Raportowanie w CRM: Przewodnik dla początkujących managerów sprzedaży

Pierwsze zetknięcie się z raportowaniem w CRM w Twojej karierze sprzedażowej może przypominać skok na głęboką wodę. Jeśli masz solidne doświadczenie w sprzedaży, ale analityka i raportowanie to dla Ciebie nowy obszar, ten przewodnik dla początkujących pomoże Ci odnaleźć się w tym gąszczu informacji.

Oto, czego się dowiesz:

• Czym jest raportowanie w CRM?
• Dlaczego raportowanie w CRM jest ważne dla menedżerów sprzedaży?
• Czym różnią się standardowe raporty sprzedażowe od raportów niestandardowych?
• Raporty konwersji lejka sprzedażowego
• Raporty otwartych transakcji
• Raporty zamkniętych transakcji
• Raporty produktów
• Raporty kontaktów
• Raporty aktywności
• Raporty celów i wyników
• Oprogramowanie do raportowania CRM dla menedżerów sprzedaży.

Czym jest raportowanie w CRM?

Raportowanie w CRM to proces zbierania i analizowania danych sprzedażowych z Twojego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby śledzić wyniki, wychwytywać trendy i podejmować trafne decyzje. Dzięki temu menedżerowie sprzedaży mogą łatwiej ocenić, co działa dobrze, co wymaga poprawy i jak ich zespół realizuje wyznaczone cele.

Zamiast tonąć w surowych danych, raporty CRM porządkują kluczowe wskaźniki sprzedaży – takie jak przychody, kondycja lejka sprzedażowego czy interakcje z klientami – w czytelne panele i wykresy. Dzięki temu menedżerowie mogą szybko zobaczyć, które transakcje idą do przodu, którzy handlowcy potrzebują wsparcia i na czym warto się skupić, żeby poprawić wyniki.

Pomyśl o raportowaniu w CRM jak o tablicy wyników Twojego zespołu sprzedaży. Daje ono wgląd w dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz podejmować mądrzejsze i szybsze decyzje, nie polegając wyłącznie na przeczuciach.

Dlaczego raportowanie w CRM jest ważne dla menedżerów sprzedaży?

Pomaga zmieniać i optymalizować cały proces sprzedaży

Raportowanie w CRM daje menedżerom sprzedaży dostęp do danych, które pozwalają optymalizować cały proces sprzedażowy. Dzięki raportom łatwiej śledzić wyniki, wychwytywać wąskie gardła i odpowiednio dostosowywać strategię. Analizując kluczowe wskaźniki, takie jak liczba szans sprzedażowych, współczynnik konwersji czy tempo sprzedaży, można dokładnie określić obszary wymagające poprawy.

Przykład: Jeśli współczynnik konwersji Twojego zespołu z leadów na szanse sprzedażowe jest niższy niż oczekiwano, a raport CRM pokazuje, że leady za długo tkwią w początkowej fazie procesu, wiesz, że trzeba działać. Może to oznaczać konieczność dopracowania kryteriów kwalifikacji leadów, zapewnienia dodatkowych szkoleń z efektywnego follow-upu albo zmotywowania handlowców do szybszego kontaktu z potencjalnymi klientami, żeby poprawić wyniki konwersji.

Pomaga utrzymać zespół na właściwym kursie

Raporty CRM pokazują, czy Twój zespół zmierza we właściwym kierunku i czy jest na dobrej drodze do realizacji celów sprzedażowych, dzięki czemu możesz zareagować, zanim pojawią się poważne problemy.

Przykład: Jeśli miesięczny cel przychodów wynosi 100 000 złotych, a raport CRM pokazuje, że w połowie miesiąca zamknięto transakcje na 30 000 złotych, to znak, że trzeba przyspieszyć. Może to oznaczać konieczność dodatkowej motywacji zespołu, skupienia się na najbardziej wartościowych transakcjach albo zmiany strategii sprzedażowej, żeby nadrobić zaległości.

Pomaga identyfikować najlepsze szanse sprzedażowe

Zamiast gonić za każdym leadem, raporty CRM wskazują transakcje z największym potencjałem na zamknięcie, co pozwala efektywniej ukierunkować działania zespołu.

