7 najczęściej używanych raportów sprzedażowych (z darmowymi szablonami Excel do pobrania)

Próba usprawniania jakiegokolwiek procesu lub produktu bez danych to trochę jak błądzenie po lesie bez kompasu – łatwo się zgubić i trudno trafić na właściwą ścieżkę. Tak samo jest ze sprzedażą. Jeśli nie zbierasz danych i nie analizujesz ich na większą skalę, nie wiesz, co działa, a co nie – ani dlaczego. Dlatego nawet jeśli masz mały zespół sprzedaży, warto śledzić wszystkie szanse – te wygrane i przegrane – żeby lepiej domykać “deale” i zwiększać przychody.

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania typu: „jak powinien wyglądać raport sprzedażowy?” albo „co powinno się w nim znaleźć?”. Stworzyłem też 7 gotowych szablonów, które możesz pobrać i od razu wykorzystać do ogarnięcia swoich wyników.

7 typów raportów sprzedażowych, które możesz wykorzystać

To, jak przygotować raport sprzedażowy, zależy od tego, jaki jego rodzaj chcesz stworzyć. Poniżej znajdziesz najważniejsze typy raportów – razem z gotowymi szablonami Excel, które możesz od razu wykorzystać.

1. Raport etapów sprzedaży (pipeline)

Znany również jako raport pipeline (zwłaszcza w kilku języcznych zespołach sprzedażowych), pokazuje on wszystkie potencjalne szanse sprzedaży oraz to, na jakim etapie w procesie sprzedaży się znajdują. Pomaga on oszacować prawdopodobieństwo konwersji, prognozować przychody i optymalizować strategie sprzedażowe.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Dzięki niemu możesz monitorować, jak poszczególne leady przechodzą między etapami – od pierwszego kontaktu aż po finalizację. Lejek sprzedażowy pomaga też lepiej prognozować wyniki – pokazuje, które deale mają największe szanse na domknięcie oraz jaka jest ich szacowana wartość.

Ale to nie wszystko. Ten raport pozwala również wychwycić blokady – pokazuje, na którym etapie potencjalni klienci zatrzymują się w procesie, dzięki czemu zespół może szybciej zareagować i poprawić to, co nie działa. Dzięki takim wnioskom można lepiej dopasować strategię sprzedaży i zwiększyć skuteczność działań.

Lev Tretyakov, CEO i szef sprzedaży w Fortador, powiedział mi, że przeprowadzili analizę pipeline’u po tym, jak zauważyli, że większość zakwalifikowanych prospektów znika bez zapowiedzi. Osoby te znikały na etapie zapoznawania się z produktem – zanim jeszcze umówiły się na rozmowę. Z raportu wynikło, że potencjalni klienci czuli się przytłoczeni nadmiarem technicznych informacji. W materiałach edukacyjnych, które otrzymywali potencjalni klienci, roiło się od danych o zużyciu paliwa czy stopach oszczędności. Firma była z udostępniania klientom tych danych dumna, ale – jak się okazało – nie wszystkie miały znaczenie z perspektywy klientów.

„Uprościliśmy nasze materiały – przygotowaliśmy krótkie, konkretne filmiki pokazujące nasze parownice w użyciu. Do tego ‘uczłowieczyliśmy’ dane i zadaliśmy jedno proste pytanie: “który z tych trzech efektów – oszczędność czasu, pieniędzy czy poprawa jakości – jest dla Ciebie najważniejszy?”. To dało klientom powód, żeby znów się z nami skontaktować. W efekcie odnotowaliśmy 9% wzrost liczby leadów, które przeszły z pierwszego etapu edukowania potencjalnego klienta do umawianych rozmów,” powiedział Tretyakov.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Liczba szans na każdym etapie: Monitorowanie liczby aktywnych szans sprzedażowych na poszczególnych etapach procesu pozwala ocenić, gdzie kumuluje się najwięcej potencjału i gdzie mogą występować zatory.
• Łączna wartość lejka: Suma wartości wszystkich aktywnych szans sprzedażowych – pokazuje potencjalny przychód w danym okresie.
• Współczynnik wygranych (win rate): Procentowa liczba zamkniętych sukcesem transakcji w stosunku do ogólnej liczby szans sprzedażowych.
• Średnia wartość transakcji: Średnia wartość jednej wygranej sprzedaży w danym okresie. Oblicza się ją dzieląc całkowity przychód przez liczbę zamkniętych transakcji.
• Długość cyklu sprzedaży: Średni czas potrzebny na zamknięcie transakcji – od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem do podpisania umowy.

Dobre praktyki:

• Regularna aktualizacja danych: Dane powinny być uzupełniane na bieżąco – tylko wtedy prognozy sprzedaży mają sens i są wiarygodne.
• Segmentacja raportów: Nie wrzucaj wszystkich klientów do jednego worka. Analizuj dane według produktów, przedstawicieli handlowych, branży czy regionu. W Livespace korzystamy z różnych lejków sprzedażowych, dopasowanych do branży klienta czy wielkości zespołu sprzedażowego. Inaczej wygląda proces zakupowy w software housie, a inaczej w firmie produkcyjnej czy korporacji. Traktowanie wszystkich klientów jednakowo po prostu nie działa.
• Analiza współczynników konwersji: Sprawdzaj, na których etapach lejka występuje największy spadek i skup się na ich usprawnieniu – np. poprawie follow-upów, lepszym kwalifikowaniu leadów czy skróceniu czasu reakcji.

Jak stworzyć raport pipeline w Excelu?

