Praca zdalna w dziale sprzedaży – poradnik dla szefa i handlowca

Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna i coraz więcej przedsiębiorców chce wprowadzić ten model pracy w swoich organizacjach. Zebraliśmy dobre praktyki pracy zdalnej w Livespace, które można zastosować w różnych zespołach – przede wszystkim w dziale sprzedaży.

Praca zdalna oferuje szereg możliwości, aby zatrudniać lepszych pracowników i pracować bardziej efektywnie, bez względu na lokalizację. Mimo to wiele organizacji ma wiele wątpliwości, aby przejść na model pracy zdalnej, lub po prostu jeszcze nie potrafią tego zrobić. W Livespace wspieramy pracę zdalną od samego początku istnienia firmy, a obecnie pół firmy pracuje z różnych zakątków Polski i świata. Chociaż zespół sprzedaży na co dzień pracuje z biura, zdarzają się sytuacje, kiedy korzysta z rozwiązania pracy zdalnej – i zawsze sprawdza się ono na 5! W tym artykule dzielimy się naszymi sprawdzonymi praktykami oraz obserwacjami, które powinny pomóc we wprowadzeniu efektywnej pracy zdalnej w zespołach sprzedaży i nie tylko. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są korzyści z pracy zdalnej
• Jaka jest rola procesów w pracy zdalnej
• Z jakich narzędzi do pracy zdalnej korzystać w zespole sprzedaży 
• Jak usprawnić komunikację w pracy zdalnej 
• Jak zarządzać sprzedażą na odległość – porady dla szefa
• Jak pracować zdalnie – porady dla handlowca

Korzyści pracy zdalnej

Zdalna praca jest coraz bardziej popularna. Jak pokazują badania 63% firm ma już pracowników, którzy pracują zdalnie. Zaskakująco dużo? Niekoniecznie. Blisko 70% pracowników pracuje zdalnie co najmniej jeden dzień w tygodniu. Większość pracowników ma elastyczne warunki dotyczące pracy z domu – aż 84% badanych pracuje z domu w ramach pracy zdalnej. 

Budowanie zdalnie pracującego zespołu niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów (związanych z prowadzeniem biura przez pracodawcę oraz dojazdami do biura przez pracowników), ale też daje członkom zespołu większą autonomię. Badania pokazują, że wśród największych korzyści dostrzeganych przez pracowników wymieniana jest elastyczność czasu pracy oraz możliwość wykonywania zadań z dowolnego miejsca. W pracy zdalnej pracownicy doceniają również czas z rodziną oraz możliwość pracy z domu. 

Z perspektywy pracodawcy istotne są nie tylko oszczędności związane wynajmowaniem przestrzeni biurowej, ale przede wszystkim liczy się dostęp do nieograniczonych możliwości zatrudniania talentów – bez ograniczania się do rekrutowania ludzi w okolicach siedziby, automatycznie zwiększa się pula potencjalnych kandydatów do pracy.

Zarządzanie zdalnie pracującym zespołem nie należy do łatwych rzeczy. Na szczęście technologia ułatwia pracę zdalną. Badanie Uniwersytetu Stanford pokazuje, że pracownicy są 13% bardziej produktywni, kiedy pracują zdalnie. 

Praca zdalna a telepraca – sprawdź, co na ten temat mówi prawo.

Rola procesów w pracy zdalnej 

Procesy to absolutnie najważniejsza rzecz, jaką należy zaimplementować, kiedy zarządza się zespołem sprzedaży pracującym zdalnie. Dobre procesy wskazują kierunek i zapewniają strukturę, ułatwiającą wykonywanie pracy. Jakie procesy są krytyczne do ustawienia w zespole sprzedaży? Przede wszystkim proces generowania leadów, przeprowadzania demo produktu, finalizowania szansy sprzedaży oraz obsługi klienta. Wszystkie z nich powinny zostać usystematyzowane i zdigitalizowane, aby zespół sprzedaży mógł z powodzeniem przejść na pracę zdalną. Na bazie wielu doświadczeń przygotowaliśmy w Livespace liczne materiały, które pomagają zaprojektować proces sprzedaży:

• Wszystko, co musisz wiedzieć o procesie sprzedaży
• Jak stworzyć i mierzyć proces sprzedaży – video
• Jak zaprojektować proces sprzedaży – gotowe szablony

Oczywiście samo zaprojektowanie procesu sprzedaży nie wystarczy, trzeba jeszcze przekonać handlowców, aby korzystali z niego. Pomocny będzie do tego CRM, który może odzwierciedlić proces sprzedaży i poprowadzić handlowca przez zadania do wykonania – dzięki czemu nie zapomni o żadnym zadaniu oraz z powodzeniem doprowadzi do finalizacji sprzedaży. 

Narzędzia do pracy dla zdalnych zespołów sprzedaży

Wśród narzędzi, z których korzystamy na co dzień są: Livespace CRM do zarządzania sprzedażą, JIRA do zarządzania zadaniami w zespołach i projektach, Slack do komunikacji, Confluence do zarządzania wiedzą w firmie. Wybór narzędzi zależy od potrzeb i możliwości firmy. Poniżej krótkie uzasadnienie kluczowych narzędzi, z których korzystamy:

Livespace – CRM to absolutnie podstawowe narzędzie dla każdego zespołu sprzedaży. Pozwala przechowywać i zarządzać danymi klientów, dzięki czemu unikamy tracenia dostępu do klientów, kiedy handlowiec zgubi notes z adresami lub odejdzie z firmy. Livespace pomaga też handlowcom realizować proces sprzedaży, dzięki zadaniom, które krok po kroku podpowiadają, jaką aktywność należy wykonać w danym temacie sprzedażowym. Z kolei szefom CRM umożliwia szybki wgląd w tematy sprzedażowe, dzięki czemu nie muszą co chwilę odpytywać handlowców, czym się zajmują, wystarczy, że sprawdzą CRM. Co za tym idzie, CRM pozwala także na bieżąco monitorować postęp prac zespołu sprzedaży oraz szybko reagować, żeby korygować działania. 

Slack – W codziennej pracy bardzo cenimy natychmiastową wymianę informacji. Podstawowym komunikatorem jest Slack, w ramach którego zespół sprzedaży wymienia się prywatnymi wiadomościami, ale też korzysta z kanałów, m.in.: do monitorowania spływających leadów do obsługi przez zespół sprzedaży, sprawdzania statusu zmian w produkcie oraz komunikowania z customer success w sprawach związanych z obsługiwanymi klientami. 

JIRA – Chociaż głównie używamy tego narzędzia do planowania i monitorowania zadań w zespołach, które pracują (najczęściej) w tzw. sprintach, czyli (najczęściej) dwutygodniowych blokach projektowych, JIRA ma również zastosowanie w przypadku zespołu sprzedaży. Podstawowe zastosowanie to planowanie działań wychodzących poza bieżącą obsługę szans sprzedaży, np. planowanie kampanii outboundowej czy zmiany obsługi leadów. Drugie to np. wykorzystanie tego narzędzia do zgłaszania błędów od klientów lub zapytań o zmianę w produkcie od potencjalnych klientów. 

Confluence – W firmach coraz popularniejsze są narzędzia do zarządzania wiedzą. W Livespace do opisywania procesów, procedur, projektów, itp. używamy Confluence. Dzięki temu na wyciągnięcie ręki (dosłownie: kilka kliknięć) handlowcy mają dostęp do niezbędnych informacji dotyczących firmy, produktu oraz ustaleń, takich jak np. zasady przedłużania kont testowych polityka rabatowa czy zmiany w aplikacji. 

Zoom – Wideokonferencje stanowią podstawę komunikacji w zespołach rozproszonych, ale także w pracy z klientami. Ich główną zaletą jest możliwość zobaczenia komunikatów niewerbalnych. Zoom wykorzystywany jest w sprzedaży zarówno do przeprowadzenia spotkania online z klientem, podczas którego handlowiec demonstruje działanie aplikacji Livespace CRM jak i do rozmów z zespołem – indywidualnych oraz grupowych. Połączenia 1-1 mają nielimitowany dostęp bezpłatny, połączenia grupowe ograniczone są w bezpłatnym pakiecie do 40 minut. Przydatna funkcja: możliwość nagrywania rozmów i spotkań, np. dla osób, które o ustalonej porze nie mogły wziąć w nich udziału. 

