8 automatyzacji sprzedaży B2B, które możesz wdrożyć już dziś w swojej firmie

Handlowcy, tak jak wszyscy, mają w ciągu dnia ograniczoną liczbę godzin – a presja, żeby dowozić wyniki, nie odpuszcza. Kluczem do poprawy efektywności nie jest jednak jeszcze większy wysiłek, tylko mądrzejsza praca. A to oznacza, że trzeba dać im odpowiednie narzędzia i systemy, które pozwolą im skupić się na zadaniach o największym wpływie – tych, które naprawdę popychają sprzedaż do przodu.

I tu właśnie wkracza automatyzacja sprzedaży.

Przy takiej liczbie dostępnych narzędzi i taktyk łatwo się pogubić – ciężko stwierdzić, które automatyzacje faktycznie są warte zachodu. Dlatego, żeby oszczędzić Ci czas (i nerwy), skupiłem się na strategiach, które według ekspertów sprzedaży, z którymi rozmawiałem, konsekwentnie przynoszą najlepszy zwrot z inwestycji.

Oto najważniejsze zasady automatyzacji sprzedaży B2B, które pomogą Twojemu zespołowi pracować sprytniej – i zamykać więcej transakcji.

Korzyści z automatyzacji sprzedaży B2B

Przyspiesz papierkową robotę w CRM-ie

CRMy to prawdziwa kopalnia wiedzy o klientach – ale tylko wtedy, gdy dane są dokładne i aktualne. Problem w tym, że ręczne uzupełnianie CRM-a potrafi zająć mnóstwo czasu i łatwo o błąd, zwłaszcza gdy do wpisania jest cała góra informacji.

Umówmy się – oczekiwanie, że handlowcy będą to wszystko robić sami, nie jest najlepszym pomysłem. Z jednej strony potrzebują rzetelnych danych, żeby skutecznie sprzedawać, ale z drugiej – muszą mieć czas, żeby… no właśnie, sprzedawać. I tu wchodzi automatyzacja sprzedaży, która idealnie wypełnia tę lukę. Dzięki niej CRM aktualizuje się w tle, a zespół zawsze ma pod ręką najświeższe informacje – bez zbędnego klikania, kopiowania czy dodatkowego obciążenia głowy.

Jeśli chcesz maksymalnie ograniczyć ręczną aktualizację danych, polecam korzystać z CRM-a takiego jak Livespace. W przeciwieństwie do wielu innych platform, tutaj możesz sam zdecydować, które zadania zabierają najwięcej czasu, i ustawić proste reguły w stylu „jeśli to – to tamto”. I co ważne – nie musisz mieć żadnych technicznych umiejętności.

Łącząc wyzwalacze (np. zmiany w polach albo etapy procesu) z efektami (jak oznaczanie kroków jako zakończone czy aktualizacja pól), Twój zespół może ograniczyć manualną pracę, poprawić jakość danych i zadbać o spójność całego procesu sprzedaży.

Zwiększ produktywność handlowców, eliminując rutynowe zadania administracyjne

Cel każdego handlowca jest prosty: sprzedawać. Ale rzeczywistość wygląda tak, że spora część ich dnia ucieka na małe, powtarzalne zadania – logowanie rozmów, aktualizowanie danych kontaktowych, dopytywanie o follow-upy czy odpisywanie na maile. Jasne, te rzeczy są ważne, ale jednocześnie odciągają handlowców od tego, w czym są najlepsi: w budowaniu relacji i domykaniu transakcji.

Automatyzacja sprzedaży zdejmuje te nudne obowiązki z ich barków, dając im więcej czasu i przestrzeni na to żeby mogli skupić się na tym, co naprawdę istotne – czyli na sprzedaży. I tu nie chodzi tylko o oszczędność czasu – chodzi też o to, żeby zmniejszyć ryzyko wypalenia i utrzymać zespół w dobrej formie, pełen energii i świeżości. Kiedy handlowcy nie toną w papierach, mogą działać w swoim rytmie, prowadzić lepsze rozmowy i – finalnie – zamykać więcej transakcji.

