Jak przeprowadzić efektywny follow-up? Gotowe szablony e-maili

follow-up w sprzedaży

Wszyscy dobrze znamy zwrot „Dzień dobry, chciałem się tylko upewnić…”. To najbardziej utarty follow-up w sprzedaży – tak popularny, że aż nieefektywny. Może właśnie dlatego, że widzieliśmy go już tyle razy, sami rzadko dostajemy na niego odpowiedź.

Jak więc napisać follow-up, który nie będzie pomagał nam „tylko się upewnić”, ale przyczyni się do skutecznej sprzedaży? Kiedy wysłać follow-up? Jak utrzymać kontakt i jednocześnie się nie narzucać? I dlaczego oni znowu nie odpowiadają?!

Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, aby zrozumieć kluczowe kroki tworzenia skutecznego follow-upu. Na końcu znajdziesz się 12 gotowych do użycia szablonów.

Zanim zaczniemy, ustalmy jednak najważniejsze: Nigdy nie czuj się źle, wysyłając kolejnego e-maila. Naucz się po prostu robić to właściwie. Follow-up udowadnia, że ci zależy oraz zwiększa szansę na wygraną sprzedaż. Niektórzy domykają dzięki niemu nawet ponad 75% transakcji

Upewnij się, że na pewno należy już wysłać follow-up

Łatwo przegapić odpowiedź na e-mail, jeśli skrzynka odbiorcza jest pełna wiadomości. Dlatego zanim zabierzesz się za pisanie follow-upu, raz jeszcze upewnij się, że klient nie przesłał wcześniej odpowiedzi.

Druga kluczowa kwestia to: kiedy wysłać follow-up. Jeśli udało nam się już nawiązać kontakt, to działać należy zawsze możliwie szybko, jednocześnie nie przesadzając z częstotliwością wiadomości.

Oto sugerowane ramy czasowe dla kilku przykładowych sytuacji:

24 godziny
Dziękujemy za wiadomość e-mail lub spotkanie i przesyłamy obiecane materiały.

48 godzin
Po przesłaniu oferty.

Badania pokazują, że 35-50% sprzedaży wygrywa firma, która odezwie się jako pierwsza. – źródło: Fronetics

1-2 tygodnie
Kontynuacja po braku odpowiedzi dotyczącej oferty.

Co 3 miesiące
Aby podtrzymać relację.

Stwórz mocny tytuł

Odpowiedni tytuł to podstawa: jeśli nie będzie wystarczająco zachęcający, odbiorca nie otworzy e-maila. Oprócz tego, że mocny, musi być też możliwie krótki. Większość osób czyta e-maile na urządzeniach mobilnych – ogranicz więc liczbę znaków.

Oto kilka przykładowych tytułów e-maili, które mogą podnieść Open Rate (współczynnik otwarć):

1. Pytanie zamknięte (takie, na które możesz odpowiedzieć tak lub nie)
np. Czy masz jutro czas na krótkiego calla?

2. Komplement (prawda, że każdy je lubi?)
np. Świetna prezentacja na Pipeline Summit!

3. Zawierający imię
np. Marcin, jak podnosisz efektywność zespołu?

4. Udowadniający, że zrobiłeś/-aś research
np. I wiesz, że prowadzisz start-up, gdy…

5. Przerywający milczenie
np. Czy nadal jesteś zainteresowany naszą ofertą?

Ustal powód kontaktu

Określenie, co chcesz pozyskać od osoby, z którą się kontaktujesz, pomoże ci stworzyć skuteczne CTA (call-to-action).

Oto przykładowe powody wysyłki follow-upu:

1. Pozyskanie informacji
Kiedy chcemy coś doprecyzować lub zapytać o status decyzji.

2. Umówienie spotkania
Kiedy po wstępnej rozmowie chcemy zaproponować spotkanie face-to-face lub prezentację online.

3. Podsumowanie spotkania
Kiedy chcemy podsumować odbyte spotkanie i zaproponować kolejne kroki.

4. Podtrzymanie relacji
Kiedy chcemy pogratulować klientowi sukcesu, o którym słyszeliśmy albo zapytać o feedback i zaproponować optymalizację.

