Onboarding handlowca

Onboarding handlowca – jak wdrożyć nową osobę do zespołu sprzedaży i nie tylko 

Pierwsze dni w nowym miejscu pracy bywają stresujące. Nowe biuro, posada, obowiązki, nowy szef, koledzy i koleżanki. Nowo zatrudniony pracownik napotyka wiele niewiadomych i niewiele wskazówek, jak poradzić sobie w nowej rzeczywistości. A przecież nie musi to tak wyglądać.

Można zaprojektować doświadczenia nowego pracownika, zadbać o jego emocje i efektywność. Pomocny w tym będzie plan tzw. onboardingu. Jak może wyglądać przyjęcie i wdrożenie nowej osoby w organizację? Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek jak może wyglądać wdrożenie do pracy. Oczywiście posługujemy się przykładem handlowca, bo ta materia jest nam najbliższa, ale podobny proces może być zastosowany na każdym innym stanowisku.

Czym jest onboarding pracownika

Onboarding pracownika to proces, który pozwala nowo zatrudnionej osobie zapoznać się z niezbędną wiedzą, poznać wartości firmy i narzędzia, z których będzie korzystać, aby w możliwie krótkim czasie zacząć efektywnie z nich korzystać. Dobrze zaprojektowany onboarding sprawia, że pracownik ma wszystko, czego potrzebuje, co dotyczy pracy w firmie, współpracy zespołowej i obszarów, którymi będzie się zajmować. Inaczej mówiąc, onboarding pracownika ma na celu przeszkolenie nowego członka zespołu oraz zintegrowanie go z organizacją.

Wpływ wdrożenia na pracę nowego sprzedawcy

Właściwe wdrożenie sprzedawcy jest kluczowe. Z jednej strony podnosi retencję – ustandaryzowany proces onboardingu zmniejsza ryzyko utraty pracownika zaraz po jego zatrudnieniu. Dzięki temu firma nie traci pieniędzy i czasu na ponowną rekrutacją, co z kolei przekłada się na wzrost efektywności kosztowej. Z drugiej strony – skuteczne wdrożenie handlowca pozwala mu od pierwszych dni pracy działać sprawniej. Kiedy nie musi zastanawiać się, z jakiego narzędzia skorzystać lub gdzie znajdzie dokumentację, może przejść do właściwych zadań – badania mówią, że wzrost produktywności, spowodowany skutecznym wdrożeniem pracownika może sięgać nawet 50%!

Organizacje z ustandaryzowanym procesem onboardingu osiągają 50% większą produktywność nowo zatrudnionych osób, a z kolei nowo zatrudnione osoby są 50% bardziej skłonne, żeby zostać w firmie.
– źródło: UrbanBound

Skuteczne wdrożenie to dla nowego pracownika:

  • nawiązanie relacji ze współpracownikami i szefami,
  • zaaklimatyzowanie się w organizacji,
  • rozwijanie umiejętności niezbędnych do dobrego działania w pracy, w tym znajomość wiedzy produktowej, umiejętności technicznych itd.,
  • poznanie kultury i wartości organizacji,
  • zdobycie wskazówek dot. utrzymania obecnych i pozyskiwania przyszłych klientów.

Przygotowanie do wdrożenia nowego pracownika

Zanim nowy pracownik dołączy do twojego zespołu sprzedaży, upewnij się, że zarówno ty, zespół, jak i firma jesteście na to gotowi. Dlaczego? 2/3 nowo zatrudnionych osób narzeka, że ich szefowie byli zbyt zajęci, aby zapewnić wsparcie i niezbędne wskazówki.

O czym warto pamiętać:

– Zadbaj o formalności. Zaraz po złożeniu oferty pracy i jej przyjęciu przez kandydata, podpisanie umowy to jeden z kluczowych kroków do nawiązania współpracy. Przygotuj umowę i wypełnioną wyślij do wglądu przyszłemu pracownikowi, aby miał czas na spokojnie zapoznać się z nią. To ważne, aby przed spotkaniem, na którym zdecydujecie się podpisać umowę, pracownik mógł przemyśleć warunki współpracy i w pełni świadomie się jej podjąć. Podpisywanie dokumentów pierwszego dnia pracy nie jest najlepszym pomysłem, bo wtedy pracownikowi towarzyszą duże emocje i mógłby ten czas spędzić już na właściwym wdrożeniu w pracę.

