8 automatizări de vânzări B2B de implementat chiar azi

Agenții de vânzări, ca toți ceilalți, au un număr limitat de ore pe zi – iar presiunea de a livra rezultate nu dispare. Cheia îmbunătățirii eficienței nu constă însă în eforturi și mai mari, ci în lucrul mai inteligent. Asta înseamnă să le oferi instrumentele și sistemele potrivite care le permit să se concentreze pe sarcinile cu impact maxim – cele care împing cu adevărat vânzările înainte.

Și aici intră în scenă automatizarea vânzărilor.

Cu atât de multe instrumente și tactici disponibile, e ușor să te pierzi – greu de stabilit care automatizări merită cu adevărat efortul. De aceea, pentru a-ți economisi timp (și nervi), m-am concentrat pe strategiile care, conform experților în vânzări cu care am discutat, aduc în mod constant cel mai bun ROI.

Iată principiile esențiale ale automatizării vânzărilor B2B care vor ajuta echipa ta să lucreze mai inteligent – și să închidă mai multe tranzacții.

Beneficiile automatizării vânzărilor B2B

Accelerează munca administrativă din CRM

Sistemele CRM sunt o adevărată mină de informații despre clienți – dar doar atunci când datele sunt exacte și actualizate. Problema e că completarea manuală a CRM-ului poate consuma enorm de mult timp și e predispusă la erori, mai ales când există o mulțime de informații de introdus.

Să fim sinceri – să ne așteptăm ca agenții de vânzări să facă totul manual nu e cea mai bună idee. Pe de o parte, au nevoie de date de încredere pentru a vinde eficient, dar pe de altă parte – trebuie să aibă timp să… ei bine, să vândă. Aici intervine automatizarea vânzărilor, care umple perfect acest gol. Datorită ei, CRM-ul se actualizează în fundal, iar echipa are mereu cele mai recente informații la îndemână – fără click-uri inutile, copiere sau efort mental suplimentar.

Dacă vrei să reduci la maximum actualizarea manuală a datelor, recomand să folosești un CRM precum Livespace. Spre deosebire de multe alte platforme, aici poți decide singur care sarcini consumă cel mai mult timp și să stabilești reguli simple de tipul „dacă…atunci…”. Și important – nu ai nevoie de nicio competență tehnică.

Combinând trigger-ele (de exemplu, modificări în câmpuri sau etape ale procesului) cu efectele (precum marcarea pașilor ca finalizați sau actualizarea câmpurilor), echipa ta poate reduce munca manuală, îmbunătăți calitatea datelor și asigura consistența întregului proces de vânzare.

Crește productivitatea agenților, eliminând sarcinile administrative de rutină

Scopul fiecărui agent de vânzări este simplu: să vândă. Dar realitatea arată că o parte considerabilă din ziua lor se pierde pe sarcini mici, repetitive – înregistrarea apelurilor, actualizarea datelor de contact, monitorizarea follow-up-urilor sau răspunsul la email-uri. Sigur, aceste lucruri sunt importante, dar în același timp distrag agenții de la ceea ce fac cel mai bine: construirea de relații și închiderea tranzacțiilor.

Automatizarea vânzărilor le scoate aceste obligații plictisitoare de pe umeri, oferindu-le mai mult timp și spațiu să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat – adică pe vânzare. Și nu e vorba doar de economisirea timpului – e și despre reducerea riscului de burnout și menținerea echipei în formă bună, plină de energie și prospețime. Când agenții nu se îneacă în documente, pot acționa în propriul ritm, pot purta discuții mai bune și – în final – pot închide mai multe tranzacții.

Asigură o implementare consecventă și la scară largă a procesului de vânzare

Cu cât echipa de vânzări este mai mare, cu atât e mai greu să te asiguri că toți vorbesc cu o singură voce – aici vine în ajutor automatizarea vânzărilor. Aceasta ajută la reglementarea modului de lucru al reprezentanților comerciali, menținând anumite standarde și principii de conduită, în timp ce echipa lucrează la transformarea lead-urilor în clienți.

Fără îndoială, asta le oferă managerilor de vânzări o liniște mai mare. De asemenea, facilitează integrarea noilor membri ai echipei – aceștia pot începe munca imediat, folosind pașii și șabloanele integrate care îi ghidează. În timp, această consecvență se traduce în rezultate mai bune: previziuni mai exacte, transferuri de sarcini mai fluide și o înțelegere mai clară a ceea ce funcționează (și ce nu). Pe scurt, automatizarea ajută la transformarea unui proces bun de vânzare într-un proces care este repetabil – indiferent de cât de mare e echipa.