Wprowadź konsekwentne, pełnoskalowe wdrożenie procesu sprzedaży

Im większy zespół sprzedaży, tym trudniej upewnić się, że wszyscy mówią jednym głosem – tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja sprzedaży. Pomaga ona regulować sposób pracy przedstawicieli handlowych, utrzymując pewne standardy i zasady postępowania, podczas gdy zespół pracuje nad przekształceniem leadów w klientów.

Bez wątpienia, daje to menedżerom sprzedaży większy spokój ducha. Ułatwia także wdrażanie nowych członków zespołu – mogą oni od razu rozpocząć pracę, korzystając z wbudowanych kroków i szablonów, które ich poprowadzą. Z czasem ta konsekwencja przekłada się na lepsze wyniki: dokładniejsze prognozy, płynniejsze przekazywanie zadań i wyraźniejsze zrozumienie tego, co działa (a co nie). Można powiedzieć, że w skrócie automatyzacja pomaga przekształcić dobry proces sprzedaży w proces, który jest powtarzalny – niezależnie od tego, jak duży jest zespół.

Zapewnij spójność procesu sprzedaży na większą skalę

Im większy zespół sprzedaży, tym trudniej sprawić, żeby wszyscy działali w ten sam sposób – i właśnie tutaj automatyzacja może naprawdę pomóc. Pomaga uporządkować sposób pracy handlowców, trzymając się określonych standardów i zasad działania, kiedy pracują nad pozyskiwaniem klientów.

Dla menedżerów sprzedaży to duża ulga i mniej stresu. Do tego wdrażanie nowych osób do zespołu staje się dużo prostsze – mają gotowe kroki i szablony, które prowadzą ich od samego początku. Z czasem ta konsekwencja przekłada się na lepsze efekty: dokładniejsze prognozy, płynniejsze przekazywanie tematów między zespołami i jasny obraz tego, co działa, a co wymaga poprawy.

Krótko mówiąc – automatyzacja zamienia dobrze działający proces sprzedaży w coś, co łatwo powtarzać i skalować, bez względu na to, jak bardzo rośnie Twój zespół.

Obniż koszty operacyjne, w tym koszty pracy

Te „małe” zadania, jak logowanie rozmów czy aktualizowanie danych kontaktowych, szybko się kumulują. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się nieistotne, ale kiedy to właśnie handlowcy się nimi zajmują, koszty rosną w ekspresowym tempie. Przeciętny handlowiec w USA zarabia około 29 dolarów za godzinę. Jeśli spędza tylko 3 godziny dziennie na papierkowej robocie, to wychodzi 87 dolarów dziennie, czyli 435 dolarów tygodniowo – na jednego handlowca.

I to tylko koszt bezpośredni. Każda godzina spędzona na administracji to godzina mniej na sprzedaż, a to oznacza utracone szanse i mniejsze przychody.

Dzięki automatyzacji sprzedaży B2B te wszystkie nudne zadania robią się same, a ukryte koszty przestają rosnąć. Jasne, narzędzia do automatyzacji też kosztują, ale prawie zawsze jest to mniej niż to, co wydajesz na ręczne wykonywanie tych zadań. Efekt? Niższe koszty operacyjne, wyższa wydajność i zespół, który może się skupić na tym, co naprawdę się liczy – domykaniu transakcji.

Automatyzacja #1: Research leadów

To jeden z tych rodzajów automatyzacji sprzedaży B2B, który – moim zdaniem – powinna wdrożyć każda firma. Pomaga ocenić, czy dany lead faktycznie pasuje do profilu Twojego idealnego klienta.

Research leadów to jedna z automatyzacji, z której korzystają w proAutomator. Kuba Masztalski, Business Automation Developer w tej firmie, powiedział mi, że cały proces uruchamia się skrótem klawiszowym, który pobiera adres e-mail leada. Na tej podstawie, wykorzystując domenę z adresu, odwiedza stronę internetową firmy i generuje podsumowanie zebranych tam informacji przy pomocy AI. „Potem moduł Perplexity wyszukuje dodatkowe dane o firmie z innych źródeł” – tłumaczył Masztalski. „Dzięki temu dostaję szczegółowe notatki o kliencie, co oszczędza mi jakieś 20-30 minut ręcznego researchu. Podczas późniejszych rozmów sprzedażowych mogę się wtedy skupić na problemach klienta, możliwych rozwiązaniach i korzyściach, jakie z tego wynikają dla niego.”