Sharepoint – Standardowe narzędzie do wspólnej pracy nad dokumentami np. umowami z klientami czy prezentacjami produktowymi. Umożliwia dostęp zespołom do różnych materiałów np. marketingowych, produktowych, ogólnofirmowych. 

Sprzęt – Przechodząc na pracę zdalną, wszyscy zazwyczaj skupiają się na zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych, a zapominają o podstawach. Firma musi przede wszystkim zainwestować w rozwiązania teleinformatyczne, które pozwolą pracownikom poczuć się jak w biurze i pracować komfortowo. Zdalni pracownicy powinni otrzymać cały zestaw, na który składają się laptop z dobrej jakości kamerą oraz słuchawki z mikrofonem. 

Zobacz listę 30+ narzędzi usprawniających sprzedaż

Jak zadbać o komunikację w pracy zdalnej

Komunikację w zespole sprzedaży można rozpatrywać w dwóch aspektach. Jeden dotyczy bieżącej komunikacji, czyli wymiany informacji i omawiania spraw, która służy podtrzymaniu więzi zespołu. W Livespace ten rodzaj komunikacji odbywa się najczęściej za pomocą wiadomości przesyłanych przez komunikator Slack (w wiadomościach prywatnych, jak i na kanałach tematycznych oraz ogólnofirmowych), rozmów telefonicznych oraz rozmów audio-video za pomocą aplikacji Zoom, Hangouts, Slack. Ważne: w przypadku spotkań online zespołu warto, żeby wszyscy mieli włączoną kamerę – ułatwia to rozmowę przez możliwość zobaczenia komunikatów niewerbalnych. W Livespace do komunikacji wewnętrznej zespół niemal w ogóle nie korzysta z maili – bardzo pomaga to uporządkować prowadzone rozmowy i uniknąć chaosu, kto komu gdzie i na co miał odpowiedzieć. 

Przykład wideokonferencji w zespole sprzedaży Livespace

Drugi rodzaj komunikacji dotyczy omawiania spraw związanych z postępem tematów sprzedażowych. W Livespace zespół sprzedaży – podobnie jak inne zespoły – czerpie wiele z metodyki Scrum i zaimplementował do swojej pracy np.:

• daily – codzienne statusy całego zespołu sprzedaży, które trwają ok. 15 minut. Codziennie rano o 9:30 zespół łączy się za pomocą wideokonferencji. Po czym każdy z członków zespołu krótko omawia, czym zajmował się poprzedniego dnia oraz czym planuje się zająć danego dnia. To również moment, aby zasygnalizować napotkane problemy, wyzwania i potrzeby. 
• weekly – cotygodniowe spotkania całego zespołu sprzedaży, które trwają 1–1,5h. Co tydzień zespół spotyka się, aby omówić lejek sprzedaży każdego handlowca. W tym czasie sprawdzana jest aktualność prognozy oraz omawiane są tematy wymagające większego wsparcia innych. Wszystko po to, aby razem zrealizować cele zespołowe i indywidualne. 

Jeśli zdarzy się, że zespół akurat spotka się w biurze, powyższe spotkania organizowane są w formie stacjonarnej. Jeśli natomiast możliwości lub potrzeby są inne – spotkania bez żadnego problemu  organizowane są online.

W tym miejscu należy również wspomnieć o CRM-ie – nasz zespół sprzedaży oczywiście korzysta z Livespace na co dzień. Jak CRM wspiera komunikację zespołu? Głównie wykorzystywany jest do omawiania konkretnych tematów sprzedażowych – służą do tego notatki na karcie szansy sprzedaży i kontaktu. 