– Przygotuj narzędzia i dostępy. Sytuacja, kiedy nowy pracownik przychodzi pierwszy raz do pracy, a w biurze nie ma dla niego przygotowanego miejsca, musi czekać na skonfigurowanie komputera, czy też nadanie odpowiednich dostępów, nie należy do komfortowych. Dlatego odpowiednio wcześniej wyznacz w biurze miejsce, gdzie ma siedzieć nowy sprzedawca, zleć przygotowanie komputera i dodatków (np. słuchawek, myszki do komputera czy lampki na biurko) oraz nadanie dostępów do narzędzi, aby w pierwszym dniu pracy wszystko było gotowe. Poza zleceniem przygotowania, upewnij się, że wszystko przebiega prawidłowo – biurko jest czyste, fotel się nie rozpada, słuchawki są sprawne, telefon i poczta mailowa są skonfigurowane, karta do biura działa.

– Uprzedź zespół. Pierwszy dzień pracy to nowa sytuacja nie tylko dla nowo zatrudnionego współpracownika, ale też dla reszty zespołu. Oto dołącza nowy członek, z którym wszyscy będą współpracować. Aby uniknąć zaskoczeń, poinformuj wcześniej zespół o tym, kto, na jakie stanowisko i w jakiej roli, a także kiedy dołączy do organizacji.

– Przygotuj pakiet powitalny. Drobny upominek na start robi dobre wrażenie. W paczce powitalnej możesz zamieścić kubek firmowy, koszulkę, notes, długopis, czy też coś słodkiego. To nie musi być nic drogiego ani wymyślnego – istotne, żeby było przemyślane i sprawiało radość nowo zatrudnionej osobie.

W Livespace każdego nowo zatrudnionego pracownia witamy zestawem powitalnym.

Pakiet powitalny nowego pracownika Livespace

W skład pakietu najczęściej wchodzi kubek firmowy, przepyszne krówki (kto próbował, ten wie!), naklejki z logo, długopis, a także kartka powitalna – nie było osoby, która nie uśmiechnęłaby się po jej przeczytaniu 😊 Zawartości nie zdradzimy 😊

Ustal cele dla nowego pracownika

Zanim przejdziesz do powitania nowego pracownika zespołu sprzedaży, zastanów się, kiedy uznasz, że wdrożenie poszło pomyślnie. Ustal, co taka osoba powinna zrobić i w jakim czasie. Wyznacz cele na pierwsze 30, 60 i 90 dni.  Dzięki jasno określonym celom będziesz mógł monitorować i mierzyć postępy nowego pracownika bez ciągłego odpytywania o to, co zrobił lub planuje robić. Pomocna będzie do tego karta celów i wyników, którą możesz skonfigurować np. w Livespace CRM i wykorzystywać nie tylko na etapie wprowadzenia sprzedawcy, ale również w dalszej pracy.

Korzystając z CRM, będziesz wiedzieć m.in. co nowy handlowiec robi w ciągu dnia, ile wykonał telefonów, ile i jakich maili wysłał, ile umówił spotkań z klientami itd. To znaczy, że poza parametrami ilościowymi, będziesz mógł monitorować również jakość działań nowego pracownika. Pierwsze dni, tygodnie i miesiące onboardingu determinują to, jak taki sprzedawca zaaklimatyzuje się w firmie oraz jak efektywne będą jego działania. Onboarding ma pomóc nowej osobie poznać jej cele w pracy, ale też to, co będzie wspierać w realizacji tych celów jak najlepiej. Dlatego wykorzystaj ten czas również do udzielania częstej informacji zwrotnej dotyczącej jakości pracy nowej osoby.

Przykłady celów:

  • X wykonanych telefonów
  • X wysłanych maili
  • X przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych
  • X przeprowadzonych spotkań
  • X wysłanych ofert

Ile powinien trwać onboarding handlowca

Na to pytanie należy sobie odpowiedzieć przed przystąpieniem do przygotowania wdrożenia nowego pracownika. W zależności od tego, czy zatrudniasz całkowitego żółtodzioba czy dinozaura sprzedaży, będą różnić się zadania, jakie zamieścisz na liście onboardingowej.

W przypadku początkującego sprzedawcy niezbędne może okazać się szkolenie z podstawowych technik i taktyk sprzedaży. Bez nabycia potrzebnych kompetencji nie będzie mógł się wdrożyć, a co najważniejsze – taki pracownik nie będzie mógł zacząć aktywnie i skutecznie sprzedawać. Onboarding początkującego handlowca bez odpowiednich szkoleń to strata czasu i pieniędzy – wydłuży tylko czas wdrożenia i oczekiwanie na zwrot z inwestycji w nowego pracownika.

