Case study: Hostersi

Jak Hostersi zwiększyli sprzedaż o 85% dzięki Livespace CRM

Hostersi to firma specjalizująca się w zarządzaniu serwerami, projektowaniu infrastruktury chmurowej i usługach DevOps. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi, Hostersi tworzą szybkie, atrakcyjne cenowo, ale przede wszystkim niezawodne rozwiązania. Odbiorcami usług firmy są głównie klienci z sektora B2B działający na rynkach polskim, zachodnioeuropejskim oraz USA. Wśród klientów znajdują się firmy jednoosobowe, startupy, a także duże międzynarodowe marki takie jak Danone, Itaka, Lidl, Nutricia czy CCC.

Wyzwanie

Za działania sprzedażowe w fimie Hostersi odpowiada kilkuosobowy dział sprzedaży, który kontaktuje się z klientami głównie telefonicznie i mailowo. Aby wesprzeć pracę handlowców, Hostersi napisali własną aplikację, która zawierała elementy CRM. Niestety jej możliwości okazały się niewystarczające. Firma zdecydowała się wdrożyć Zoho CRM, który – jak się okazało – też nie do końca odpowiadał potrzebom organizacji. Głównym mankamentem wprowadzonego CRM-a było wprowadzanie i aktualizacja danych wymagające ręcznej obsługi narzędzia. W efekcie dane były rozproszone między dwoma aplikacjami, a handlowcy tracili dużo czasu na wyszukiwanie potrzebnych informacji i ręczne uzupełnianie danych. To z kolei przekładało się na niższą skuteczność działu handlowego i skutkowało mniejszą liczbą nowych klientów. Rozproszenie danych uniemożliwiało też odpowiednie raportowanie oraz analizę działań zespołu sprzedażowego.

Firma postawiła sobie za cel znalezienie takiej aplikacji, dzięki której sprzedawcy będą mogli mniej czasu spędzać na manualnym wprowadzaniu danych i zastanawianiu się nad kolejnymi działaniami, a ich kontakty z klientami będą w uporządkowany sposób zbierane w jednym miejscu.

Wybór rozwiązania

Wybór Livespace okazał się strzałem w dziesiątkę. Szybki, intuicyjny i wygodny – takie było pierwsze wrażenie Hostersów po kilku dniach okresu testowego. Kluczowym czynnikiem przy podjęciu decyzji o współpracy był fakt, że aplikacja działa w taki sposób, że nie trzeba jej dodatkowo zasilać ręcznie dodawanymi danymi, agreguje informacje o połączeniach i mailach oraz umożliwia podniesienie efektywności, a także skrócenie procesu sprzedaży.

Największą obiekcją przed rozpoczęciem wdrożenia był sam proces przeniesienia danych z dotychczasowego narzędzia ERP oraz CRM do Livespace. Obawiano się powrotu do punktu wyjścia, tj. skończenia z danymi rozproszonymi między różnymi narzędziami. Jak się okazało, sam import był łatwiejszy niż się spodziewano, a przy okazji przenoszenia danych do Livespace, od razu uporządkowano bazę, korzystając z tagowania kontaktów. Konfigurację podstawową pracownicy firmy Hostersi przeprowadzili samodzielnie na podstawie materiałów z bazy wiedzy i bloga Livespace, a bieżące wsparcie otrzymywali na czacie.

Optymalizacja pracy sprzedaży

W firmie Hostersi za działania sprzedażowe odpowiada kilkuosobowy dział sprzedaży, który kontaktuje się z klientami głównie telefonicznie i mailowo.

Oprócz zespołu sprzedażowego, beneficjentem wdrożenia Livespace okazał się również dział marketingu, który w łatwy sposób może wyselekcjonować odpowiednią grupę klientów i kierować do nich odpowiednią komunikację.

Uporządkowanie i spisanie procesu sprzedaży

Dzięki czemu wiadomo jaki jest postęp prac z danym klientem i jakie są kolejne kroki do wykonania.

Monitorowanie komunikacji mailowej

Cała komunikacja mailowa z klientami jest zebrana w jednym miejscu, co ułatwia komunikację w zespole i dostęp do informacji podczas nieobecności handlowców.

Rejestrowanie połączeń telefonicznych

Możliwość rejestrowania każdego połączenia z klientem i szybkiego dodawania notatek do rozmowy.

Planowanie zadań

Zadania organizują dzień pracy handlowców. Sprawiają, że każdy z nich wie, czym powinien się zająć danego dnia i gwarantują, że żadne ważne działanie nie zostanie pominięte.

Import danych z Linkedin

Dodatek do przeglądarki Chrome umożliwia szybki import danych klienta z Linkedin do Livespace.

Wykorzystanie aplikacji mobilnej

Dostęp do danych również dzięki aplikacji mobilnej ułatwia pracę, kiedy nie można skorzystać z komputera.

Dzięki wdrożeniu Livespace wszystkie potrzebne informacje są teraz w jednym miejscu i nie ma potrzeby wspierania się innymi narzędziami, co znacznie oszczędza czas pracy zespołu sprzedaży. Praca handlowców jest teraz bardziej uporządkowana z uwagi na zaprojektowanie przejrzystego procesu sprzedaży, w którym podpowiadane są kolejne działania do wykonania.

Z punktu widzenia osoby zarządzającej zespołem sprzedażowym kluczowa jest możliwość mierzenia konwersji na każdym etapie procesu sprzedaży. Teraz osoby zarządzające firmą mogą w łatwy sposób sprawdzić, jaka jest skuteczności każdego z handlowców i które z kanałów pozyskania klientów są najbardziej efektywne. Dodatkowo dzięki statystykom i raportom mają dostęp do informacji, które szanse zostały wygrane i jaka jest skuteczność sprzedaży. Jednak ważniejsza jest możliwość analizowania, dlaczego niektóre szanse zostały przegrane i na jakim etapie.

Wdrożenie Livespace miało miejsce w kwietniu 2016 roku, a już na jego zakończenie firma Hostersi odnotowała pierwsze pozytywne rezultaty, tj. 25% wzrost sprzedaży. W kolejnych latach było jeszcze lepiej – w 2017 roku wzrost ten wyniósł 58%, a w 2018 roku aż 85%.

W ciągu 3 lat pracy z Livespace Hostersi odnotowali wzrost liczby kontraktów o 300% w stosunku do poprzednich 9 lat działalności firmy. Oznacza to, że w 3 razy krótszym czasie firma osiągnęła 3 razy lepszy efekt.