Przykład komunikacji w Livespace CRM

W pracy zdalnej istotne jest również zadbanie o przepływ komunikacji między innymi zespołami, żeby zespół sprzedaży wiedział, czym się zajmują, nad czym pracują i co planują. W Livespace od lat robimy tzw. podsumowania piątkowe – co piątek o 14:00 zdzwaniamy się całą firmą, żeby każdy zespół mógł krótko się podzielić, co zrobił w ostatnim czasie. Do tych spotkań włączyliśmy również element integracyjny – na koniec spotkania online przeprowadzamy zabawne quizy, którymi sprawdzamy wiedzę produktową, ogólnofirmową czy też o pracownikach. Części oficjalna oraz integracyjna trwają po ok. 20 minut. 

Raz na kwartał organizujemy spotkania kwartalne podczas których skupiamy się na podsumowaniu kwartału i planowaniu kolejnego – to moment, kiedy do biura zjeżdżają się wszyscy pracownicy z różnych zakątków Polski i świata. 

Sprawna komunikacja ważna jest w każdym zespole – nie tylko pracującym zdalnie. Click To Tweet

Feedback – czyli udzielanie informacji zwrotnej to kolejny kluczowy element w budowaniu zespołu pracującego zdalnie. W Livespace posługujemy się dwiema formami feedbacku:

• bieżący – tzw. ongoing, udzielany jest na bieżąco, kiedy wydarzy się sytuacja warta pochwalenia lub skorygowania.
• kwartalny – udzielany jest na przełomie kwartałów podczas rozmowy okresowej, aby zaakcentować postawy i zachowania pożądane oraz skorygować działania niepożądane. 

W komunikacji istotne jest ustalenie standardów komunikacji, na które wszyscy się zgodzą. Przedyskutuj z zespołem: jakich narzędzi i w jakim celu chcecie używać, jak chcecie się komunikować, w jakim czasie oczekujecie informacji – jaki jest czas odpowiedzi na telefon, SMS, e-mail, na wiadomość na Slacku.  Zalecam spisać kontrakt zespołu, w którym powyższe kwestie będą określone i do których każdy członek zespołu będzie mógł się odnieść.

Zapraszamy na wywiad online w formie AMA – Ask Me Anything – podczas którego odpowiemy na pytania dotyczące pracy zdalnej.

Zapisy: https://www.facebook.com/events/2540348219626738/

Jak zarządzać sprzedażą na odległość – porady dla szefa

Ustal cele krótko- i długoterminowe. W Livespace korzystamy z metodyki OKR do wyznaczania celów kwartalnych, w tej perspektywie planujemy również – w porozumieniu z marketingiem – targety sprzedażowe. Cele te przekładane są na karty celów i wyników dla każdego handlowca w Livespace CRM. Tam też monitorowane są postępy sprzedawców – nie tylko dotyczące realizacji dużego celu, ale również dotyczące podejmowanych aktywności, które mają pomóc w osiągnięciu celu indywidualnego. 

Ustal zasady współpracy. W Livespace systematycznie mapujemy procesy i opisujemy je, żeby wyrównać wiedzę w zespołach. To pozwala odświeżyć zasady współpracy. Tworzymy instrukcje (tzw. checklisty), opisy procesów, podpisujemy kontrakty. Właśnie: kontrakt. Jedno z najbardziej niedocenianych i pomijanych narzędzi, które pomaga uregulować podstawowe zasady pracy zespołu. Chcesz go wypracować z zespołem? Zrób spotkanie np. online, na którym każdy z członków zespołu wypowie się, jakie zachowania i postawy innych osób wspierają pracę zespołową, a potem przedyskutujcie te postulaty i spiszcie na kartce (może być przestrzeń online). Ważne jest spisanie tych (czasami wydawałoby się, że trywialnych) punktów. Dlaczego? Potem można się do nich odnieść, np. kiedy któraś z zasad jest naruszana. Przykładowe zasady, jakie można wpisać do kontraktu: daily codziennie zaczynamy punktualnie o 9:00; zawsze mówimy to, co myślimy; w dni wolne nie pracujemy – odpoczywamy!