W przypadku doświadczonego handlowcy podstawowe szkolenia mogą być zbędne. Dlatego wdrożenie można oprzeć na szkoleniach umożliwiających doskonałe poznanie produktów i usług firmy, a także przećwiczeniu technik sprzedaży stosowanych w organizacji. Jednak i tu trzeba pamiętać, żeby nie skracać zbytnio czasu wdrożenia – nowa osoba potrzebuje go, aby zapoznać się z nowymi materiałami, przyswoić nową wiedzę i przemyśleć nowy sposób sprzedaży. Krótki czas onboardingu połączony z ambitnymi celami może utrudnić efektywne wdrożenie handlowca.

Zakłada się, że czas wdrożenia nowego pracownika trwa 2-3 miesiące, natomiast po 6 miesiącach można zauważyć, że pracownik jest już w pełni samodzielny – potrafi odnaleźć się w organizacji, zna produkt lub usługę firmy i wypełnia swoje obowiązki.

Przygotuj checklistę onboardingową

Jeśli właśnie zatrudniłeś pracownika do sprzedaży, możesz ułatwić mu poruszanie się w gąszczu informacji, dokumentacji i narzędzi, z których korzysta twoja organizacja. Na dobry początek przygotuj dla nowego pracownika tzw. checklistę onboardingową – swoistą ściągawkę z zadaniami do wykonania w czasie okresu próbnego. Jej zadaniem jest poprowadzenie pracownika za rękę przez najważniejsze informacje o organizacji, zespole, panujących normach i zasadach, a także przyszłych zadaniach sprzedawcy. Checklista pozwoli pracownikowi lepiej poznać organizację oraz szybko wdrożyć się w działanie zespołu sprzedaży.

Na liście warto zawrzeć zadania, które pomogą zobaczyć i zrozumieć:

  • jak działa firma,
  • jak działa produkt / usługa,
  • jak działa zespół.

Dodatkowo zadania należy rozłożyć w czasie, żeby ułatwić zaplanowanie sobie pracy nowej osobie i dać jej czas na zrozumienie przyswajanych informacji – a tych na początku nie brakuje!

Co warto zawrzeć na tzw. checkliście onboardingowej w sprzedaży:

  • kto jest klientem firmy – ICP & buyer persona,
  • jakie produkty i/lub usługi oferuje firma,
  • jak wygląda proces (lub procesy!) pozyskania i utrzymania klienta,
  • kto i dlaczego jest konkurencją firmy,
  • instrukcja, jak korzystać z CRM,
  • wskazówki, jak komunikować się z klientem – telefonicznie i/lub mailowo,
  • wskazówki, jak przeprowadzać spotkanie z klientem – stacjonarnie lub online,
  • wskazówki, jak odpowiadać na obiekcje klientów.

Przykład checklisty onboardingowej

Onboarding handlowca – przykład zadań na start

Onboarding handlowca – przykład zadań na start

Onboarding handlowca – przykład zadań pomagających poznać firmę

Onboarding handlowca – przykład zadań pomagających poznać firmę

Onboarding handlowca – przykład zadań pomagających poznać produkt

Onboarding handlowca – przykład zadań pomagających poznać produkt

Onboarding handlowca – przykład zadań wprowadzających do sprzedaży

Onboarding handlowca – przykład zadań wprowadzających do sprzedaży

 

💡 Dobre praktyki: 
– dostęp do checklisty onboardingowej powinien mieć tylko nowy członek zespołu i jego przełożony,
– checklista powinna dawać możliwość odhaczenia wykonanego zadania – działa to bardzo motywująco na nowego pracownika!
– checklistę możesz zamieścić w intranecie lub wykorzystać narzędzie online – istnieje wiele aplikacji dedykowanych onboardingowi, możesz też wykorzystać Livespace CRM i stworzyć Proces wdrożenia nowego pracownika.

Pierwszy dzień pracy

– Przygotuj powitanie. Nie ma nic bardziej niezręcznego niż sytuacja, kiedy nowo zatrudniony pracownik wchodzi do biura, a tam nikt na niego nie czeka i sam musi tłumaczyć się, co tam robi przypadkowo napotkanym osobom. Dlatego umów się z nowym pracownikiem, o której konkretnie godzinie ma przyjść pierwszego dnia i czekaj na niego o tej porze. Następnie pokaż, gdzie będzie pracować, przekaż pakiet powitalny i przedstaw nową osobę zespołowi – osobiście, jeśli pracujecie wszyscy w biurze lub poprzez komunikator firmowy. W przywitaniu nie zapomnij wspomnieć np. o ciekawostce lub hobby nowego członka zespołu, żeby samo powitanie nie było zbyt oficjalne 😊

– Wygłoś expose lidera. Pierwsze godziny pracy bywają szokujące. Aby zaoszczędzić nowemu pracownikowi stresu, zorganizuj spotkanie zapoznawcze. To czas, kiedy możesz wygłosić expose szefa – zakomunikować, jakie są twoje oczekiwania, a w szczególności: na czym najbardziej ci zależy, co jest ważne dla ciebie, za co będziesz doceniać oraz nagradzać, a także czego nie tolerujesz, co jest dla ciebie niedopuszczalne i z jakich sytuacji będziesz wyciągał konsekwencje.