Przykład: Twój raport CRM może pokazywać, że transakcje w konkretnej branży na przykład wśród firm SaaS finalizują się o 30% szybciej niż w innych sektorach. Mając taką informację, możesz skierować zespół, by priorytetowo traktował podobnych klientów, co zwiększy skuteczność działań i przychody.

Ułatwia skuteczny coaching

Dane z CRM pomagają lepiej zrozumieć mocne i słabe strony poszczególnych handlowców, dzięki czemu możesz oferować im wsparcie dopasowane do ich potrzeb.

Przykład: Jeśli raport pokazuje, że Handlowiec A świetnie radzi sobie z umawianiem spotkań, ale ma trudności z domykaniem transakcji, możesz skupić się na szkoleniu go z technik negocjacji albo przydzielić mu mentora. Z kolei jeśli Handlowiec B ma wysoki współczynnik zamknięcia sprzedaży, ale generuje mało nowych szans, możesz zachęcić go do aktywniejszego prospectingu.

Oszczędza czas

Zamiast ręcznie śledzić postępy w arkuszach kalkulacyjnych, raportowanie w CRM automatyzuje zbieranie i analizę danych, co znacząco przyspiesza i ułatwia podejmowanie decyzji.

Przykład: Zamiast pytać każdego handlowca, ile wykonali telefonów czy zamknęli transakcji, możesz w kilka sekund wygenerować raport pokazujący kluczowe aktywności sprzedażowe, oszczędzając w ten sposób godziny pracy administracyjnej.

Uzasadnia zmiany w strategii

Przy podejmowaniu decyzji – czy to o zwiększeniu budżetu, zmianie rynku, czy dostosowaniu taktyki sprzedażowej – raporty oparte na danych dostarczają twardych argumentów, które pomagają poprzeć Twoje działania.

Przykład: Jeśli raport CRM pokazuje, że akwizycja przez telefon daje tylko 5% konwersji, a polecenia od obecnych klientów aż 30%, masz konkretne podstawy, żeby przesunąć zasoby w stronę programów rekomendacji, zamiast dalej inwestować w tradycyjne cold calle.

Krótko mówiąc, raportowanie w CRM to nie tylko liczby – to przede wszystkim źródło wiedzy, które pozwala prowadzić zespół z większą pewnością i osiągać lepsze wyniki sprzedażowe.

Czym różnią się standardowe raporty sprzedażowe od raportów niestandardowych?

Standardowe raporty sprzedażowe to świetny punkt wyjścia dla początkujących menedżerów, ale wraz z rozwojem firmy i coraz bardziej złożonym procesem sprzedaży mogą szybko okazać się niewystarczające. W pewnym momencie potrzebujesz większej elastyczności – takiej, która odzwierciedla konkretne cele, procesy i dane Twojej firmy. Dlatego tak ważne jest korzystanie z narzędzia, które oferuje jedno i drugie: gotowe szablony do najpopularniejszych raportów oraz możliwość ich pełnej personalizacji.

Dzięki raportom niestandardowym możesz skupić się na wskaźnikach, które naprawdę mają znaczenie dla Twojego zespołu, bezpośrednio w Twoim CRM. Dla zespołów, które potrzebują czegoś więcej niż podstawowe dane, standardowe raporty to dopiero początek. Raporty niestandardowe dają pełną swobodę dostosowania wszystkiego do Twojego biznesu, procesów i strategii.

To, co wyróżnia nowe raportowanie w Livespace, to właśnie ta elastyczność. Możesz tworzyć własne raporty, korzystając z gotowych, łatwych w użyciu szablonów – idealnych do szybkiego budowania dashboardów. Co więcej, dane z różnych raportów w Livespace są teraz dostępne w jednym widoku. Dodatkowo możesz konfigurować elementy, które w innych CRM-ach często są niedostępne, zyskując pełną kontrolę.

Największą przewagą jest jednak możliwość łączenia danych z wielu źródeł – kontaktów, szans sprzedażowych, aktywności – w jeden spójny dashboard. To jak widok 360° na wyniki sprzedaży. Możesz nawet zintegrować różne procesy sprzedażowe w jeden lejek i zobaczyć na przykład, ile kontaktów zostało wygenerowanych, ile transakcji powstało oraz jaki jest ogólny wskaźnik konwersji od otwarcia do wygranej sprzedaży.

