Przydatne narzędzia do zorganizowania i uporządkowania pracy w rozwijającej się firmie   

Kiedy rozwijasz swoją firmę i zespoły należące do konkretnych działów, zaczynają się rozrastać – bardzo ważna staje się organizacja pracy. Podstawą rozwoju twojego biznesu jest to, jak planujesz działania swoje i swoich pracowników i to, jak będziesz monitorować ich realizację. Aby robić to skutecznie, najlepiej jest wspierać się narzędziami. Jakie narzędzia mogą być przydatne w rozwijającej się organizacji i jakie aspekty pracy mogą usprawnić? Oto 8 narzędzi, które pomogą ci uporządkować i zorganizować pracę w firmie. 

Komunikacja nie musi być formalna 

Komunikacja to podstawa w rozwijającej się firmie. Jest szczególnie istotna, kiedy masz w organizacji zespoły pracujące zdalnie lub kiedy zatrudniasz nowe osoby. Dobrze zorganizowana komunikacja pozwoli odnaleźć się nowym osobom na pokładzie i usprawni pracę tych, którzy pracują zdalnie. Dlatego każda rozwijająca się organizacja powinna zadbać o wprowadzenie do firmy narzędzia służącego do swobodnej komunikacji wewnętrznej. Dobrym przykładem takiej aplikacji jest Slack. To chat, który dobrze sprawdza się w szybkiej komunikacji np. w trakcie realizacji projektów i zadań. Nie zawsze chcesz wysyłać formalne maile, aby zadać jedno krótkie pytanie. Jeżeli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi, nie możesz ryzykować, że twoja wiadomość trafi do długiej kolejki maili w czyjejś skrzynce. Z pomocą w takim przypadku przychodzi właśnie Slack.  

Wewnętrzny komunikator może pomóc ci zintegrować pracowników, między innymi dzięki temu, że rozmowy prowadzone w ten sposób będą mniej formalne. Dodatkowo pozwala on na tworzenie kanałów komunikacji z wybranymi grupami, działami czy osobami. Zatem sprawdzi się dobrze również do komunikacji między różnymi zespołami. Kolejną zaletą tego narzędzia jest to, że możesz korzystać z niego zarówno w przeglądarce, jak w formie aplikacji desktopowej i mobilnej. 

Przykłady wyglądu Slacka na różnych urządzeniach

Wirtualne spotkania mogą być wygodne 

Spotkania online są kolejnym ważnym elementem związanym z komunikacją. Pozwalają nie tylko, żeby po prostu zobaczyć współpracowników, którzy na co dzień nie pracują w biurze. Dają też możliwość szybkiego ustalenia szczegółów projektu czy podsumowania działań danego zespołu. Dlatego warto zadbać o narzędzie, które pozwoli ci na prowadzenie skutecznych spotkań online. Jedną z najpopularniejszych aplikacji wspierających takie spotkania jest Zoom. Możesz korzystać z niego na telefonie, tablecie i komputerze. Jest wyposażony w funkcje, które ułatwiają organizację różnego rodzaju spotkań np. szkoleń, webinariów, rozmów wewnątrz firmowych i tych zewnętrznych jak na przykład rekrutacje. To stabilna aplikacja umożliwiająca przekazywanie dźwięku, obrazu i udostępnianie ekranu w czasie rzeczywistym.  

Przykład spotkania na Zoom

Dodatkowo można łączyć go z różnymi platformami społecznościowymi takimi jak Facebook. Dzięki czemu daje on możliwość organizowania np. live streamów. Posiada również funkcję nagrywania spotkań, co pozwala np. dzielić się wiedzą ze szkolenia czy spotkania z osobami, które nie mogły w nim uczestniczyć. Jeśli szukasz narzędzia, które będzie doskonałym wsparciem zdalnych spotkań, zdecydowanie warto wziąć Zooma pod uwagę. 