Krok 1: Przygotuj tabelę danych

Otwórz Excel i stwórz tabelę z następującymi kolumnami:

• Nazwa transakcji – nazwa potencjalnego klienta lub szansy sprzedażowej
• Data utworzenia – data rozpoczęcia procesu (potrzebna do obliczenia długości cyklu sprzedaży)
• Nazwa firmy
• Osoba kontaktowa – z kim się kontaktujesz
• Handlowiec – osoba odpowiedzialna za transakcję
• Etap transakcji – aktualny etap (np. Lead, Zakwalifikowany, Wysłana oferta, Negocjacje, Wygrana/Przegrana)
• Wartość transakcji – szacunkowy przychód z danej transakcji
• Prawdopodobieństwo (%) – szansa na wygraną
• Oczekiwany przychód – Wartość × Prawdopodobieństwo
• Data zamknięcia – przewidywana lub faktyczna data zakończenia

Krok 2: Wprowadź dane

Uzupełnij wiersze danymi dotyczącymi Twoich aktualnych szans sprzedażowych.

Krok 3: Oblicz kluczowe metryki za pomocą formuł

•  Całkowita wartość lejka

=SUMA(E:E)

• Wartość prognozowana (ważona)

=SUMA(F:F)

• Współczynnik wygranych (win rate)

=LICZ.JEŻELI(G:G; “Wygrana”) / (LICZ.JEŻELI(G:G; “Wygrana”) + LICZ.JEŻELI(G:G; “Przegrana”))

• Średnia wartość transakcji (tylko wygrane)

=ŚREDNIA.JEŻELI(G:G; “Wygrana”; E:E)

• Długość cyklu sprzedaży

Jeśli kolumna B to „Data utworzenia”, a H to „Data zamknięcia”:

=ŚREDNIA(H:H – B:B)

(Upewnij się, że kolumny zawierają daty w prawidłowym formacie)

Krok 4: Stwórz wykres pipeline

Zaznacz dane z kolumn Etap transakcji i Wartość transakcji

Przejdź do Wstawianie > Wykresy > Wykres słupkowy skumulowany (Skumulowany słupek)

Sformatuj wykres, aby wizualnie pokazywał liczbę transakcji na każdym etapie

Krok 5: Użyj formatowania warunkowego

Zastosuj formatowanie warunkowe, aby wyróżnić:

• Transakcje o wysokiej wartości
• Transakcje opóźnione
• Transakcje zbliżające się do deadline’u

Jeśli nie chcesz tworzyć tego samodzielnie, mamy gotowe szablony. Zostaw maila, a wyślemy je prosto do Twojej skrzynki.  

2. Raport współczynnika konwersji

Raport współczynnika konwersji śledzi procent leadów, które przechodzą przez poszczególne etapy lejka sprzedażowego i ostatecznie stają się klientami. Pomaga firmom zrozumieć, jak skuteczny jest ich proces sprzedaży, zidentyfikować słabe punkty i poprawić strategię, aby sfinalizować więcej transakcji.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dobrze działa Twój zespół sprzedaży, raport współczynnika konwersji to kluczowy wskaźnik. Dzięki niemu możesz zidentyfikować etapy lejka sprzedażowego, które wymagają poprawy, takie jak kwalifikacja leadów czy składanie ofert. Analiza przeszłych trendów konwersji pomoże Ci lepiej prognozować wyniki i dokładniej przewidywać przychody.

Adam Yong, założyciel Agility Writer, powiedział mi, że korzystanie z raportu współczynnika konwersji pokazało, że ich strategia contentowa generowała ruch, ale nie przekładała się na konwersje. Zdał sobie sprawę, że problemem był brak jasnych wezwań do działania (CTA) i dopasowanego komunikatu, który odpowiadałby intencjom użytkowników.

„Po głębszej analizie zoptymalizowaliśmy nasze strony i poprawiliśmy podejście do follow-up’ów. Dzięki tym zmianom nasze konwersje wzrosły o 20%. Śledzenie tego wskaźnika pomogło nam nie tylko przyciągać odwiedzających, ale przede wszystkim zamieniać ich w rzeczywistych klientów. Zrozumienie współczynnika konwersji daje jasny obraz tego, co działa, a co wymaga poprawy,” dodał Yong.

Krzysztof Kowalczyk, szef sprzedaży w TimeCamp, również jest dużym zwolennikiem raportów konwersji. Powiedział mi, że pomagają im nie tylko sprawdzić, jak skuteczne są strategie konwersji leadów, ale także gdzie znajdują się największe wyzwania w procesie sprzedaży. Kowalczyk mówi, że zespół sprzedażowy analizuje konwersje z różnych perspektyw:

“Konwersja pomiędzy poszczególnymi etapami sprzedaży – pozwala to zidentyfikować, gdzie tracimy potencjalnych klientów i które etapy wymagają optymalizacji.
Konwersja do zakupu przez przedstawiciela handlowego – pomaga zrozumieć, którzy członkowie zespołu są bardziej efektywni w obsłudze dużych klientów. Jeśli tak, możemy wdrożyć ich najlepsze praktyki w całym zespole.
Konwersja do zakupu według segmentu klientów (małe/średnie przedsiębiorstwa vs. korporacje) – pozwala dopasować strategię do różnych grup klientów.
Konwersja do zakupu w czasie (kwartalne/miesięczne) – pomaga śledzić sezonowość sprzedaży i dostosować działania w kluczowych momentach.”

Kowalczyk zaznaczył, że zwykle przeprowadza te analizy raz w miesiącu, ponieważ cykl sprzedaży w ich firmie trwa od 2 tygodni do 3 miesięcy.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Współczynnik konwersji lead-do-klienta: (wygrane transakcje/całkowite leady) × 100
• Współczynnik konwersji MQL do SQL: (liczba SQL / liczba MQL) × 100
• Współczynnik konwersji leadów sprzedażowych do klientów: (liczba klientów / liczba leadów sprzedażowych) × 100
• Współczynniki konwersji pomiędzy etapami lejka: procent leadów przechodzących przez każdy etap lejka
• Współczynnik wygranych (win rate): procent zamkniętych transakcji w stosunku do całkowitej liczby szans sprzedażowych
• Koszt pozyskania klienta (CAC): całkowity wydatki na sprzedaż i marketing na pozyskanie klienta
• Czas do konwersji: średni czas potrzebny do przekształcenia prospektu w klienta.