Dodaliśmy też zaawansowane wskaźniki, takie jak Sales Velocity – mocny wskaźnik kondycji lejka sprzedażowego. Wylicza się go, mnożąc liczbę otwartych szans przez średnią wartość transakcji, następnie przez współczynnik wygranych i dzieląc przez długość cyklu sprzedaży.

Dzięki temu masz wgląd w czasie rzeczywistym, jak szybko i za ile sprzedajesz – czy to tydzień do tygodnia, miesiąc do miesiąca, czy kwartał do kwartału – co pozwala szybciej wychwytywać trendy i reagować na zmiany.

I to dopiero początek. Już wkrótce pojawią się nowe dane, w tym takie elementy jak „maile według skrzynki odbiorczej” i inne, które będziesz mógł dowolnie łączyć, aby tworzyć raporty dopasowane do własnych potrzeb. W przyszłości planowana jest nawet opcja SQL dla zaawansowanych użytkowników – coś na kształt Business Intelligence, ale stworzonego specjalnie dla zespołów sprzedażowych.

Zbyt często menedżerowie sprzedaży są zmuszeni wybierać między CRM-ami, które są albo zbyt sztywne i nieelastyczne, albo tak otwarte, że wszystko trzeba budować od zera. W Livespace dostajesz to, co najlepsze z obu światów: gotowe raporty, kiedy ich potrzebujesz, i pełną swobodę, gdy chcesz pójść o krok dalej.

To jak LEGO dla raportowania sprzedaży – zaczynasz od podstaw, a potem budujesz dokładnie to, czego potrzebuje Twój zespół.

Na koniec warto wspomnieć o kilku raportach, które – z punktu widzenia menedżera sprzedaży – są absolutnie kluczowe. Warto mieć je na uwadze, wybierając oprogramowanie CRM.

Lejek kwalifikacji leadów

Ten raport pokazuje, jak leady przechodzą przez kolejne etapy procesu kwalifikacji – od pierwszego kontaktu aż do momentu przekazania ich do zespołu sprzedaży. Wizualizuje liczbę leadów na każdym kroku oraz wskaźnik odpływu między etapami, dając Ci jasny obraz tego, na jakim etapie znajdują się potencjalni klienci i gdzie najczęściej tracisz leady.

Korzyści: Pomaga zidentyfikować miejsca, w których tracisz leady i etapy, które wymagają poprawy – czy chodzi o czas follow-upu, kryteria kwalifikacji, czy samo podejście w komunikacji. Dzięki tej wiedzy możesz zoptymalizować proces kwalifikacji i sprawić, że mniej wartościowych leadów wymknie się Twojej uwadze.

Przykład zastosowania: Menedżer sprzedaży zauważa duży spadek konwersji między etapem „nawiązanie kontaktu” a „potrzeba potwierdzona”. Po przeanalizowaniu skryptów i procesu kwalifikacji, zespół aktualizuje system oceniania leadów i poprawia czas reakcji. W ciągu miesiąca współczynnik konwersji między tymi etapami rośnie o 25%, co skutkuje większą liczbą zakwalifikowanych szans sprzedażowych w lejku.

Tego typu raport jest szczególnie cenny, ponieważ skupia się na wczesnych etapach procesu sprzedaży, gdzie nawet drobne usprawnienia mogą przynieść ogromne efekty w dalszej części lejka. Nawet 10-procentowa poprawa wskaźnika kwalifikacji przekłada się bezpośrednio na więcej szans sprzedażowych i w konsekwencji – więcej zamkniętych transakcji.

Wskaźnik wygranych według opiekuna

Ten raport pokazuje, ile transakcji skutecznie domknął każdy handlowiec w wybranym przedziale czasu. Wyniki można filtrować według czasu, źródła leadów lub zespołu, co daje dużą elastyczność w analizie wyników.

Korzyści: Pozwala mierzyć indywidualną skuteczność, sprawdzać regularność wyników i identyfikować zarówno top performerów, jak i osoby wymagające wsparcia. To podstawowe narzędzie do rzetelnej oceny wyników i szukania wzorców sukcesu, które można wdrożyć w całym zespole.

Przykład zastosowania: Zespół wprowadza nowy produkt na rynek. Manager sprawdza, który handlowiec zamyka najwięcej transakcji i zaprasza go do poprowadzenia wewnętrznego szkolenia. Top performer dzieli się technikami radzenia sobie z obiekcjami, które wyjątkowo dobrze trafiają do klientów. Manager wdraża te podejścia w całym zespole, co prowadzi do wzrostu wskaźnika domknięć o 20% dla nowego produktu.

