Po co „marnować” czas na wypełnianie CRM-a?

Często można usłyszeć od handlowców pytania o to, jak dużo czasu zajmie im uzupełnianie CRM-a. Komu to w ogóle jest potrzebne i po co marnować cenny czas, który można przeznaczyć na kontakt z klientami? Jak rozwiać wątpliwości sprzedawców i przekonać ich do pracy z CRM-em? Oto kilka przykładów argumentów, które pokazują, że dobry CRM to narzędzie do codziennej pracy, które organizuje handlowcom pracę i zdejmuje z głowy mnóstwo czasochłonnych zadań.    

Pracowałam niedawno z firmą, która właśnie rozpoczęła wdrożenie nowego systemu CRM. Mam wrażenie, że zespół sprzedaży jeszcze nie zaczął używać tego systemu, a już miał postawę – łagodnie mówiąc – oporującą. Jeden z handlowców podszedł do mnie podczas szkolenia i powiedział: „Zastanawiam się, ile czasu będę musiał na to wszystko wyrwać z mojego dnia. Znowu zamiast pracować z klientem będę marnował czas na wypełnianiu CRM-a”.

To pokazuje, jak bardzo handlowcy nie potrafią używać tego narzędzia i jak często CRM jest w firmie traktowany tylko jako system do raportowania szefowi aktywności i statusów szans sprzedaży. Niektórzy złośliwcy mówią nawet, że skrót CRM znaczy Chief Relationship Management, czyli system do budowania relacji z szefem 🙂 Wielu handlowców myśli o wypełnianiu CRM-a jako o kolejnym bezsensownym zadaniu nałożonym przez szefa na ich, i tak już ciasno upakowany, kalendarz zajęć.

Co zwykle odpowiadam handlowcom na tego rodzaju stwierdzenia czy pytania jak to, które padło powyżej? CRM to narzędzie pracy, tak samo oczywiste i niezbędne w pracy sprzedawcy, jak edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, Power Point, poczta elektroniczna i telefon komórkowy.
Popatrz na to w ten sposób:

Planowanie czasu

Ile czasu spędzasz w każdym tygodniu na planowaniu i układaniu harmonogramu spotkań oraz na wpisywaniu ich do kalendarza? Z CRM-em zajmie ci to tyle samo czasu, z tą jednak różnicą, że kontakt zaplanowany w CRM od razu pojawi się w twoim kalendarzu.

A ile czasu spędzasz codziennie na tworzeniu i aktualizowaniu listy zadań? Z systemem CRM zajmie ci to tyle samo czasu, ale przewaga CRM-a jest taka, że planowane zadania będą powiązane z szansami sprzedaży, klientami, konkretnymi osobami u klienta, pytaniami jakie klient może mieć, projektami, nad którymi u klienta pracujesz. Wszystko to będziesz mieć w jednym miejscu i wszystkie te informacje będą ze sobą logicznie powiązane.

Dodawanie zadania w Livespace CRM

Układanie strategii sprzedaży

Ile czasu spędzasz, planując strategię sprzedaży dla każdego z klientów?
Z CRM-em powinno ci to zająć tyle samo czasu. Jednak w CRM-ie masz dostęp do danych historycznych (jeśli podłączasz w systemie swoje notatki, dokumenty itp.) i możesz je łatwo przeglądać, więc dodatkową korzyścią będzie szersza perspektywa przy planowaniu kolejnych kroków i działań u klienta.

Ile czasu spędzasz na zbieraniu informacji o kliencie, zbieraniu materiałów, danych, kontaktów? Gdzie potem to wszystko trzymasz? Jak do tego wracasz? Nawet jeśli korzystasz ze wspólnego dysku i tak musisz znaleźć wszystkie te rzeczy. W CRM-ie masz to wszystko w jednym miejscu, podpięte pod klienta.