Monitoruj postępy prac. Monitorowanie to nie to samo co kontrolowanie. Na rynku istnieje sporo odpowiednich aplikacji, które umożliwiają zarządzanie klientami, projektami, sprzedażą. Poza Livespace CRM, może zainteresować Cię Asana, Trello, JIRA, Confluence. Każde z nich daje możliwość szybkiego wglądu w postęp prac, a co za tym idzie szybkiego zareagowania tam, gdzie potrzebne jest wsparcie i działanie korygujące. 

Przykład monitorowania aktywności handlowca w Livespace CRM

Przeszkól pracowników. Zadbaj, aby zespół pracujący zdalnie lub który dopiero przechodzi na pracę zdalną, został odpowiednio przeszkolony. Przygotuj dla pracowników poradnik, w którym znajdą się wszelkie kluczowe informacje. Mogą obejmować: zasady pracy zdalnej, godziny dostępności, zasady korzystania ze sprzętu firmowego, dobre praktyki logowania się na serwery firmy oraz zabezpieczania swoich urządzeń. Niektóre z tych spraw mogą wydawać się trywialne, ale lepiej upewnić się, że wszyscy wiedzą, jak działać, niż ryzykować, że ktoś będzie narażony na nieefektywną pracę. Co więcej, pamiętaj również o regularnych szkoleniach dla zespołu sprzedaży – istnieje wiele wartościowych źródeł wiedzy sprzedażowej, która dostępna jest online. Sprawdź materiały przygotowane przez Livespace – wiele zespołów sprzedaży korzysta z naszych materiałów podczas tzw. onboardingu pracownika. 

Interesuje Cię temat sprzedaży? Mamy mnóstwo praktycznych materiałów!

Buduj zaufanie. Budowanie zaufania zabiera dużo czasu. Kiedy nie masz okazji spotykać kogoś osobiście, proces ten trwa znacznie dłużej. Dlaczego zaufanie jest istotne w pracy zdalnej zespołu sprzedaży? Przede wszystkim dla zwiększenia komfortu pracy obu stron – żeby szef mógł spać spokojnie, że handlowiec nie bumeluje, a pracownik nie stresował się, że przełożony ciągle go kontroluje. Jak donosi Harvard Business Review ludzie unikają pomagania innym, kiedy brakuje zaufania wobec współpracowników lub szefów. 

Utrzymuj kontakt. Zaufanie buduje się przez komunikowanie. Dlatego nie pozwól, żeby do pracy zespołu wkradła się tzw. „cisza radiowa”, kiedy to w zespole nikt z nikim nie rozmawia. Działa to niezwykle demotywująco. Szczególnie bolesne może to być dla osób, które do zdalnego trybu pracy zostały zmuszone przez okoliczności, a na co dzień przywykły do gwaru pracy zespołowej. Postaraj się nie tylko kontaktować się z pracownikami, ale też organizuj wideokonferencje. Praca zdalna to wyzwanie dla wielu managerów, aby zintegrować zespół, sprawić, aby podążał w jednym kierunku i żeby żaden członek zdalnego zespołu nie poczuł się wyizolowany. Jeśli to możliwe, wpleć w pracę zespołu, który na co dzień pracuje zdalnie, również spotkania stacjonarne. 

Promuj pracę zespołową. Jeśli zespół nie ufa sobie, nie będzie chętny do współpracy i pomagania sobie nawzajem. Nie widzisz powiązania? Polecam przeczytać 5 dysfunkcji pracy zespołowej Patricka Lencioniego. W sprzedaży jest naturalna potrzeba osiągania przede wszystkim celów indywidualnych. Aby uniknąć niezdrowej rywalizacji, dbaj o regularny feedback, tłumacz role w zespole i procesie sprzedaży itd. 

Promuj zaangażowanie. Zaangażowani pracownicy potrafią być 10x bardziej produktywni niż niezaangażowani. W przypadku pracy zdalnej – gdzie osobisty kontakt jest ograniczony – dużo łatwiej stracić zaangażowanie. Aby temu zapobiec:

• redukuj frustracje pracowników – ułatw ludziom wykonywanie ich pracy. Jeśli ktoś nie lubi robić prospectingu, ale jest super skutecznym handlowcem w domykaniu transakcji, zdejmij z niego obowiązek szukania nowych kontaktów i wydziel do tego osobny zespół lub znajdź narzędzie, które go w tym odciąży. 
• wspieraj – rozmawiaj z pracownikami, pomagaj im rozwiązać trudne przypadki, przejmuj żmudne zadania lub dostarczaj narzędzi, które pomogą sprzedawcom. Nie ma nic gorszego niż poczucie handlowca pozostawienia samemu sobie.