Notatki ze spotkań nie muszą być nudne 

Jak często zdarza ci się żałować, że nie masz odpowiedniej notatki z danego spotkania lub że sporządziłeś notatkę, ale w takiej formie, która nie jest odpowiednia dla zespołu i musisz ją przepisać? Realtime Board (Miro) jest idealnym rozwiązaniem dla osób lubiących robić notatki ze spotkań. To aplikacja, która ma postać wirtualnej tablicy. Możesz zapełnić ją notatkami, wykresami i rysunkami. Krótko mówiąc – wszystkim tym, co usprawni gromadzenie pomysłów, prowadzenie burzy mózgów i zarządzanie pracą. Realtime Board jest oczywiście aplikacją online, dostępną z każdego miejsca z dostępem do Internetu.  

Program daje możliwość wizualizacji pomysłów, planów i zadań za pomocą wbudowanych szablonów zgodnych z metodyką Kanban w różnych formatach takich jak np. flowchart. Jeśli chcesz pobudzić wyobraźnie swoją i uczestników spotkania – jednocześnie tworząc przejrzyste plany i notatki – warto przetestować Miro. 

Przykładowa mapa myśli w Miro

Planowanie zadań w zespole nie musi być skomplikowane 

Podział zadań jest bardzo ważnym elementem planowania pracy w rozwijającej się firmie. Jeśli chcesz, żeby twoi pracownicy byli efektywni, muszą wiedzieć co powinni robić. Dlatego tak ważne jest wprowadzenie do firmy programu do planowania i monitorowania zadań. Asana to aplikacja dostępna online, która pozwala organizować pracę całego zespołu. W wersji darmowej daje ci możliwość tworzenia zadań, przypisywania ich do konkretnych członków zespołu, definiowania terminów ich wykonania, czy chociażby oznaczenia zadań jako wykonanych. Do dyspozycji jest kilka widoków: lista, tablica i kalendarz. 

W każdym zadaniu masz możliwość wskazania osoby obecnie za nie odpowiedzialnej. Pozwala na ustalanie terminów realizacji, dodanie opisu zadania, załączenie dodatkowych plików, stworzenie podzadań czy też dodawanie komentarzy z oznaczeniem członka zespołu. Asana dodatkowo jest wyposażona w funkcję przypominania o zbliżających się terminach zleconych „tasków”. Jeśli więc szukasz narzędzia, które zbierze zadania całego zespołu w jedno miejsce, a także pozwoli ci koordynować pracę wielu osób równocześnie, to Asana sprawdzi się perfekcyjnie. 

Zarządzanie relacjami z klientami może być proste i uporządkowane 

W każdej rozwijającej się firmie trzeba zadbać o uporządkowanie zadań działu sprzedaży. Pomoże w tym wdrożenie systemu CRM. Przykładem takiego narzędzia jest Livespace. Posiada gotowy do wdrożenia proces sprzedaży, który pomoże ci usystematyzować działania handlowe. W Livespace możesz w łatwy sposób synchronizować swoje skrzynki pocztowe, by zawsze mieć całą korespondencję z klientami w jednym miejscu. Pozwoli ci to nie tylko zwiększyć skuteczność handlowców, ale również działu obsługi klienta, który będzie miał dostęp do wszystkich ważnych informacji o kliencie i historii korespondencji z nim. 

Przykładowy widok w Livespace CRM

Livespace pozwala też na skuteczne zrządzanie sprzedażą dzięki możliwości wyznaczania celów sprzedażowych dla poszczególnych osób w zespole. Możesz np. określić budżet, liczbę zebranych referencji czy odbytych przez handlowców spotkań z klientami. Dzięki funkcjom automatycznego generowania raportów i analiz CRM w chmurze ułatwi ci też mądre planowanie przyszłych przychodów, kosztów i zasobów, gdziekolwiek i kiedykolwiek będziesz tego potrzebować. To CRM, który zapewnia błyskawiczną integrację z innymi narzędziami, m.in. do automatyzacji marketingu, zarządzania plikami czy zbierania leadów z kampanii marketingowych. Dlatego jeśli chcesz mieć pod kontrolą sprzedaż w swojej firmie, to rozwiązanie koniecznie musisz przetestować Livespace. 