We wstępie nawiąż do konkretnej sytuacji

O wiele lepiej zapamiętujemy komunikaty, które budują relację i nawiązują do personalnego kontekstu – i to właśnie od niego warto zacząć e-maila. Klientowi nie tylko bardziej wbije się on w pamięć, ale też sprawi, że trudniej mu będzie na niego nie odpisać.

Oto kilka przykładów, jak dobrze zacząć follow-up:

1. Dostałem/-am kontakt od naszego wspólnego znajomego…

2. Słyszałem/-am Twoją prezentację podczas…

3. W ubiegłym tygodniu mieliśmy okazję spotkać się na konferencji…

4. Kilka dni temu podczas rozmowy telefonicznej rozmawialiśmy o…

Jasno przedstaw cel wiadomości

Zawsze miej na uwadze to, że twój rozmówca jest najpewniej bardzo zajęty. Szanuj jego czas i jasno powiedz mu, dlaczego powinien ci go poświęcić. Wyraźnie określ cel kontaktu i nigdy nie twórz mistycznej otoczki wokół tematu proponowanego spotkania.

„Dzień dobry, chciałbym porozmawiać o twoim biznesie.” naprawdę niewiele wnosi.

Zamiast tego powiedz: „Dzień dobry, chciałbym przedstawić strategię komunikacji na Quora, która pomoże ci wypozycjonować twój produkt.”.

Inny przykład: „Organizujemy meetup, na który chciałbym cię zaprosić – część warsztatowa dotyczyć będzie poprawy wskaźników, nad którymi na pewno pracujecie w [nazwa firmy].”.

PS Naprawdę organizujemy takie meetupy.

Dodaj inne osoby do wiadomości (CC)

Ten punkt ma zastosowanie wtedy, gdy w rozmowy na którymkolwiek etapie był zaangażowany więcej niż jeden rozmówca. Wówczas należy dodać wszystkie te osoby (zwłaszcza decyzyjne) w CC maila.

Badania opublikowane przez Yesware pokazują, że adresaci odpowiadają na maila 12% częściej, jeżeli do wiadomości załączono inne osoby.
– źródło: Yesware

Skoro inni wiedzą, że pewne działania są już w toku, trudniej je zignorować. Poza tym, jeśli w kopii maila są inni adresaci, automatycznie zakładamy, że sprawa jest ważna. Istnieje zatem duża szansa, że w wątek zaangażuje się przynajmniej jedna osoba, w tym ta decyzyjna.

Follow-up w sprzedaży – 12 skutecznych przykładów

Przejdźmy do konkretnych przykładów. Oto 12 pomysłów na maile przypominające, które możesz od razu wykorzystać i podrzucić swojemu zespołowi. Potraktuj je jako mocny punkt wyjściowy –  każdorazowo warto je delikatnie edytować, dostosowując ton i formę wypowiedzi do indywidualnego klienta czy branży.

 

  1. Zastosowanie: Po pobraniu contentu

Przydał Ci się nasz e-book [nazwa materiału]?

Cześć [imię],

zauważyłem, że pobrałeś ostatnio naszego e-booka [nazwa materiału]. Zazwyczaj osoby, które go pobierają, są zainteresowane [powód pobrania w nawiązaniu do funkcji Twojego produktu].

Nie mam 100% pewności, czy nasza platforma odpowie na Twoje potrzeby, ale aby lepiej wyjaśnić jej działanie, podrzucam case study firmy z Twojej branży:

  • [link do case study]

Jeśli materiał okaże się interesujący, może mógłbym zaproponować krótką prezentację online, podczas której wspólnie zweryfikujemy, czy to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie? 

Serdecznie pozdrawiam,
[stopka]

 

  1. Zastosowanie: Po spotkaniu

Pomyślałem, że jeszcze to może Cię zainteresować

Cześć [imię],

dziękuję bardzo za poświęcenie czasu na dzisiejsze spotkanie. Było mi naprawdę miło dowiedzieć się więcej o specyfice Twojego biznesu i porozmawiać o Twoich doświadczeniach w [dziedzina].

Wspomniałeś, że nowy menedżer w Waszej firmie, szuka sposobu na [nazwa problemu].