Automatyzacja #2: Przygotowanie do rozmowy sprzedażowej

Po latach pracy w sprzedaży jedno wiem na pewno – solidne przygotowanie potrafi przesądzić o powodzeniu lub porażce dealu. Wchodząc na rozmowę z odpowiednim kontekstem – nie tylko wiedząc, czym zajmuje się firma, ale też z jakimi wyzwaniami się mierzy – sprawiasz, że rozmowa przebiega płynniej, jest bardziej konkretna i o wiele skuteczniejsza.

Kuba Masztalski ma dokładnie to samo podejście. Opowiedział mi o asystencie AI, którego stworzył, żeby lepiej przygotowywać się do rozmów:

„Podaję mu kontekst leada zebrany w czasie researchu. Na tej podstawie AI ocenia moje pytania według metodologii SPIN Selling i symuluje potencjalne pytania – zwłaszcza te trudniejsze, które mogą paść podczas rozmowy. Czas, który inwestuję w ten proces, mocno podnosi jakość przygotowania i utrzymuje wysoką skuteczność sprzedaży” – opowiadał.

Dzięki takiemu podejściu – czyli przygotowywaniu się mądrzej, a nie ciężej – Kuba zawsze jest o krok do przodu. I o to właśnie chodzi: o używanie narzędzi, które będą wzmacniały Twoje mocne strony, a nie je zastępowały.

Automatyzacja #3: Automatyczne tworzenie spersonalizowanych ofert sprzedażowych

Umówmy się – większość ludzi nie lubi, jak ktoś im coś sprzedaje… chyba że oferta naprawdę wygląda, jakby była stworzona specjalnie dla nich. Taki poziom personalizacji robi ogromną różnicę w tym, jak Twoja oferta zostanie odebrana. Problem w tym, że przygotowanie jej zajmuje sporo czasu i energii.

Dobra wiadomość? Sporą część tego procesu można zautomatyzować.

Kamil Zazula, założyciel Devesol, opowiedział mi, jak jego zespół poradził sobie z tym wyzwaniem. Połączyli swój CRM z AI i narzędziem do generowania dokumentów, żeby spersonalizowane oferty powstawały praktycznie same.

Jak to działa? Na podstawie konkretnej akcji (np. zmiany etapu sprzedaży albo kliknięcia w link), system pobiera dane klienta z CRM-a, łączy je z odpowiednimi produktami, cenami i warunkami i wszystko to wkłada w przejrzysty, profesjonalny szablon.

Handlowiec wybiera tylko szablon i ustawia, co trzeba – reszta dzieje się sama: system składa ofertę, wysyła ją do klienta i od razu ustawia zadanie follow-up w CRM-ie.

„Dzięki tej automatyzacji skróciliśmy czas przygotowania oferty z kilkudziesięciu minut do zaledwie kilku” – mówi Kamil.

To świetny przykład, że automatyzacja sprzedaży B2B wcale nie odbiera ludzkiego podejścia – po prostu daje handlowcom więcej czasu na to, co naprawdę się liczy: rozmowy z klientami.

Automatyzacja #4: Automatyczne fakturowanie na podstawie danych sprzedażowych i kosztowych

Fakturowanie być może nie jest pierwszym zastosowaniem, które przychodzi do głowy, gdy myślimy o automatyzacji sprzedaży. Niemniej, potrafi zaoszczędzić zespołowi mnóstwo czasu i nerwów. To kolejny element automatycznego workflow, z którego korzysta Zazula z Devesol.

„System automatycznego fakturowania pobiera dane z CRM, gdy szansa sprzedaży zostaje oznaczona jako wygrana. System generuje fakturę z odpowiednimi danymi klienta, szczegółami produktów i informacjami o płatności, a następnie automatycznie wysyła ją do klienta,” tłumaczy Zazula.

