7 najczęściej używanych raportów sprzedażowych (gotowe formuły do Excel)

Próba usprawniania jakiegokolwiek procesu lub produktu bez danych to trochę jak błądzenie po lesie bez kompasu – łatwo się zgubić i trudno trafić na właściwą ścieżkę. Tak samo jest ze sprzedażą. Jeśli nie zbierasz danych i nie analizujesz ich na większą skalę, nie wiesz, co działa, a co nie – ani dlaczego.

Dlatego nawet jeśli masz mały zespół sprzedaży, warto śledzić wszystkie szanse – te wygrane i przegrane – żeby lepiej domykać deale i zwiększać przychody.

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania typu: „jak powinien wyglądać raport sprzedażowy?” albo „co powinno się w nim znaleźć?”. Stworzyłem też 7 gotowych szablonów, które możesz pobrać i od razu wykorzystać do ogarnięcia swoich wyników.

7 typów raportów sprzedażowych, które możesz wykorzystać

To, jak przygotować raport sprzedażowy, zależy od tego, jaki jego rodzaj chcesz stworzyć. Poniżej znajdziesz najważniejsze typy raportów – razem z gotowymi szablonami Excel, które możesz od razu wykorzystać.

1. Raport etapów sprzedaży (pipeline)

Znany również jako raport pipeline (zwłaszcza w wielojęzycznych zespołach sprzedażowych), pokazuje on wszystkie potencjalne szanse sprzedaży oraz to, na jakim etapie procesu sprzedaży się znajdują. Pomaga oszacować prawdopodobieństwo konwersji, prognozować przychody i optymalizować strategie sprzedażowe.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Dzięki niemu możesz monitorować, jak poszczególne leady przechodzą między etapami – od pierwszego kontaktu aż po finalizację. Lejek sprzedażowy pomaga też lepiej prognozować wyniki – pokazuje, które deale mają największe szanse na domknięcie oraz jaka jest ich szacowana wartość.

Ale to nie wszystko. Ten raport pozwala również wychwycić blokady – pokazuje, na którym etapie potencjalni klienci zatrzymują się w procesie, dzięki czemu zespół może szybciej zareagować i poprawić to, co nie działa.

Lev Tretyakov, CEO i szef sprzedaży w Fortador:

„Uprościliśmy nasze materiały – przygotowaliśmy krótkie, konkretne filmiki pokazujące nasze parownice w użyciu. Do tego ‘uczłowieczyliśmy’ dane i zadaliśmy jedno proste pytanie: ‘Który z tych trzech efektów – oszczędność czasu, pieniędzy czy poprawa jakości – jest dla Ciebie najważniejszy?’. To dało klientom powód, żeby znów się z nami skontaktować. W efekcie odnotowaliśmy 9% wzrost liczby leadów, które przeszły z pierwszego etapu edukowania potencjalnego klienta do umawianych rozmów.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Liczba szans na każdym etapie – pozwala ocenić, gdzie kumuluje się najwięcej potencjału i gdzie mogą występować zatory
• Łączna wartość lejka – suma wartości wszystkich aktywnych szans sprzedażowych, pokazuje potencjalny przychód w danym okresie
• Współczynnik wygranych (win rate) – procentowa liczba zamkniętych sukcesem transakcji w stosunku do ogólnej liczby szans
• Średnia wartość transakcji – średnia wartość jednej wygranej sprzedaży, obliczana przez podzielenie całkowitego przychodu przez liczbę zamkniętych transakcji
• Długość cyklu sprzedaży – średni czas potrzebny na zamknięcie transakcji, od pierwszego kontaktu do podpisania umowy

Dobre praktyki

• Regularna aktualizacja danych – dane powinny być uzupełniane na bieżąco, tylko wtedy prognozy sprzedaży mają sens i są wiarygodne
• Segmentacja raportów – analizuj dane według produktów, przedstawicieli handlowych, branży czy regionu. W Livespace korzystamy z różnych lejków sprzedażowych, dopasowanych do branży klienta czy wielkości zespołu. Inaczej wygląda proces zakupowy w software housie, a inaczej w firmie produkcyjnej czy korporacji
• Analiza współczynników konwersji – sprawdzaj, na których etapach lejka występuje największy spadek i skup się na ich usprawnieniu

Jak stworzyć raport pipeline w Excelu?

