7 Rapoarte de Vânzări Esențiale + Template-uri Gratuite

A încerca să îmbunătățești ceva fără date e ca și cum ai merge prin pădure fără busolă. Te poți rătăci ușor și e greu să găsești drumul „corect” de ieșire. La fel se întâmplă când evaluezi procesul de vânzări și eficiența echipei tale. Dacă nu aduni și analizezi datele la scară largă, nu vei ști ce funcționează (sau de ce ceva nu funcționează). Așadar, chiar dacă ai o echipă mică de vânzări, ar trebui să monitorizezi oportunitățile tale (atât câștigate, cât și pierdute) pentru a deveni mai eficient la încheierea tranzacțiilor și creșterea veniturilor.
În acest articol, vei găsi răspunsuri la întrebări precum „cum ar trebui să arate un raport de vânzări?” și „ce ar trebui să conțină un raport de vânzări?“. Voi împărtăși și 7 template-uri de rapoarte de vânzări pe care le poți descărca pentru a-ți monitoriza și îmbunătăți performanța.

7 tipuri de rapoarte de vânzări pe care le poți folosi

1. Raportul pipeline de vânzări

Un raport de pipeline de vânzări afișează toate oportunitățile tale potențiale și unde se află acestea în procesul de vânzare. Ajută business-urile să monitorizeze oportunitățile, să previzioneze veniturile și să optimizeze strategiile de vânzări.

De ce să îl folosești?

Poți folosi un raport de pipeline de vânzări pentru a monitoriza progresul tranzacțiilor, urmărind cum avansează lead-urile prin diferite etape, de la contactul inițial până la închidere. Îmbunătățește previzionarea prin estimarea care tranzacții au șanse să se finalizeze și valoarea lor.
Dar asta nu e tot – ajută și la identificarea blocajelor, evidențiind unde se blochează tranzacțiile și permițând echipelor să rezolve ineficiențele. Aprofundând aceste informații, echipele pot optimiza strategiile de vânzări și ajusta tacticile pentru a crește ratele de conversie.
Lev Tretyakov, CEO și Head of Sales la Fortador, mi-a spus că au făcut o analiză a pipeline-ului după ce au observat că majoritatea lead-urilor calificate dispăreau tăcut, fără niciun avertisment. Plecau în timpul fazei de educare, înainte de a programa un apel. Raportul de pipeline a arătat că clienții potențiali se simțeau copleșiți de prea mult conținut tehnic. Materialele lor educaționale includeau cifre PSI, date despre eficiența combustibilului și rate de economisire. Aceste statistici reprezentau mândria companiei, dar nu toate erau relevante pentru provocările clienților lor.
„Am simplificat materialele educaționale în videoclipuri scurte și acționabile cu aparatele noastre de curățare cu aburi la lucru. Am umanizat restul datelor și am introdus o întrebare de follow-up: ‘Care dintre aceste trei rezultate – economisirea de timp, economisirea de costuri sau îmbunătățirea calității – este cel mai important pentru dumneavoastră?’. Le-a dat clienților un motiv să interacționeze din nou cu noi și am obținut o creștere de 9% a lead-urilor din faza de educare la apelurile programate”, a spus Tretyakov.

Metrici cheie de urmărit

• Numărul de tranzacții în fiecare etapă
• Valoarea totală a pipeline-ului – suma tuturor tranzacțiilor potențiale
• Rata de câștig – procentul de tranzacții închise cu succes
• Mărimea medie a tranzacției – valoarea medie a unei tranzacții închise sau vânzări într-o perioadă specifică. Se calculează împărțind veniturile totale generate din vânzări la numărul de tranzacții închise
• Durata ciclului de vânzări – timpul necesar pentru închiderea tranzacțiilor.

Bune practici

• Actualizează regulat – păstrează datele proaspete pentru a asigura previzionări exacte
• Segmentează rapoartele – analizează pe produs, reprezentant de vânzări sau regiune pentru informații mai detaliate. Nu pune toți clienții în aceeași categorie; segmentează-i în schimb. La Livespace, folosim funnel-uri de vânzări diferite în funcție de factori precum industria clientului și dimensiunea echipei de vânzări. Procesele lor de achiziție variază – o companie de software nu va cumpăra la fel ca o firmă de producție sau o corporație. A trata toți clienții la fel pur și simplu nu funcționează.
• Revizuiește ratele de conversie – identifică etapele slabe și îmbunătățește follow-up-urile.