Dobre praktyki:

• Segmentacja danych – analizuj współczynniki konwersji według źródła leadów, przedstawicieli handlowych lub regionu
• Ustalanie benchmarków – porównaj z branżowymi średnimi lub przeszłymi wynikami
• Identyfikacja punktów spadku – poprawiaj komunikację lub follow-upy w słabych etapach.

Jak stworzyć raport współczynnika konwersji w Excelu?

Krok 1: Przygotuj tabelę danych

Otwórz Excel i stwórz tabelę z następującymi kolumnami:

• Nazwa etapu – etapy lejka (np. wizyta na stronie, lead, lead zakwalifikowany do sprzedaży (SQL), propozycja, wygrana)
• Liczba leadów – całkowita liczba leadów na każdym etapie
• Współczynnik konwersji (%) – procent leadów przechodzących do następnego etapu

Krok 2: Wprowadź dane

Wprowadź liczbę leadów na każdym etapie w zależności od danych w lejku sprzedażowym.

Krok 3: Zastosuj formuły dla kluczowych wskaźników

Współczynnik konwersji pomiędzy etapami:

= (Liczba leadów na bieżącym etapie / Liczba leadów na poprzednim etapie) * 100

Współczynnik konwersji ogólny (Lead do klienta):

= (Leadów wygranych / Całkowita liczba leadów) * 100

Średni czas do konwersji (jeśli śledzisz daty leadów):


=ŚREDNIA(Data zamknięcia – Data utworzenia leadu)

Krok 4: Stwórz wykres 

Zaznacz dane z kolumn Nazwa etapu i Liczba leadów

Przejdź do Wstawianie > Wykresy > Wykres słupkowy skumulowany (dopasuj, aby przypominał lejek).

Sformatuj wykres, aby wizualizował spadki na każdym etapie.

Krok 5: Zastosuj formatowanie warunkowe

Zastosuj formatowanie warunkowe, aby wyróżnić:

• Niskie współczynniki konwersji na czerwono, by dostrzec słabe punkty
• Etapy o wysokiej konwersji na zielono

3. Raport prognozy sprzedaży

Raport prognozy sprzedaży przewiduje przyszłe wyniki sprzedaży na podstawie analizy wyników z przeszłości, trendów rynkowych oraz obecnych działań sprzedażowych. Pomaga firmom planować i dostosowywać strategie, aby utrzymać się na właściwej ścieżce.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Dzięki raportowi prognozy sprzedaży, firmy mogą efektywnie przydzielać zasoby, takie jak budżet, personel i zapasy. Ustalając realistyczne cele i identyfikując potencjalne wyzwania na wczesnym etapie, przedsiębiorstwa mogą dostosować swoje strategie, aby pozostać przygotowanymi na zmiany. Ostatecznie raport prognozy sprzedaży pozwala utrzymać wysiłki sprzedażowe zgodne z celami firmy, co przekłada się na lepsze wyniki. Jak wyjaśnia Austin Rulfs, dyrektor Zanda Wealth Mortgage Brokers:

„Analizując nasz raport prognozy sprzedaży, zauważyliśmy wąskie gardło pomiędzy początkową konsultacją a aplikacją kredytową. Wielu potencjalnych klientów szukało informacji, ale nie podjęło dalszych kroków, co nas zaskoczyło, ponieważ sądziliśmy, że nasze sesje konsultacyjne były kompleksowe. To odkrycie skłoniło nas do zmiany. Nasz proces konsultacyjny teraz dostarcza indywidualne plany kroków aplikacji dla każdego klienta. Regularne spotkania kontrolne teraz zapewniają pomoc klientom, a dodany proces finalizacji aplikacji kredytowej doprowadził do wyższej satysfakcji klientów i wyższych przychodów organizacyjnych.”

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Prognozowana łączna sprzedaż – przychody, które firma spodziewa się uzyskać w danym okresie na podstawie wyników z przeszłości oraz aktualnych trendów.
• Dane sprzedaży z przeszłości – informacje o sprzedaży z poprzednich okresów, takie jak przychody i szczegóły transakcji, które pomagają firmom dostrzegać trendy i dokonywać trafniejszych prognoz.
• Współczynniki konwersji na poszczególnych etapach lejka – procent leadów, które przechodzą z jednego etapu procesu sprzedaży do kolejnego.
• Średnia wartość transakcji – typowa wartość zamkniętej transakcji, obliczana przez podzielenie całkowitych przychodów przez liczbę zamkniętych transakcji.
• Czas zamknięcia – średni czas, jaki potrzeba, aby przekształcić lead w klienta, od pierwszego kontaktu do finalizacji transakcji.

Dobre praktyki:

• Używaj dokładnych danych – bazuj na danych z przeszłości, aktualnych danych pipeline’u i trendach rynkowych, aby prognoza była jak najbardziej precyzyjna.
• Segmentuj dane – podziel prognozę według produktu, regionu lub zespołu sprzedażowego, aby uzyskać bardziej szczegółowe wnioski.
• Ustal jasne założenia – zdefiniuj czynniki wpływające na prognozę (np. sezonowość, warunki ekonomiczne), aby wyjaśnić, w jaki sposób dokonano szacunków.
• Uwzględniaj etapy sprzedaży – śledź transakcje przez różne etapy lejka (np. prospecting, negocjacje), aby lepiej zrozumieć prawdopodobieństwo konwersji.
• Współpracuj z zespołem sprzedażowym – zbieraj informacje od przedstawicieli handlowych, którzy mają bezpośrednią wiedzę na temat potencjalnych transakcji i mogą udzielić cennych wskazówek.
• Regularnie aktualizuj prognozy – dostosowuj prognozy okresowo, aby uwzględnić nowe dane, zmiany trendów rynkowych lub inne zmiany.

Jak stworzyć raport prognozy sprzedaży w Excelu?