Napisaliśmy ostatnio obszerny materiał na ten temat: [link do contentu]

Możesz podrzucić menedżerowi, a może i przyda się pozostałym członkom zespołu.

Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas. Życzę powodzenia przy [poruszany temat] i mam nadzieję, że pozostaniemy w kontakcie!

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Zaraz po zostawieniu wiadomości na poczcie głosowej.

Nie udało mi się do Ciebie dodzwonić

Cześć [imię],

Dzwoniłem przed chwilą, aby [cel].

W nagranej wiadomości wspomniałem, że spróbuję ponownie w [dzień], ale chciałem jeszcze dodać, że możesz do mnie oddzwonić w dogodnym dla siebie terminie albo  zadać dodatkowe pytania mailowo.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Po konferencji, targach czy meetupie

Świetna prezentacja na [nazwa wydarzenia]!

Cześć [imię],

Twoja prezentacja na [nazwa wydarzenia] zrobiła na mnie naprawdę ogromne wrażenie. Serdeczne gratulacje!

Dowiedziałem się z niej naprawdę dużo o [poruszony temat].

Wygląda na to, że nasze firmy mają podobną grupę docelową. Pomyślałem, że możesz być zainteresowany naszym programem partnerskim.

  • [link]

Daj znać, jeśli również widzisz pole do współpracy.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Follow up po pierwszej próbie kontaktu

[Imię], masz dodatkowe pytania do mojej wiadomości?

Cześć [Imię],

mam nadzieję, że miałeś okazję przeczytać mój poprzedni e-mail i spojrzeć na naszą stronę. Pomyślałem więc, że warto skontaktować ponownie i zapytać o spostrzeżenia.

Czy zastanawiałeś się nad moją propozycją? Kiedy znalazłbyś 5 minut na telefon, abym mógł odpowiedzieć na ewentualne pytania?

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Follow-up po pierwszej rozmowie

Miło było z Tobą porozmawiać, [imię]

Cześć [imię],

dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Cieszę się, że mogłem dowiedzieć się więcej o Twojej roli w [nazwa firmy]. Doskonale rozumiem, z jakimi trudnościami zmagasz się na co dzień i że [typ zadania] to nie lada wyzwanie.

Zgodnie z obietnicą, przesyłam materiały, które mogą okazać się dla Ciebie pomocne.

  • link 1
  • link 2

Załączam również informację, jak nasze narzędzie może pomóc Ci w [nazwa problemu] i zwiększeniu [nazwa wskaźnika].

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, koniecznie daj mi znać. Z chęcią umówię się na kolejne spotkanie.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Ponowny kontakt po długim odstępie czasu

Masz dodatkowe pytania, [imię]?

Cześć [imię],

podczas naszej ostatniej rozmowy prosiłeś, abyśmy za kilka miesięcy raz jeszcze przedyskutowali, jak [nazwa twojej firmy] może pomóc Ci osiągnąć cele biznesowe.

Pomyślałem, że planowanie nowego kwartału to dobry moment, aby wrócić do tematu.

Czy przemyślałeś naszą propozycję? Chętnie umówię się na spotkanie – na żywo lub online – i odpowiem na dodatkowe pytania, jeśli takie się pojawiły.

Jak wygląda Twój plan na ten tydzień?

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Ostatni follow-up po kilku próbach i braku odpowiedzi

Czy mamy usunąć Twoje dane?

[Imię],

z uwagi na koniec miesiąca porządkujemy system i usuwamy dane osób, od których nie otrzymaliśmy wiadomości zwrotnej. Zazwyczaj, jeśli nie dostaliśmy od kogoś odpowiedzi, oznacza to, że ta osoba jest albo bardzo zajęta, albo po prostu nie jest zainteresowana.

Jeśli jesteś niezainteresowany, to czy możemy usunąć Twoje dane z systemu?

Natomiast, jeśli brak odpowiedzi wynika z innego powodu, to jaki termin kontaktu będzie najdogodniejszy? Chętnie odpowiem na dodatkowe pytania.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Kiedy trudno ci wskazać osobę decyzją

    Wersja 1:

[Imię], czy mogę prosić o przysługę?