Szukasz narzędzia do uporządkowania pracy w sprzedaży?

Przetestuj Livespace CRM.

Automatyzacja marketingu może ułatwić twoją pracę 

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem do firmy rozwiązań typu marketing automation – musisz znaleźć odpowiednie do tego narzędzie. Najlepiej takie, które pozwoli ci na zwiększenie kluczowych wskaźników marketingowych jak OR, ROI czy konwersje. SalesManago to jedno z rozwiązań do marketing automation dostępnych na polskim rynku. Ilość zbieranych i przetwarzanych przez to narzędzie danych jest ogromna. Jego niewątpliwą zaletą jest fakt, że jest dostępny w języku polskim, a wsparcie techniczne również znajduje się w Polsce. 

Podstawą funkcjonalności tego narzędzia do marketing automation są przede wszystkim śledzenie osób odwiedzających stronę WWW, formularze czy kampanie mailingowe. Pozwala też na identyfikację firm, które reprezentują osoby odwiedzające twoją stronę – już na podstawie ich adresów IP. Zawiera również rekomendacje produktowe bazujące na zachowaniu klienta oraz powiązań z innymi przeglądanymi przez niego produktami. Mówiąc prosto – pomaga dostosować ofertę idealnie do wymagań i zainteresowań osoby, która odwiedziła twoją stronę. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat pochodzenia ruchu na twoich stronach i o tym kim są twoi odwiedzający – zdecydowanie warto poznać SalesManago bliżej.  

Przechowywanie danych w chmurze da ci większe możliwości 

W rozwijającej się firmie często zdarza się, że potrzebujesz dostępu do plików w różnym czasie, różnych lokalizacjach i na różnych urządzeniach. Rozwiązaniem, które ci to umożliwi jest Google Drive. To jeden z najpopularniejszych serwisów oferujących magazynowanie danych w chmurze. Serwis stawia na wygodny dostęp do plików między na wielu urządzeniach. Za darmo otrzymasz 15 GB przestrzeni dyskowej, a jeśli zdecydujesz się na opłatę w wysokości 2 dolarów miesięcznie, dostaniesz dostęp do 100 GB, natomiast 1 TB będzie kosztować cię 10 dolarów miesięcznie.  

Jedną z zalet Google Drive jest fakt, że jest to przestrzeń oferowana przez jedną z największych firm na świecie, co daje ci pewność, że nie zniknie z dnia na dzień wraz z twoimi plikami. Dodatkowo oprócz możliwości przechowywania plików, dostajesz możliwość tworzenia ich przy pomocy narzędzi takich jak Google Docs, Google Sheets czy Google Slides, połączonych z dyskiem. Jeśli zależy ci na swobodnym dostępie do wszystkich plików przy pomocy różnych urządzeń, to świetne rozwiązanie dla twojej firmy. 

Nie musisz mieć silnej woli, żeby unikać rozpraszaczy 

Jeżeli zdarza ci się, że masz problem z efektywnym zarządzaniem pracą ze względu na różnego rodzaju rozpraszacze, aplikacja Freedom uwolni cię od nich. Jeśli na przykład: realizując swoje zadania, poruszasz się po Internecie, to wystarczy chwila nieuwagi i kolejne 15 minut możesz stracić na „scrollowaniu” tablicy na Facebooku czy Instagramie. Jeśli chcesz zapobiegać takim sytuacjom, możesz wykorzystać Freedom.  

Aplikacja pozwala na zablokowanie wybranych stron internetowe czy aplikacji na komputerze, telefonie lub tablecie. Dodatkowe rozszerzenia dostępne w przeglądarkach pozwalają ustalić dzienny limit czasu, który chcesz poświęcić na wyznaczonych stronach. Dodatkowo, będą monitorować twoją aktywność w sieci. 

Livespace CRM po raz trzeci zajmuje pierwsze miejsce w rankingu SellWise