Krok 1: Przygotuj kolumny

• Kolumna A: Data (np. miesiące, kwartały)
• Kolumna B: Prognozowana sprzedaż (szacowane przychody na dany okres)
• Kolumna C: Sprzedaż z przeszłości (faktyczna sprzedaż z poprzednich okresów)
• Kolumna D: Różnica (Prognozowana sprzedaż – Sprzedaż z przeszłości)
• Kolumna E: Dostosowana prognoza (w celu uwzględnienia zmian rynkowych)

Krok 2: Wprowadź dane

• Wprowadź dane historyczne w kolumnie Sprzedaż z przeszłości.
• Prognozuj przyszłą sprzedaż w kolumnie Prognozowana sprzedaż na podstawie danych z przeszłości lub metod opartych na danych (np. procent wzrostu lub średnia sprzedaż miesięczna).

Krok 3: Dodaj formuły

• Różnica: W kolumnie D oblicz różnicę między prognozowaną a rzeczywistą sprzedażą, używając formuły =B2-C2.
• Dostosowana prognoza: W kolumnie E dostosuj prognozę na podstawie zmian warunków rynkowych (np. jeżeli zmieniają się warunki rynkowe o 5%, można dostosować wartość prognozy mnożąc ją przez 1,05).

Krok 4: Wizualizacja

• Zaznacz dane i stwórz wykres liniowy lub słupkowy, aby wizualizować trendy i dokładność prognoz.

4. Wygrane vs. przegrane transakcje

Raport wygranych i przegranych transakcji pokazuje wszystkie zakończone szanse sprzedażowe – jasno rozróżniając te zakończone sukcesem (wygrane) i te, których nie udało się sfinalizować (przegrane). To narzędzie, które ułatwia analizę czynników mających realny wpływ na wynik każdej sprzedaży.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Taki raport to absolutna podstawa, jeśli chcesz wyciągać konkretne wnioski z procesu sprzedażowego. Pozwala on zidentyfikować schematy, które albo pomagają w zamknięciu sprzedaży, albo skutecznie ją blokują. Na tej podstawie możesz lepiej dopasować strategię sprzedaży – np. ulepszyć ofertę wartości (value proposition), dopracować sposób prezentacji produktu, albo zmienić kryteria kwalifikowania leadów.

Choć nie jest to typowy raport prognozujący sprzedaż, to daje jasne wskazówki, jak może wyglądać Twój wskaźnik sukcesu (win rate) przy obecnej strategii.

Arsen Misakyan, założyciel firmy LAXcar, przyznał, że ten typ raportu całkowicie odmienił sposób, w jaki jego zespół podchodzi do sprzedaży.

“Gdy zaczęliśmy dokładnie analizować powody każdej wygranej i przegranej transakcji, okazało się, że spora część przegranych – około 30–35% – wynikała z nieporozumień dotyczących naszych usług premium i dostępności w określonych terminach,”  wyjaśnia Misakyan.

Wielu potencjalnych klientów wybierało konkurencję, która oferowała szybszą reakcję na zmiany w zamówieniach lub bardziej elastyczne ceny w sezonach wysokiego zapotrzebowania.

W odpowiedzi firma wprowadziła konkretne zmiany:

• zaktualizowano szkolenia sprzedażowe, aby handlowcy lepiej prezentowali unikalną wartość marki i radzili sobie z obiekcjami cenowymi
• wprowadzono opcjonalny system rezerwacji w godzinach szczytu, by lepiej dopasować ofertę do oczekiwań klientów

“W kolejnym kwartale nasz win rate wzrósł o 22%, a satysfakcja klientów poszła za tym wynikiem,” dodaje Misakyan.

Ten raport nie tylko pokazał zespołowi, gdzie tracili klientów, ale też dał jasne liczby, które zainspirowały realne zmiany w podejściu do sprzedaży i obsługi klienta.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Wygrane transakcje – liczba transakcji, które zakończyły się sukcesem
• Przegrane transakcje – liczba szans sprzedażowych, które nie zostały zamknięte pomyślnie
• Wskaźnik wygranych (Win rate) – procent transakcji zakończonych sukcesem
  Formuła: (Wygrane transakcje / (Wygrane + Przegrane)) * 100
• Wskaźnik przegranych (Loss rate) – procent transakcji, które zostały utracone
  Formuła: (Przegrane transakcje / (Wygrane + Przegrane)) * 100
• Średnia wartość wygranej transakcji – przeciętna kwota transakcji zakończonej sukcesem
• Średnia wartość przegranej transakcji – przeciętna kwota transakcji, która została utracona
• Powody utraty transakcji – najczęstsze przyczyny niepowodzenia (np. zbyt wysoka cena, konkurencja, brak pilności po stronie klienta)

Dobre praktyki:

• Kategoryzuj wyniki transakcji – poza podstawowym podziałem na wygrane i przegrane, zapisuj też konkretne powody utraty danej szansy
• Regularnie aktualizuj dane – tylko wtedy zobaczysz, jak zmiany w strategii przekładają się na wyniki
• Szukaj schematów – powtarzające się powody przegranych transakcji to cenne źródło wiedzy o przeszkodach w procesie sprzedaży
• Śledź wyniki poszczególnych handlowców – jeśli korzystasz z raportu w Excelu, dodaj osobną kolumnę z imieniem handlowca i analizuj jego skuteczność. To pomoże zidentyfikować obszary do poprawy lub osoby, które mogą dzielić się dobrymi praktykami
• Używaj wizualizacji – oprócz podstawowych wykresów z podziałem na wygrane/przegrane, warto dodać np. wykres kołowy pokazujący najczęstsze powody utraty transakcji. Taka prezentacja danych jest czytelna i przekonująca, szczególnie dla zespołów czy osób zarządzających

Jak stworzyć raport „Wygrane vs. przegrane transakcje” w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Utwórz nową tabelę w Excelu z następującymi kolumnami:

• Nazwa transakcji – nazwa szansy sprzedażowej lub klienta
• Handlowiec – osoba odpowiedzialna za domknięcie sprzedaży
• Wartość transakcji – wartość szansy sprzedażowej (przychód)
• Etap transakcji – aktualny status (np. Wysłano ofertę, Negocjacje, Zamknięta – wygrana, Zamknięta – przegrana)
• Data zamknięcia – kiedy transakcja została zakończona
• Wynik transakcji – rezultat: Zamknięta – wygrana lub Zamknięta – przegrana
• Powód utraty – jeśli dotyczy; np. Cena, Konkurencja, Timing, Brak zainteresowania

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Po wypełnieniu tabeli, dodaj poniższe formuły, aby obliczać dane automatycznie:

Łączna liczba zamkniętych transakcji (Wygrane + Przegrane)

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”) + LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”)

Liczba wygranych transakcji

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”)

Liczba przegranych transakcji

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”)

Wskaźnik wygranych (Win Rate) [%]

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”) / (LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”) + LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”)) * 100

Wskaźnik przegranych (Loss Rate) [%]

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”) / (LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”) + LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”)) * 100

Średnia wartość wygranych transakcji

=ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”;C2:C100)

Średnia wartość przegranych transakcji

=ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – przegrana”;C2:C100)

Krok 3: Stwórz wykres „Deals Won vs. Deals Lost”

• Zaznacz dane z kolumn: Wynik transakcji i Wartość transakcji
• Przejdź do Wstawianie → Wykresy
• Wybierz wykres kołowy lub słupkowy, żeby zobrazować proporcje wygranych i przegranych transakcji

Dostosuj wykres:

• Dodaj etykiety danych (np. liczba transakcji i wartości)
• Użyj kontrastujących kolorów – np. zielony dla wygranych, czerwony dla przegranych
• Zmień tytuł wykresu i opisy osi, by były czytelne

Krok 4: Dodaj metryki podsumowujące

W widocznym miejscu stwórz panel z podsumowaniem:

• Liczba zamkniętych transakcji
• % Wygranych
• % Przegranych
• Średnia wartość wygranych
• Średnia wartość przegranych

Krok 5: Użyj formatowania warunkowego (dla wizualnej analizy)

• Podświetl wygrane transakcje na zielono w kolumnie „Wynik transakcji”
• Użyj czerwonego koloru dla przegranych, by zaznaczyć potencjalne problemy
• Zastosuj paski danych (Data Bars) w kolumnie Wartość transakcji, żeby szybko wychwycić transakcje o największej i najmniejszej wartość.

5. Średnia wartość transakcji

Raport średniej wartości transakcji pozwala obliczyć, ile przeciętnie warta jest zamknięta sprzedaż. Dotyczy zarówno wygranych, jak i przegranych szans sprzedażowych – dzięki temu możesz lepiej ocenić realny wpływ działań sprzedażowych na wyniki finansowe firmy.
Tego typu raporty są szczególnie przydatne, gdy chcesz sprawdzić, jak skutecznie Twój zespół domyka transakcje o wyższej wartości.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Śledzenie średniej wartości transakcji pozwala sprawdzić, czy trafiasz do odpowiednich klientów i czy obecna strategia cenowa naprawdę działa. To daje Ci jasne wskazówki, co warto poprawić w lejku sprzedażowym i całej strategii, żeby zwiększyć rentowność działań.

Znajomość średniej wartości transakcji pomaga również lepiej prognozować przychody i skupić się na tych szansach sprzedażowych, które mają największy potencjał – co przekłada się na wyższe zyski.

Jedną z branż, w której raporty średniej wartości transakcji są naprawdę cennym źródłem danych finansowych, jest rynek nieruchomości.

Sebastian Wade, konsultant ds. nieruchomości w Eden Emerald Mortgages, powiedział, że raporty tego typu pomagają mu zrozumieć, jakich typów nieruchomości szukają klienci i w jaki sposób jego firma wypada na tle oczekiwań rynkowych.

“Kiedy przeglądam swoje raporty sprzedażowe, śledzę, ile wysokiej klasy nieruchomości sprzedajemy miesięcznie. Jeśli widzę, że średnia wartość transakcji rośnie, to znak, że skutecznie trafiam do segmentu premium. Tacy klienci oczekują wyższej jakości obsługi i często mają dostęp do bardziej konkurencyjnych opcji finansowania.

Z kolei, jeśli ta wartość spada, to sygnał, że warto przyjrzeć się typowi ofert, na których się koncentruję – i ewentualnie skorygować swoją strategię,” powiedział.

Wade dodaje, że dzięki tym raportom może szybko reagować na zmiany na rynku i dostosowywać sposób działania, by utrzymać stabilną sprzedaż i jakość obsługi.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Całkowity przychód – łączny przychód wygenerowany ze wszystkich zamkniętych transakcji w danym okresie
• Liczba zamkniętych transakcji – liczba zakończonych sukcesem sprzedaży w analizowanym czasie
• Średnia wartość transakcji – przeciętna wartość zamkniętej sprzedaży
  Formuła: Całkowity przychód / Liczba zamkniętych transakcji
• Rozkład wartości transakcji – podział transakcji według ich wielkości (np. małe, średnie, duże), który pomaga dostrzec wzorce i trendy
• Wskaźnik wygranych wg wielkości transakcji – konwersja w zależności od typu transakcji (np. ile procent transakcji dużych kończy się sukcesem vs. małych)
• Przychód na handlowca – średnia wartość transakcji zamkniętych przez poszczególnych przedstawicieli handlowych

Dobre praktyki:

• Segmentuj transakcje według wartości – dzięki temu łatwiej zauważysz trendy, określisz dominujące typy transakcji i lepiej zrozumiesz strukturę sprzedaży
• Porównuj efektywność w czasie – analizuj średnią wartość transakcji w różnych okresach, żeby zauważyć zmiany i ocenić, czy nowe strategie przynoszą realne efekty (pamiętaj, by porównywać podobne okresy: np. Q1 do Q1, miesiąc do miesiąca)
• Analizuj wyniki poszczególnych handlowców – warto wiedzieć, kto najlepiej radzi sobie z większymi transakcjami – dzięki temu możesz zaangażować te osoby do kluczowych klientów albo wesprzeć słabszych członków zespołu
• Zwracaj uwagę na czynniki zewnętrzne – sezonowość, zmiany rynkowe czy nowe trendy mogą mieć duży wpływ na wzrost lub spadek średniej wartości transakcji. Uważne śledzenie tych elementów pozwoli lepiej interpretować dane

