Podczas pracy z dużą liczbą klientów często pojawia się potrzeba oddzielenia w CRM tych, z którymi aktualnie prowadzimy sprzedaż, od pozostałych, z którymi aktualnie nie prowadzimy rozmów handlowych. W Livespace można takiego rozdziału dokonać bardzo łatwo – za pomocą funkcji Status klienta.

Uruchomienie funkcji

Aby uruchomić funkcję Status klienta przejdź do Ustawień konta > Kontakty > Status klienta i zaznacz Włącz obsługę statusu klienta

Jak działa status klienta?

Po uruchomieniu funkcji na profilu firmy pojawi się pole Status klienta.

Domyślny status to nieokreślony, który można zmienić na:

  • aktualny klient
  • były klient

Pole Status klienta dostępne jest także w formularzu dodawania/edycji firmy.

Gdy konieczna jest zmiana statusu kilku klientów jednocześnie można skorzystać z opcji zmiany statusu w operacjach na liście.

 

Warto wiedzieć

Po wygraniu szansy sprzedaży prowadzonej z daną firmą status klienta zmieni się automatycznie na aktualny klient.

Filtrowanie po statusie klienta

Filtr Status klienta, pozwala na wyodrębnienie listy aktualnych, bądź byłych klientów, a także stworzenie listy szans sprzedaży prowadzonych na przykład z aktualnymi klientami.

Filtr Status klienta,  znajduje się w:

  • sekcji Dane główne w zakładce Firmy na liście kontaktów,

  • sekcji Dane główne w zakładce Szanse sprzedaży na liście szans sprzedaży.

 

Zobacz także:

Jak przywrócić usunięty kontakt?

Widoczność kontaktów

W Livespace CRM w pakietach Automation i Enterprise, administrator konta ma wgląd do rejestru zmian dokonanych przez użytkowników w kontaktach. Historia zmian pozwala ustalić kto, kiedy i jakich zmian dokonał podczas pracy na firmach i osobach.

Aby przejść do historii zmian:

  1. Wejdź w Ustawienia konta 
  2. Wybierz zakładkę Historia zmian
  3.  Jako administrator, masz dostęp do informacji o:
  • dacie wykonania czynności;
  • użytkowniku;
  • rodzaju obiektu – czy zmiana została wykonana na profilu osoby, czy firmy;
  • nazwie oraz linku do zmienionego obiektu;
  • rodzaju wykonanej operacji: dodaniu, edytowaniu, usunięciu kontaktu, anonimizacji danych;
  • wprowadzonej zmianie – nazwie pola, którego zawartość została zmieniona oraz treści przed i po zmianie.

Rodzaje wprowadzonych zmian, jakie są widoczne w Historii zmian, to między innymi:

  • udostępnienie klientowi zgód marketingowych do edycji;
  • dodanie tagów do profilu kontaktu;
  • zmiana danych, na przykład numeru telefonu;
  • dodanie kontaktu do Grupy.

Historia zmian w kontaktach jest podsumowaniem działań użytkowników wykonanych na profilach kontaktów. Pozwala managerom na lepsze zarządzanie zarówno zespołem, jak i danymi.

W dowolnym momencie administrator może zapisać dane z Historii zmian do pliku Excel (.xls). Aby to zrobić wystarczy wybrać opcję Eksportuj listę.

 

Zobacz także:

Jak przywrócić usunięty kontakt?

Jak połączyć zdublowane kontakty?

Udostępnianie formularza zgód marketingowych

Sekcja zgód marketingowych w Livespace pozwala odnotować czy, kiedy i w jaki sposób Twoi klienci wyrazili zgodę, na przykład, na przetwarzanie danych osobowych, otrzymywanie korespondencji marketingowej, czy kontakt telefoniczny.


Czytaj więcej

W pakiecie Automation w Livespace masz możliwość ustawienia widoczności kontaktów dodanych do CRM definiując, kto ma do nich dostęp.

Czym jest widoczność kontaktów?

