Budowa produktów cyfrowych, szczególnie tak zaawansowanych jak system CRM, stawia wiele wyzwań. Przeczytaj, jak poradziliśmy sobie z problemami technicznymi, i jakie mamy plany na przyszłość związane z rozwojem Livespace.

Wyzwania techniczne – z czym mierzyliśmy się na przełomie 2023 i 2024 roku?

W październiku 2023 musieliśmy się zmierzyć z najniższym w naszej historii poziomem dostępności systemu dla użytkowników. 

Rosnąca liczba klientów spowodowała skokowy wzrost liczby danych przetwarzanych w jednym czasie. Wzrost obciążenia okazał się ciężką próbą dla wykorzystywanych przez nas rozwiązań technologicznych. Nie wszystkie przeszły ją pomyślnie.

Najniższa miesięczna dostępność systemu Livespace

Livespace w tamtym miesiącu był dostępny przez 95,99% czasu, co oznaczało problemy z logowaniem się i korzystaniem z systemu.

Mamy świadomość, jak ważnym elementem codziennej pracy dla wielu organizacji jest Livespace, dlatego dostępność systemu jest priorytetem. Z tego względu intensywnie pracowaliśmy nad rozwiązaniem tego problemu w skalowalny i niezawodny sposób.

Wykres pokazujący miesięczną dostępność Livespace

Ten wysiłek przyniósł efekty – od listopada 2023 dostępność systemu była średnio na poziomie 99,76%.

Dostępność Livespace w marcu i kwietniu 2024

W marcu 2024 problemy z logowaniem występowały tylko przez 6 minut, co oznaczało dostępność na poziomie 99,99% w skali miesiąca. W kwietniu 2024 wprowadzaliśmy poprawki do systemu. Te przerwy wynikały z niezbędnych prac technicznych: nie mieliśmy awarii.

Rozwiązanie problemów – przeorganizowanie IT

W ostatnich kwartałach przeorganizowaliśmy obszar IT w Livespace, żeby zapobiec podobnym problemom. Podsumujmy najważniejsze zmiany.

Rozwój zespołu

Zmieniliśmy podejście do budowania zespołu inżynierskiego. Od 2023 rekrutujemy wyłącznie osoby z szerokim doświadczeniem w pracy nad systemami. Dołączył do nas ekspert w zakresie skalowania i budowy architektury systemu oraz doświadczeni programiści.

Zdecydowaliśmy się też na podzielenie się na dwa zespoły. Jeden odpowiada za fundamenty systemu: poprawne działanie, architekturę oraz stabilność. To podstawa, która pozwala naszym klientom sprawnie działać. Drugi pracuje nad tym, żeby Livespace był nowoczesnym, przyjemnym w korzystaniu narzędziem. Wchodzi w to zmiana wyglądu i sposobu korzystania z systemu.

To wszystko składa się na rozwinięcie kultury inżynieryjnej w Livespace, opartej na dojrzałości i odpowiedzialności. Chcemy stworzyć samoorganizujące się zespoły, które nie wymagają dodatkowego zarządzania.

Efekty: Przez poprawienie sposobu pracy zespołu programistów ograniczamy ryzyko błędów i problemów technicznych.

Przeprojektowanie systemu

Obecnie wdrażamy nowoczesne podejście do tworzenia systemów w każdym obszarze – od budowy systemu przez wygląd i interfejs po automatyczne testy. 

Bardzo ważnym elementem są testy i wdrażanie zmian do użytkowników. Tworzymy coraz więcej testów automatycznie weryfikujących poprawność działania najważniejszych funkcji systemów.

Stawiamy też na to, żeby wdrażać więcej mniejszych zmian w systemie, bez przerywania działania CRMa. W tym momencie możemy publikować nowe funkcje i poprawki bez przerwy w dostępie do aplikacji, o każdej porze dnia, nie czekając na noc lub weekend.

Efekty: Wykluczamy przerwy w dostępności systemu podczas publikacji aktualizacji, a także ograniczamy ryzyko pojawienia się błędów na skutek wprowadzanych zmian.

Monitorowanie działania systemu

Wprowadziliśmy nowe mechanizmy monitorowania. Dzięki temu mamy na żywo podgląd na to, czy system działa prawidłowo. Pozwala nam to na dużo szybszą reakcję – zwykle zanim problemy wpłyną na pracę użytkowników systemu.

Nowe mechanizmy monitoringu obejmują przeprojektowane w tym roku obszary aplikacji – na początek moduł obsługi wiadomości e-mail. Wraz z trwającym przeprojektowaniem kolejnych obszarów rozszerzamy nowy monitoring.

Efekty: Szybciej orientujemy się, kiedy jakaś część systemu nie działa prawidłowo, i reagujemy zanim użytkownicy odczują problemy.