Firma zdecydowała się wdrożyć podobne zasady także dla faktur kosztowych. Żeby uprościć ich obsługę, Devesol wdrożył rozwiązanie oparte na OCR i AI, które odczytuje przychodzące faktury i automatycznie przypisuje je do odpowiednich kategorii w systemie księgowym – bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.

„Kluczowym elementem tego systemu jest moduł monitorowania płatności, który codziennie sprawdza terminy faktur. Jeśli któraś jest przeterminowana, automatyzacja uruchamia sekwencję spersonalizowanych przypomnień. Pierwsze wysyłane jest dzień po terminie, a kolejne w ustalonych odstępach – z każdym komunikatem stopniowo zwiększając poziom pilności,” tłumaczy Zazula. „Jednocześnie, odpowiednie osoby w firmie otrzymują powiadomienia o zaległościach, umożliwiając im podejmowanie proaktywnych działań.”

Automatyzacja #5: Targetowanie leadów w oparciu o intencje

Jak to mówią – timing to podstawa. Gdy potencjalny klient zaczyna aktywnie rozglądać się za rozwiązaniem, to idealny moment, żeby pomóc mu podjąć decyzję. Johannes Hock, prezes Artificial Grass Pros, wykorzystuje to podejście, żeby domykać więcej transakcji. Opowiedział, że korzystają z narzędzia, które wychwytuje moment, w którym klienci zaczynają porównywać różne opcje produktów (sztucznej trawy) – dzięki temu jego zespół może zareagować dokładnie wtedy, kiedy trzeba.

„Ustawiliśmy tzw. intencyjne triggery – czyli system wyłapuje, kiedy ktoś kilka razy odwiedza stronę z trawnikami dla B2B, trawy dla zwierząt, albo pobiera cennik. To dla nas sygnał, że klient aktywnie szuka. CRM to rejestruje i automatycznie wysyła wiadomość dopasowaną do tego, co dana osoba przeglądała na stronie. Jeśli ktoś porównuje ofert, może to być krótki mail z poradnikiem, albo propozycja bezpłatnej konsultacji,” mówi Hock.

Dzięki temu zespół sprzedaży nie traci czasu na zgadywanie, kto naprawdę jest zainteresowany. Odzywają się z konkretną ofertą, wtedy gdy ma to sens.

„Współczynnik domknięcia takich leadów wzrósł o około 30%. Rozmowy przebiegają szybciej i w przyjaznej atmosferze, bo klienci już wiedzą, o co chcą zapytać. W ten sposób unikamy pogoni za niezdecydowanymi lub niepasującymi do profilu naszej firmy kontaktami,” dodaje.

Automation #6: Automatyczne budowanie relacji z leadami i follow-upy

W idealnym świecie każdy lead odpowiadałby na wiadomośc od razu, po pierwszej formie kontaktu. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej – większość potencjalnych klientów potrzebuje czasu i kilku punktów interakcji z marką zanim będzie gotowa do zakupu.

Samuel Huang, CEO w Telegram Ads Agency, opowiedział mi, że kiedy lead w jego firmie wypełni formularz lub umówi się na rozmowę, ich CRM od razu kwalifikuje go na podstawie wartości potencjalnego zlecenia, źródła ruchu i planowanego terminu zakupu. Następnie system przypisuje leada do odpowiedniego handlowca i uruchamia spersonalizowaną sekwencję maili.

„Dzięki tej automatyzacji skróciliśmy czas pierwszej odpowiedzi o 70%. Dodatkowo, żadna “gorąca” szansa sprzedaży nam nie ucieka. Tagujemy leady według źródła (z kanałów organicznych, płatnych, poleceń), co pozwala nam dostosować komunikację i kolejne kroki,” mówi Huang.

To podejście pozwala zespołowi być szybkim, spójnym i skutecznym – bez potrzeby ręcznego pilnowania każdego kontaktu.

Automatyzacja #7: Automatyczna kwalifikacja i przydział leadów

Automatyczny przydział leadów to jedno z tych „niewidocznych” usprawnień, które realnie poprawiają czas na odpowiedź i eliminują potencjalne problemy w komunikacji między marketingiem a sprzedażą. Taka automatyzacja B2B działa w tle, kierując nowe leady (czy to z formularzy, czatu, lub pobranych materiałów) bezpośrednio do odpowiedniego handlowca, zgodnie z ustalonymi regułami.