Zarządzanie widocznością kontaktów w CRM pozwala na ograniczenie dostępu do profilu kontaktu dla wybranych użytkowników. Podczas konfiguracji Livespace możesz podjąć decyzję, czy:

  • Kontakty będą widoczne tylko dla ich właścicieli
  • Kontakty będą widoczne dla wszystkich

Do wyboru masz trzy możliwości:

  1. Możliwość dodawania publicznych kontaktów.
    • Szczegóły kontaktów dodanych jako publiczne widoczne są dla wszystkich.
  2. Możliwość dodawania niepublicznych kontaktów.
    • Szczegóły kontaktów niepublicznych widoczne są dla ich właściciela kontaktu oraz administratora konta. Przy tej opcji jest również możliwość zaproszenia innych uczestników, aby i oni mieli do nich dostęp.
  3. Możliwość dodawania ukrytych kontaktów.
    • Kontakty widzi jedynie administrator konta i właściciel kontaktu.

Jako administrator konta możesz zdecydować, jaka będzie widoczność kontaktów. Możesz również włączyć wszystkie opcje na raz. Takie rozwiązanie pozwoli na wybranie opcji w formularzu dodawania kontaktu, lub jego edycji.

Ustawienie widoczności kontaktów

Aby zdecydować o ustawieniu widoczności kontaktów, przejdź do Ustawień konta > Uprawnienia > Kontakty.

 

 

Możesz umożliwić dodawanie do Livespace kontaktów publicznych i niepublicznych. W tym celu oznacz obie opcje:


W kolejnym kroku ustal domyślną widoczność nowych kontaktów. Możesz wybrać inne ustawienie dla osób i firm.

Zmiana widoczności kontaktów

Każda zmiana widoczności dotyczyć będzie tylko nowo dodanych kontaktów. Oznacza to, że jeżeli zmienisz ustawienia widoczności po jakimś czasie, zmiana nie będzie dotyczyć kontaktów utworzonych przed wprowadzeniem zmiany w ustawieniach.

Zmiany w widoczności już istniejącego kontaktu wprowadzisz bezpośrednio na profilu wybranego kontaktu.

W przypadku kontaktów niepublicznych i ukrytych, możesz wybrać użytkowników, którzy dostaną dostęp do kontaktu.

Aby sprawdzić które grupy użytkowników posiadają dostęp do wybranego kontaktu oraz jakie operacje (Dostęp, Edycja, Usuwanie) związane z tym kontaktem mogą wykonać, otwórz profil kontaktu i naciśnij Zmień w ustawieniach widoczności kontaktu z prawej strony.

W oknie, które pojawi się po naciśnięciu Zmień możesz wybrać Pokaż szczegółowe informacje, żeby zapoznać się z obecnymi ustawieniami widoczności kontaktu.
W tym miejscu masz możliwość zmiany widoczności kontaktu, oraz podgląd, kto ma do niego aktualnie dostęp.

Możesz wyeksportować swoje kontakty z konta LinkedIn, jako plik CSV, gotowy do importu do CRM. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Zaloguj się do swojego konta LinkedIn.

2. Wciśnij ikonę Sieć u góry strony głównej LinkedIn.

3. Wybierz Zarządzaj zaimportowanymi kontaktami w prawym górnym rogu strony.

4. W prawym, dolnym panelu wybierz Eksportuj kontakty (najprawdopodobniej zostaniesz poproszony o zalogowanie się na swoje konto).

5. Wybierz sekcje do pobrania (zalecane kontakty i zaimportowane kontakty), a następnie wybierz Poproś o archiwum.

6. Otrzymasz wiadomość e-mail na swój główny adres e-mail, która będzie zawierała link, z którego możesz pobrać listę kontaktów.

7. Wciśnij Eksportuj i pobierz swoje kontakty w formacie .csv.

Teraz, kiedy masz już gotowy plik, możesz go zaimportować do Livespace.

Warto wiedzieć:

  • Obecnie nie można wyeksportować listy kontaktów, które nie są połączeniami pierwszego stopnia.
  • Eksportowane są tylko pełne imię i nazwisko kontaktu, adres e-mail, aktualna pozycja i pracodawca.
  • Formaty CSV i vCard nie obsługują wszystkich znaków. W rezultacie języki z rozszerzonymi zestawami znaków, takie jak polski, chiński lub hebrajski, nie są obsługiwane.