Fundamenty pod nową infrastrukturę chmurową

Na przełomie 2023 i 2024 przenosiliśmy system na nową infrastrukturę, która umożliwiła poprawę stabilności i wydajności Livespace. Ten projekt wymagał wielu miesięcy przygotowań, ale efekty zdecydowanie były warte włożonej pracy. Nowa infrastruktura i zastosowane w niej rozwiązania korzystnie wpłynęły na zarówno na wydajność, jak i bezpieczeństwo aplikacji. 

Efekty: Od połowy lutego nie mieliśmy nieplanowanych przestojów w działaniu systemu, a działanie aplikacji istotnie się poprawiło.

Dalszy kierunek rozwoju Livespace

Dobre przewidywanie sprzedaży to najważniejsza wartość, którą Livespace daje użytkownikom. Działa to tylko w sytuacji, w której w systemie są aktualne dane i dobrze zaprojektowane procesy sprzedażowe – czyli użytkownicy na bieżąco korzystają z CRMa.

Z tego powodu naszym głównym celem jest ułatwienie korzystania z naszego produktu. Chcemy nie tylko zadbać o użyteczność, ale też o dostępność systemu.

W praktyce oznacza to zadbanie o interfejs i dostępne funkcje. Uprościmy warstwę wizualną oraz zadbamy o spójne i jednoznaczne elementy graficzne. Ułatwimy też dodawanie i aktualizację danych (również z wykorzystaniem AI). Z drugiej strony, będziemy stopniowo upraszczać system, bazując na opiniach naszych klientów i sposobie wykorzystywania Livespace. Ułatwi to dostęp do kluczowych funkcji. Cały czas analizujemy to, w jaki sposób nasi klienci korzystają z Livespace i tak dostosowujemy system, by był najbardziej funkcjonalny.

Te zmiany poprawią komfort pracy użytkowników dzięki mniejszemu obciążeniu poznawczemu. Prościej to ujmując, użytkownicy będą mieć więcej przestrzeni w głowie na zajęcie się sprzedażą zamiast zastanawiania się nad tym, gdzie kliknąć w CRMie.

Przeczytaj rozmowę z Marcinem Zarembą – Head of Product w Livespace.

Co się zmieni w ciągu najbliższych 3 miesięcy?

Zaczynamy pracę od najważniejszych funkcji. Dzięki temu użytkownicy Livespace mogą szybko odczuć zmiany na lepsze.

Poprawa najważniejszych procesów

W pierwszej kolejności usprawnimy obszary kluczowe dla skutecznego działania sprzedawców:

  • dodawanie notatek,
  • wysyłanie emaili do klientów,
  • budowanie sekwencji,
  • import danych.

Nowy proces wdrożenia

Przy tworzeniu Livespace zależy nam, żeby handlowcy mogli na nim szybko zacząć pracę. Z tego względu chcemy poprawić sposób, w jaki nowy użytkownik poznaje system. Ułatwimy też sposób zakładania konta, żeby praca na Livespace była przyjemniejsza już od pierwszego kroku.

Lifting wizualny

To są zmiany, które użytkownicy Livespace już mogli zauważyć. Zaczynamy przeprojektowanie warstwy graficznej od najważniejszych i najczęściej używanych obszarów systemu. Do końca roku uspójnimy wizualnie cały system.

Co planujemy na drugą połowę 2024?

Do końca roku zaplanowaliśmy wdrożenie bardziej zaawansowanych zmian. Rozwiniemy i przyspieszymy działanie wyszukiwarki – to jedna z najczęściej wykorzystywanych części systemu. Poprawimy też tworzenie i zarządzanie automatyzacjami, zbierając je w jeden, przejrzysty moduł.

Planujemy też zmiany związane z planami ekspansji zagranicznej, jak lepsze zarządzanie wersjami językowymi systemu.

Dziękujemy za zaufanie

Mamy świadomość, że trudności z korzystania z Livespace przełożyły się na codzienną pracę naszych klientów. Praca nad tym, żeby ograniczyć problemy techniczne, była dla nas priorytetem – w tym momencie możemy się skupić nad poprawą doświadczenia użytkowników.

Chcemy serdecznie podziękować naszym klientom i partnerom, którzy pomogli nam przejść ten okres. Doceniamy zarówno feedback odnośnie niedziałających elementów i sugestie usprawnień, jak i ocenę, które zmiany są plus.
Michał Skurowski, CEO Livespace

Koniec ubiegłego roku to moment, w którym technologia musiała szybko nadążyć za rozwojem biznesu. To był trudny czas, szczególnie dla naszych klientów. Wiemy, że wprowadzone zmiany jeszcze bardziej ułatwią im zarządzanie sprzedażą.
Marcin Stańczak, COO Livespace

Bardzo doceniamy zaufanie ze strony naszych użytkowników – zarówno tych wieloletnich, jak i nowych osób na pokładzie.

[Głosów: 20   Średnia: 3.3/5]

Autor

Zuzanna Dora
Zuzanna Dora
Content Marketing Manager z doświadczeniem w branży SaaS. Przekładam skomplikowane tematy na prosty, przyjemny język.