Krok 1: Przygotuj tabelę danych

Otwórz Excel i stwórz tabelę z następującymi kolumnami: Nazwa transakcji, Data utworzenia, Nazwa firmy, Osoba kontaktowa, Handlowiec, Etap transakcji, Wartość transakcji, Prawdopodobieństwo (%), Oczekiwany przychód, Data zamknięcia.

Krok 2: Wprowadź dane

Uzupełnij wiersze danymi dotyczącymi Twoich aktualnych szans sprzedażowych.

Krok 3: Oblicz kluczowe metryki za pomocą formuł

Całkowita wartość lejka:
=SUMA(E:E)

Wartość prognozowana (ważona):
=SUMA(F:F)

Współczynnik wygranych (win rate):
=LICZ.JEŻELI(G:G;"Wygrana")/(LICZ.JEŻELI(G:G;"Wygrana")+LICZ.JEŻELI(G:G;"Przegrana"))

Średnia wartość transakcji (tylko wygrane):
=ŚREDNIA.JEŻELI(G:G;"Wygrana";E:E)

Długość cyklu sprzedaży:
=ŚREDNIA(H:H-B:B)

Krok 4: Stwórz wykres pipeline

Zaznacz dane z kolumn Etap transakcji i Wartość transakcji, przejdź do Wstawianie → Wykresy → Wykres słupkowy skumulowany.

Krok 5: Użyj formatowania warunkowego

Zastosuj formatowanie warunkowe, aby wyróżnić transakcje o wysokiej wartości, transakcje opóźnione oraz te zbliżające się do deadline’u.

Jeśli nie chcesz tworzyć tego samodzielnie, mamy gotowe szablony. Zostaw maila, a wyślemy je prosto do Twojej skrzynki.

2. Raport współczynnika konwersji

Raport współczynnika konwersji śledzi procent leadów, które przechodzą przez poszczególne etapy lejka sprzedażowego i ostatecznie stają się klientami. Pomaga firmom zrozumieć, jak skuteczny jest ich proces sprzedaży, zidentyfikować słabe punkty i poprawić strategię.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dobrze działa Twój zespół sprzedaży, raport współczynnika konwersji to kluczowy wskaźnik. Dzięki niemu możesz zidentyfikować etapy lejka sprzedażowego, które wymagają poprawy. Analiza przeszłych trendów konwersji pomoże Ci lepiej prognozować wyniki i dokładniej przewidywać przychody.

Adam Yong, założyciel Agility Writer:

„Korzystanie z raportu współczynnika konwersji pokazało, że nasza strategia contentowa generowała ruch, ale nie przekładała się na konwersje. Zdałem sobie sprawę, że problemem był brak jasnych wezwań do działania (CTA) i dopasowanego komunikatu. Po głębszej analizie zoptymalizowaliśmy nasze strony i poprawiliśmy podejście do follow-up’ów. Dzięki tym zmianom nasze konwersje wzrosły o 20%.”

Krzysztof Kowalczyk, szef sprzedaży w TimeCamp:

„Analizujemy konwersje z różnych perspektyw: pomiędzy poszczególnymi etapami sprzedaży, według przedstawiciela handlowego, według segmentu klientów (SMB vs. korporacje) oraz w czasie (kwartalne/miesięczne). Zwykle przeprowadzam te analizy raz w miesiącu, ponieważ nasz cykl sprzedaży trwa od 2 tygodni do 3 miesięcy.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Współczynnik konwersji lead-do-klienta – (wygrane transakcje / całkowite leady) × 100
• Współczynnik konwersji MQL do SQL – (liczba SQL / liczba MQL) × 100
• Współczynnik konwersji leadów sprzedażowych do klientów – (liczba klientów / liczba leadów sprzedażowych) × 100
• Współczynniki konwersji pomiędzy etapami lejka – procent leadów przechodzących przez każdy etap
• Koszt pozyskania klienta (CAC) – całkowite wydatki na sprzedaż i marketing na pozyskanie klienta
• Czas do konwersji – średni czas potrzebny do przekształcenia prospektu w klienta

