Kiedy przenieść sprzedaż z Excela do CRM

Wiele firm zapytanych o to, jak zarządzają bazami danych o klientach, wciąż wymienia MS Excel jako podstawowe narzędzie pracy handlowców. Istnieją jednak o wiele bardziej zaawansowane rozwiązania, zapewniające komfort pracy i bezpieczeństwo przechowywanych danych.  

Jednym rozwiązań, które umożliwia przeniesienie sprzedaży na wyższy poziom jest CRM. Jeżeli zastanawiasz się, czy nadszedł już czas, aby porzucpracę w Excelu zapraszamy do lektury. Poznasz osiem powodów, dla których warto skorzystać z nowoczesnego rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami, jakim jest CRM w modelu SaaS. 

Kiedy chcesz pracować bez utraty danych 

Czy potrafisz wyobrazić sobie skuteczną pracę z kilkudziesięcioma innymi osobami na jednym arkuszu kalkulacyjnym? Aby plik pozostał aktualny, każda pracująca na nim osoba musiałaby pilnować tego, by wszelkie zmiany zostały zapisanie w czasie rzeczywistym w miejscu dostępnym dla współpracowników. Nadal jednak może pojawić się problem, gdy dwie osoby jednocześnie będą pracować na pliku. Jedna z nich może niechcący nadpisać wersję, tworzoną przez drugą osobę. W ten sposób twoja firma jest narażona na utratę cennych danych o klientach.  

Przewagą systemu CRM jest w tym wypadku to, że umożliwia wszystkim handlowcom współpracę na interaktywnym polu. Wszyscy użytkownicy CRMa, mogą na bieżąco śledzić postępy swoich współpracowników, wymieniając się jednocześnie informacjami o przebiegu pracy nad danym dealem. Daje to dużo większe możliwości sprawnej obsługi klientów, a to właśnie ich zadowolenie będzie wyznacznikiem sukcesu firmy. 

 

Kiedy przenieść sprzedaż z Excela do CRM

Przykładowa baza danych w Livespace CRM

Gdy chcesz dbaćrelacje z klientem 

Excel pomaga gromadzić głównie dane liczbowe lub informacje, które można streścić w kilku słowach. To o wiele za mało, by zrozumieć, dlaczego klient ostatecznie skorzystał z naszej oferty lub nie zdecydował się na nasze rozwiązanie. Podczas budowania relacji z potencjalnym klientem istotne jest to, jak wygląda cała nasza komunikacja, zarówno mailowa jak i telefoniczna. Wklejenie kilku zdań wiadomości do komórki w arkuszu sprawi, że w najlepszym przypadku będzie ona słabo czytelna, w najgorszym – nieczytelna stanie się cała tabela. 

CRM umożliwia synchronizację skrzynek mailowych oraz dodawanie tekstowych podsumowań rozmów i spotkań z klientami. Nie widząc wiadomości e-mail, które handlowcy wysyłają do klientów, prawdopodobnie nie dostrzegasz rzeczy, które mogliby robić lepiej. Dzięki CRM będziesz mieć wszystkie dane o kliencie w jednym miejscu. Zawsze, gdy będziesz tego potrzebować od ręki sięgniesz po historię konwersacji, status zamówień czy raporty ze zgłoszonych do obsługi klienta problemów. Pomoże ci to uniknąć wielu nieporozumień i zbudować profesjonalny wizerunek firmy. 

Kiedy zależy Ci na przepływie informacji pomiędzy zespołami 

Jeżeli pracujesz na Excelu i nie posiadasz w swojej firmie platformy do zarządzania kontaktami z klientem wspólnej dla wszystkich działów, komunikacja może zostać zakłócona w zalewie informacji co doprowadzi do pogorszenia relacji lub nawet utraty klienta.  