– Przekaż materiały. Chwilę po spotkaniu pomóż nowej osobie zacząć właściwy onboarding – wskaż, gdzie znajdzie checklistę onboardingową, kto będzie jego opiekunem oraz poinformuj, gdzie może cię szukać w razie potrzeby.

 

💡 Dobre praktyki:
– umów się na wspólny obiad z nowym pracownikiem, możesz zaprosić na niego również resztę zespołu, żeby w nieformalnej atmosferze porozmawiać,
– na koniec pierwszego dnia zapytaj nową osobę, jak minął jej dzień – upewnij się, że niczego nie potrzebuje na tym etapie, nic nie sprawia jej problemów ani nie blokuje przed dalszym działaniem.

Jak przygotować się do wdrażania nowych pracowników

– Ustal standardowy proces wdrażania nowego członka zespołu. Kiedy zdecydujesz się zatrudnić kolejne osoby, nie będziesz dwa razy zastanawiać się, jak wdrożyć taką osobę. Spisz wszystkie działania, jakie należy podjąć przed zatrudnieniem nowej osoby oraz zadania wdrożeniowe nowego pracownika.

– Przygotuj checklistę onboardingową. Stworzenie takiej listy jest nie tylko pomocne dla nowego pracownika. Często okazuje się, że dopiero spisanie tego, co każdy handlowiec powinien wiedzieć, sprawia, że szefowie zauważają, jakich materiałów im brakuje, co powinni opisać, nagrać, przygotować. To z kolei przyczynia się do uporządkowania informacji o firmie, pracy i sprzedaży.

– Przygotuj materiały pisane i audio video. Jeśli spiszesz lub nagrasz to, co chcesz, aby każdy nowy pracownik wiedział na starcie, unikniesz frustracji i zaoszczędzisz mnóstwo czasu przy kolejnych rekrutacjach. Zamiast spotykać się z każdą osobą i powtarzać te same informacje, będziesz mógł przekazać materiały, z którymi nowi pracownicy będą mogli zapoznać się samodzielnie, a do ciebie wrócić z ewentualnymi pytaniami. Opisy procesów, procedur czy zasady możesz zamieścić w intranecie – w wersji pisanej, audio lub video – jeśli taką preferujesz.

– Wyznacz opiekuna. Bardzo pomocne jest przydzielenie osoby, która będzie przewodnikiem i pierwszą linią kontaktu dla nowego pracownika. Może to być np. osoba z zespołu starsza stażem. W czym to pomaga? Nowe osoby często boją się zadać pytanie z obawy przed ośmieszeniem i sami próbują odnaleźć poszukiwaną informację. Czasami może zająć im to absurdalnie dużo czasu, który mogliby poświęcić na pracę. Tymczasem przydzielenie osoby, którą mogą zapytać o cokolwiek, przyspiesza wdrożenie w pracę i ma też aspekt integracyjny.

– Nie zapomnij o osobistych spotkaniach. Zaopatrzenie pracownika w niezbędne narzędzia oraz dostarczenie wszystkich informacji nie gwarantują sukcesu. Kontakt osobisty i rozmowy są nie do zastąpienia – zarezerwuj sobie czas, aby móc na bieżąco rozwiewać wątpliwości pracownika i odpowiadać na pytania, które go trapią.

– Monitoruj postęp. Dobrą praktyką jest rozmowa feedbackowa w połowie okresu próbnego oraz na koniec ocena okresu testowego. Oczywiście nie ograniczaj się do dwóch spotkań – systematycznie monitoruj postęp wdrażania się nowej osoby i wspieraj, aby nowy pracownik stał się lojalnym pracownikiem i został długie lata w organizacji.

Zbieraj feedback. Informacja zwrotna od nowego pracownika jest na wagę złota – wykorzystaj to i poproś nową osobę o ocenę działań firmy i zespołu, aby świeżym okiem oceniła np. współpracę z innymi zespołami, scenariusze rozmów z klientami, prezentacje produktowe itp. Natomiast po wdrożeniu nie zapomnij zebrać feedbacku na temat procesu onboardingu nowego pracownika – co było pomocne, czego zabrakło, co można poprawić. Pomoże ci to ulepszyć działanie zespołu i organizacji.

[Głosów: 1   Average: 5/5]