Dobre praktyki

• Segmentacja danych – analizuj współczynniki konwersji według źródła leadów, przedstawicieli handlowych lub regionu
• Ustalanie benchmarków – porównuj z branżowymi średnimi lub przeszłymi wynikami
• Identyfikacja punktów spadku – poprawiaj komunikację lub follow-upy w słabych etapach

Jak stworzyć raport współczynnika konwersji w Excelu?

Krok 1: Przygotuj tabelę danych

Stwórz tabelę z kolumnami: Nazwa etapu, Liczba leadów, Współczynnik konwersji (%).

Krok 2: Zastosuj formuły dla kluczowych wskaźników

Współczynnik konwersji pomiędzy etapami:
=(Liczba leadów na bieżącym etapie / Liczba leadów na poprzednim etapie) * 100

Współczynnik konwersji ogólny (Lead do klienta):
=(Leadów wygranych / Całkowita liczba leadów) * 100

Średni czas do konwersji:
=ŚREDNIA(Data zamknięcia - Data utworzenia leadu)

Krok 3: Stwórz wykres

Zaznacz dane z kolumn Nazwa etapu i Liczba leadów, przejdź do Wstawianie → Wykresy → Wykres słupkowy skumulowany.

Krok 4: Zastosuj formatowanie warunkowe

Wyróżnij niskie współczynniki konwersji na czerwono (słabe punkty), a etapy o wysokiej konwersji na zielono.

3. Raport prognozy sprzedaży

Raport prognozy sprzedaży przewiduje przyszłe wyniki sprzedaży na podstawie analizy wyników z przeszłości, trendów rynkowych oraz obecnych działań sprzedażowych. Pomaga firmom planować i dostosowywać strategie, aby utrzymać się na właściwej ścieżce.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Dzięki raportowi prognozy sprzedaży firmy mogą efektywnie przydzielać zasoby – budżet, personel i zapasy. Ustalając realistyczne cele i identyfikując potencjalne wyzwania na wczesnym etapie, możesz dostosować strategię i pozostać przygotowanym na zmiany.

Austin Rulfs, dyrektor Zanda Wealth Mortgage Brokers:

„Analizując nasz raport prognozy sprzedaży, zauważyliśmy wąskie gardło pomiędzy początkową konsultacją a aplikacją kredytową. Wielu potencjalnych klientów szukało informacji, ale nie podjęło dalszych kroków. Nasz proces konsultacyjny teraz dostarcza indywidualne plany kroków aplikacji dla każdego klienta. Regularne spotkania kontrolne zapewniają pomoc klientom, a dodany proces finalizacji aplikacji kredytowej doprowadził do wyższej satysfakcji klientów i wyższych przychodów.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Prognozowana łączna sprzedaż – przychody, które firma spodziewa się uzyskać w danym okresie
• Dane sprzedaży z przeszłości – informacje o sprzedaży z poprzednich okresów, które pomagają dostrzegać trendy
• Współczynniki konwersji na poszczególnych etapach lejka – procent leadów przechodzących z jednego etapu do kolejnego
• Średnia wartość transakcji – typowa wartość zamkniętej transakcji
• Czas zamknięcia – średni czas od pierwszego kontaktu do finalizacji transakcji

Dobre praktyki

• Używaj dokładnych danych – bazuj na danych z przeszłości, aktualnych danych pipeline’u i trendach rynkowych
• Segmentuj dane – podziel prognozę według produktu, regionu lub zespołu sprzedażowego
• Ustal jasne założenia – zdefiniuj czynniki wpływające na prognozę (sezonowość, warunki ekonomiczne)
• Uwzględniaj etapy sprzedaży – śledź transakcje przez różne etapy lejka, by lepiej zrozumieć prawdopodobieństwo konwersji
• Współpracuj z zespołem sprzedażowym – zbieraj informacje od handlowców, którzy mają bezpośrednią wiedzę o transakcjach
• Regularnie aktualizuj prognozy – dostosowuj je okresowo do nowych danych i zmian trendów

Jak stworzyć raport prognozy sprzedaży w Excelu?