Analiza lejka sprzedaży

Ile czasu spędzasz analizując lejek sprzedaży i swoich klientów, po to, żeby ocenić swoje szanse na dowiezienie założonego wyniku? W tym miejscu korzyści z CRM-a rosną w postępie geometrycznym. Bez systemu CRM, prawdopodobnie, masz informacje w różnych dokumentach, zeszytach, arkuszach kalkulacyjnych, na kartkach papieru, w niejasnych wspomnieniach i myślach, na setkach malutkich żółtych karteczek, do których prawdopodobnie nigdy nie wracasz.

Ile czasu spędzasz na aktualizowaniu lejka? Godzinę w tygodniu? Dwie? Trzy? To zadanie bez CRM-a na ogół wymaga znalezienia odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego, zaktualizowania odpowiednich pól, czasami kopiowania i wklejania z jednego arkusza do innego. Musisz wrócić do swoich notatek z całego tygodnia, próbując sobie przypomnieć, co się wydarzyło, jaki był postęp w poszczególnych szansach i tak dalej. Z CRM-em ten czas spada do zera. CRM robi to za ciebie automatycznie i w czasie rzeczywistym. Tak długo, jak długo na bieżąco pracujesz w CRM nad każdą szansą i każdym klientem, twój lejek sprzedaży jest zawsze aktualny.

Podgląd danych o szansach sprzedaży w Livespace

Notatki po spotkaniu z klientem

Tu pewnie pomyślisz „A mam Cię! A co z aktualizowaniem danych w CRM po spotkaniach z klientem? To zajmuje naprawdę dużo czasu.”  Nie musi tak być. Wiele systemów CRM ma dostęp mobilny, ale to zostawmy na boku. Nie wiem jak ty, ja na spotkaniach wciąż notuję w zeszycie i znam wielu sprzedawców, którzy robią podobnie. Czy po powrocie do biura przepisuję te notatki do CRM-a?  Nie, zamiast tego piszę notatkę podsumowującą spotkanie i wysyłam ją do klienta. To nie jest praca z CRM-em, to jest praca z klientem.

Oczywiście najlepiej wysłać notatkę bezpośrednio z systemu CRM, ale jeśli twój system nie daje takiej możliwości, to wysłany e-mail wystarczy po prostu podłączyć do CRM. Jeśli chcesz zachować w systemie jakieś informacje, których nie zawrzesz w notatce, możesz je oczywiście dopisać. Albo jeszcze szybciej – zrób zdjęcie odpowiednich stron w notatniku i wrzuć jako załącznik do systemu. Możesz zrobić to wtedy, kiedy myślisz o wynikach spotkania i planujesz kolejne kroki w tej sprzedaży. Ile czasu to zajmie? Naprawdę niewiele, a ponadto i tak jesteś w systemie, więc planuj od razu w nim swoje działania.

Raporty i zestawienia

Wróćmy na moment do tych wszystkich czasochłonnych raportów, o które prosi szef, zarząd i inne osoby w firmie. Ile czasu zajmuje ci w miesiącu przygotowanie raportów na życzenie różnych osób w organizacji? Dobra wiadomość jest taka, że z CRM-em nie musisz tego robić. Zarząd może sobie sam wejść do systemu, wyszukiwać i analizować dane i tworzyć raporty.

Raport skuteczności sprzedaży w Livespace CRM

Podsumowując – CRM nigdy nie powinien być czymś dodatkowym, czymś, na co musisz wygospodarować dodatkowy czas pracy. Raporty z systemu powinny być naturalnym wynikiem tego, że pracujesz z systemem na bieżąco, a nie celem samym w sobie.

CRM to świetne narzędzie, które – jeśli używasz go mądrze i systematycznie – naprawdę ci się odwdzięczy. Wyręczy cię z pamiętania szczegółów, pomoże ci myśleć, analizować, planować i działać sprawniej.

Znam handlowców, którzy dostaliby zawału, gdyby ktoś im zabrał CRM na którym pracują 🙂

Autor: Dorota Bienicewicz-Krasek – Customer Centric Selling Poland

Szukasz narzędzia do uporządkowania pracy w sprzedaży?

Przetestuj Livespace CRM.