5 rzeczy, których warto dopilnować w CRM

CRM to potężne narzędzie do zarządzania relacjami z klientem. Zawiera w sobie bardzo cenne, poufne informacje, które dobrze wykorzystane, mogą przyczynić się do sukcesu. Zapoznaj się z poniższą listą pięciu elementów, o które warto zadbać, gdy już zdecydowałeś się korzystać z CRM-a.

Pamiętasz ten dzień, gdy oceniłeś, że twój biznes rozrósł się na tyle, że potrzebne jest narzędzie, które wesprze pracę ludzi? Zastanawiałeś się wtedy, jak pomóc twoim świetnym handlowcom, aby mogli pracować ze znacznie większą liczbą klientów, ale na takim samym wysokim poziomie jak do tej pory. Podjąłeś wtedy słuszną decyzję i wdrożyłeś CRM-a. Teraz pewnie czasem się zastanawiasz, czy w pełni wykorzystujesz zakupione narzędzie, czy wykorzystujesz je optymalnie?

1. Uporządkowana baza kontaktów

Coraz więcej klientów to sama radość. Zarówno ty i twój zespół cieszycie się, że firma rośnie. Macie poczucie sukcesu. Jednocześnie wiecie już, że numery telefonów zapisane w notesach to za mało, żeby sprawnie, a jednocześnie na najwyższym poziomie i spójnie z wizją firmy, opiekować się klientami. Na szczęście przekonałeś zespół, że baza danych w CRM to korzyści dla wszystkich zainteresowanych stron, dlatego jesteście mistrzami dbania o wasz najcenniejszy zasób – bazę klientów. Pilnujecie, aby:

• Kontakty były przydzielane do właściwych segmentów. Odpowiednie grupowanie klientów pomaga dotrzeć do kluczowych klientów z właściwym komunikatem.
• Informacje o zgodach marketingowych były uzupełnione i aktualne. Livespace jest zgodne z RODO, więc i opcja rejestrowania zgód marketingowych jest dostępna.
• Informacje o klientach były rzetelnie dodawane, a wszelkie specyficzne dla Twojej firmy notatki wpisywane do pól dodatkowych, specjalnie przygotowanych na ten cel.

Wzorowo! Wasi klienci mogą być pewni, że ich potrzeby nie zostaną zagubione.

2. Dobrze dopasowane i przydzielone zadania

Pracujecie zespołowo, zespół marketingu pozyskuje ocieplone leady, handlowiec odpowiada za bezpośredni kontakt, osoba wspierająca obsługę klientów uczy korzystania z produktu, księgowość wystawia faktury. Każdy ma swój zakres obowiązków i swoje zadania, ale one wszystkie tworzą całość obsługi tej najważniejszej osoby w twojej firmie – klienta. Aby efektywnie pracować z zadaniami w CRM:

• Skonfiguruj odpowiednie typy zadań, tak aby odpowiadały one rzeczywistej sytuacji w twojej firmie.
• Dodaj właściwe szablony zadań na przykład posprzedażowe, w których określisz, kto i kiedy jest odpowiedzialny za realizację danej czynności.
• Dodawaj zadania w momencie zaznaczenia konkretnego działania w procesie, aby praca szła jeszcze sprawniej,  na przykład: wystawienie faktury przez księgową po sfinalizowaniu sprzedaży lub stworzenie specyfikacji technicznej do zlecenia, które handlowiec aktualnie omawia z klientem.