Cum să creezi un raport de pipeline de vânzări în Excel

Pasul 1: Configurează tabelul de date
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Nume tranzacție – numele prospectului sau tranzacției.
• Data creării – când a fost creată tranzacția pentru a calcula durata medie a ciclului.
• Nume companie – auto-explicativ
• Persoană de contact – pentru a ști cu cine iei legătura.
• Reprezentant vânzări – persoana responsabilă pentru tranzacție.
• Etapa tranzacției – etapa curentă (de ex., Lead, Calificat, Ofertă trimisă, Negociere, Închis-câștigat/pierdut).
• Valoarea tranzacției – venitul estimat din tranzacție.
• Probabilitate (%) – probabilitatea de închidere a tranzacției.
• Venit estimat – Valoarea tranzacției × Probabilitate (%).
• Data închiderii – data estimată sau reală de finalizare a tranzacției.

Pasul 2: Introdu datele de vânzări
Introdu tranzacțiile în tabel, completând fiecare coloană pe baza datelor curente din pipeline.
Pasul 3: Folosește formule pentru metrici cheie

• Valoarea totală a pipeline-ului: =SUM(E:E) (suma valorilor tranzacțiilor)

• Valoarea ponderată a pipeline-ului (Venituri previzionate): =SUM(F:F) (suma veniturilor estimate)

Rata de câștig:
=COUNTIF(G:G, “Închis-câștigat”) / (COUNTIF(G:G, “Închis-câștigat”) + COUNTIF(G:G, “Închis-pierdut”))

• Mărimea medie a tranzacției: =AVERAGEIF(G:G, “Închis-câștigat”, E:E)

• Durata ciclului de vânzări: Calculează diferența între datele de creare și închidere folosind =AVERAGE(H:H – B:B).

Pasul 4: Creează un grafic al pipeline-ului de vânzări

1. Selectează datele (Etapele tranzacțiilor și Valorile tranzacțiilor).
2. Mergi la Insert > Bar Chart > Stacked Bar Chart.
3. Formatează graficul pentru a vizualiza tranzacțiile din fiecare etapă.

Pasul 5: Aplică formatare condiționată
Folosește formatarea condiționată pentru a evidenția tranzacțiile de valoare mare, tranzacțiile blocate sau termenele limită urgente de închidere.

Dacă preferi să nu creezi unul singur, avem template-uri gata făcute pentru tine.

Lasă-ne adresa de email și ți le vom trimite direct în inbox.

 

Layout

Name *

Email *

Checkboxes *

• The administrator of personal data is Livespace S.A. with its registered office in Warsaw. Your data will be processed for the purposes of marketing and educational communication.

Get your template

2. Raportul ratei de conversie

Un raport al ratei de conversie urmărește procentul de lead-uri care trec prin fiecare etapă a funnel-ului de vânzări și devin în cele din urmă clienți plătitori. Ajută business-urile să vadă cât de bine funcționează procesul lor de vânzări, să identifice punctele slabe și să își îmbunătățească strategia pentru a încheia mai multe tranzacții.

De ce să îl folosești?

Pe scurt, dacă vrei să afli cât de bine performează echipa ta de vânzări, ar trebui să te uiți la raportul ratei de conversie. Va fi util pentru identificarea etapelor funnel-ului de vânzări care necesită îmbunătățiri, precum calificarea lead-urilor sau propunerea. Analizând tendințele de conversie din trecut, poți îmbunătăți previzionările și face predicții de venituri mai precise.
Adam Yong, Fondatorul Agility Writer, mi-a spus că utilizarea unui raport al ratei de conversie i-a arătat cum strategia lor de conținut genera trafic, dar nu neapărat converti acel trafic în lead-uri. A realizat că deconectarea era lipsa de call-to-action clare și mesaje personalizate care să se alinieze cu intenția utilizatorului.
„După ce am aprofundat acest aspect, am optimizat paginile noastre de destinație și am ajustat follow-up-urile prin email. După rafinarea abordării, conversiile noastre s-au îmbunătățit cu 20%. Urmărirea acestei metrici a fost instrumentală pentru a ne asigura că nu doar atragem vizitatori, ci îi transformăm în clienți reali. Înțelegerea ratelor de conversie îți oferă o imagine clară a ceea ce funcționează și ce necesită ajustări”, a adăugat Yong.
Krzysztof Kowalczyk, Head of Sales la TimeCamp, este de asemenea un mare susținător al rapoartelor ratei de conversie. Ne-a spus că acestea ajută brandul să verifice nu doar cât de eficiente sunt strategiile lor de conversie a lead-urilor, ci și unde apar cele mai mari provocări în procesul de vânzări. Kowalczyk spune că echipa de vânzări examinează conversia din mai multe perspective.

