Jak ulepszyć komunikację w dziale handlowym?

7 sposobów na ulepszenie komunikacji i organizacji pracy w dziale handlowym dzięki CRM 

Nie od dziś wiadomo, że skuteczna komunikacja i organizacja pracy w dziale handlowym jest podstawą do sukcesów w sprzedaży. Często jednak nie wiemy, jak poukładać pracę zespołu sprzedażowego, tak aby była ona wykonywana w powtarzalny sposób, który zapewni jednocześnie wysoki poziom komunikacji w zespole. W tym wypadku warto skorzystać z narzędzi, które automatycznie wprowadzą pewne rytuały do pracy handlowców. Przedstawiamy sposobów na ulepszenie komunikacji i organizacji pracy w dziale sprzedaży z pomocą systemu CRM. 

Zbieranie informacji o klientach 

Warto zadbać oto, aby zarówno na etapie dodawania kontaktu do systemu CRM, jak i jego obsługi, uzupełniać go o wszelkie zebrane informacje na bieżąco. Pomoże ci to nie tylko poznać klienta, ale też zbudować z nim bardziej trwałe relacje. Jednak przepisywanie danych o kliencie bywa żmudne. Łatwo popełnić błąd np. robiąc literówkę w mailu czy nazwisku. W Livespace CRM, dzięki wtyczce do Google Chrome, możesz dodawać kontakty bezpośrednio z GoldenLine, LinkedIn, Facebooka za pomocą jednego kliknięcia. 

Widok dodawania nowego kontaktu w Livespace 

Kolejną funkcją CRM, która znacząco wpływa na komunikację w zespole, jest możliwość dodawania notatek ze spotkań, zapisów ustaleń, komentarzy, informacji o ofertach czy kosztorysach. Dlaczego tak ważne jest dokładne opisywanie informacji o ustaleniach z klientem? Dzięki notatkom handlowiec zawsze będzie przygotowany do następnej rozmowy i na pewno pozytywnie zaskoczy klienta swoją wiedzą na jego temat. Istnieje też możliwość wykorzystywania przestrzeni w Livespace do przechowywania plików i prowadzenia dyskusji wewnątrz firmy. Przykładowo: jeżeli ktoś z zespołu zauważy, że może doradzić drugiej osobie, jak postąpić z klientem – wystarczy, że zostawi swój komentarz pod aktywnością handlowca zajmującego się danym dealem.

Dbanie o jakość informacji o klientach 

Czy zdarzyło ci się kiedyś, że dostałeś maila lub telefon od klienta i szybko szukałeś informacji o przebiegu poprzednich rozmów, aby przypomnieć sobie, kim jest dany klient lub co obiecałeś mu w temacie oferty? Dbanie o aktualność informacji o klientach, dostępnych w CRM, ma bezpośredni wpływ na osiągane w twojej firmie wyniki sprzedażowe. Zgromadzone informacje, możesz wykorzystywać do realizacji działań sprzedażowych lub po prostu do tego, aby uniknąć niechcianych pomyłek, takich jak np. wykonanie telefonu w celu rozpoznania potrzeb klienta, który jest już obsługiwany przez twoją firmę czy przydzielenie takiego samego „zdublowanego” leada do dwóch handlowców.

Deduplikacja danych w Livespace 

Bardzo przydatną funkcją, która pomaga w dbaniu o zebrane informacje o klientach, jest „deduplikacja danych”. Masowe wyszukanie duplikatów pozwoli ci zaoszczędzić czas i pomoże w utrzymaniu spójności i poprawności bazy danych. W przypadku powielenia się kontaktów, chociażby w wyniku importu lub omyłkowego dodania leada kilka razy, możesz wszystkie powtarzające się kontakty połączyć w jeden. W Livespace służy do tego funkcja łączenia kontaktów.   

Skuteczna segmentacja klientów 

Czasem bywa tak, że masz w procesie obsługi wielu różnych klientów o różnych wartościach i z różnym prawdopodobieństwem, że uda ci się podpisać z nimi umowę. Trudno zdecydować, na których z nich warto skupić się w pierwszej kolejności, aby zmaksymalizować szansę na osiągnięcie, jak najlepszych wyników sprzedaży. Warto wtedy wykorzystać CRM, aby określić jasne i zautomatyzowane zasady oceniania klientów, dzięki którym z łatwością rozpoznasz klientów, zapewniających ci największe dochody.

Tablica kanban do prognozowania sprzedaży w Livespace 

W skutecznym systemie CRM możesz określić własne segmenty klientów, zdefiniować dowolne parametry ich opisywania i ustalić własne przedziały punktowe, które odróżnią klientów niezdecydowanych i o niskiej wartości od tych wyjątkowo ważnych, dających szanse na realizację celów sprzedażowych. Nie ma tu znaczenia, czy sprzedajesz w formie B2B czy B2C. Możesz segmentować zarówno firmy, jak i osoby, ustalając dla nich niezależne od siebie kryteria oceny. Jeżeli skorzystasz z opcji filtrowania, np. wybierając klientów, których oznaczyłeś jako pewnych, że kupią, będziesz mieć możliwość prognozowania wyników sprzedaży w danym okresie.

