9 sposobów na automatyzację sprzedaży B2B – supermoce integracji Livespace CRM i Zapier

Optymalizacja pracy zespołów handlowych spędza sen z powiek wielu szefom sprzedaży oraz właścicielom firm. Sposobem na poradzenie sobie z tym problemem może być wykorzystanie nowych technologii. Przykładem takiego rozwiązania jest integracja Livespace CRM oraz Zapier, która daje niezliczone możliwości zautomatyzowania powtarzalnych działań sprzedażowych. 

Sprzedaż to szereg powtarzalnych czynności, które – statystycznie rzecz biorąc – częściej prowadzą do porażki niż zwycięstwa. Muszą być jednak wykonane, jeżeli ostatecznie część z tych działań ma się kończyć wygraną. W sprzedaży B2B pojawia się dodatkowy aspekt – działania sprzedażowe prowadzą najczęściej wysoko wykwalifikowani, dobrze wyszkoleni i odpowiednio drodzy handlowcy, którzy powinni być merytorycznym partnerem dla klienta. Dlatego tak ważne jest, aby szukać metod optymalizacji pracy zespołu handlowego – automatyzacja powtarzalnych czynności wydaje się tutaj najbardziej oczywistym kandydatem.

Aby jeszcze szerzej wspierać naszych klientów w obszarze zwiększania efektywności pracy handlowców przygotowaliśmy integrację Livespace z aplikacją Zapier. Zapier.com jest to platforma, która pomaga łączyć ze sobą wykorzystywane w codziennej pracy aplikacje i automatyzować procesy. Ma to niezwykle duże zastosowanie w zespołach sprzedaży, gdzie wykluczenie z codziennych działań żmudnych, powtarzalnych czynności przekłada się bezpośrednio na to, ile czasu zespół poświęca na pozyskiwanie nowych klientów.

Jak działa Zapier?

Zasada działania integracji poprzez Zapier jest zarówno bardzo prosta, jak i zaawansowana, bo daje praktycznie nieskończenie wiele rozwiązań. W prostych słowach integrację można opisać tak:

GDY coś się wydarzy w aplikacji A,
WTEDY wykonaj określoną czynność w aplikacji B.

Zasada działania jest więc bardzo życiowa. Np. gdy nacisnę przycisk dzwonka do drzwi, wtedy dzwonek wyda dźwięk. W przypadku narzędzia Zapier mówimy, że przycisk, to tak zwany Trigger, a dzwonek to tak zwana Akcja. Proste, prawda?

Dodajmy tylko, że Zapier pozwala dziś na połączenie ponad tysiąca aplikacji, a każda z nich daje nam do dyspozycji od kilku do kilkunastu różnych triggerów i akcji. Tak więc choć proste, to jednocześnie jest to bardzo potężne narzędzie.

Popatrzmy, jak możemy wykorzystać potencjał, który drzemie w łączeniu aplikacji z systemem CRM.

1. Skanowanie wizytówek bezpośrednio do CRM

Jednym z bardziej czasochłonnych – a przez to często zaniedbywanych – zadań handlowca jest proces uzupełniania wizytówek po spotkaniu czy konferencji. Z pomocą przyjdzie tutaj zewnętrzna aplikacja, np. FullContact, z wbudowanym skanerem wizytówek.

Jak to działa? Wystarczy założyć konto na stronie www.fullcontact.com i stworzyć prosty zap, w którym triggerem będzie pojawienie się nowej wizytówki w FullContact, a akcją – dodanie nowej osoby w Livespace!

Trigger App:        FullContact
Action App:         Livespace CRM
Opis:               Dodaj nową osobę do Livespace, gdy pojawi się nowa wizytówka w FullContact.

2. Automatyczne dodawanie wydarzenia do kalendarza Google

Ciekawym scenariuszem jest dodanie wydarzenia do Kalendarza Google, gdy szansa sprzedaży zmieni swój etap lub status. Może to być błyskawiczna droga, żeby poinformować o istotnym wydarzeniu osoby, które z racji specyfiki swojej pracy, nie zaglądają codziennie do CRM. Np. managerów wyższego szczebla, księgowość czy administrację. Istotna może być dla nich informacja, że w ciągu dwóch dni należy przygotować umowę dla klienta, ale wolą to zobaczyć we własnym kalendarzu, a nie sprawdzać w systemie sprzedażowym handlowców.

Jak uruchomić taką integrację? Zdefiniujemy ją za pomocą prostego, dwukrokowego zapa. Wystarczy poprzez Zapier połączyć Livespace CRM z kontem Google i w ustalonym momencie (zmiana statusu lub etapu szansy sprzedaży) dodawać wydarzenie do kalendarza. Można też stosować opóźnienie, aby np. dodać wydarzenie z datą 48h po tym, gdy doszło do zmiany statusu.