Reduce costurile operaționale, inclusiv costurile cu forța de muncă

Acele sarcini „mici”, precum înregistrarea apelurilor sau actualizarea datelor de contact, se acumulează rapid. La prima vedere pot părea nesemnificative, dar când tocmai agenții se ocupă de ele, costurile cresc vertiginos. Agentul mediu de vânzări din SUA câștigă aproximativ 29 de dolari pe oră. Dacă petrece doar 3 ore pe zi cu muncă administrativă, asta înseamnă 87 de dolari pe zi, adică 435 de dolari pe săptămână – pentru un singur agent.

Și acesta e doar costul direct. Fiecare oră petrecută pe administrație înseamnă o oră mai puțin pentru vânzare, ceea ce se traduce în oportunități pierdute și venituri mai mici.

Datorită automatizării vânzărilor B2B, toate aceste sarcini plictisitoare se realizează singure, iar costurile ascunse încetează să crească. Sigur, instrumentele de automatizare costă și ele, dar aproape întotdeauna e mai puțin decât ceea ce cheltuiești pe executarea manuală a acestor sarcini. Rezultatul? Costuri operaționale mai mici, eficiență mai mare și o echipă care se poate concentra pe ceea ce contează cu adevărat – închiderea tranzacțiilor.

Automatizarea #1: Cercetarea lead-urilor

Acesta e unul dintre acele tipuri de automatizare pentru vânzările B2B pe care, în opinia mea, fiecare companie ar trebui să le implementeze. Ajută la evaluarea dacă un anumit lead se potrivește cu adevărat profilului clientului tău ideal.

Cercetarea lead-urilor este una dintre automatizările folosite la proAutomator. Kuba Masztalski, Business Automation Developer în această companie, mi-a spus că întregul proces se declanșează printr-o comandă rapidă de la tastatură, care preia adresa de email a lead-ului. Pe baza acesteia, folosind domeniul din adresă, vizitează site-ul companiei și generează un rezumat al informațiilor colectate acolo cu ajutorul AI. „Apoi modulul Perplexity caută date suplimentare despre companie din alte surse” – a explicat Masztalski. „Datorită acestui fapt, primesc note detaliate despre client, ceea ce îmi economisește vreo 20-30 de minute de cercetare manuală. În timpul discuțiilor comerciale ulterioare, mă pot concentra pe problemele clientului, soluțiile posibile și beneficiile care rezultă pentru el.”

Automatizarea #2: Pregătirea pentru discuțiile comerciale

După ani de lucru în vânzări, un lucru știu sigur – o pregătire solidă poate decide succesul sau eșecul unui deal. Intrând într-o discuție cu contextul potrivit – știind nu doar cu ce se ocupă compania, ci și cu ce provocări se confruntă – faci ca discuția să decurgă mai fluid, să fie mai concretă și mult mai eficientă.

Kuba Masztalski are exact aceeași abordare. Mi-a povestit despre un asistent AI pe care l-a creat pentru a se pregăti mai bine pentru discuții:

„Îi ofer contextul lead-ului colectat în timpul cercetării. Pe baza acestuia, AI-ul evaluează întrebările mele conform metodologiei SPIN Selling și simulează întrebări potențiale – în special cele mai dificile, care pot apărea în timpul discuției. Timpul pe care îl investesc în acest proces crește semnificativ calitatea pregătirii și menține o rată ridicată de succes în vânzări” – a povestit.

Datorită acestei abordări – adică pregătindu-se mai inteligent, nu mai greu – Kuba este întotdeauna cu un pas înainte. Și exact despre asta e vorba: despre folosirea instrumentelor care îți vor amplifica punctele forte, nu le vor înlocui.

Automatizarea #3: Generarea automată a ofertelor personalizate

Să fim sinceri – majorității oamenilor nu le place când cineva le vinde ceva… cu excepția cazului în care oferta chiar arată ca și cum ar fi fost creată special pentru ei. Acest nivel de personalizare face o diferență enormă în modul în care oferta ta va fi primită. Problema e că pregătirea ei consumă destul de mult timp și energie.

Vestea bună? O mare parte din acest proces poate fi automatizată.

Kamil Zazula, fondatorul Devesol, mi-a povestit cum echipa sa a rezolvat această provocare. Au conectat CRM-ul lor cu AI și un instrument de generare a documentelor, pentru ca ofertele personalizate să fie create practic singure.