Jeżeli w wyniku importu danych nie wyświetlają się prawidłowo polskie znaki, prawdopodobnie występuje problem z kodowaniem znaków w pliku. Opisujemy to szerzej w sekcji Jak zmienić kodowanie znaków przed importem pliku.

 

Zobacz także:

Import z pliku .csv, .xls, .ods 

 

Źródło pozyskania w Livespace CRM to źródło, z którego pochodzi dana szansa sprzedaży lub kontakt (osoba bądź firma). Uzupełnianie źródeł pozyskania pozwoli m.in. na uzyskanie informacji o tym, które z nich dostarczają szans sprzedaży o największej wartości, lub gdzie najczęściej pozyskujemy klientów.


Czytaj więcej

Domyślnie w Livespace CRM każdy kontakt i szansa sprzedaży posiadają właściciela (opiekuna), czyli określonego użytkownika, który odpowiada za dany kontakt. Istnieje możliwość ręcznej zmiany właściciela, czyli przypisania elementu do innej osoby. W niektórych firmach model pracy z klientami przewiduje ponadto, że są kontakty “wolne”, bez określonego właściciela, czyli takie, które mogą zostać podjęte przez dowolną osobę. Także i tę sytuację uwzględniliśmy w Livespace.

Czytaj więcej

Usunięcie kontaktu (osoby lub firmy) powoduje jego przeniesienie do zakładki Usunięte. W przypadku, gdy przez pomyłkę usuniesz kontakt, istnieje możliwość jego przywrócenia. W tej kwestii schemat postępowania w Livespace CRM jest taki sam dla osób, firm, szans sprzedaży i przestrzeni.

Czytaj więcej

Lista w Livespace CRM umożliwia wyświetlanie dużej ilości danych w wygodny i zorganizowany sposób. W postaci list przeglądane mogą być kontakty, zadania, szanse sprzedaży, finanse i przestrzenie w Livespace. Każda lista posiada ustawienia, dzięki którym mogą być pokazane tylko te dane, które chcesz i potrzebujesz widzieć, co z pewnością przełoży się na efektywność i szybkość Twojej pracy.
Czytaj więcej

Filtrowanie na listach umożliwia szybkie pokazanie danych, które są dla nas interesujące. Dzięki możliwości zapamiętywania filtrów na liście możemy wypracować sobie własny sposób pracy z Livespace CRM, dostosowany do pracy z tymi parametrami, które są dla nas najważniejsze.
Czytaj więcej

Filtry w Livespace CRM pozwalają Ci dokładnie określić, jakie dane chcesz widzieć na liście, dzięki czemu staje się ona bardziej przejrzysta, a praca z nią – wydajniejsza i szybsza.

Możesz filtrować następujące elementy:

  • Firmy i osoby na listach w zakładce Kontakty.
  • Zadania na liście zadań.
  • Szanse sprzedaży i Finanse w zakładce Szanse sprzedaży.
  • Przestrzenie na liście przestrzeni.
  • Wpisy na swoim Kokpicie.
  • Wpisy na tablicach kontaktów, szans sprzedaży i przestrzeni.
  • Zadania w kalendarzu.
  • Wybrane statystyki.