Trigger App:        Livespace CRM
Action App:         Google Calendar
Opis:               Dodaj wydarzenie w Google Calendar, gdy szansa sprzedaży w Livespace zmieni status.

3. Monitorowanie postępów w procesie sprzedaży dzięki powiadomieniom na Slacku

Zmiana statusu lub etapu może być też triggerem innego zdarzenia, np. wysłania powiadomienia w popularnym komunikatorze Slack. Takie powiadomienie może trafić zarówno na kanał wspólny jako informacja dla wszystkich, jak i wyłącznie do osoby zainteresowanej jako wiadomość bezpośrednia.

Konfiguracja integracji opiera się na dwukrokowym zapie, który łączy Livespace (Trigger App) ze Slackiem (Action App). Od nas zależy, jak dużo informacji na temat szansy sprzedaży zdecydujemy się dołączać do powiadomienia.

Trigger App:        Livespace CRM
Action App:         Slack
Opis:               Wyślij powiadomienie na Slacku, gdy szansa sprzedaży w Livespace zmieni status.

Warto wiedzieć

Zarówno w drugim, jak i w trzecim przykładzie – jeżeli zdecydujemy się na wprowadzenie dodatkowego kroku, możemy zdecydować, czy każda zmiana statusu ma wysyłać powiadomienie. Być może interesują nas tylko zmiany dotyczące konkretnego procesu lub konkretnego właściciela szansy sprzedaży. A może chcemy być informowani tylko wtedy, gdy status zmienił się na wygrany lub przegrany. Służy do tego krok określany w Zapierze jako Filter, dzięki któremu tylko triggery, spełniające określone warunki, rzeczywiście wywołują akcje. Pozostałe są pomijane. Jest to doskonałe rozwiązanie, jeśli managera interesują np. jedynie zmiany statusów szans sprzedaży w procesie, za który jest bezpośrednio odpowiedzialny, mimo że ma dostęp i wgląd do postępów pracy całej firmy.

4. Automatyczne tworzenie nowych kart w Trello, by przechodzić ze sprzedaży do realizacji

Utworzenie nowej karty w Trello to doskonałe rozwiązanie, by przekazać nowych klientów z działu sprzedaży do działu odpowiedzialnego za realizację projektu, jeżeli planują one swoją pracę w takim właśnie narzędziu.

Zap będzie wymagał w tym wypadku trzech kroków. Triggerem będzie oczywiście Livespace. Drugim krokiem będzie omówiony wyżej filtr, który spowoduje, że jedynie wygrane szanse sprzedaży wykonają akcje, akcją zaś – założenie nowej karty w Trello. Lista możliwości jest tu jednak znacznie dłuższa. Zamiast zakładać kartę, możemy też stworzyć nową tablicę, jeśli tak właśnie w naszej organizacji rozumiane jest rozpoczęcie nowego projektu.

Trigger App:        Livespace CRM
Action App:         Trello
Opis:               Stwórz kartę w Trello, gdy szansa sprzedaży w Livespace zmieni status na Wygrana.

5. Dodawanie leadów do CRM bezpośrednio z landing page

Jednym z bardzo istotnych źródeł nowych szans sprzedaży są kampanie marketingowe, w których potencjalni klienci wypełniają formularze na stronach docelowych (landing page), na które trafiają np. z reklam. Unbounce to niezwykle popularna i doceniana przez marketerów usługa wspierająca szybkie tworzenie landing page. Dobra wiadomość: można ją w dosłownie kilka chwil zintegrować z systemem Zapier. Oznacza to, że – również z Livespace!

Dzięki integracji, gdy potencjalny klient wypełni formularz na landing page, Livespace utworzy nową szansę sprzedaży, osobę kontaktową oraz firmę. W zależności od tego, jakie dane zbieramy w formularzu, możemy zrealizować też tylko część tego scenariusza. Nowy lead może być dodany bez przypisanego właściciela i czekać w Livespace na podjęcie działań przez handlowca.

Unbounce to jedno z dostępnych na rynku narzędzi, ale podobną zasadę działania możemy wykorzystać w wielu rozwiązaniach konkurencyjnych systemów do tworzenia landing page, a nawet w popularnych wtyczkach do tworzenia formularzy w systemie WordPress. Warto pamiętać, że w tym ostatnim przypadku integracja z Zapier dostępna jest często jedynie w wyższych pakietach wtyczek.

Trigger App:        Unbounce
Action App:         Livespace
Opis:               Stwórz nową szansę sprzedaży, gdy zostanie wypełniony formularz Unbounce. 