Jak stworzyć raport średniej wartości transakcji w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Otwórz nowy arkusz Excela i utwórz tabelę z następującymi kolumnami:

• Nazwa transakcji – nazwa transakcji lub klienta
• Handlowiec – osoba odpowiedzialna za domknięcie sprzedaży
• Wartość transakcji – kwota transakcji (przychód)
• Etap transakcji – aktualny etap w lejku sprzedażowym (np. Wysłano ofertę, Negocjacje, Zamknięta – wygrana, Zamknięta – przegrana)
• Data zamknięcia – kiedy transakcja została oficjalnie zakończona
• Wynik transakcji – rezultat sprzedaży (np. Zamknięta – wygrana, Zamknięta – przegrana)

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Po wprowadzeniu danych możesz dodać formuły, które automatycznie policzą najważniejsze wskaźniki:

Całkowity przychód

Suma wartości wszystkich zamkniętych transakcji:

=SUMA(C2:C100)

(zakładamy, że wartości transakcji są w kolumnie C)

Liczba zamkniętych transakcji (Closed-Won)

Liczba transakcji oznaczonych jako Zamknięta – wygrana:

=LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”)

(zakładamy, że wynik transakcji jest w kolumnie F)

Średnia wartość transakcji (tylko dla Closed-Won)

Uśredniona wartość wyłącznie dla wygranych transakcji:

=ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”;C2:C100)

Przychód na transakcję (średnio)

Średni przychód na jedną wygraną transakcję:

=SUMA(C2:C100) / LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”)

Krok 3: Stwórz wykres wydajności transakcji

• Zaznacz dane: kolumny Wartość transakcji i Wynik transakcji
• Wstaw wykres:
  Przejdź do Wstawianie → Wykres kolumnowy lub kołowy i wybierz typ wykresu (np. słupkowy – świetnie nadaje się do porównania wartości)
• Dostosuj wykres:
  • Dodaj etykiety danych (pokazujące kwoty)
  • Użyj kontrastowych kolorów, by łatwiej porównać transakcje
  • Zmień etykiety osi dla lepszej czytelności

Krok 4: Dodaj metryki podsumowujące

Stwórz sekcję z podsumowaniem danych, gdzie obliczysz:

• Całkowity przychód – =SUMA(C2:C100)
• Średnia wartość transakcji – =ŚREDNIA.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”;C2:C100)
• Liczba zamkniętych transakcji – =LICZ.JEŻELI(F2:F100;”Zamknięta – wygrana”)
• Przychód na handlowca – możesz użyć SUMA.WARUNKÓW() lub ŚREDNIA.WARUNKÓW(), by obliczyć średnią wartość na każdego handlowca

Przykład (dla handlowca „Anna” w kolumnie B):

=ŚREDNIA.WARUNKÓW(C2:C100;B2:B100;”Anna”;F2:F100;”Zamknięta – wygrana”)

Krok 5: Zautomatyzuj analizę dzięki formatowaniu warunkowemu

• Wyróżnij duże transakcje (np. powyżej 200 000 zł) – ustaw kolor zielony w kolumnie C
• Wyróżnij małe transakcje (np. poniżej 20 000 zł) – kolor czerwony
• Dodaj paski danych (Data Bars) w kolumnie Wartość transakcji, by szybko zobaczyć rozpiętość między transakcjami

6. Raport z rozmów sprzedażowych

Raport z rozmów sprzedażowych pokazuje, jak skuteczne są działania sprzedażowe prowadzone przez telefon. Śledzisz w nim kluczowe wskaźniki, takie jak liczba rozmów, ich długość czy efekt końcowy. Dzięki temu widzisz, jak zespół radzi sobie z rozmowami i w jaki sposób może lepiej angażować potencjalnych klientów.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Monitorowanie rozmów sprzedażowych to absolutna podstawa – nawet jeśli korzystasz z różnych kanałów dotarcia do klientów. Taki raport pozwala ocenić skuteczność działań zespołu i sprawdzić, jak często rozmowy telefoniczne kończą się konwersją.

Dzięki analizie danych z rozmów możesz łatwo dostrzec, jakie są reakcje klientów i gdzie ewentualnie odpadają. To z kolei pomaga dopracować strategię follow-upów oraz ulepszyć sposób, w jaki prezentujesz ofertę i komunikujesz się z odbiorcami.

Moim zdaniem ten raport jest wartościowy nie tylko dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż telefoniczną, ale dla całej firmy – bo zawiera bezpośredni feedback od potencjalnych klientów. Wnioski z niego można potem wykorzystać do ulepszenia całej strategii kontaktu z rynkiem.

Z perspektywy operacyjnej taki raport pomaga też lepiej zarządzać zespołem: dopasować częstotliwość rozmów, rozłożyć obciążenie między handlowców i skupić się na najbardziej obiecujących leadach – tam, gdzie warto włożyć najwięcej energii.

