikach.
  • Załączniki nie są pobierane z serwera pocztowego na serwer Livespace. W momencie, gdy dany użytkownik chce pobrać plik, następuje połączenie z serwerem IMAP i pobranie zawartości pliku.
  • Jeżeli masz kłopot z konfiguracją swojego konta Gmail, przeczytaj ten artykuł.

Warto wiedzieć:

  • Po usunięciu wiadomości z serwera pocztowego w Livespace dalej będzie widoczna jej treść, ale nie będzie już dłużej możliwości pobrania załączników.
  • Jeżeli wiadomości nie uda się powiązać z żadnym z istniejących kontaktów, jest ona zapisywana w Livespace ze specjalnym oznaczeniem. Raz na dobę przeglądamy takie wiadomości, sprawdzając czy można je przypisać do któregoś z nowo dodanych kontaktów.
  • Treści maili można przeszukiwać przy pomocy wyszukiwarki (podobnie jak w przypadku innych wpisów na tablicy kontaktu).
  • Konto e-mail w Livespace jest deaktywowane po 10 kolejnych nieudanych próbach połączenia z serwerem pocztowym.