6. Rozpoczynanie nowych procesów sprzedażowych w CRM, gdy klient wypełni formularz kontaktowy 

Ciekawym rozwiązaniem pozwalającym na integrację niemalże każdego formularza kontaktowego z CRM jest wykorzystanie narzędzia Zapier Email Parser. Zasada działania jest bardzo prosta. Gdy klient wypełni formularz kontaktowy, który wysyła wiadomość email, należy wysłać kopie tej wiadomości na wskazany przez Email Parser adres. Aplikacja odczyta mail i przypisze jego treść do określonych pól, które następnie będziemy mogli dodać automatycznie do CRM. W trakcie konfiguracji wystarczy wysłać próbny mail i wskazać, które fragmenty odpowiadają za poszczególne dane. Kolejne maile będą automatycznie interpretowane w ten sam sposób.

Dzięki temu rozwiązaniu jesteśmy w stanie zautomatyzować proces obsługi spływających przez formularz zgłoszeń bez wykorzystywania w tym celu zewnętrznych narzędzi. Email Parser to usługa dostępna w Zapier bez dodatkowych opłat.

Trigger App:        Zapier Email Parser
Action App:         Livespace
Opis:               Stwórz nową szansę sprzedaży, gdy przyjdzie wiadomość email z formularza.

7. Tworzenie szansy sprzedaży w CRM, gdy zostanie umówione spotkanie

Calendly to popularna aplikacji ułatwiająca znalezienie dogodnego dla obydwu stron terminu spotkania. Dzięki niej zespół handlowy jest w stanie znacznie zredukować czas poświęcany na wymianę korespondencji. Doskonale sprawdza się również w aktywnym pozyskiwaniu klientów, kiedy jesteśmy w stanie zamienić pytanie o dogodny termin ewentualnego spotkania na link do kalendarza z wyborem dostępnych okienek = terminów.

W drugim przypadku doskonałym uzupełnieniem jest prosty, dwukrokowy zap, który założy nową szansę sprzedaży, gdy nasz potencjalny klient umówi się na spotkanie. Dalsze działania mogą być już śledzone w CRM, aby nigdy nie zgubić potencjalnych klientów.

Trigger App:        Calendly
Action App:         Livespace
Opis:               Stwórz nową szansę sprzedaży, gdy zostanie umówione spotkanie przez Calendly.

8. Tworzenie nowego kontaktu w CRM na podstawie danych z Google Sheets

W przypadku gdy np. tworzymy bazy kontaktów, wykorzystując do tego np. zewnętrzne zasoby, które nie powinny mieć dostępu do CRM, możemy utworzyć prosty zap dodający nowy kontakt w Livespace w momencie, gdy pojawi się nowy wiersz w arkuszu kalkulacyjnym Google.

Taki prosty zap może być też ciekawą alternatywą dla importowania danych, jeżeli potrzebujemy dodawać je często, ale niewielkimi porcjami.

Trigger App:        Google Sheets
Action App:         Livespace
Opis:               Stwórz nowy kontakt w CRM, gdy pojawi się nowy wiersz w Arkuszu Google.

9. Dodawanie nowego zadania w CRM na podstawie wydarzenia w kalendarzu

Handlowcy na co dzień dużo pracują z kalendarzem. Dużym udogodnieniem może być dla nas sytuacja, w której z poziomu aplikacji Google Calendar dodajemy zadania bezpośrednio do Livespace. Jak to zrobić? Wystarczy prosty, dwukrokowy zap. Triggerem będzie dodanie wydarzenia do kalendarza Google, zaś akcją – dodanie zadania do Livespace.

Jeżeli nie chcemy, żeby każde wydarzenie z kalendarza Google trafiało do Livespace, warto skorzystać z omówionego wyżej filtrowania i np. dodawać tylko wydarzenia poprzedzone określnym skrótem. Np. wydarzenie Spotkanie z firmą ABC nie trafi do Livespace, ale wydarzenie CRM – Spotkanie z firmą ABC już tak. Alternatywne rozwiązanie to używanie osobnego kalendarza i dodawanie wydarzeń do CRM tylko z niego. W trakcie dodawania wydarzenia wybierając kalendarz, decydujemy, czy dane wydarzenie ma trafić do CRM czy nie. Zaletą drugiego modelu jest fakt, że wymaga jedynie dwukrokowego zapa, a więc zadziała też w bezpłatnej wersji.

Trigger App:        Google Calendar
Action App:         Livespace
Opis:               Stwórz nowe zadanie w Livespace, gdy pojawi się wydarzenie w Google Calendar. 

Zainteresowały Cię przedstawione przykłady?