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Liczba wykonanych rozmów – ile rozmów sprzedażowych zostało przeprowadzonych w danym okresie
• Średni czas rozmowy – ile trwała przeciętna rozmowa z potencjalnym klientem
• Wskaźnik konwersji – procent rozmów, które zakończyły się pożądaną akcją (np. umówienie demo, zamknięcie sprzedaży)
• Wskaźnik follow-upów – ile rozmów wymagało dalszego kontaktu
• Wskaźnik sukcesu (win rate) – ile rozmów zakończyło się wprowadzeniem leada do lejka sprzedażowego
• Wskaźnik odpowiedzi – procent kontaktów, które odebrały telefon lub oddzwoniły
• Średnia liczba rozmów na transakcję – ile rozmów potrzeba średnio, by zamknąć jedną sprzedaż

Dobre praktyki:

• Ustandaryzuj logowanie rozmów – zadbaj o to, by każdy handlowiec uzupełniał kartę rozmowy. Dzięki temu dane będą spójne, a raporty – bardziej wiarygodne
• Śledź rezultaty rozmów – klasyfikuj wyniki rozmów za pomocą tagów, np. zainteresowany, wymaga follow-upu, niezainteresowany – to ułatwi analizę trendów
• Analizuj wyniki w czasie – porównuj dane z rozmów z różnych okresów, żeby sprawdzać, co się zmienia i gdzie są postępy
• Segmentuj raporty – według handlowca, regionu czy typu leada – szczególnie przy większych zespołach, działających na wielu rynkach. To pozwoli uzyskać bardziej szczegółowy obraz sytuacji

Jak stworzyć raport z rozmów sprzedażowych w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli

Otwórz Excel i utwórz tabelę z następującymi kolumnami:

• Data – data wykonania rozmowy
• Handlowiec – osoba odpowiedzialna za kontakt
• Nazwa leada – imię i nazwisko potencjalnego klienta
• Nazwa firmy – organizacja, do której należy lead
• Czas trwania rozmowy (minuty) – długość rozmowy
• Wynik rozmowy – efekt rozmowy (np. zainteresowany, wymaga follow-upu, niezainteresowany)
• Dalsze kroki – co trzeba zrobić po rozmowie (np. wysłać ofertę, umówić demo, brak dalszych działań)

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

Gdy tabela jest już gotowa, użyj formuł, by automatycznie liczyć najważniejsze wskaźniki:

• Liczba wykonanych rozmów
  Formuła: =LICZ(A2:A100) (zakładając, że daty rozmów są w kolumnie A)
• Średni czas rozmowy
  Formuła: =ŚREDNIA(E2:E100) (zakładając, że czas rozmowy jest w kolumnie E)
• Wskaźnik konwersji (%) – procent rozmów zakończonych sukcesem
  Formuła: (Liczba rozmów zakończonych sukcesem / Liczba wszystkich rozmów) * 100
  Przykład: Jeśli 20 na 100 rozmów zakończyło się sprzedażą lub umówieniem demo, to konwersja wynosi (20 / 100) * 100 = 20%
• Wskaźnik follow-upów (%) – ile rozmów wymaga dalszych działań
  Formuła: (Liczba rozmów wymagających follow-upu / Liczba wszystkich rozmów) * 100
  Przykład: Jeśli 30 rozmów z łącznej liczby 100 wymaga kolejnego kontaktu, to follow-up rate to 30%

Krok 3: Stwórz wykres efektywności rozmów sprzedażowych

• Zaznacz dane do wykresu
  Wybierz kolumny: Wynik rozmowy i Liczba rozmów według wyniku
• Wstaw wykres
  Przejdź do zakładki Wstawianie → Wykresy kolumnowe lub kołowe i wybierz opcję najlepiej pasującą do wizualizacji wyników rozmów
• Dostosuj wygląd wykresu
  Użyj narzędzi z zakładki Projekt wykresu, aby:
  • Dodać etykiety danych (liczby)
  • Zmienić kolory dla lepszej czytelności
  • Poprawić opisy osi

Krok 4: Dodaj podsumowanie najważniejszych wskaźników

Aby lepiej ocenić skuteczność rozmów, stwórz zestawienie podsumowujące:

• Liczba wszystkich rozmów – suma wszystkich kontaktów
• Rozmowy zakończone sukcesem (%) – jaki procent rozmów doprowadził do pożądanego efektu
• Średni czas rozmowy – ile średnio trwała rozmowa
• Wskaźnik follow-upów (%) – ile rozmów wymaga dalszego działania
• Wskaźnik zamknięcia sprzedaży (%) – jaki procent rozmów zakończył się finalną sprzedażą

Użyj prostych funkcji w Excelu, jak SUMA(), ŚREDNIA() i podstawowych działań matematycznych, aby te metryki aktualizowały się automatycznie.

Krok 5: Zautomatyzuj analizę dzięki formatowaniu warunkowemu

• Oznacz krótkie rozmowy (poniżej 2 minut) kolorem czerwonym – to mogą być mało efektywne kontakty
• Zaznacz rozmowy zakończone sukcesem na zielono – szybki wgląd w to, co działa
• Użyj pasków danych (Data Bars), by wizualnie pokazać długość rozmów i ich wyniki

7. Raport lejka sprzedażowego

Raport lejka sprzedażowego pokazuje, jak leady przechodzą przez kolejne etapy procesu sprzedaży – od pierwszego kontaktu aż po finalne zamknięcie transakcji. Dzięki niemu łatwiej zrozumieć, na jakim etapie klienci rezygnują i gdzie warto coś poprawić, żeby zwiększyć skuteczność sprzedaży.

Po co w ogóle z niego korzystać?

Śledząc lejek sprzedażowy, możesz zobaczyć, ile transakcji przechodzi przez każdy etap. Analizując, gdzie leady odpadają i jak się poruszają po lejku, łatwiej dostrzec schematy w ich zachowaniu i wychwycić ewentualne problemy w pracy zespołu.

Wnioski z takiego raportu można wykorzystać na wiele sposobów – na przykład do dopracowania strategii kontaktu, ustalenia częstotliwości follow-upów czy przydzielania najlepszych handlowców do najcenniejszych transakcji.

Zoe Rice, Marketing Managerka z 3 Men Movers, powiedziała mi, że sama regularnie korzysta z raportów lejka, żeby sprawdzić, jak zapytania zamieniają się w rezerwacje i co można jeszcze poprawić w całym procesie sprzedaży.

Podzieliła się historią, jak podczas analizy raportu odkryła, że sporo potencjalnych klientów odpadało już na etapie pierwszego zapytania.