Jak pracować zdalnie – porady dla handlowca

Ustal zasady współpracy.  Absolutnie pierwsza rzecz, jaką należy zrobić, aby uniknąć nieporozumień. Warto porozmawiać z przełożonym i sprecyzować sposób wykonywania obowiązków w modelu pracy zdalnej, raportowanie oraz sposobów komunikacji. To ułatwi realizowanie zadań, spełnianie oczekiwań oraz przełoży się na efektywność współpracy.

Bądź w kontakcie. Osoby, które na co dzień pracują w biurze, a nagle zostają odcięte od świata i muszą przestawić się na pracę zdalną, mogą czuć się zdemotywowane. Dlatego ważne jest, żeby utrzymywać stały kontakt ze współpracownikami. Jeśli pracujesz w zespole sprzedaży, rozmawiaj z członkami zespołu – często i nie tylko na tematy zawodowe. Wyćwicz w sobie zwyczaj rozpoczynania dnia od sprawdzenia, co słychać u innych. Komunikacja pomoże nie tylko usprawnić i koordynować pracę, ale też przyczyni się do podtrzymania znajomości i zwalczenia uczucia osamotnienia, które może być bolesne po nagłym przejściu na pracę zdalną. 

Uczestnicz w spotkaniach. Jeśli w zespole zostały ustalone regularne audio lub wideo rozmowy, handlowiec powinien zrobić wszystko, aby ich nie opuszczać. Dzięki temu sprzedawca nie stanie się niewidoczny dla pozostałych członków, a przełożonym nie pozwoli zapomnieć kim jest i czym zajmuje się dany handlowiec. 

Korzystaj z narzędzi. Narzędzia, z których korzysta organizacja online, to teraz drugie biuro dla handlowca. Warto wykorzystywać ich potencjał, żeby ułatwić pracę – sobie i innym. Dlatego zamiast walczyć np. z CRM-em, lepiej zaprzyjaźnić się z nim, poznać jego możliwości i sprawić, w jakich działaniach handlowych może odciążyć. 

Oddziel odpoczynek od pracy. Niektórzy nie potrafią pracować zdalnie, bo nie potrafią się zmobilizować lub nie mają odpowiednich warunków do pracy. Wiele rzeczy potrafi rozproszyć uwagę i odciągnąć ją od wykonywania pracy, szczególnie jeśli miejscem pracy staje się mieszkanie. W skupieniu się na pracy pomocne będzie wydzielenie specjalnej przestrzeni w domu do pracy, określenie godzin pracy oraz codziennych rytuałów np. zakładania ubrania „jak do pracy”. Dzięki temu będzie jasny podział między miejscem, gdzie handlowiec pracuje, a resztą domu.

Jak pracować zdalnie i nie zwariować? Sprawdź nasze wskazówki w najnowszym artykule!

Z tzw. home office jest tak jak ze wszystkimi narzędziami motywacyjnymi – trzeba podejść indywidualnie i sprawdzić, co dla danego pracownika i firmy może być korzyścią i czy w ogóle taki model jest w danym układzie atrakcyjny. Pamiętajmy, że dla wielu osób wcale nie będzie to szczyt marzeń, ponieważ potrzebują częstego kontaktu z ludźmi, spotkań, interakcji oraz zewnętrznej motywacji do działania. Podobnie w przypadku wielu firm model pracy zdalnej się nie sprawdzi, szczególnie jeśli nie będzie przemyślany i wdrożony w zgodzie z zasadami funkcjonowania pracowników i klientów. Jeśli jednak organizacja zdecyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej, chociaż w zespole sprzedaży, zachęcamy do zastosowania metody małych kroczków i wprowadzania zmian po kolei, bez robienia wielkiej rewolucji.