Filtrowanie według określonych kryteriów

Aby, na przykład, wyfiltrować konkretne kontakty według ustalonych przez Ciebie kryteriów:
1.    Przejdź do zakładki Kontakty.Zakładka kontakty w LiveSpace CRM
2.    Wybierz Firmy lub Osoby w zależności od rodzaju kontaktów, jakie chcesz filtrować.Listy kontaktów w LiveSpace CRM
3.    Na belce listy kontaktów rozwiń menu Filtruj. Menu Filtruj w LiveSpace CRM
4.    Załóżmy, że chcesz wyfiltrować kontakty zmodyfikowane konkretnego dnia. Wybierz z sekcji Daty w menu Filtruj opcję Modyfikacja.Filtrowanie w LiveSpace CRM
5.    Livespace poprosi Cię o podanie zakresu dat. W polach Od: i do: wybierz ten sam dzień i naciśnij Zastosuj.Filtrowanie w LiveSpace CRM
6.    Lista zostanie dla Ciebie zorganizowana przy użyciu filtru daty, a na belce listy pojawi się niebieska etykietka z nazwą i parametrami filtru.Etykietka filtru w LiveSpace CRM
7.    Jeżeli chcesz dodać kolejny filtry, otwórz ponownie menu Filtruj i dobierz nowy filtr, na przykład Dodane przez.Filtrowanie w LiveSpace CRM
8.    Livespace poprosi Cię o wybór z listy osoby, która dodała kontakt.Filtrowanie w LiveSpace CRM
9.    Wybór zatwierdź naciskając Zastosuj.Filtrowanie w LiveSpace CRM
10.    Na belce listy pojawi się nowa niebieska etykietka z kolejnym dodanym filtrem.Filtrowanie w LiveSpace CRM
Możesz dodać tyle filtrów, ile potrzebujesz. Lista będzie zawierała dokładnie takie dane, jakie chcesz widzieć. Jeśli chcesz dodać kolejne filtry, po prostu powtórz powyższe kroki.
Możesz także zwinąć belkę listy, by ukryć metki z filtrami:Zwijanie filtrów w LiveSpace CRM

Usuwanie i zapisywanie filtrów w CRM

Możesz usunąć dany filtr naciskając na krzyżyk znajdujący się na niebieskiej etykietce.Usuwanie filtru w LiveSpace CRM
Lub też od razu wyczyścić wszystkie filtry dzięki opcji Wyczyść filtry.Czyszczenie filtrów w LiveSpace CRM

Aby zapisać zestaw filtrów, by móc go używać w przyszłości:
1.    Rozwiń belkę listy, jeśli jest zwinięta.Rozwijanie listy filtrów w LiveSpace CRM
2.    Naciśnij na opcję Zapisz filtry.Zapisywanie filtrów w LiveSpace CRM

3.    Livespace zapyta Cię o nazwę dla tego zestawu filtrów i czy ma być on widoczny dla wszystkich pracowników Twojej firmy.Zapisywanie filtrów w LiveSpace CRM
4.    Po wpisaniu nazwy naciśnij na Zapisz.Zapisywanie filtrów w LiveSpace CRM
5.    Zestaw filtrów zostanie dodany do menu po lewejMenu filtrów w LiveSpace CRM

Dostępne filtry na listach w zakładce Kontakty

Dane na listach w zakładce Kontakty możesz filtrować według następujących kryteriów:

  • Daty – np. według daty utworzenia lub modyfikacji kontakty.
  • Użytkownicy –np. według właścicieli kontaktu lub użytkowników, którzy modyfikowali kontakt.
  • Dane główne – np. według nazwisk lub nazw firm w kontaktach.
  • Dane dodatkowe – np. według adresu e-mail lub telefonu kontaktu.
  • Dane adresowe – np. według ulicy lub miasta kontaktu.
  • Inne – np. według przychodów prognozowanych lub zadań zrealizowanych dla danego kontaktu.
  • Powiązania – według powiązań dla danego kontaktu

Dostępne filtry na liście w zakładce Zadania

Informacje na liście zadań możesz filtrować według:

  • Danych głównych – na przykład według nazwy lub priorytetu zadania.
  • Daty – np. według właścicieli kontaktu lub użytkowników, którzy modyfikowali kontakt.

Dostępne filtry na liście w zakładce Finanse

Informacje na liście finansów możesz filtrować według:

  • Danych głównych – np. po produkcie lub jego cenie.
  • Danych szansy sprzedaży – np. według statusu lub etapu sprzedaży.
  • Daty – np. według daty utworzenia / zmiany statusu szansy sprzedaży.
  • Użytkowników według np. właściciela szansy sprzedaży.
  • Powiązań np. z przestrzenią.