Cześć [imię],

kontaktowałem się z Tobą kilkukrotnie, aby porozmawiać o tym, co [nazwa twojej firmy] może zrobić dla Waszego biznesu. Domyślałam się, że codziennie dostajesz min. kilka wiadomości takich jak ta, a może nie do końca masz wpływ na decyzje w tym zakresie.

W związku z tym, chciałbym prosić Cię o przysługę. Chciałbym porozmawiać z osobą, która w Waszej firmie odpowiada za [nazwa działu / operacji] i będzie tą właściwą, aby porozmawiać o [oferowana korzyść]. Czy mógłbyś mi ją wskazać?

Jeśli jednak to Ty jesteś tą osobą, to kiedy mogę skontaktować się telefonicznie, aby przybliżyć więcej szczegółów?

Dziękuję.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

Wersją 2, bardziej oficjalna:

Dzień dobry,

właśnie do mnie dotarło, że może kwestią [poruszany temat] w [nazwa firmy] zajmuje się ktoś inny i niepotrzebnie Pana fatyguję. 

Jeśli tak – będę bardzo wdzięczny za kontakt do osoby, która zajmuje się tym bezpośrednio. Myślę, że nie zajmę jej więcej niż kwadrans, a jeśli nasze podejście okaże się pasować do Państwa firmy, może przynieść to dużą wartość.

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: Po założeniu konta testowego

Pierwsze kroki w [nazwa systemu] – witamy w wersji testowej!

Cześć [imię],

Dziękujemy za zarejestrowanie się w najlepszym [rodzaj systemu, np. CRM-ie] do [korzyść; np. zwiększania efektywności sprzedaży].

Jestem Twoim opiekunem, który pomoże Ci w pełni wykorzystać okres testowy w [nazwa systemu] i pokazać, jak Ty i Twój zespół możecie [korzyść].

Na początek zaloguj się i zdefiniuj podstawowe ustawienia konta.

Tutaj [link] dowiesz się, jak to zrobić.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, możesz zadać je w odpowiedzi na tego maila lub w dowolnym momencie zadzwonić do mnie na [nr].

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: W trakcie triala

Wykorzystaj okres testowy w [nazwa systemu] jak najlepiej

Cześć [imię],

poniżej playlista z krótkimi video, które pomogą Ci jak najlepiej wykorzystać okres testowy w [nazwa systemu]

  • link 1
  • link 2
  • link 3

Poniżej znajdują się inne przydatne zasoby:

  • link do bazy wiedzy

Chętnie osobiście przeprowadzę Cię przez proces konfiguracji systemu. Czy masz w tym tygodniu kilka minut na rozmowę telefoniczną lub krótkie demo online?

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

  1. Zastosowanie: W trakcie triala, mail 2

Twoje centrum dowodzenia sprzedażą

Cześć [imię],

chciałem sprawdzić, czy masz jakieś pytania dotyczące korzystania z [nazwa systemu]. Wiem, że funkcjonalności jest naprawdę wiele, więc daj mi znać, jeśli mogę pomóc.

Chętnie pokażę Ci też osobiście, jak najlepiej skonfigurować system pod Twoje indywidualne potrzeby. Czy w tym tygodniu masz kilka minut na krótką rozmowę na skype?

Serdecznie pozdrawiam,
[Stopka]

 

Prawda, że brzmi lepiej niż „chciałem się tylko upewnić”? Follow-up pisz zawsze z myślą, że ma on mieć decydujący wpływ na proces decyzyjny klienta. Jasno wyrażaj cel wiadomości, mów o korzyściach, zapewnij wartość, proponuj kolejne kroki.

Mamy nadzieję, że nasze szablony pomogą ci podnieść współczynnik odpowiedzi.

Oto, jak Livespace może pomóc ci usprawnić proces wysyłki follow-upów:

  • integracja CRM z dowolną pocztą e-mail
  • obsługa szablonów wiadomości e-mail: gotowa baza i możliwość dodawania kolejnych na zasadzie kopiuj-wklej
  • planowanie wysyłki sekwencji e-maili
  • możliwość ustawiania indywidualnych przypomnień, np. o konieczności wykonania połączenia

lubisz_naszego_bloga