Produktywność w pracy handlowca – wywiad z Piotrem Nabielcem

Czym tak naprawdę jest produktywność? Czy nakładanie na siebie zbyt wielu zadań motywuje nas do zwiększenia efektywności, czy jest na odwrót? Jakie sytuacje przeszkadzają nam w byciu produktywnym i jak sobie z nimi radzić? Zapytaliśmy Piotra Nabielca, założyciela produktywni.pl i autora szkoleń „Produktywność w rytmie slow”. 

Agnieszka Zawadka: Podczas ostatniego Sales Hacking Meetup rozmawialiśmy o produktywności w pracy handlowca. Wielu z nas produktywność kojarzy się z tym, że trzeba zrobić więcej w krótszym czasie. Jak więc zorganizować pracę, by zrealizować to, co zaplanowaliśmy?

Piotr Nabielec: Weźmy pod uwagę horyzont czasowy. Jeśli podejmiemy się zbyt wielu zadań i nie będziemy mieć czasu na odpoczynek i sen, to w perspektywie tygodnia zrobimy połowę, bo nagle dopadnie nas zmęczenie i przepracowanie. Wszystko więc zależy od perspektywy – jeśli chcemy zrobić jak najwięcej w perspektywie życia, miesiąca czy roku, to może najlepszą metodą jest dzisiaj po prostu wcześniej położyć się spać. Dużo ludzi produktywność kojarzy z tym, że trzeba zrobić najwięcej dzisiaj i bierze w tym celu pewne „pożyczki” od organizmu, które trzeba prędzej czy później spłacić. 

Praca handlowca jest złożona. Często przeskakujemy z zadania do zadania. Jak odnaleźć się w tej wielozadaniowości?  

Oczywiście nie ma tzw. silver bulleta, czyli jednej metody dla wszystkich. Każdy pracuje inaczej – jeden handlowiec będzie głównie dzwonił, a inny – pisał maile. Po pierwsze wypiszmy sobie zadania. Uporządkujmy skrzynkę mailową. Jeśli nie możemy odebrać telefonu i oddzwonić w ciągu 20 minut, to pomoże nam tzw. praca w bloku. Spróbujmy zablokować sobie chociaż 2-3 razy dziennie po pół godziny, żeby stworzyć ofertę lub skupić się na mailach. Dzięki regularnej pracy w bloku uda nam się wyczyścić skrzynkę do zera i skończyć to zadanie. 

Podczas następnego bloku skupmy się na czymś innym i nie zaglądajmy do skrzynki mailowej. To nieprawda, że musimy być ciągle dostępni. Nikt nie oczekuje od nas natychmiastowej reakcji, nawet jeśli tak nam się wydaje. Zaplanujmy eksperyment. Przez 2 dni nie odbierajmy telefonów natychmiast i tylko oddzwońmy za 20 minut. Dzięki temu sprawdzimy, czy feedback klienta będzie negatywny. Podstawowe narzędzie, które chroni przed multitaskingiem – tym źle rozumianym – to doskonałe zaplanowanie czasu. Jeśli nad czymś pracujemy, wyłączmy powiadomienia, nie rozpraszajmy się i w pełnym skupieniu pracujmy nad dobrą ofertą, która sprzeda nasz produkt.  

Praca w blokach, o której wspominasz, wymusza na nas pewną systematyczność. Czy pomaga skupić się na jednej ważnej rzeczy bez przeskakiwania z tematu na temat? 

Paradoks jest taki, że skakanie między tematami jest dla nas wygodne. Mamy wrażenie, że ciągle mamy zajęcie. Przez to nie skupiamy się na konkretnym zadaniu. Efekt jest taki, że pod koniec dnia nie wiemy, jak się nazywamy. Dlatego planowanie i systematyczność to klucz do sukcesu. Wielu skutecznych handlowców wyznacza sobie konkretne dni na konkretne rzeczy. Ja na przykład piszę oferty w dwa główne dni w tygodniu. Zachęcam wszystkich do spisania listy „to-do”, bo to usprawnia pracę. Jeśli czytamy maile, to skupmy się tylko na tym i na nic innego nie patrzmy. Jak skończymy i zobaczymy, że mamy wyczyszczoną skrzynkę, to poczujemy, że wykonaliśmy zadanie.