3. Zoptymalizowany proces sprzedaży

Celem twojego zespołu handlowego jest wygranie szansy sprzedaży. Do każdego celu można dojść wieloma drogami. Wygodną, prowadzącą prosto do celu lub krętą i wyboistą, trudną, ale na końcu dającą sporo satysfakcji. Zapewne twoi handlowcy mają już pewne utarte nawyki i sposoby działania, którymi się poruszają, aby pozyskać klienta. Pewnie każdy z nich ma swoje indywidualne sposoby, metody – jedne bardziej skuteczne, inne nieco mniej. A co byście powiedzieli na spisanie tych praktyk, które w przypadku waszej branży działają najlepiej? W ramach zespołu wymieńcie się wiedzą i stwórzcie proces, czyli waszą firmową drogę do pozyskania klienta. Taką, którą wszystkim wam będzie się wygodnie poruszało. W Livespace można taką drogę do celu zapisać w postaci procesu sprzedaży składającego się z etapów i działań. Kroki te można połączyć z możliwością wywoływania zadań, dodawania notatek czy wysyłania powiadomień. Jest to proces uporządkowany, czyli zawiera spisane działania, które należy wykonywać krok po kroku, ale nieliniowy, czyli pozostawiający handlowcom nadal margines swobody do pracy we własnym, indywidualnym stylu. Zobacz, jak skonfigurować proces sprzedaży w Livespace.

4. Dobrze wyznaczone cele

Dobrego handlowca cechują komunikatywność, umiejętność budowania relacji, nastawienie na klienta. Dobry handlowiec to też osoba nastawiona na działanie i zdeterminowana do osiągania wyznaczonych im celów. Aby handlowcowi nigdy nie zabrakło planu i motywacji do działania, może skorzystać z celów wyznaczonych w Livespace CRM. Cele te będzie miał zawsze widoczne na ekranie startowym po zalogowaniu do CRM. Dzięki temu będzie mógł na bieżąco śledzić, ile z założonego planu zostało już zrealizowane.

Jedną z koncepcji określania celów jest metoda SMART, oznaczająca, że cel powinien być precyzyjnie określony, mierzalny, osiągalny, istotny i jednocześnie wyznaczony w czasie. W Livespace CRM takie mądre cele dla sprzedawców możesz wyznaczyć przy pomocy kart celów i wyników (The Balance Scorecard).

Kiedy już wyznaczysz cele pamiętaj o sprawdzaniu, czy dobrze oszacowałeś możliwości swojego zespołu. Równowaga, tak w życiu jak i w sprzedaży, jest bardzo ważna. Dlatego sprawdzaj, czy twoje prognozy były właściwe, a w razie potrzeby koryguj i optymalizuj, aby zespół mógł działać stabilnie i efektywnie.

5. Wnioski na podstawie rzetelnych danych

Aby wyciągnąć dobre wnioski, potrzebna jest solidna podstawa w postaci poprawnych, rzetelnie uzupełnianych danych. Żeby statystyki odzwierciedlały rzeczywistość, a wnioski z nich przyczyniły się do jeszcze lepszego zarządzania i optymalizowania pracy, zadbaj o:

• Uzupełnianie źródła pozyskania już na etapie dodawania nowej szansy, a dzięki statystykom dowiesz się, skąd najczęściej pochodzą klienci, łatwiej będzie określić np. kanały do komunikacji marketingowej.
• Zmiany statusów szans sprzedaży, bez tego statystyki skuteczności nie wskażą, na którym etapie najczęściej tracisz klientów, a które działania mają największy wpływ na wygrywanie szans sprzedaży.
• Uzupełnianie powodów zmiany statusów szans sprzedaży, dzięki temu dowiesz się, dlaczego wygrywasz lub przegrywasz szanse sprzedaży, zyskujesz wskazówkę do określenia słabych i mocnych stron w procesie sprzedaży.

Regularne śledzenie statystyk nie było waszą mocną stroną? W Livespace dane przedstawione są w przystępny sposób, dzięki czemu z łatwością podsumujecie działania i wprowadzicie korekty tam, gdzie będzie to niezbędne.

Wspólny cel, współpraca, przejrzyste zasady, a w tle CRM, który wspiera cię w realizacji założonych planów. Czy wszystkie z powyższych pięciu elementów na twojej liście są już odznaczone?