Krok 1: Przygotuj kolumny

Data (np. miesiące, kwartały), Prognozowana sprzedaż, Sprzedaż z przeszłości, Różnica, Dostosowana prognoza.

Krok 2: Dodaj formuły

Różnica:
=B2-C2

Dostosowana prognoza (np. korekta +5% na zmiany rynkowe):
=B2*1,05

Krok 3: Wizualizacja

Zaznacz dane i stwórz wykres liniowy lub słupkowy, aby wizualizować trendy i dokładność prognoz.

4. Wygrane vs. przegrane transakcje

Raport wygranych i przegranych transakcji pokazuje wszystkie zakończone szanse sprzedażowe – jasno rozróżniając te zakończone sukcesem (wygrane) i te, których nie udało się sfinalizować (przegrane). To narzędzie ułatwiające analizę czynników mających realny wpływ na wynik każdej sprzedaży.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Taki raport to absolutna podstawa, jeśli chcesz wyciągać konkretne wnioski z procesu sprzedażowego. Pozwala zidentyfikować schematy, które albo pomagają w zamknięciu sprzedaży, albo skutecznie ją blokują. Na tej podstawie możesz lepiej dopasować strategię – np. ulepszyć ofertę wartości, dopracować prezentację produktu albo zmienić kryteria kwalifikowania leadów.

Arsen Misakyan, założyciel LAXcar:

„Gdy zaczęliśmy dokładnie analizować powody każdej wygranej i przegranej transakcji, okazało się, że spora część przegranych – około 30–35% – wynikała z nieporozumień dotyczących naszych usług premium i dostępności w określonych terminach. Zaktualizowaliśmy szkolenia sprzedażowe i wprowadziliśmy opcjonalny system rezerwacji w godzinach szczytu. W kolejnym kwartale nasz win rate wzrósł o 22%, a satysfakcja klientów poszła za tym wynikiem.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Wygrane transakcje – liczba transakcji zakończonych sukcesem
• Przegrane transakcje – liczba szans sprzedażowych niezamkniętych pomyślnie
• Wskaźnik wygranych (Win rate) – (Wygrane transakcje / (Wygrane + Przegrane)) × 100
• Wskaźnik przegranych (Loss rate) – (Przegrane transakcje / (Wygrane + Przegrane)) × 100
• Średnia wartość wygranej transakcji – przeciętna kwota transakcji zakończonej sukcesem
• Średnia wartość przegranej transakcji – przeciętna kwota transakcji utraconej
• Powody utraty transakcji – najczęstsze przyczyny niepowodzenia (cena, konkurencja, brak pilności)

Dobre praktyki

• Kategoryzuj wyniki transakcji – poza podstawowym podziałem zapisuj też konkretne powody utraty danej szansy
• Regularnie aktualizuj dane – tylko wtedy zobaczysz, jak zmiany w strategii przekładają się na wyniki
• Szukaj schematów – powtarzające się powody przegranych to cenne źródło wiedzy o przeszkodach w procesie
• Śledź wyniki poszczególnych handlowców – pomoże to zidentyfikować obszary do poprawy lub osoby, które mogą dzielić się dobrymi praktykami
• Używaj wizualizacji – wykres kołowy pokazujący powody utraty transakcji jest czytelny i przekonujący

Jak stworzyć raport „Wygrane vs. przegrane transakcje” w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Kolumny: Nazwa transakcji, Handlowiec, Wartość transakcji, Etap transakcji, Data zamknięcia, Wynik transakcji, Powód utraty.