Jak podejść do wprowadzania nawyków zwiększających produktywność? W jaki sposób możemy testować różne narzędzia i techniki, żeby finalnie stwierdzić co działa, a co nie?

Przede wszystkim, żeby podjąć dobrą decyzję na przyszłość, trzeba spojrzeć w przeszłość i zobaczyć, co się sprawdzało najlepiej do tej pory. Dopasujmy kanały do pracy. Róbmy notatki, do których możemy zajrzeć. Jeśli lubimy rzeczy organiczne, np. notatki pisane ręcznie, to róbmy je w notesie. Natomiast, gdy trzymamy wszystko pod kontrolą w chmurze, używajmy narzędzi elektronicznych. Przetestujmy wybraną formę przez 3 tygodnie i po eksperymencie wyciągnijmy wnioski. Spiszmy, co pomogło, a które zadania wywołały opór. Róbmy małe usprawniające pracę kroki. Dzięki temu najłatwiej wykształcimy nowe nawyki. Przyjrzyjmy się temu, co się sprawdza, a co nas blokuje. Nie rezygnujmy z planowania, nawet jeśli coś nam nie wyjdzie. Znajdźmy cel i wykonajmy po kolei kroki, by do niego dojść. To trochę jak chodzenie po górach – jako punkt na swojej drodze obierasz schronisko, patrzysz na pogodę, dobierasz odpowiednią trasę, by odhaczyć kolejny punkt i dotrzeć do celu.

Sprawdź, jakie wskaźniki warto monitorować w procesie sprzedaży

Jak radzić sobie z rozpraszaczami w pracy i ustalać priorytety?

Często brakuje nam umów ze współpracownikami i postawienia granic. Nie umiemy odmawiać. Myślimy, że wszystko musi być natychmiast, przez co możemy reagować na niektóre prośby emocjonalnie. Jak wybrnąć z tego, gdy przychodzi szef i nagle dorzuca nam zadania? Pokażmy mu swoją listę zadań na dziś i powiedzmy szczerze, że możemy zrobić dodatkowy punkt, ale z czegoś trzeba będzie zrezygnować. Zapytajmy, z czego zrezygnować i czy jest z tym ok. Nie deklarujmy, że zdążymy zrobić wszystko, jeśli wiemy, że tego nie dowieziemy. Zapisujmy wszystko na liście „to-do“ i wyrzucajmy te rzeczy z głowy. Podzielmy pracę na bloki. Kiedy chcemy naprawdę skupić się na zadaniu, zaznaczmy na komunikatorze firmowym tryb „nie przeszkadzać”. Umówmy się ze współpracownikami, że odbierzemy telefon tylko w przypadku pilnych spraw.

Chodzą słuchy, że szczyt energetyczny przypada między 9:00 a 12:00 i wtedy właśnie najlepiej robić najważniejsze rzeczy. Natomiast kryzys przychodzi w porze lunchowej. Czy uważasz, że te ramy czasowe są uniwersalne dla wszystkich, czy jednak warto zarządzać swoją energią przez cały dzień?

Nie widziałem sensownie zrobionych badań naukowych na ten temat. Zweryfikowałem to w kursie „Produktywność krok po kroku”. Jest w nim lekcja o zarządzaniu energią w ciągu dnia. Zrobiłem badanie wśród 1000 kursantów i faktycznie ok. 70-80% osób ma tę górkę rano. Dla niektórych jest to 7:00, dla innych 9:00, 11:00. Po dwóch godzinach od szczytu następuje jeden z największych dołków. Wszystko też zależy od rodzaju pracy. Niektórzy, szczególnie ci pracujący kreatywnie, najlepsze pomysły mają wieczorami lub w nocy. Nie patrzmy więc na statystyki, tylko zapytajmy siebie, kiedy najlepiej pracuje nam się twórczo, a kiedy odtwórczo. Te rzeczy, które wymagają kreatywności i skupienia, zróbmy podczas górki. Na słabszy moment zostawmy fakturowanie, dokumenty, prace odtwórcze. Zróbmy kolejny eksperyment. Oceńmy swoją energię co godzinę w pięciostopniowej skali. Zróbmy z tego wykres. Wtedy zobaczymy, kiedy mniej więcej mamy górkę, a kiedy przychodzi kryzys. U mnie to zależy od pory roku. 