• „Conversia între etapele individuale de vânzări – aceasta ajută la identificarea unde pierdem clienți potențiali și ce etape necesită optimizare.
• Conversia la achiziție pe agent de vânzări – aceasta ajută la dezvăluirea dacă unii membri ai echipei sunt mai eficienți la gestionarea clienților mari. Dacă da, putem implementa cele mai bune practici ale lor în întreaga echipă.
• Conversia la achiziție pe segment de clienți (IMM-uri vs corporații) – aceasta ne permite să ne adaptăm strategia la diferite grupuri de clienți.
• Conversia la achiziție în timp (trimestrial/lunar) – aceasta ne ajută să urmărim sezonalitatea vânzărilor și să ne ajustăm acțiunile în momente cheie.”

Kowalczyk a menționat de asemenea că efectuează de obicei aceste analize o dată pe lună, deoarece ciclul de vânzări variază de la 2 săptămâni la 3 luni.

Metrici cheie de urmărit

• Rata de conversie lead la client: (tranzacții câștigate/total lead-uri) × 100
• Rata de conversie lead calificat de marketing la lead calificat de vânzări: (număr SQL-uri/număr MQL-uri) x 100
• Lead de vânzări la client: (număr clienți/număr lead-uri de vânzări) x 100
• Rate de conversie etapă-la-etapă: procentul de lead-uri care progresează prin fiecare etapă a funnel-ului
• Rata de câștig: Procentul de tranzacții închise comparativ cu oportunitățile totale
• Costul de achiziție client (CAC): cheltuiala totală de vânzări și marketing pe client achiziționat
• Timp până la conversie: timpul mediu necesar pentru a converti un prospect într-un lead.

Bune practici

• Segmentează datele – analizează ratele de conversie pe sursă de lead, reprezentant de vânzări sau regiune
• Stabilește repere – compară cu mediile din industrie sau performanța trecută
• Identifică punctele de abandon – îmbunătățește mesajele sau follow-up-urile la etapele slabe.

Cum să creezi un raport al ratei de conversie în Excel

Pasul 1: Configurează tabelul de date
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Nume etapă – etapele de lead (de ex., Vizită pe website, Lead, Calificat, Propunere, Închis-câștigat).
• Număr de lead-uri – total lead-uri în fiecare etapă.
• Rată de conversie (%) – procentul de lead-uri care trec la următoarea etapă.

Pasul 2: Introdu datele de vânzări
Introdu numărul de lead-uri la fiecare etapă pe baza datelor din funnel-ul tău de vânzări.
Pasul 3: Aplică formule pentru metrici cheie
Rata de conversie etapă-la-etapă:
= (Lead-uri etapă curentă / Lead-uri etapă anterioară) * 100
Rata generală de conversie (Lead la client):
= (Lead-uri închise-câștigate / Lead-uri inițiale) * 100
Timp mediu până la conversie (dacă urmărești datele lead-urilor):
=AVERAGE(Data închiderii – Data creării lead-ului)
Pasul 4: Creează un grafic în formă de pâlnie

1. Selectează coloanele “Nume etapă” și “Număr de lead-uri”.
2. Mergi la Insert > Bar Chart > Stacked Bar Chart (ajustează pentru a arăta ca o pâlnie).
3. Formatează graficul pentru a vizualiza abandonurile la fiecare etapă.

Pasul 5: Aplică formatare condiționată

• Evidențiază ratele scăzute de conversie în roșu pentru a identifica punctele slabe.
• Folosește verde pentru etapele cu conversie ridicată.

3. Raportul de previziune a vânzărilor

Un raport de previziune a vânzărilor prevede vânzările viitoare analizând performanța trecută, tendințele pieței și eforturile actuale de vânzări. Ajută business-urile să planifice și să ajusteze strategiile pentru a rămâne pe drumul cel bun.

De ce să îl folosești?

Permite companiilor să aloce resursele precum bugetele, personalul și inventarul mai eficient. Stabilind obiective realiste și identificând potențiale provocări din timp, business-urile pot ajusta strategiile pentru a fi pregătite. În cele din urmă, un raport de previziune a vânzărilor menține eforturile de vânzări aliniate cu obiectivele companiei, generând rezultate mai bune, așa cum explică Austin Rulfs, directorul Zanda Wealth Mortgage Brokers.
Examinând raportul lor de previziune a vânzărilor, au identificat un blocaj între consultația inițială și cererea de împrumut. Mulți clienți potențiali căutau informații dar nu continuau, ceea ce l-a surprins deoarece credea că sesiunile lor de consultare erau cuprinzătoare. Această descoperire a condus la o schimbare.
„Procesul nostru de consultare oferă acum planuri unice de aplicare pentru fiecare client individual. Întâlnirile periodice de verificare oferă acum asistență clienților. Procesul adăugat de finalizare a cererii de împrumut a dus atât la creșterea satisfacției clienților, cât și la venituri organizaționale mai mari. Ca proprietar de afaceri și investitor, cred că previziunile de vânzări sunt mai mult decât simple cifre – ele spun o poveste. Dezvăluie situația ta actuală și potențialul viitor”, a adăugat Rulfs.