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Łączna liczba zamkniętych transakcji:
=LICZ.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – wygrana")+LICZ.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – przegrana")

Liczba wygranych transakcji:
=LICZ.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – wygrana")

Wskaźnik wygranych (Win Rate) [%]:
=LICZ.JEŻELI(F:F;"Zamknięta – wygrana")/(LICZ.JEŻELI(F:F;"Zamknięta – wygrana")+LICZ.JEŻELI(F:F;"Zamknięta – przegrana"))*100

Średnia wartość wygranych transakcji:
=ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – wygrana";C2:C100)

Krok 3: Stwórz wykres

Zaznacz dane z kolumn Wynik transakcji i Wartość transakcji, wybierz wykres kołowy lub słupkowy.

Krok 4: Zastosuj formatowanie warunkowe

Podświetl wygrane transakcje na zielono, przegrane na czerwono. Użyj pasków danych w kolumnie Wartość transakcji.

5. Średnia wartość transakcji

Raport średniej wartości transakcji pozwala obliczyć, ile przeciętnie warta jest zamknięta sprzedaż. Dotyczy zarówno wygranych, jak i przegranych szans sprzedażowych – dzięki temu możesz lepiej ocenić realny wpływ działań sprzedażowych na wyniki finansowe firmy.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Śledzenie średniej wartości transakcji pozwala sprawdzić, czy trafiasz do odpowiednich klientów i czy obecna strategia cenowa naprawdę działa. To daje jasne wskazówki, co warto poprawić w lejku sprzedażowym, żeby zwiększyć rentowność działań.

Sebastian Wade, konsultant ds. nieruchomości w Eden Emerald Mortgages:

„Kiedy przeglądam swoje raporty sprzedażowe, śledzę, ile wysokiej klasy nieruchomości sprzedajemy miesięcznie. Jeśli widzę, że średnia wartość transakcji rośnie, to znak, że skutecznie trafiam do segmentu premium. Z kolei, jeśli ta wartość spada, to sygnał, że warto przyjrzeć się typowi ofert, na których się koncentruję – i ewentualnie skorygować swoją strategię.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Całkowity przychód – łączny przychód wygenerowany ze wszystkich zamkniętych transakcji w danym okresie
• Liczba zamkniętych transakcji – liczba zakończonych sukcesem sprzedaży
• Średnia wartość transakcji – Całkowity przychód / Liczba zamkniętych transakcji
• Rozkład wartości transakcji – podział transakcji według wielkości (małe, średnie, duże)
• Wskaźnik wygranych wg wielkości transakcji – konwersja w zależności od typu transakcji
• Przychód na handlowca – średnia wartość transakcji zamkniętych przez poszczególnych przedstawicieli

Dobre praktyki

• Segmentuj transakcje według wartości – łatwiej zauważysz trendy i określisz dominujące typy transakcji
• Porównuj efektywność w czasie – analizuj średnią wartość w różnych okresach (pamiętaj, by porównywać podobne okresy: Q1 do Q1, miesiąc do miesiąca)
• Analizuj wyniki poszczególnych handlowców – warto wiedzieć, kto najlepiej radzi sobie z większymi transakcjami
• Zwracaj uwagę na czynniki zewnętrzne – sezonowość i zmiany rynkowe mogą wpływać na wzrost lub spadek średniej wartości

Jak stworzyć raport średniej wartości transakcji w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Kolumny: Nazwa transakcji, Handlowiec, Wartość transakcji, Etap transakcji, Data zamknięcia, Wynik transakcji.

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Całkowity przychód:
=SUMA(C2:C100)

Liczba zamkniętych transakcji (Closed-Won):
=LICZ.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – wygrana")

Średnia wartość transakcji (tylko dla Closed-Won):
=ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;"Zamknięta – wygrana";C2:C100)

Przychód na handlowca (np. dla "Anna"):
=ŚREDNIA.WARUNKÓW(C2:C100;B2:B100;"Anna";F2:F100;"Zamknięta – wygrana")

Krok 3: Zastosuj formatowanie warunkowe

Wyróżnij duże transakcje na zielono, małe na czerwono. Dodaj paski danych w kolumnie Wartość transakcji.