Monitorowanie skuteczności sprzedaży 

Podczas układania pracy w zespole sprzedaży, bardzo skuteczną metodą planowania pracy będzie monitorowanie skuteczności sprzedaży. Korzystając z Livespace CRM, możesz kontrolować status i przebieg działań handlowców, dzięki zaawansowanym statystykom. Są one generowane automatycznie na podstawie aktywności handlowców.

Widok sekcji „skuteczność sprzedaży” w Livespace 

Sekcja ,,skuteczność sprzedaży” połączona jest z twoim procesem sprzedaży. Pozwala ona przeanalizować poszczególne etapy i działania w widoku leja sprzedaży i szybko wyciągnąć wnioski, na którym z tych etapów najczęściej przegrywają twoi handlowcy. Dane odświeżane są w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz na bieżąco reagować i ustalać z handlowcami możliwe rozwiązania. Dzięki tej funkcjonalności nie musisz czekać do końca miesiąca czy kwartału, aby dowiedzieć się, ile zrobi twoja firma. Będziesz w stanie prognozować sprzedaż i zwiększać ją, dzięki korygowaniu działań, które prowadzą do przegranej.

Wzajemne wspieranie się handlowców 

Czy zdarza ci się, że w rozmowach z handlowcami zauważasz, że niektórzy z nich są w danym momencie zaangażowani w zbyt wiele tematów, aby móc skutecznie zająć się klientami, a inni mają problemy z pozyskaniem klientów i brakuje im zadań? Jeśli tak, to kolejną przydatną funkcją statystyk w systemie CRM jest możliwość monitorowania otwartych szans sprzedaży. Zobaczysz w tym miejscu, ile szans sprzedażowych obecnie obsługują twoi handlowcy 

Widok otwartych szans sprzedażowych w Livespace 

Przechodząc do kolejnej zakładki, masz możliwość sprawdzenia, który handlowiec jest „właścicielem” danej szansy sprzedażowej. W ten sposób dowiesz się, jak rozkłada się praca pomiędzy twoimi handlowcami. Jeżeli zauważysz, że dana osoba ma na swoich barkach zbyt wiele, będziesz mieć możliwość ustalenia z nią komu innemu możecie oddelegować część jej zdań, aby w rezultacie lepiej zadbać o klientów.  

Widok opiekunów szans sprzedażowych w Livespace 

Dobrze dopasowane i przydzielone zadania 

Jeśli działalność w twojej firmie opiera się na pracy zespołowej, to często zespół marketingu dba o to, żeby klienci dowiedzieli się o twoim produkcie i zajmuje się pozyskaniem leadówz kolei handlowcy odpowiada za bezpośredni kontakt z klientami, osoby wspierające obsługę klientów uczą ich korzystania z produktu i rozwiązują ich problemy, a księgowość wystawia faktury i kontroluje płatności. Każdy ma swój zakres obowiązków i swoje zadania, które razem składają się na wrażenia klienta i jego opinię o twojej firmieDlatego warto zadbać o to, aby zadania związane z obsługą klienta, na każdym etapie jego kontaktu twoją firmą, były płynnie przekazywane do odpowiedzialnych za dany etap osób. Przy takiej współpracy działów, CRM również będzie pomocnym narzędziem. W Livespace możesz skonfigurować odpowiednie zadania, tak aby odpowiadały one, rzeczywistej ścieżce obsługi klienta w twojej firmie. 

Tworzenie szablonu zadania w Livespace 

Możesz stworzyć własne szablony zadań, w których określisz, kto i kiedy, jest odpowiedzialny za wykonanie danej czynności. W ten sposób praca będzie przebiegać płynnie pomiędzy poszczególnymi zespołami. Nikt nie będzie też miał wątpliwości, kiedy i na jakim etapie powinien zająć się klientem. Taka automatyzacja oszczędzi też wiele czasu twoich handlowców, którzy bez pomocy CRM-a muszą sami delegować zadania do innych działów, z którymi współpracują przy okazji pracy z klientem.

Mobilny CRM w chmurze 

Czy są w twojej firmie handlowcy, którzy odbywają spotkania w siedzibach klientów, dużo podróżują i przebywają poza biurem? Dla nich również dostęp do danych o klientach i możliwość planowania zadań, np. takich jak wysłanie oferty po spotkaniu, jest bardzo ważnym elementem pracy. Jeśli twoi handlowcy pracują w terenie, największą wygodę zapewni im CRM w chmurze, dostępny w aplikacji mobilnej. 

       

Widok aplikacji Livespace 

Aplikacja Livespace umożliwia wygodny dostęp do informacji w CRM z dowolnego miejsca, przy zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa danych. To rozwiązanie (dostępne zarówno w systemie Android jak i na iOS), które usprawni pracę twoich handlowców, dając im swobodny dostęp do danych zgromadzonych przez cały zespół, nawet jeśli nie ma ich w biurze. Takie rozwiązanie pomoże ograniczyć do minimum ryzyko problemów komunikacyjnych w kontaktach z klientami. Możliwość dodawania zadań i notatek sprawi, że po spotkaniu handlowiec będzie mógł zaplanować realizację wszystkich ustalonych na nim działań. W ten sposób na pewno nie zapomni o ważnych dla klienta wytycznych i termiach.


Szukasz narzędzia do uporządkowania pracy w sprzedaży?

Przetestuj Livespace CRM.


[Głosów: 3   Average: 5/5]