Co może zrobić handlowiec podczas tzw. górki energetycznej?

Podczas szczytu energetycznego warto robić rzeczy, które wymagają największej kreatywności i skupienia. Może to być wymyślanie ofert albo planowanie strategii. Załatwmy najtrudniejsze sprawy podczas górki. Na przykład: jeśli czeka nas trudny telefon i go wykonamy, poczujemy ulgę i to da nam motywację do dalszego działania. Natomiast podczas dołków zająłbym się pracą administracyjną i analizą. Pośrodku jest tzw. szara strefa, czyli zadania, które już nie są łatwe, a jeszcze nie są trudne. Warto je zrobić gdzieś pomiędzy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o produktywności w pracy handlowca? Zobacz nagranie webinarium.

Wspominasz o tematach, którymi warto zająć się podczas górki energetycznej. Jednak właśnie wtedy czasami dopada nas prokrastynacja. Jak ją zwalczyć? 

Oddam troszkę hołdu prokrastynacji. Jest ona moim zdaniem zupełnie niepotrzebnie negatywnie oceniana. Dlaczego odkładamy coś na później? Bo możemy. Nasz organizm jest jednym wielkim urządzeniem do oszczędzania energii. To mózg wytwarza nawyki, żeby oszczędzać energię. Więc prokrastynacja jest jeszcze jedną formą oszczędzania energii. W tym miejscu warto wrócić do pilności, czyli do „ciśnienia czasu”. Jest to absolutny naturalny stymulator, który sprawia, że po prostu zabieramy się za rzeczy efektywnie. Zbliżający się termin naprawdę nas motywuje. Pamiętam, że nie mogłem się zebrać do pracy nad moim pierwszym kursem. Postawiłem tylko stronę z zapisami i ogłosiłem start za 5 tygodni. Pierwszego dnia zapisało się 50 osób. To dało mi motywację do dalszego działania. Jednak jest też niebezpieczeństwo. Gdy zbliża się deadline pojawia się panika i często podejmujemy wtedy absurdalne decyzje. Jak z tego wybrnąć? Jeśli mamy do zrobienia duże zadanie, podzielmy je na kilka mniejszych. Dzięki temu będziemy mieć poczucie, że nie pracujemy nad trudnym projektem, tylko robimy mniejsze łatwiejsze rzeczy. Warto także wizualizować cel. Na przykład wiemy, że czas zrobić porządek w szafie, ale nam się nie chce. Zwizualizujmy sobie posprzątaną szafę. To da nam emocjonalny zastrzyk i chęci do pracy.

Gdybyś miał wskazać najważniejszą rzecz, żeby wdrożyć w życie produktywność, to co by to było?

Mam porady dla dwóch typów osób. Pierwsza dla osób, które nie wyrzucają zadań z głowy do sprawdzonego systemu, np. kalendarza. Dla mnie taką absolutnie najważniejszą rzeczą jest wyrzucenie zadań z głowy i spisanie ich w listę „to-do”. To jest podstawa, bo dzięki temu można je uporządkować i zadać sobie pytanie: które trzy rzeczy na tej liście są najważniejsze? Jak mamy to poza głową, to dużo łatwiej odpowiedzieć na to pytanie. Życie nie polega na tym, żeby zrobić wszystko, tylko żeby zrobić rzeczy najważniejsze o największej wartości. Natomiast jeśli mamy wszystko uporządkowane i spisane, to największym wyzwaniem będzie skupienie. Sprawdźmy, co nas rozprasza, spróbujmy bloku pracy w skupieniu i zobaczmy, czy nam to odpowiada. Zróbmy nawet jeden taki blok na próbę, żeby nie walczyć z rozproszeniami, tylko wyłączyć je u źródła.

Sprawdź, jak zautomatyzować działania sprzedażowe!

Piotr Nabielec
Od 2015 roku prowadzi serwis Produktywni.pl. Autor szkoleń i kursów online, które pomagają opanować chaos i lepiej zorganizować swój czas – “Produktywność w rytmie slow”. Mówca TEDx. Przeszkolił już ponad 3000 osób. Wcześniej przez 10 lat był programistą i menedżerem.