6. Raport z rozmów sprzedażowych

Raport z rozmów sprzedażowych pokazuje, jak skuteczne są działania sprzedażowe prowadzone przez telefon. Śledzisz w nim kluczowe wskaźniki: liczbę rozmów, ich długość i efekt końcowy. Dzięki temu widzisz, jak zespół radzi sobie z rozmowami i w jaki sposób może lepiej angażować potencjalnych klientów.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Monitorowanie rozmów sprzedażowych to absolutna podstawa – nawet jeśli korzystasz z różnych kanałów dotarcia do klientów. Taki raport pozwala ocenić skuteczność działań zespołu i sprawdzić, jak często rozmowy telefoniczne kończą się konwersją.

Dzięki analizie danych z rozmów możesz łatwo dostrzec, jakie są reakcje klientów i gdzie ewentualnie odpadają. To z kolei pomaga dopracować strategię follow-upów oraz ulepszyć sposób prezentacji oferty.

Ten raport jest wartościowy nie tylko dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż telefoniczną, ale dla całej firmy – bo zawiera bezpośredni feedback od potencjalnych klientów.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Liczba wykonanych rozmów – ile rozmów sprzedażowych zostało przeprowadzonych w danym okresie
• Średni czas rozmowy – ile trwała przeciętna rozmowa z potencjalnym klientem
• Wskaźnik konwersji – procent rozmów, które zakończyły się pożądaną akcją (umówienie demo, zamknięcie sprzedaży)
• Wskaźnik follow-upów – ile rozmów wymagało dalszego kontaktu
• Wskaźnik sukcesu (win rate) – ile rozmów zakończyło się wprowadzeniem leada do lejka sprzedażowego
• Wskaźnik odpowiedzi – procent kontaktów, które odebrały telefon lub oddzwoniły
• Średnia liczba rozmów na transakcję – ile rozmów potrzeba średnio, by zamknąć jedną sprzedaż

Dobre praktyki

• Ustandaryzuj logowanie rozmów – zadbaj, by każdy handlowiec uzupełniał kartę rozmowy, dzięki temu dane będą spójne
• Śledź rezultaty rozmów – klasyfikuj wyniki za pomocą tagów: zainteresowany, wymaga follow-upu, niezainteresowany
• Analizuj wyniki w czasie – porównuj dane z różnych okresów, żeby sprawdzać postępy
• Segmentuj raporty – według handlowca, regionu czy typu leada

Jak stworzyć raport z rozmów sprzedażowych w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Kolumny: Data, Handlowiec, Nazwa leada, Nazwa firmy, Czas trwania rozmowy (minuty), Wynik rozmowy, Dalsze kroki.

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Liczba wykonanych rozmów:
=LICZ(A2:A100)

Średni czas rozmowy:
=ŚREDNIA(E2:E100)

Wskaźnik konwersji (%):
=(Liczba rozmów zakończonych sukcesem / Liczba wszystkich rozmów) * 100

Wskaźnik follow-upów (%):
=(Liczba rozmów wymagających follow-upu / Liczba wszystkich rozmów) * 100

Krok 3: Stwórz wykres efektywności

Wybierz kolumny Wynik rozmowy i Liczba rozmów według wyniku, wstaw wykres kolumnowy lub kołowy.

Krok 4: Zastosuj formatowanie warunkowe

Oznacz krótkie rozmowy (poniżej 2 minut) na czerwono, rozmowy zakończone sukcesem na zielono.

7. Raport lejka sprzedażowego

Raport lejka sprzedażowego pokazuje, jak leady przechodzą przez kolejne etapy procesu sprzedaży – od pierwszego kontaktu aż po finalne zamknięcie transakcji. Dzięki niemu łatwiej zrozumieć, na jakim etapie klienci rezygnują i gdzie warto coś poprawić.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Śledząc lejek sprzedażowy, możesz zobaczyć, ile transakcji przechodzi przez każdy etap. Analizując, gdzie leady odpadają i jak się poruszają po lejku, łatwiej dostrzec schematy w ich zachowaniu i wychwycić ewentualne problemy w pracy zespołu.

