Jak przyspieszyć proces sprzedaży dzięki zarządzaniu zalegającymi szansami?

W sprzedaży B2B szybkość ma niebagatelne znaczenie. Krótki czas reakcji na zapytanie ofertowe może przechylić szansę na wygraną na naszą korzyść.
Równie istotne jest także, żeby ten sam poziom sprawności zachowywać do końca procesu sprzedaży.

Im szybciej jesteśmy w stanie przeprowadzić przez niego naszego potencjalnego klienta, tym więcej leadów możemy obsłużyć w tym samym czasie. To przekłada się bezpośrednio na większe wyniki sprzedaży i lepszy cashflow.

Jednym z elementów pracy powinno być dopilnowanie, żeby na żadnym etapie naszego procesu sprzedaży nie było niepotrzebnego przestoju.

Jak to osiągnąć, gdy handlowiec w tym samym czasie ma kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt tematów sprzedażowych, które prowadzi?

Odpowiedzią na to pytanie jest funkcja zalegających szans sprzedaży.

Na czym polegają zalegające szanse sprzedaży?

To system wczesnego ostrzegania, który pokaże nam, że dana szansa sprzedaży zbyt długo “stoi w miejscu”. To informacja, że należy się nią zająć, aby nie stracić okazji na wygraną.

W Livespace zalegająca szansa sprzedaży prezentuje się następująco:

Jak działają zalegające szanse sprzedaży?

Szanse sprzedaży będą wyświetlały się na tablicy kanban jako zalegające po przekroczeniu maksymalnego czasu trwania etapu, który można włączyć w konfiguratorze procesu sprzedaży w Livespace.

Co może dać włączenie zalegających szans sprzedaży?

1. Lepszą kontrolę nad swoimi szansami sprzedaży
   O wiele rzadsze staną się sytuacje, że jakaś szansa sprzedaży nam umknie, bo opóźnienie będzie wyraźnie widoczne.
2. Większą odpowiedzialność w zespole
   Każdy sprzedawca będzie pilnować, żeby spóźnionych szans mieć jak najmniej, choćby po to, by nie wypaść źle na tle reszty zespołu.
3. Skrócenie cyklu sprzedaży
   Szybsze przejście przez poszczególne etapy to także szybsze przejście przez cały proces.
4. Powód do dyskusji i tworzenia usprawnień w procesie sprzedaży
   Zalegająca szansa to świetny powód do próby poszukania sposobów na poprawę procesu i zwiększenia szybkości obsługi leadów.

Co docelowo przełoży się na poprawę jakości obsługi sprzedażowej i zwiększenie skuteczności sprzedaży.

Jak to może wyglądać w praktyce?

Przykład nr 1:

Przyjmijmy, że firma pozyskuje leady inboundowo – przez formularz kontaktowy. Wiemy z obserwacji, że od zapytania od klienta mamy dwa dni, żeby skwalifikować klienta i umówić spotkanie z handlowcem. Później drastycznie spada nam konwersja i tracimy leady.

Zależy nam na tym, żeby drugiego dnia było widać, że musimy się daną szansą sprzedaży zająć.

Ustawiamy czas trwania etapu “nawiązanie kontaktu” na 1 dzień. Drugiego dnia, gdy zajrzymy na naszą tablicę z szansami sprzedaży od razu wyświetli nam się ona na czerwono sygnalizując, że powinniśmy podjąć próbę kontaktu i umówić spotkanie.

Przykład nr 2:

Firma oferuje usługi programistyczne. Wiemy, że konkurencyjne firmy wysyłają ofertę w ciągu dwóch tygodni od otrzymania zapytania ofertowego. Naszą przewagą jest to, że potrafimy przygotowywać pierwszą wycenę dla każdego klienta w ciągu trzech dni.

Dzięki temu, gdy konkurencja dopiero wysyła wycenę klientowi, my już jesteśmy kilka kroków dalej w procesie.

Wykorzystanie funkcji zaległych szans pomoże nam dopilnować, by tego terminu faktycznie dotrzymać i nie zawieść oczekiwań naszych klientów. Wystarczy, że ustawimy czas trwania etapu związanego z przygotowaniem oferty na 2 dni (aby trzeciego dnia szansa sprzedaży już wyświetliła się jako zalegająca i zaalarmowała nas, jeśli jeszcze jej nie przygotowaliśmy).

Jak włączyć zalegające szanse sprzedaży?

Aby zalegające szanse sprzedaży pojawiły się na tablicy kanban, trzeba ustawić czas trwania etapu w wybranym procesie sprzedaży.

Potrzebne są do tego uprawnienia administratora. Należy wejść w ustawienia konta.

Następnie wybrać szanse sprzedaży i procesy.

Teraz wystarczy edytować proces i ustawić czas trwania etapu (znajduje się pod nazwą etapu).

Co zrobić, żeby szansa sprzedaży nie zalegała na kanbanie?

Wystarczy przesunąć ją do innego etapu czyli musimy wykonać działanie, które pozwoli ją przesunąć dalej w procesie.

Czy należy ustawić czas trwania dla każdego etapu w procesie sprzedaży?

Nie. Można ustawić czas trwania dla wybranych etapów jak i dla wszystkich.

Na jakiej podstawie ustawić czas trwania etapu?

W tej kwestii warto posłużyć się statystykami zawartymi w zakładce Skuteczność. Przy każdym etapie znajduje się średni czas jaki szanse sprzedaży w nim przebywają.
Pamiętajmy jednak, żeby początkowe etapy od pierwszego kontaktu przez kwalifikację do rozmowy handlowej były możliwie jak najkrótsze. Sprawne poprowadzenie procesu na początku może znacząco zwiększyć naszą szansę na wygraną.

Funkcja zalegających szans sprzedaży to świetny sposób, żeby zadbać o sprawne działanie zespołu sprzedaży. Wykorzystanie jej w przemyślany sposób sprawi, że zaczniecie szukać sposobu na szybką i sprawną zmianę nowych leadów w faktycznych, płacących klientów.