Cum funcționează? Pe baza unei acțiuni specifice (de ex. schimbarea etapei de vânzare sau click pe un link), sistemul preia datele clientului din CRM, le combină cu produsele, prețurile și condițiile corespunzătoare și pune totul într-un șablon clar și profesional.

Agentul selectează doar șablonul și stabilește ce e necesar – restul se întâmplă automat: sistemul compune oferta, o trimite clientului și stabilește imediat o sarcină de follow-up în CRM.

„Datorită acestei automatizări, am redus timpul de pregătire a ofertei de la câteva zeci de minute la doar câteva” – spune Kamil.

E un exemplu excelent că automatizarea vânzărilor B2B nu elimină deloc abordarea umană – pur și simplu le oferă agenților mai mult timp pentru ceea ce contează cu adevărat: discuțiile cu clienții.

Automatizarea #4: Facturarea automată pe baza datelor de vânzări și costuri

Facturarea poate să nu fie prima aplicație care îți vine în minte când te gândești la automatizarea vânzărilor. Cu toate acestea, poate economisi echipei o mulțime de timp și nervi. E un alt element al workflow-ului automat folosit de Zazula de la Devesol.

„Sistemul de facturare automată preia date din CRM când oportunitatea este marcată ca câștigată. Sistemul generează factura cu datele corespunzătoare ale clientului, detaliile produselor și informațiile despre plată, apoi o trimite automat clientului,” explică Zazula.

Compania a decis să implementeze reguli similare și pentru facturile de cost. Pentru a simplifica gestionarea lor, Devesol a implementat o soluție bazată pe OCR și AI care citește facturile primite și le atribuie automat categoriilor corespunzătoare din sistemul contabil – fără necesitatea introducerii manuale a datelor.

„Elementul cheie al acestui sistem este modulul de monitorizare a plăților, care verifică zilnic termenele facturilor. Dacă vreuna este restantă, automatizarea declanșează o secvență de reminder-e personalizate. Primul este trimis cu o zi după termen, iar următoarele la intervale stabilite – cu fiecare comunicare crescând treptat nivelul de urgență,” explică Zazula. „În același timp, persoanele corespunzătoare din companie primesc notificări despre restanțe, permițându-le să întreprindă acțiuni proactive.”

Automatizarea #5: Targetarea lead-urilor bazată pe intenție

Cum se spune – timing-ul e esențial. Când un potențial client începe să caute activ o soluție, e momentul ideal să îl ajuți să ia o decizie. Johannes Hock, președintele Artificial Grass Pros, folosește această abordare pentru a închide mai multe tranzacții. Mi-a povestit că folosesc un instrument care detectează momentul în care clienții încep să compare diferite opțiuni de produse (gazon artificial) – datorită acestui fapt, echipa sa poate reacționa exact când trebuie.

„Am stabilit așa-numiții trigger-i de intenție – adică sistemul detectează când cineva vizitează de mai multe ori pagina cu gazon pentru B2B, gazon pentru animale sau descarcă lista de prețuri. Pentru noi e un semnal că clientul caută activ. CRM-ul înregistrează asta și trimite automat un mesaj adaptat la ceea ce a vizualizat persoana respectivă pe site. Dacă cineva compară oferte, poate fi un email scurt cu un ghid sau propunerea unei consultații gratuite,” spune Hock.

Datorită acestui fapt, echipa de vânzări nu pierde timp ghicind cine e cu adevărat interesat. Se manifestă cu o ofertă concretă, când are sens.

„Rata de conversie pentru astfel de lead-uri a crescut cu aproximativ 30%. Discuțiile decurg mai rapid și într-o atmosferă prietenoasă, pentru că clienții știu deja despre ce vor să întrebe. În acest fel evităm urmărirea contactelor nedecise sau care nu se potrivesc profilului companiei noastre,” adaugă.

Automatizarea #6: Construirea automată a relațiilor cu lead-urile și follow-up-urile

Într-o lume ideală, fiecare lead ar răspunde la mesaj imediat, după prima formă de contact. Realitatea arată însă altfel – majoritatea potențialilor clienți au nevoie de timp și de câteva puncte de interacțiune cu brandul înainte să fie gata să cumpere.

Samuel Huang, CEO la Telegram Ads Agency, mi-a povestit că atunci când un lead în compania sa completează un formular sau programează o discuție, CRM-ul lor îl califică imediat pe baza valorii potențiale a comenzii, sursei de trafic și termenului planificat de achiziție. Apoi sistemul atribuie lead-ul agentului corespunzător și declanșează o secvență personalizată de email-uri.