Zoe Rice, Marketing Managerka z 3 Men Movers:

„Podczas analizy raportu odkryłam, że sporo potencjalnych klientów odpadało już na etapie pierwszego zapytania. To był sygnał, że nasza początkowa komunikacja nie była wystarczająco angażująca. Zasugerowałam zmianę szablonu odpowiedzi na bardziej spersonalizowany, ulepszyłam follow-upy i dodałam więcej opinii klientów na stronie. Dzięki temu liczba rezerwacji znacząco wzrosła.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić

• Liczba leadów na wejściu do lejka – ilu potencjalnych klientów wchodzi na samym początku
• Wskaźnik konwersji – procent leadów przechodzących z jednego etapu do kolejnego
• Długość cyklu sprzedaży – ile średnio trwa zamknięcie transakcji
• Wskaźnik sukcesu (win rate) – procent zamkniętych z sukcesem transakcji
• Koszt pozyskania klienta (CAC) – ile kosztuje zdobycie jednego klienta
• Przychód na lead – średni przychód z jednego potencjalnego klienta
• Wskaźnik odpadu (drop-off) – ilu leadów odpada na poszczególnych etapach

Dobre praktyki

• Zdefiniuj jasne etapy lejka – np. Lead → Zweryfikowany lead → Oferta → Zamknięcie
• Regularnie aktualizuj dane – żeby raporty odzwierciedlały bieżące działania
• Segmentuj dane – według produktu, branży, handlowca czy kanału marketingowego
• Wizualizuj wyniki – wykresy i dashboardy pomogą szybciej zrozumieć trendy
• Porównuj wyniki w czasie – żeby widzieć, co się zmienia i gdzie można poprawić

Jak stworzyć raport lejka sprzedażowego w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Kolumny: Etap lejka, Liczba leadów, Wskaźnik konwersji (%), Wskaźnik odpadu (%), Średni czas na etapie (dni).

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Wskaźnik konwersji (%):
=(Leady z kolejnego etapu / Leady z poprzedniego etapu) * 100

Wskaźnik odpadu (%):
=100 - Wskaźnik konwersji

Całkowita konwersja lejka:
=(Leady z ostatniego etapu / Leady z pierwszego etapu) * 100

Krok 3: Stwórz wykres lejka

Zaznacz kolumny Etap lejka i Liczba leadów, przejdź do Wstawianie → Wodospadowy i giełdowy → Wykres lejka.

Krok 4: Zastosuj formatowanie warunkowe

Podświetl niskie konwersje na czerwono, wysokie na zielono. Użyj pasków danych, żeby szybko zobaczyć, gdzie najwięcej leadów odpada.

Zamiast robić raporty ręcznie – postaw na CRM

Jeśli nadal trzymasz dane sprzedażowe w Excelu zamiast korzystać z CRM-a, to tracisz masę czasu i nie masz dostępu do danych w czasie rzeczywistym. Excel nie zrobi za Ciebie wszystkiego – to po prostu arkusz kalkulacyjny, a nie centralna platforma do zarządzania sprzedażą.

Jeśli wpisujesz dane ręcznie, łatwo o nieścisłości między notatkami a tym, co widnieje w arkuszu. A to może oznaczać niepełne lub błędne informacje. Co gorsza – kluczowe dane mogą po prostu zniknąć, zwłaszcza jeśli chodzi o transakcje, które nie zakończyły się sukcesem. W efekcie nie da się rzetelnie ocenić pracy zespołu.

Livespace dodatkowo wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy danych historycznych i trendów. Dzięki temu możesz trafnie prognozować przyszłą sprzedaż, ustalać realne cele i lepiej planować kolejne kroki.

Co więcej – Livespace łatwo połączysz z innymi narzędziami (np. przez Zapier czy Make), więc dane synchronizują się automatycznie. To duży plus – bo szybciej zareagujesz na zmiany i podejmiesz lepsze decyzje w oparciu o to, co naprawdę dzieje się w sprzedaży.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatne demo i przekonaj się, jak łatwo możesz analizować dane sprzedażowe dzięki raportom w czasie rzeczywistym.

Najczęściej zadawane pytania