Jak Livespace uwolnił czas zespołu i uporządkował sprzedaż
Zamiast telefonów, maili i chaosu w Excelach – jedno miejsce, w którym sprzedaż w Kaleta Group wreszcie zaczęła działać sprawnie.
O firmie
Kaleta Group to firma rodzinna z wieloletnim doświadczeniem, działająca w dwóch segmentach. Jeden z nich to sprzedaż profesjonalnych kostkarek i wytwornic lodu marki Scotsman, wykorzystywanych m.in. w hotelarstwie, gastronomii, piekarnictwie czy klubach sportowych. Urządzenia dostarczane są zarówno przez sieć dealerów, jak i bezpośrednio do klientów końcowych.
Zespół odpowiedzialny za ten segment to zaledwie dwie osoby — jedna pracująca stacjonarnie, druga w terenie. W takim układzie kluczowe stało się sprawne zarządzanie informacją, szybka obsługa klientów i dobra współpraca.
Profil firmy:
- Branża: urządzenia chłodnicze (kostkarki do lodu)
- Zespół: 2 osoby operacyjne (biuro + handlowiec w terenie)
- Kanały sprzedaży: sieć dealerska + klienci końcowi (HoReCa)
- Poprzednie narzędzia: autorski CRM + arkusze Excel
Wyzwania Kaleta Group
Przed wdrożeniem Livespace firma korzystała z przestarzałego, autorskiego systemu CRM oraz rozbudowanych arkuszy Excel. Dane były rozproszone, aktualizacje niezsynchronizowane, a przygotowanie się do spotkań sprzedażowych czy wewnętrznych wymagało czasochłonnego zbierania informacji z różnych źródeł.
To było duże wyzwanie — każdy poświęcał mnóstwo czasu na znalezienie tematów i spraw, które powinny być zaparkowane i dostępne dla wszystkich w jednym miejscu.
Anna Gratkowska
Dyrektor Sprzedaży i Marketingu w Kaleta Group
Brakowało też wspólnej przestrzeni do przekazywania tematów między członkami zespołu, co szczególnie dawało się we znaki w sezonie urlopowym. Duża część komunikacji przebiegała przez maile i ustne ustalenia — co powodowało straty czasu i niepotrzebne zamieszanie.
Decyzja o wdrożeniu CRM
Kiedy Ania Gratkowska wróciła do firmy i przejęła odpowiedzialność za sprzedaż, jednym z priorytetów było uporządkowanie rozproszonych danych i usprawnienie codziennej pracy zespołu.
Livespace pojawił się na liście jako jedno z pierwszych narzędzi — i szybko stał się faworytem. Zaważyły trzy rzeczy:
- widoczność marki i regularna obecność na LinkedInie,
- webinary i treści edukacyjne pokazujące, jak realnie poukładać sprzedaż,
- fakt, że to polski produkt, rozwijany przez zespół, który zna lokalny kontekst.
Zanim jeszcze podjęliśmy decyzję, oglądałam wasze webinary. To one utwierdziły mnie, że nie jesteście tylko dostawcą CRM-u — ale partnerem, który pomaga sprzedaż realnie poukładać.
Kaleta Group przetestowała system w wersji darmowej, która została elastycznie przedłużona. Po około miesiącu testów zapadła decyzja: wdrażamy Livespace.
Wdrożenie i “AHA!” moment
Wdrożenie zespół przeprowadził samodzielnie, ale z punktowym wsparciem technicznym Livespace (mailowo i przez czat).
Już na etapie testów przygotowano trzy osobne procesy sprzedaży: dla klientów końcowych oraz dla dealerów. Wzorowano się m.in. na webinarach Livespace, które pomogły zaprojektować realistyczne ścieżki, bez przerostu formy nad treścią.
Przez pierwsze 2–3 miesiące trwało dopracowywanie etapów, testowanie automatyzacji i wdrażanie zespołu w nowy sposób pracy. Dużym krokiem było zsynchronizowanie skrzynek pocztowych z CRM — mimo początkowych obaw, szybko okazało się to wygodne i przydatne.
Przełom nastąpił po około pół roku, gdy handlowcy zaczęli… chwalić system.
Najlepszym sygnałem, że wdrożenie się udało, było to, że zespół sam zaczął mówić: ‘to naprawdę ułatwia pracę.
Jak Livespace pomaga dziś?
Uporządkowany proces sprzedaży
W systemie funkcjonują trzy różne ścieżki sprzedaży — dla dealerów, klientów końcowych. Każda z nich została zaprojektowana warsztatowo i odwzorowuje realny sposób działania zespołu.
Jedno źródło prawdy
Livespace to dziś centrum operacyjne zespołu. Notatki, historia kontaktu, warunki handlowe, oferty — wszystko w jednym miejscu, dostępne od ręki.
Wchodzę do Livespace i widzę, że klient już otrzymał odpowiedź na maila. Nie muszę dzwonić, nie muszę pytać. To ogromna zmiana.
Oszczędność czasu
Choć nie została jeszcze precyzyjnie wyliczona, oszczędność czasu jest odczuwalna: krótsze spotkania 1:1, szybsze przygotowanie ofert, mniej zbędnych rozmów.
Lepsza jakość pracy w zespole
Livespace pomógł przełamać stereotyp CRM-u jako narzędzia kontroli. Zamiast tego stał się realnym wsparciem — szczególnie w okresach urlopowych i przy przekazywaniu tematów.
Wcześniej: telefon, mail, Excel. Dziś? Wchodzę do Livespace i widzę wszystko. Oszczędność czasu – ogromna.
Funkcje, z których korzystają najczęściej
Kalendarz
i zadania
Planowanie spotkań, follow-upy, przypomnienia
Notatki
Kluczowe przy przekazywaniu tematów i przygotowaniach do spotkań.
Automatyzacje procesu
Przypisywanie kolejnych kroków na podstawie prostych reguł
Co się zmieniło?
Livespace nie tylko usprawnił codzienną pracę, ale też poprawił efektywność całego procesu sprzedaży — bez konieczności zwiększania zespołu.
Dzięki CRM-owi:
- Zespół szybciej reaguje na zapytania klientów
- Nie traci czasu na zbieranie informacji z różnych źródeł
- Łatwiej przejmuje tematy w sezonie urlopowym
- Może systematycznie rozwijać i optymalizować proces sprzedaży
Podsumowanie
Livespace stał się dla Kaleta Group nie tylko systemem CRM, ale fundamentem codziennej pracy i współpracy. Uporządkował sprzedaż, usprawnił komunikację i dał zespołowi przestrzeń do działania.
To nie jest system do klikania — to narzędzie, które realnie wspiera nas w codziennej pracy.
Anna Gratkowska
Chcesz zobaczyć, jak łatwo wdrożyć i używać Livespace?
Rozpocznij swój 14-dniowy darmowy okres próbny już dziś.