Dlaczego warto wykorzystać CRM do pracy zespołowej i jak to zrobić?

Przepis na wypalenie się w pracy nawet najbardziej utalentowanego handlowca? Zajmowanie się wszystkim od A do Z. Najlepsi sprzedawcy to ci, którzy rozumieją na czym polega praca zespołowa.

Czy wiesz, że średnio sprzedawcy przeznaczają tylko 35% swojego czasu pracy na faktyczne działania sprzedażowe? To znaczy że poświęcają aż 26 godzin w tygodniu na czynności, które nie przekładają się bezpośrednio na przychód firmy lub ich premie. Istnieje duża szansa, że sytuacja wygląda podobnie w Twoim zespole.

Ktoś mógłby uznać, że w takiej sytuacji nic prostszego – wystarczy zidentyfikować, które zadania zabierają czas Twoich salesów i wykluczyć je z codziennej pracy. Ale rzeczywistość nie jest tak kolorowa.

Bardzo często są to obowiązkowe zadania, które wpływają na jakość pracy całego zespołu, np.:

• kwalifikacja nowych leadów,
• przygotowywanie zamówień i sporządzanie umów,
• koordynowanie wycen projektów,
• budowanie bazy potencjalnych klientów,
• prospecting.

Jako manager warto mieć świadomość, że przy ustalaniu priorytetów dla zespołu, zbyt duży natłok zadań “niesprzedażowych” może wywoływać niezadowolenie lub nawet frustrację u handlowców – zwłaszcza skoro ich wynagrodzenie oparte jest o system premiowy.

Ściągając choćby część wymienionych wyżej obowiązków z naszego handlowca sprawimy, że będzie mieć czas na to, co najważniejsze – domykanie sprzedaży.

Żeby uwolnić czas sprzedawców, warto pomyśleć o dobrze zorganizowanym procesie delegowania zadań w obrębie teamu. Ale jak to zrobić jednocześnie pamiętając o podstawie pracy zespołowej, czyli komunikacji? I jak wykorzystać do tego CRM?

Co możemy oddelegować?

Na początku powinniśmy wiedzieć, które zadania handlowca możemy oddelegować. W niektórych przypadkach możemy odciążyć sprzedawców od razu, inne wymagają od nas odpowiedniego, rozłożonego w czasie przygotowania (np. rekrutacji odpowiedniej osoby do wsparcia sprzedaży).

Rodzaj delegowanych zadań różni się w zależności od branży lub procesu sprzedaży, ale w praktyce najczęściej są to:

• pojedyncze zadania w procesie sprzedażowym, np. przygotowanie wyceny do projektu dla klienta;
• część procesu sprzedaży, którą przydziela się do wyspecjalizowanej roli, np. pierwszy kontakt, kwalifikacja i przekazanie do sprzedaży;
• zdjęcie z handlowca obszaru działań, którymi mógłby się zająć tzw. back office.

UWAGA: Może okazać się, że w Twoim zespole sprzedażowym już dochodzi do delegowania zadań, ale ponieważ nie jest to formalnie ustalone, nie dzieje się to tak płynnie i bezproblemowo, jak powinno. W takiej sytuacji warto zadbać o doprecyzowanie i opisanie przebiegu takiego procesu.

Delegowanie zadań w CRM

Żeby delegowanie zadań przebiegało sprawnie dobrze mieć wypracowany odpowiedni proces. Dobrym narzędziem do jego odzwierciedlenia w codziennej pracy jest CRM Livespace.

W Livespace możemy tworzyć dowolne typy zadań na nasze potrzeby np. “Przygotowanie umowy” albo “Wycena projektu”. W takim zadaniu przypiszemy również osobę za nie odpowiedzialną, jak i innych zainteresowanych przebiegiem jego realizacji. Określimy także termin wykonania zadania i ustawimy przypomnienie, by nie umknęło ono w natłoku innych spraw.

Zadania w Livespace mają jeszcze jedną, dość rzadko wykorzystywaną, a przy tym bardzo przydatną cechę – swój własny profil. Działa on na podobnej zasadzie jak profil szansy sprzedaży i kontaktu.