Siła tego raportu tkwi w jego prostocie – pokazuje czarno na białym, kto dowozi wyniki. Chociaż inne metryki też mają znaczenie, liczba zamkniętych transakcji to ostateczny miernik skuteczności sprzedaży. Dzięki niemu łatwo zidentyfikujesz osoby, które konsekwentnie osiągają cele, oraz tych, którym warto poświęcić więcej uwagi i wsparcia.

Wskaźnik wygranych według czasu i źródła leadów

Ten raport pokazuje liczbę wygranych transakcji z podziałem na źródła leadów (np. formularz, polecenie, rozmowa telefoniczna) oraz okresy czasu (np. miesiące lub kwartały). Daje jednocześnie wgląd w jakość leadów z różnych kanałów i pokazuje, jak z czasem zmienia się skuteczność zespołu sprzedaży.

Korzyści: Pozwala porównać jakość leadów z różnych źródeł oraz śledzić trendy w wynikach na przestrzeni czasu. Dzięki takiemu połączeniu możesz zoptymalizować zarówno strategię pozyskiwania leadów, jak i lepiej zrozumieć sezonowość czy cykliczność sprzedaży.

Przykład zastosowania: Zespół marketingu zauważa, że leady z webinarów konwertują znacznie lepiej niż te z reklam płatnych – wskaźnik wygranych to 45% vs 25%. W efekcie przesuwają większą część budżetu na kampanie edukacyjne, by zwiększyć efektywność działań. Jednocześnie dostrzegają spadek wskaźników wygranych w każdym IV kwartale – dlatego korygują oczekiwania i zwiększają aktywność sprzedażową w tym okresie, by utrzymać zakładane cele przychodowe.

Ten raport ma kluczowe znaczenie dla lepszej współpracy sprzedaży i marketingu. Gdy wiesz, które źródła leadów przynoszą najwięcej konwersji, możesz podejmować trafniejsze decyzje budżetowe i strategiczne. Ułatwia też realistyczne planowanie celów i prognozowanie na podstawie wcześniejszych wyników.

Raport średniej wartości wygranych transakcji (miesiąc do miesiąca)

Ten raport pokazuje, jak zmienia się średnia wartość wygranych transakcji miesiąc do miesiąca. Dzięki temu możesz łatwo ocenić, czy wartości umów rosną, czy maleją – i wyciągnąć wnioski na temat zachowań klientów oraz trendów sprzedażowych.

Korzyści: Pomaga dostrzec zmiany w polityce cenowej, zachowaniach klientów oraz wpływ promocji czy nowych ofert. Ułatwia też ocenę, czy zespół sprzedaży kieruje się w stronę klientów z wyższym budżetem, czy też na wartość transakcji wpływają czynniki zewnętrzne.

Przykład zastosowania: Po wprowadzeniu pakietowej oferty średnia wartość transakcji rośnie z $5,000 do $7,500 w ciągu trzech miesięcy. Zespół sprzedaży decyduje się postawić na upselling pakietów jako kluczowy element procesu sprzedaży. Aktualizują materiały handlowe, podkreślając wartość, jaką daje klientowi pakietowa oferta. 

Efekt? Trwale wyższe wartości transakcji i lepsze marże.

Ten raport odgrywa kluczową rolę w prognozowaniu wyników i planowaniu zasobów. Jeśli średnia wartość transakcji rośnie, do osiągnięcia celu potrzebujesz mniej sprzedaży. Jeśli spada – być może trzeba zwiększyć wolumen lub zidentyfikować przyczyny spadku.

Raport przegranych według źródła

Ten raport pokazuje najczęstsze przyczyny przegranych szans – np. brak decyzji, ograniczony budżet czy wybór konkurencji. Dane można filtrować m.in. po produkcie, zespole czy przedziale czasowym. To cenne źródło wiedzy o tym, co realnie blokuje domykanie sprzedaży.

Korzyści: Raport pomaga zrozumieć, co stoi na przeszkodzie w finalizowaniu transakcji – i daje konkretne wskazówki, gdzie warto wprowadzić zmiany: w komunikatach, procesie kwalifikacji czy konstrukcji oferty. Znając prawdziwe powody porażek, możesz eliminować przyczyny, a nie tylko reagować na skutki.