Na danych zbieranych w CRM mogą pracować nie tylko handlowcy, ale również zespół obsługi klienta. Gdy klient zgłasza problem na jednym z kanałów: przez telefon, e-mail lub na żywo, a później przechodzi na inny – np. czat, łatwo jest stracić wątek. CRM umożliwia dodawanie notatek w momencie, gdy otrzymujecie zgłoszenie o problemie. Dzięki temu pracownik obsługujący dane zgłoszenie może szybko sprawdzić w profilu klienta, czy komunikował on wcześniej dany problem komuś z innego działu i w jaki sposób warto prowadzić z nim rozmowę (zwłaszcza pomocne w przypadku tzw. trudnych klientów). 

Zbierane przez handlowców dane mogą stanowić również świetne źródło informacji dla zespołu marketingu. Aktywny podgląd ścieżki zakupowej klienta pozwoli marketerom nie tylko lepiej zrozumieć działania sprzedażowe, ale też trafniej oceniać jakość dostarczanych przez siebie leadów. W rezultacie będą mogli skuteczniej planować przyszłe kampanie marketingowe.  

Kiedy brakuje Ci procesu sprzedaży 

Praca z bazą danych w Excelu sprawia, że każdy handlowiec sprzedaje według własnych reguł i inaczej zbiera informacje o kliencie. Często obsłużenie dwóch podobnych klientów przez brak zaplanowanego i powtarzalnego procesu sprzedaży zachodzi zupełnie inaczej. Handlowcy, którzy nie planują swoich działań, zapominają o wykonaniu niektórych czynności i poddają się zbyt szybko. Nie mają pomysłu co jeszcze mogą zrobić, aby przybliżyć się do zamknięcia transakcji. 

Zaplanowany proces sprzedaży pomoże ci poszerzyć perspektywę handlowców. Dzięki zadaniom, podpowiadanym przez CRM krok po krokutwoi sprzedawcy zobaczą, jakie aktywności powinni wykonać w danym temacie sprzedażowym i czego jeszcze nie próbowali w relacji z danym klientem. Śledzenie wyników sprzedaży może powiedzieć ci co robisz dobrze, ale nie powie, czy nie ma czegoś, co robisz niepotrzebnie lub źle. Jeżeli będziesz analizować, które działania z procesu zachodzą najczęściej, zoptymalizujesz swoją sprzedaż tak, by móc zdobyć większą liczbę klientów i zmniejszyć koszt ich pozyskania. 

Gdy chcesz zautomatyzować pra handlowców 

W sprzedaży dzień pracy nigdy nie jest za długi, a w ferworze zadań niektóre działania handlowców mogą zejść na dalszy plan lub zostać przez nich zapomniane. Właściwe planowanie pracy pozwala realizować ważne czynności w odpowiednim czasie. Niestety, jeżeli w swojej firmie korzystacie z Excela, nie macie możliwości zaplanowania w nim swojej pracy tak, aby jej część wydarzyła się z waszym minimalnym udziałem. 

CRM umożliwia tworzenie aktywności, dzięki którym nie tylko czytelne będzie co musicie zrobić dzisiaj, a na co zabrakło wam czasu dzień wcześniej i co czeka na realizację w drugiej części tygodnia. CRM daje też możliwość automatyzacji pewnych obszarów pracy. Sprzedawcy unikają m.in. czasochłonnego wprowadzania danych, ustawiania sekwencji e-maili, pisania follow-upów czy raportowania aktywności. Dzięki takiemu systemowi handlowcy będą mogli skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na sprzedawaniu co na pewno pozytywnie wpłynie na wyniki twojej firmy. 

Kiedy zależy ci na monitorowaniu wyników sprzedażowych i aktywności handlowców 

Jeżeli chcesz skutecznie zarządzać sprzedażą i z rozmysłem planować cele sprzedażowe dla swojego zespołu, musisz śledzić na bieżąco, co dzieje się w twojej firmie. Zbieranie indywidualnych raportów od każdego pracownika może być niezwykle uciążliwe. Ręczne przygotowywanie takich analiz zabiera tobie i zespołowi handlowemu czas, który moglibyście przeznaczyć na zdobywanie i obsługę klientów. Czy nie lepiej, jeśli raport stworzy się sam i za każdym razem będzie tak samo czytelny? 