“To był sygnał, że nasza początkowa komunikacja nie była wystarczająco angażująca, żeby przekształcić zapytania w rezerwacje. Zasugerowałam kilka zmian i dzięki temu liczba rezerwacji znacząco wzrosła,” mówi Rice. 

Między innymi zaproponowała zmianę szablonu odpowiedzi na zapytania, żeby był bardziej spersonalizowany i konkretny. Ulepszyła też follow-upy i dodała więcej opinii klientów oraz materiałów marketingowych na stronie, żeby zwiększyć zaufanie i wiarygodność marki. 

Kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Liczba leadów na wejściu do lejka – ilu potencjalnych klientów wchodzi na samym początku
• Wskaźnik konwersji – procent leadów przechodzących z jednego etapu do kolejnego
• Długość cyklu sprzedaży – ile średnio trwa zamknięcie transakcji
• Wskaźnik sukcesu (win rate) – procent zamkniętych z sukcesem transakcji
• Koszt pozyskania klienta (CAC) – ile kosztuje zdobycie jednego klienta
• Przychód na lead – średni przychód z jednego potencjalnego klienta
• Wskaźnik odpadu (drop-off) – ilu leadów odpada na poszczególnych etapach

Dobre praktyki:

• Zdefiniuj jasne etapy lejka – np. Lead → Zweryfikowany lead → Oferta → Zamknięcie
• Regularnie aktualizuj dane – żeby raporty odzwierciedlały bieżące działania
• Segmentuj dane – np. według produktu, branży, handlowca czy kanału marketingowego
• Wizualizuj wyniki – wykresy, dashboardy i grafiki pomogą szybciej zrozumieć trendy
• Porównuj wyniki w czasie – żeby widzieć, co się zmienia i gdzie można coś poprawić

Jak stworzyć raport lejka sprzedażowego w Excelu?

Krok 1: Wprowadź dane w formie tabeli
Utwórz w Excelu tabelę z kolumnami:

• Etap lejka – np. Odwiedziny na stronie, Rejestracja próbna, Umówione demo, Wysłana oferta, Zakończone transakcje
• Liczba leadów – ile osób znajduje się na danym etapie
• Wskaźnik konwersji (%) – ilu leadów przeszło dalej
• Wskaźnik odpadu (%) – ilu leadów odpadło
• Średni czas na etapie (dni) – ile średnio lead spędza na danym etapie

Krok 2: Dodaj formuły do kluczowych metryk

• Wskaźnik konwersji (%)
  Formuła: (Leady z kolejnego etapu / Leady z poprzedniego etapu) * 100
  Przykład: Jeśli z 1 000 odwiedzających, 100 osób zapisało się na próbę, to konwersja to 10%.
• Wskaźnik odpadu (%)
  Formuła: 100 – Wskaźnik konwersji
  Przykład: Jeśli konwersja wynosi 5%, to odpada 95% leadów.
• Całkowita konwersja lejka
  Formuła: (Leady z ostatniego etapu / Leady z pierwszego etapu) * 100
  Przykład: 50 000 odwiedzin → 150 transakcji = konwersja 0,3%

Krok 3: Stwórz wykres lejka

• Zaznacz kolumny: Etap lejka i Liczba leadów
• Wstaw wykres: Wstaw → Wodospadowy i giełdowy → Wybierz wykres lejka
• Dostosuj wygląd: dodaj etykiety, zmień kolory, popraw czytelność osi

Krok 4: Dodaj podsumowanie najważniejszych metryk

• Całkowita konwersja lejka
• Win rate – ile ofert kończy się sukcesem
• CAC – koszt pozyskania klienta
• Średnia wartość transakcji
• Całkowity przychód

Użyj prostych formuł: SUMA(), ŚREDNIA() i podstawowych działań matematycznych.

Krok 5: Zautomatyzuj raport za pomocą formatowania warunkowego

• Podświetl niskie konwersje na czerwono, wysokie na zielono
• Użyj pasków danych, żeby szybko zobaczyć, gdzie najwięcej leadów odpada

Zamiast robić raporty ręcznie – postaw na CRM

Jeśli nadal trzymasz dane sprzedażowe w Excelu zamiast korzystać z CRM-a, to tracisz masę czasu i nie masz dostępu do danych w czasie rzeczywistym. Excel nie zrobi za Ciebie wszystkiego – to po prostu arkusz kalkulacyjny, a nie centralna platforma do zarządzania sprzedażą. Jeśli wpisujesz dane ręcznie, łatwo o nieścisłości między notatkami a tym, co widnieje w arkuszu. A to może oznaczać niepełne lub błędne informacje. Co gorsza – kluczowe dane mogą po prostu zniknąć, zwłaszcza jeśli chodzi o transakcje, które nie zakończyły się sukcesem. W efekcie nie da się rzetelnie ocenić pracy zespołu.

Tutaj z pomocą przychodzi CRM, taki jak Livespace. Daje Ci pełen wgląd w wyniki sprzedaży i pozwala śledzić efektywność zespołu na bieżąco. Koniec z ręcznym wypełnianiem tabelek i zgadywaniem, co działa, a co nie. Wszystkie dane masz w jednym miejscu – przejrzyście i zawsze aktualnie.

Livespace dodatkowo wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy danych historycznych i trendów. Dzięki temu możesz trafnie prognozować przyszłą sprzedaż, ustalać realne cele i lepiej planować kolejne kroki.

Co więcej – Livespace łatwo połączysz z innymi narzędziami (np. przez Zapier czy Make), więc dane synchronizują się automatycznie. To duży plus – bo szybciej zareagujesz na zmiany i podejmiesz lepsze decyzje w oparciu o to, co naprawdę dzieje się w sprzedaży.

Podsumowując – Livespace upraszcza zarządzanie sprzedażą. Masz wszystko pod ręką: od lejka sprzedażowego po dokładne prognozy. Pełna kontrola, przejrzystość i zero chaosu.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatne demo i przekonaj się, jak łatwo możesz analizować dane sprzedażowe dzięki raportom w czasie rzeczywistym.