Jak to wygląda w praktyce? Gdy lead trafia do CRM-u – na przykład przez formularz kontaktowy albo po pobraniu e-booka – system analizuje jego dane i przypisuje go do najbardziej odpowiedniego przedstawiciela. Niektóre firmy korzystają z metody rotacyjnej (round-robin), żeby równomiernie rozłożyć pracę w zespole, inne biorą pod uwagę doświadczenie handlowców, znajomość języków czy specjalizację branżową.

Dla firm B2B taka automatyzacja to realny zysk – szybsza reakcja na zapytania i lepsze dopasowanie leadów do osób, które rozumieją ich potrzeby. A do tego: mniejsze ryzyko, że coś „zaginie” w procesie przez opóźnienia czy ludzkie błędy.

Automatyzacja #8: Dokumenty generowane prosto z CRM-u

Automatyczne tworzenie dokumentów może nie być pierwszym skojarzeniem, gdy myślimy o automatyzacji sprzedaży – ale to właśnie jedno z tych prostych usprawnień, które potrafią diametralnie zmienić sposób działania zespołu sprzedażowego.

Gdy szansa sprzedaży przechodzi do konkretnego etapu, przykładowo, trzeba przygotować ofertę albo wzór umowy, system automatycznie zaciąga najnowsze dane prosto z CRM-u. Nazwa firmy, dane kontaktowe, ceny, szczegóły produktu czy ważne daty – wszystko trafia do gotowego szablonu bez konieczności kopiowania czegokolwiek. 

Efekt? Dokument gotowy do wysyłki – profesjonalny, dopasowany do klienta i, co najważniejsze, aktualny.

I nie chodzi tu tylko o oferty. Umowy odnowieniowe, umowy o poufności, formularze zamówień – wszystko, co opiera się na powtarzalnej strukturze, ale wymaga indywidualnych danych, może być wygenerowane w kilka sekund. A kiedy dokument jest już gotowy, automatyzacja może go skierować do odpowiednich osób np. do działu prawnego czy finansowego. Bez licznych e-maili i manualnego pilnowania procesu.

Zespoły sprzedażowe zyskują czas na rozmowy z klientami i finalizowanie transakcji, zamiast poświęcać go na formatowanie Worda czy sprawdzanie adresów. Do tego zmniejsza się ryzyko błędów – wszystko pobierane jest bezpośrednio z CRM-u, więc nie ma mowy o nieaktualnych danych czy pominiętych cenach.

W szerszej perspektywie taka automatyzacja pozwala skalować działania sprzedażowe. Niezależnie od tego, czy prowadzimy dziesięć transakcji, czy sto, proces pozostaje spójny i wydajny.

Automatyzacja sprzedaży B2B nie musi być skomplikowana

Wiele zespołów sprzedażowych zdaje sobie sprawę, że automatyzacja to krok w dobrą stronę – czasem jednak zdarza się im popaść w pułapkę nadmiernej analizy lub wręcz odkładają temat na później. Tymczasem automatyzacja wcale nie musi być ciężka do wdrożenia, żeby była skuteczna. Czasem to właśnie wprowadzenie prostych zmian stanowi największą różnicę.

W Livespace automatyzacja działa w tle Twojego obecnego procesu sprzedaży. Procesy uruchamiają się bezpośrednio w ramach szans sprzedaży – bazując na Twoich własnych polach i etapach. Nie trzeba integrować dodatkowych narzędzi ani budować skomplikowanych struktur. To oznacza, że handlowcy mogą skupić się na tym, co najważniejsze – sprzedaży – zamiast przeklikiwać się przez zadania w CRM-ie.

Administratorzy mają pełną kontrolę nad automatyzacjami, a już niedługo pojawi się nasz nowy Workflow Builder, który jeszcze bardziej uprości cały proces.

Livespace sprawia, że automatyzacja staje się naturalną częścią pracy zespołu – prostą, spójną i oszczędzającą czas, bez wybijania z rytmu.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Zajrzyj na stronę produktu albo umów się na bezpłatne demo i poznaj naszą automatyzację procesów od środka.