W Livespace CRM na profilach kontaktów, szans sprzedaży i przestrzeni centralne miejsce zajmuje tablica – lista aktywności, notatek, plików, oraz e-maili powiązanych z danym kontaktem lub szansą sprzedaży. Elementy listy ułożone są w porządku chronologicznym. Aby ułatwić Ci odszukanie interesujących informacji wprowadzone zostało filtrowanie wpisów. Po rozwinięciu listy filtrów możesz wskazać autora, typ danych (aktywność, notatka, mail, plik), lub wpisać słowa, które mają być zawarte w treści wpisu. Możliwe jest również filtrowanie według tagów, ale tylko wtedy, gdy wpisy zostały wcześniej otagowane.


Czytaj więcej

Segmentacja klientów jest jedną z najprzydatniejszych funkcji w Livespace CRM, która automatyzuje i usprawnia codzienną pracę zespołu sprzedażowego. Raz skonfigurowana segmentacja pozwoli Ci automatycznie określić, czy dany klient jest kluczowy czy nie, a także pokaże, którzy klienci najlepiej wpisują się w obraz Twojego idealnego partnera biznesowego. Dzięki segmentacji w Livespace zrozumiesz, z jakimi klientami pracujesz i na których z nich powinieneś się skupić w pierwszej kolejności, by osiągać sukcesy sprzedażowe. Ty wiesz najlepiej, jakiego klienta szuka Twoja firma, dlatego kryteria segmentacji i ich priorytet mogą być przez Ciebie dowolnie zmieniane, dodawane i usuwane, a cały proces raz skonfigurowanej segmentacji będzie całkowicie zautomatyzowany.


Czytaj więcej

Livespace CRM oferuje Ci możliwość przeprowadzania masowych zmian na wielu elementach listy poprzez Operacje na liście. Każda lista, niezależnie od tego, czy jest to lista zadań, kontaktów, szansy sprzedaży czy przestrzeni, posiada funkcję Operacje na listach, choć typy operacji, jakie można przeprowadzić, są różne dla każdej z nich.


Czytaj więcej

Livespace CRM umożliwia Ci wyświetlenie tylko najważniejszych danych dzięki opcji tworzenia własnych widoków na listach. Ta funkcja pozwoli Ci zobaczyć tylko te informacje, których najbardziej potrzebujesz.


Czytaj więcej

Kontaktami w Livespace CRM są firmy lub osoby, które zostały dodane przez Ciebie, lub Twój zespół sprzedażowy. Każdy kontakt ma swój własny profil, który zawiera dane ściśle z nim powiązane. Na przykład na profilu firmy znajdziesz informacje o procesach sprzedażowych, które prowadzisz z tym konkretnym partnerem biznesowym.

Czytaj więcej

Tagi to potężne narzędzie. Jeśli tylko właściwie je wykorzystasz, ułatwisz sobie pracę – szczególnie operacje na dużej ilości danych. Możesz dzięki nim w elastyczny sposób porządkować swoje dane. Charakterystyczną cechą tagów jest to, że nie wybierasz ich z listy, a tworzysz podczas pracy z danymi. Ich działanie można porównać do etykietek, które przyklejasz do elementów w Livespace CRM, aby móc je porządkować i szybciej wyszukiwać.

Czytaj więcej

Z myślą o zapewnieniu naszym klientom jak najbardziej wszechstronnej funkcjonalności wprowadziliśmy w Livespace CRM różne możliwości w zakresie gromadzenia i wyszukiwania informacji, na przykład grupy lub tagi. Zdajemy sobie jednak sprawę, że te rozwiązania mogą być czasem niewystarczające, dlatego umożliwiamy naszym użytkownikom gromadzenie dodatkowych danych we własnych, zdefiniowanych przez nich polach.


Czytaj więcej

Na profilach kontaktów, szans sprzedaży i przestrzeni, a także na kokpicie, centralne miejsce zajmuje tablica – lista aktywności, notatek, plików i e-maili powiązanych z danym elementem. Podobne rozwiązanie znasz prawdopodobnie z Facebooka, LinkedIn lub innych portali społecznościowych. Naszym zdaniem to najlepszy sposób na pokazywanie informacji o aktywnościach. Cechą charakterystyczną tablicy jest to, że wyświetlają one pełną historię kontaktu – tę dodaną ręcznie, jak i tę zapisywaną automatycznie. Wszystkie dane zamieszczane na tablicy są wyświetlane w porządku chronologicznym, zaś poszczególne wpisy możesz komentować.

