Jak pracować zdalnie i nie zwariować

Wielu pracowników dostrzega w pracy zdalnej same zalety. Jest to marzenie dla tych, którzy kochają elastyczność i wolność, oraz lubią skupiać się w samotności. Niestety istnieje też druga strona medalu. Radzimy, jak poradzić sobie z pracując zdalnie.

Praca zdalna zmienia życie osób pracujących w organizacji. Nie możemy więc zapomnieć o ekstrawertykach przyzwyczajonych do codziennego chodzenia do biura. To osoby, które lubią spędzać przerwę na kawę w zespole, z którym pracują i źle znoszą pracę zdalną. Niezależnie od tego, czy należysz do grupy osób podekscytowanych, czy zdenerwowanych wizją pracy zdalnej, istnieje kilka wyzwań, z którymi musisz się zmierzyć. Jak powinna wyglądać dobrze zorganizowana praca zdalna? Jak zaplanować swoje zadania, aby o nic ci nie umknęło? Jak pozostać skupionym i zmotywowanym pracując na home office?

Pamiętaj o komunikacji podczas pracy zdalnej

Pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć, gdy zastanawiamy się jak pracować zdalnie, jest zachowanie płynnej komunikacji. Nie oznacza to, że musisz rozmawiać ze współpracownikami przez cały dzień. Jednak świadomość, że możesz skontaktować się z dowolną osobą z zespołu w dowolnej chwili, na pewno pomoże ci rozwiązać wiele problemów, które możesz napotkać podczas pracy zdalnej. Wypracuj sobie zasady kontaktu ze współpracownikami i przełożonym, obowiązujące na home office. Ustal sposób, w jaki będziesz rozliczać się z szefem z wykonanych przez ciebie zadań i ustal twoją własną metodę raportowania, która obu stronom pozwoli na to, aby wiedzieć na jakim etapie są prace. Jest to ważnie nie tylko dlatego, że ułatwia codzienną pracę zdalną i delegowanie zadań, ale również dlatego, że jasno wyznaczone cele, będą dla ciebie motywacją do działania i doprowadzą cię do skutecznego zarządzania projektami.

Nie zapominaj, że jesteś w pracy

Może myślisz, że praca z domu oznacza, że codziennie możesz oglądać filmy na Netflixie i ucinać sobie drzemki. To bardzo mylne wyobrażenie. Co zrobić, aby nie ulegać pokusie leniuchowania? Jak balansować między pracą a życiem prywatnym? Opracuj harmonogram, który będzie wymuszać na tobie wykonywanie określonych czynności w określonym czasie. Zaplanuj sobie cykliczne wideokonferencje ze swoim przełożonym, aby zawsze mieć czas na zgłoszenie mu swoich wątpliwości, udzielenie informacji zwrotnej czy weryfikację osiągniętych celów. Niech te spotkania wejdą wam w nawyk i staną się stałym elementem home office.

Przejmij kontrolę nad swoimi zadaniami – nawet zdalnie

Dobrą metodą planowania i monitorowania pracy jest używanie narzędzi dostępnym w internecie – do zarządzania projektami. Polecamy do tego Trello, Asanę i JIRA, na których mieliśmy okazję pracować. Śledzenie i spisywanie swoich zadań pozwoli ci popisać się całą swoją ciężką pracą przed przełożonym w sposób, którego nie zauważyłby na co dzień bez takiej listy. Pomoże ci to również poczuć się skutecznym i efektywnym. Nic nie daje większej satysfakcji niż odhaczanie kolejnych zrobionych zadań!

Kolejnym narzędziem, które pozwoli ci usystematyzować pracę, jest CRM. Sprawny i wypełniony danymi, stanie się twoim najlepszym przyjacielem. Pozwoli ci nie tylko na ustawianie alertów przypominających o poszczególnych zadaniach czy spotkaniach. Umożliwi ci też zautomatyzowanie wielu działań np. wysyłkę maili do klientów. Livespace CRM jest kompatybilny z wieloma narzędziami, dzięki czemu zaoszczędzi twój czas – zachowując wszelkie potrzebne ci dane i funkcje w jednym miejscu a twoja praca zdalna stanie się dzięki niemu o wiele prostsza.

Nie daj się rutynie podczas pracy zdalnej

Chociaż opracowanie własnej rutyny pracy zdalnej ma kluczowe znaczenie, nie musi ona wyglądać tak samo jak w przypadku codziennych dojazdów do biura. Korzystaj z tego, że pracujesz zdalnie i możesz np. dwa razy w tygodniu włączyć do swojego dnia zajęcia jogi w porze lunchu, a może w środy zawsze będziesz pracować na balkonie albo w ogrodzie? Może zaczniesz trochę wcześniej niż twoi współpracownicy i dzięki temu szybciej skończysz pracę (lub na odwrót)? Jeśli skorzystasz z takich zalet pracy zdalnej, nie będziesz czuć się tak przytłoczony i znużony, jak gdybyś codziennie siedział przy tym samym biurku – niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy to biurko znajduje się w biurowcu. Praca zdalna otwiera przed tobą wiele możliwości, których nie znajdziesz w biurze.