Dobry CRM nie tylko wspiera samodyscyplinę w zespole i umożliwia monitorowanie realizacji zadań zespołu. Pozwala również na automatyczne generowanie raportów. Raporty dotyczące szans sprzedaży pozwalają na analizę procesów zachodzących w firmie. Dodatkowo analiza statystyk aktywności umożliwi ci szybki wgląd w tematy sprzedażowe, dzięki czemu nie będziesz co chwilę odpytywać handlowców, czym się zajmują. Co za tym idzie, CRM umożliwi ci bieżące monitorowanie postępów prac zespołu sprzedaży. 

Kiedy przenieść sprzedaż z Excela do CRM

Wizualizacja raportu w Livespace CRM

Kiedy chcesz mieć dostęp do danych w chmurze 

Prowadzenie bazy danych w Excelu może być sporym ograniczeniem dla handlowców pracujących w terenie, którzy często podróżują i odwiedzają klientów w wybranych przez nich miejscach. Po każdym spotkaniu, by nie utracić cennych informacji, które wynieśli ze spotkania, twoi handlowcy muszą dostać się do miejsca, gdzie mają warunki, by włączyć laptopa i uzupełnić tabele o odpowiednie informacje.  

Rozwiązaniem, które może znacznie ułatwić ich pracę jest np. aplikacja mobilna, umożliwiająca dostęp do informacji w CRM z dowolnego miejsca, przy zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa danych. Takie rozwiązanie może znacząco usprawnić pracę handlowców. Pozwoli im na swobodny dostęp do informacji gromadzonych przez zespół i ograniczy do minimum ryzyko problemów komunikacyjnych w kontaktach z klientami. 

Gdy chcesz zadbać o bezpieczeństwo danych 

Dopóki prowadzisz swoją działalność jednoosobowo, masz pełną kontrolę nad danymi. Najgorsze, co może cię spotkać to fizyczna utrata bazy. Jednak, kiedy działasz w zespole – pojawiają się problemy, które łatwo mogą narazić cię na konsekwencje prawne. Jeśli chcesz zapewnić sprawne funkcjonowanie sprzedaży w swojej firmie, musisz w pierwszej kolejności zadbać o bezpieczeństwo danych, z którymi pracujesz. Używając Excela możesz narazić się na niechciane modyfikacje wprowadzane przez osoby, które nie powinny mieć do nich uprawnień lub co na gorsza na wyciek danych twoich klientów.  

Dobry system CRM pomoże ci o zadbać o przechowywane danych zgodnie z wymogami RODO oraz z krajowymi ustawami o ochronie danych osobowych. Handlowcy nierzadko podczas pracy przetwarzają poufne dane i informacje o klientach, które wymagają szczególnej ochrony i najwyższego stopnia bezpieczeństwa. Zaletą sprawnego systemu CRM-owyego jest to, że możesz nadawać użytkownikom różne rodzaje uprawnień. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że tylko wyznaczone do tego osoby mają dostęp do danych klientów. Dodatkowo możesz zbierać i przechowywać zgody kontaktów na komunikację marketingową, co zagwarantuje ci pełną zgodność z wymogami RODO. Ochroni cię też przed potencjalnymi karami, które grożą przedsiębiorcom za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych. 

Podsumowanie 

Wkład Excela w rozwój biznesu jest ogromny i nie należy go lekceważyć. To wciąż genialne rozwiązanie dla wielu osób i organizacji, jednak nie daje on tylu szans i możliwości co systemy CRM. Dlatego jeśli chcesz rozwijać swój biznes, czas rozważyć zmianę Excela na dobry i sprawdzony system do zarządzania relacjami z klientami jakim jest CRM. 


Szukasz narzędzia dla monitorowania i analizowania sprzedaży? Przetestuj Livespace CRM.

[Głosów: 2   Średnia: 5/5]