Czytaj więcej

Tablica stanowi podstawowe narzędzie do zapisywania informacji na temat historii danego kontaktu i związanych z nim działań. Wpisy na tablicy to historia aktywności związanych z daną osobą, firmą, sprzedażą lub przestrzenią. Zdarza się, że wpis taki zostaje umieszczony nie tam, gdzie chcemy, czasem też zachodzi potrzeba jego skopiowania na inną tablicę. Przenoszenie i kopiowanie wpisów w Livespace jest bardzo proste.


Czytaj więcej

W przypadku zdublowania kontaktów, na przykład w wyniku importu lub omyłkowego dodania jednej osoby/firmy kilka razy, możesz wszystkie powtarzające się kontakty połączyć w jeden. Służy do tego funkcja łączenia kontaktów. Jest ona dostępna z poziomu profilu osoby/firmy, a także na liście kontaktów.

Czytaj więcej

Import bazy kontaktów, produktów oraz szans sprzedaży może nie udać się z kilku powodów, takich jak na przykład: pomyłka przy wyborze plików, zaimportowanie tych samych danych dwa razy, czy złe przydzielenie kolumny pliku wejściowego do pól w Livespace CRM. Bez obaw – nie trzeba godzinami usuwać takich danych ręcznie, ani prosić o pomoc IT. Niepożądany import możesz w łatwy sposób wycofać samodzielnie!

Czytaj więcej

Livespace CRM pozwala na dodanie pliku do każdej notatki, którą zamieszczasz na kokpicie lub profilu osoby, firmy, szansie sprzedaży, przestrzeni czy w zadaniu. Sposób dodawania plików w każdym z tych miejsc jest taki sam.

 


Dodawanie pliku do notatki w Livespace CRM

Aby dodać plik:

  1. Przejdź na dany profil, po czym umieść kursor nad polem tekstowym zatytułowanym Dodaj notatkę lub załącz plik i kliknij w to pole.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  2. Pod polem na notatkę pojawią się dodatkowe opcje.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  3. Naciśnij na ikonę spinacza, by uaktywnić opcje dodawania załącznika.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  4. Następnie naciśnij na Prześlij plik lub przeciągnij tutaj.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  5. Otworzy się okno przeglądarki, które pozwoli Ci wyszukać plik. Po wybraniu pliku naciśnij na Otwórz, by dodać nowy załącznik.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
    Pamiętaj, że możesz zaznaczyć w powyższym oknie kilka plików naraz i nacisnąć Otwórz, by jednocześnie dodać je do notatki.
  6. Dodawany plik pojawi się pod notatką. Jeżeli chcesz dołączyć do niego komentarz, uzupełnij pole notatki.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  7. Możesz w analogiczny sposób dodać kilka plików do jednej notatki – zostaną one wyświetlone na liście.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  8. Aby dane pliki zostały przyłączone do notatki, zatwierdź ich dodanie przyciskiem Publikuj.Dodawanie pliku w LiveSpace CRM
  9. Po opublikowaniu, pliki będą dostępne w notatce na tablicy profilu.

Warto wiedzieć:

  • Możesz również dodawać w Livespace pliki bezpośrednio z Dropbox. Wówczas nie obowiązują Cię żadne ograniczenia przestrzeni dyskowej, bowiem Dropbox przechowuje pliki na własnych serwerach, a Ty tak naprawdę dodajesz jedynie link do pliku. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie Integracja z Dropbox.

Czytaj też:

Osoby i firmy w Livespace CRM możesz grupować według własnych kryteriów. Grupa ułatwia zarządzanie kontaktami i pozwala na wprowadzenie szybkiej metody ich porządkowania, spójnej dla wszystkich użytkowników.


Czytaj więcej