Możemy tam załączać pliki, których nie chcemy publikować w samej szansie sprzedaży lub profilu klienta (np. robocze wersje wycen czy ofert), a także prowadzić wewnętrzną komunikację związaną z samym zadaniem. A doskonale wiemy, jak istotna w pracy zespołowej jest komunikacja. Jak w tym kontekście możesz sobie pomóc w codziennej pracy wykorzystując Livespace?

Komunikacja na temat sprzedaży wewnątrz CRM

W Livespace możemy tworzyć wpisy na tablicy, profilu kontaktu, profilu firmy, szansy sprzedaży i przestrzeniach. Możemy także oznaczyć w nich odpowiednie osoby, jeśli chcemy upewnić się, że nie zostanie ona przeoczona w całym cyklu komunikacji.

Z łatwością dodamy również komentarz do notatki, maila, rozmowy telefonicznej i innych zdarzeń wyświetlanych w Livespace. Jeśli chcesz, by członek zespołu zapoznał się z ich treścią wystarczy oznaczyć go w samym komentarzu, a on otrzyma powiadomienie. Działa to na podobnej zasadzie jak w mediach społecznościowych, na Facebooku czy LinkedIn. Taka komunikacja będzie szczególnie pomocna, gdy więcej niż jedna osoba współpracuje przy danym kliencie czy szansie sprzedaży.

Dodatkowy plus wykorzystywania tych funkcji Livespace? Komunikacja na temat klienta jest transparentna i przebiega w jednym, przeznaczonym do tego miejscu, a nie jest chaotycznie porozrzucana po kilku adresach mailowych, komunikatorach i SMS-ach.

Role i zespoły

Skoro mowa o pracy zespołowej to naturalną koleją rzeczy powinno być odzwierciedlenie struktury sprzedażowej i ról w samych zespołach pracujących w CRM.

W Livespace możemy stworzyć zespoły podzielone według naszych potrzeb (np. geograficznie), których członkami będą osoby o różnych rolach. Pomoże to zwłaszcza w przypadku większych struktur sprzedażowych, gdy chcielibyśmy, żeby zespół mógł łatwo zobaczyć jakie tematy sprzedażowe go dotyczą.

W bonusie ułatwimy życie sobie i innym menedżerom zespołów, bo będziemy mogli łatwiej stworzyć raport z pracy konkretnego zespołu sprzedaży.

Uprawnienia i dostępy

Elementem dodatkowo ułatwiającym współpracę jest możliwość nadawania w Livespace uprawnień i dostępów. W ten sposób możemy odwzorować faktyczne specjalizacje w szansie sprzedaży czy na profilu kontaktu.

W Livespace wykorzystujemy tę funkcję właśnie w takim celu. Pokażmy to na krótkim przykładzie oddelegowanej części procesu sprzedaży specjaliście o wyznaczonej do tego roli:

1. Nowa szansa sprzedaży trafia do presalesa, czyli osoby odpowiedzialnej za pierwszy kontakt z klientem, kwalifikację i przekazanie dalej zakwalifikowanych szans sprzedaży.
2. Dopiero po zakwalifikowaniu leada presales przydziela szansę do Opiekuna (odpowiedzialnego za domknięcie sprzedaży).

Do momentu kwalifikacji i przekazania szansy sprzedaży handlowcom – to presales jest odpowiedzialny za proces sprzedaży.

Takie rozgraniczenie obowiązków przynosi mierzalne efekty. W Livespace dzięki temu:

• liczba klientów utraconych wskutek braku skutecznej próby kontaktu spadła z poziomu 25% do poziomu 17% ;
• konwersja sprzedaży szans trafiających do zespołu sprzedaży wzrosła z 21% do 30%;
• średnia wartość sprzedaży domkniętej przez opiekuna wzrosła o 41%.

Uprawnienia i dostępy sprawdzą się też, jeśli mamy podział w zespole handlowym na handlowców w terenie i back office.

Praca zespołowa może wynieść sprzedaż na nowy poziom…

Jak widzisz, nie trzeba komplikować swojego procesu sprzedaży, żeby polepszyć jakość i komfort pracy Twoich sprzedawców. Nawet proste procesy wsparte drobnymi zmianami w ustawieniach Livespace przynoszą zaskakująco dobre efekty.