Przykład zastosowania: Zespół zauważa, że najczęstszą przyczyną utraty szans jest „brak kontaktu” (33,3%), potem „wybrał konkurencję” (25%) i „zbyt drogo” (20,8%). W odpowiedzi wdrażają skuteczniejszą sekwencję follow-upów i skracają czas reakcji na leady. Aby zmniejszyć liczbę przegranych z konkurencją, dopracowują komunikaty wyróżniające ofertę i aktualizują tzw. battle cards. W kontekście ceny wprowadzają szkolenia z metody value-based selling oraz kalkulatory ROI. Efekt? Odsetek utraconych szans z powodu braku kontaktu spada do 20%, a wskaźniki wygranych transakcji wyraźnie rosną.

To raport, który realnie wspiera ciągłe doskonalenie procesu sprzedaży. Każda przegrana szansa to okazja do wyciągnięcia wniosków – a jeśli zauważysz powtarzające się schematy, możesz działać z wyprzedzeniem. Raport sprawdza się też w analizie konkurencji – jeśli często przegrywasz z konkretnym graczem, wiesz, na czym warto się skupić, by wyróżnić swoją ofertę.

Raport szans według aktywności

Ten raport pokazuje liczbę wykonanych działań przez poszczególnych handlowców w określonym przedziale czasu – takich jak wysłane maile, wykonane telefony czy zarejestrowane spotkania. Dzięki niemu zyskujesz wgląd w poziom zaangażowania i aktywności całego zespołu.

Korzyści: Raport pokazuje, jak aktywny jest każdy handlowiec, umożliwiając porównanie nakładu pracy do osiąganych wyników. Pomaga to określić, czy problemy z efektywnością wynikają z braku umiejętności, czy zbyt niskiego poziomu aktywności – a to z kolei pozwala lepiej dopasować podejście coachingowe.

Przykład zastosowania: Najlepszy handlowiec w zespole regularnie wykonuje więcej połączeń niż reszta. Manager analizuje jego sposób pracy i zachęca zespół do wdrożenia podobnych nawyków – takich jak lepsze planowanie czasu czy bardziej skoncentrowane sesje prospectingowe. W efekcie wzrasta ogólny poziom aktywności w zespole, co przekłada się na większą liczbę szans sprzedażowych i wyższe przychody.

To raport, który pomaga odpowiedzieć na kluczowe pytanie: czy różnice w wynikach wynikają z poziomu umiejętności, czy zaangażowania? Jeśli handlowiec wykonuje wiele połączeń, ale nie domyka transakcji – potrzebuje wsparcia w rozwoju kompetencji. Jeśli skutecznie zamyka sprzedaże, ale podejmuje zbyt mało działań – warto skupić się na zwiększeniu aktywności. To podstawowe narzędzie do pracy nad ukierunkowaną poprawą wyników.

Warto wiedzieć: Wszystkie raporty można filtrować m.in. po konkretnych handlowcach, przedziałach czasowych, źródłach leadów czy innych istotnych parametrach. Dzięki temu łatwo porównać wyniki różnych zespołów lub zestawić danego handlowca ze średnią zespołu. Pomaga to wyłonić top performerów, zidentyfikować obszary wymagające dodatkowego wsparcia i budować zdrową rywalizację w zespole. Taka szczegółowa analiza wspiera lepsze decyzje coachingowe i efektywniejsze zarządzanie zasobami.

Oprogramowanie CRM do raportowania dla managerów sprzedaży

Dla osób bez wcześniejszego doświadczenia, rozpoczęcie pracy z raportowaniem w CRM-ie może być sporym wyzwaniem – zwłaszcza gdy dostępne narzędzia oferują jedynie sztywne, gotowe raporty lub wymagają tworzenia wszystkiego od podstaw. Livespace to rozwiązanie, które łączy oba podejścia. Oferuje gotowe raporty pozwalające szybko wyciągać kluczowe wnioski, a jednocześnie zapewnia elastyczność, by dostosować raportowanie do zmieniających się potrzeb zespołu sprzedaży.

Jeśli po raz pierwszy w swojej karierze będziesz pełnił funkcję managera sprzedaży, warto abyś przetestował Livespace. Umów się na demo i sprawdź, jak intuicyjne może być raportowanie w CRM-ie.