Nasz kolega Adrian (właściciel powyższego stanowiska pracy) jest świetnym przykładem osoby, która nauczyła się obracać pracę zdalną na swoją korzyść i zapytany, jak pracować zdalnie odpowiada:

Pracuję w oddzielnym pokoju, z dala od telewizora i innych „rozpraszaczy” dzięki temu pozostaję skupiony. Staram się robić krótkie przerwy, które nie zakłócają mojego czasu pracy na przykład. na wstawienie prania, zrobienie kawy czy posprzątanie po jedzeniu. Czas, w którym zwykle dojeżdżałem do pracy, poświęcam na śniadanie w domu. Za to czas, który do niedawna poświęcałem na jego przygotowanie, poświęcam na dodatkowy sen.

Dbaj o relacje – możesz robić to zdalnie

Boisz się, że praca zdalna osłabi relacje w twoim zespole? Zorganizuj cykliczne wideo rozmowy, w ramach których będziesz rozmawiać ze współpracownikami o sprawach niezwiązanych z pracą. Rozmawiaj ze swoim zespołem o tym, co nowego dzieje się w ich życiu, o zwyczajach treningowych, o nowej muzyce, o niesamowitym filmie, który widziałeś itp. Rozmawiajcie nie tylko o pracy. W ten sposób pomimo odległości pozostaniecie w bliskich relacjach. Przykładowo regularne e-kawki pomogą utrzymać równowagę między pracą a życiem zespołu i umilą pracę w domu.

Nie dla każdego kontakty nawiązywane przez internet będą remedium na tęsknotę za pracą w jednym miejscu z zespołem. Warto jednak poświęcić trochę czasu na to, aby znaleźć możliwość do integracji, która jest nieodłącznym elementem życia firmy i jest potrzebna nawet jeśli wykonujemy pracę zdalną. Można przetestować różne narzędzia do wspólnej zabawy podczas podsumowań miesiąca czy kwartalnych – np. grając w kalambury na Zoomie. Jeśli tylko chcesz na pewno znajdziesz sposoby na to, żeby podtrzymywać relacje wśród pracowników firmy. Wystarczy odrobina czasu i zanurzenie się w świecie dostępnych na rynku narzędzi. Pamiętaj, że wiele z nich jest darmowych – wystarczy po prostu zacząć z nich korzystać!

Dbaj też o siebie podczas pracy zdalnej

Dlaczego ciągle mówimy o telekonferencjach? Czemu sam dźwięk nie wystarczy, aby pracować zdalnie? Powód jest prosty: nie chcemy, abyś stał się leniwcem piżamowym – do tego często prowadzi praca zdalna. Wyjdź ze swojej piżamy. Załóż inne ubrania do pracy. To nie musi być strój oficjalny, może to być strój treningowy, aby praca w domu była wygodna. Po prostu załóż coś, co nie jest tym, w czym spałeś. To uczyni cuda dla twojego umysłu i sprawi, że będziesz mógł wyjść z trybu relaksacyjnego i przejdziesz w tryb pracy, jednocześnie pomoże ci to lepiej zacząć dzień. Nawet jeśli twoje łóżko wciąż jest w zasięgu ręki, warto przenieść się z niego do swojego wyznaczonego miejsca pracy.

Zorganizuj sobie miejsce pracy

Tylko dlatego, że pracujesz zdalnie, nie oznacza, że możesz pracować gdziekolwiek. Dlatego znajdź sobie miejsce w domu lub mieszkaniu i nadaj mu miano swojego stanowiska do pracy zdalnej. Pozwoli ci to odciąć się od wszelkich domowych rozpraszaczy takich jak telewizor, dziecko czy nawet kot, który gdybyś pracował z łóżka, mruczałby, leżąc przy tobie – skutecznie odbierając ci motywację do pracy.

Nasza koleżanka Monika balansuje na cienkiej granicy, ponieważ zapytana o to, jak organizuje swoją pracę z domu, odpowiedziała:

Mój przepis na pracę zdalną to wygodna kanapa lub łóżko, kocyk, dobra kawa i jakieś ciacho. Lubię mieć spokój, więc raczej nic nie brzęczy w tle. Często jest tak, że jak już usiądę do pracy, to poza rundkami do „wodopoju” i łazienki, praktycznie się nie ruszam. Około godziny 15-16 zdaję sobie sprawę z tego, jak mój brzuch głośno burczy i zadaję sobie pytanie, dlaczego jeszcze nie zjadłam żadnego obiadu?! Jak pracować zdalnie i pamiętać o jedzeniu? No i tak mija dzień za dniem.

Nie zamykaj się w domu po pracy

Na koniec dodamy jeszcze co zrobić, kiedy cztery ściany zaczną cię przytłaczać. Wielu pracowników zdalnych zapomina o tym, jak ważny jest bezpośredni kontakt z ludźmi. Wyjdź do ludzi, nawet jeśli jesteś introwertykiem i kochasz pracować zdalnie – stwórz sobie okazję do wyrwania się z czterech ścian. Wstąp do klubu książki, zaprzyjaźnij się w lokalnym studio jogi czy kup karnet na siłownię, zapisz się do grupy biegaczy itp. Zbuduj sobie sieć znajomych i spotykaj się z nimi regularnie. Nawet najprzyjemniejsze mieszkanie czy najbardziej przytulny dom – czasem też muszą od ciebie odetchnąć a praca zdalna im tego nie ułatwia.

Praca zdalna w dziale sprzedaży – poradnik dla szefa i handlowca