„Datorită acestei automatizări, am redus timpul primului răspuns cu 70%. În plus, nicio oportunitate „fierbinte” nu ne scapă. Etichetăm lead-urile conform sursei (din canale organice, plătite, recomandări), ceea ce ne permite să adaptăm comunicarea și pașii următori,” spune Huang.

Această abordare permite echipei să fie rapidă, consecventă și eficientă – fără necesitatea monitorizării manuale a fiecărui contact.

Automatizarea #7: Calificarea și repartizarea automată a lead-urilor

Repartizarea automată a lead-urilor e una dintre acele îmbunătățiri „invizibile” care îmbunătățesc real timpul de răspuns și elimină potențialele probleme de comunicare între marketing și vânzări. O astfel de automatizare B2B funcționează în fundal, direcționând lead-urile noi (fie din formulare, chat sau materiale descărcate) direct către agentul corespunzător, conform regulilor stabilite.

Cum arată în practică? Când un lead ajunge în CRM – de exemplu, printr-un formular de contact sau după descărcarea unui e-book – sistemul analizează datele sale și îl atribuie celui mai potrivit reprezentant. Unele companii folosesc metoda rotativă (round-robin) pentru a distribui uniform munca în echipă, altele iau în considerare experiența agenților, cunoașterea limbilor sau specializarea pe industrie.

Pentru companiile B2B, o astfel de automatizare reprezintă un câștig real – reacție mai rapidă la solicitări și o potrivire mai bună a lead-urilor cu persoanele care le înțeleg nevoile. Și pe deasupra: risc mai mic ca ceva să se „piardă” în proces din cauza întârzierilor sau erorilor umane.

Automatizarea #8: Documente generate direct din CRM

Generarea automată a documentelor poate să nu fie prima asociere când ne gândim la automatizarea vânzărilor – dar e exact una dintre acele îmbunătățiri simple care pot schimba dramatic modul de funcționare al echipei de vânzări.

Când o oportunitate trece într-o anumită etapă, de exemplu, trebuie pregătită o ofertă sau un model de contract, sistemul extrage automat cele mai recente date direct din CRM. Numele companiei, datele de contact, prețurile, detaliile produsului sau datele importante – totul ajunge într-un șablon gata pregătit fără necesitatea copierii a orice.

Rezultatul? Un document gata de trimitere – profesional, adaptat clientului și, cel mai important, actualizat.

Și nu e vorba doar de oferte. Contracte de reînnoire, acorduri de confidențialitate, formulare de comandă – tot ce se bazează pe o structură repetabilă, dar necesită date individuale, poate fi generat în câteva secunde. Iar când documentul e gata, automatizarea poate să îl direcționeze către persoanele corespunzătoare, de ex. departamentului juridic sau financiar. Fără numeroase email-uri și monitorizare manuală a procesului.

Echipele de vânzări câștigă timp pentru discuții cu clienții și finalizarea tranzacțiilor, în loc să îl dedice formatării în Word sau verificării adreselor. Pe deasupra, se reduce riscul erorilor – totul e preluat direct din CRM, deci nu există date neactualizate sau prețuri omise.

Într-o perspectivă mai largă, o astfel de automatizare permite scalarea activităților de vânzare. Indiferent dacă gestionăm zece tranzacții sau o sută, procesul rămâne consistent și eficient.

Automatizarea vânzărilor B2B nu trebuie să fie complicată

Multe echipe de vânzări își dau seama că automatizarea e un pas în direcția bună – uneori însă ajung în capcana supraanalizei sau chiar amână subiectul. Între timp, automatizarea nu trebuie deloc să fie dificil de implementat pentru a fi eficientă. Uneori tocmai introducerea de schimbări simple face cea mai mare diferență.

În Livespace, automatizarea funcționează în fundalul procesului tău actual de vânzare. Procesele se declanșează direct în cadrul oportunităților – bazându-se pe propriile tale câmpuri și etape. Nu trebuie să integrezi instrumente suplimentare sau să construiești structuri complicate. Asta înseamnă că agenții se pot concentra pe ceea ce e mai important – vânzarea – în loc să dea click prin sarcini în CRM.

Administratorii au control complet asupra automatizărilor, iar în curând va apărea noul nostru Workflow Builder, care va simplifica și mai mult întregul proces.

Livespace face ca automatizarea să devină o parte naturală din munca echipei – simplă, consecventă și care economisește timp, fără a scoate din ritm.

Vrei să vezi cum funcționează în practică? Vizitează pagina produsului sau programează un demo gratuit și descoperă automatizarea noastră a proceselor din interior.