Metrici cheie de urmărit

• Total vânzări previzionate – venitul pe care un business se așteaptă să îl realizeze într-o perioadă dată, bazat pe vânzările trecute și tendințele actuale
• Date istorice de vânzări – informații despre vânzările trecute, precum veniturile și detaliile tranzacțiilor, care ajută business-urile să identifice tendințe și să facă predicții mai inteligente pentru viitor
• Rate de conversie pe etape de pipeline – procentul de lead-uri care trec de la o etapă a procesului de vânzări la următoarea
• Mărimea medie a tranzacției – valoarea tipică a unei vânzări finalizate, calculată împărțind venitul total la numărul de tranzacții
• Timp până la închidere – timpul mediu necesar pentru a transforma un lead într-un client, de la primul contact până la finalizarea tranzacției.

Bune practici

• Folosește date precise – bazează-ți previziunea pe date istorice de vânzări, informații actuale din pipeline și tendințe de piață pentru a asigura acuratețea
• Segmentează datele – împarte previziunea pe produs, regiune sau echipă de vânzări pentru a obține informații mai granulare
• Stabilește ipoteze clare – definește factorii care influențează previziunea (de ex., sezonalitate, condiții economice) pentru a clarifica cum sunt făcute estimările
• Încorporează etapele de vânzări – urmărește tranzacțiile prin diferite etape de pipeline (de ex., prospectare, negociere) pentru a înțelege mai bine probabilitatea de conversie
• Colaborează cu echipele de vânzări – obține input de la agenții de vânzări, deoarece aceștia au cunoștințe directe despre tranzacțiile potențiale și pot oferi informații valoroase
• Actualizează regulat – revizuiește previziunile periodic pentru a reflecta date noi, tendințe sau schimbări pe piață.

Cum să creezi un raport de previziune a vânzărilor în Excel

Pasul 1: Configurează coloanele

• Coloana A: Dată (de ex., luni, trimestre)
• Coloana B: Vânzări previzionate (venit estimat pe perioadă)
• Coloana C: Vânzări istorice (vânzări reale din perioadele anterioare)
• Coloana D: Diferență (Vânzări previzionate – Vânzări istorice)
• Coloana E: Previziune ajustată (pentru a ține cont de schimbările de piață)

Pasul 2: Introdu datele

• Introdu datele istorice în coloana Vânzări istorice.
• Previzionează vânzările viitoare în coloana Vânzări previzionate folosind tendințe istorice sau metode bazate pe date (de ex., procente de creștere sau vânzări medii pe lună).

Pasul 3: Adaugă formule

• Diferență: În coloana D, calculează diferența între vânzările previzionate și cele reale folosind formula =B2-C2.
• Previziune ajustată: În coloana E, dacă este necesar, ajustează previziunea pe baza oricăror schimbări ale condițiilor de piață (de ex., dacă condițiile de piață se schimbă cu 5%, poți ajusta înmulțind valoarea previzionată cu 1,05).

Pasul 4: Vizualizare:

• Evidențiază datele și creează un grafic liniar sau un grafic cu bare pentru a vizualiza tendințele și acuratețea previziunii.

4. Tranzacții câștigate/tranzacții pierdute

Un raport tranzacții câștigate/tranzacții pierdute oferă o defalcare a tuturor tranzacțiilor închise, distingând clar între vânzările de succes (tranzacții câștigate) și încercările nereușite (tranzacții pierdute). Acest raport facilitează identificarea și analiza factorilor care influențează rezultatele tranzacțiilor.

De ce să îl folosești?

Acest raport de vânzări este esențial deoarece îți permite să identifici tiparele care fie contribuie la (sau blochează) o vânzare. Ca rezultat, tu și echipa ta puteți îmbunătăți strategia de vânzări – de exemplu, să vă îmbunătățiți propunerea de valoare, pitch-ul de vânzări sau chiar să rafinați criteriile de calificare a lead-urilor. Deși nu este un raport de previziune a vânzărilor per se, sugerează rata posibilă de câștig la vânzări cu strategia ta existentă.
Arsen Misakyan, Fondatorul LAXcar, mi-a spus că acest raport a fost un schimbător de joc pentru procesul de vânzări al companiei sale. „După ce am urmărit îndeaproape motivele din spatele fiecărui rezultat al tranzacției, am realizat că o parte mare din tranzacțiile noastre pierdute – aproximativ 30-35% – se datorau pur și simplu unor așteptări nealiniate legate de liniile noastre de servicii premium și timing”, a explicat Misakyan. A spus că numeroși prospecți au ales competitorii care puteau oferi o receptivitate mai mare pentru modificările de servicii sau prețuri flexibile în perioadele de vârf.
Folosind aceste date, LAXcar a făcut câteva schimbări critice. În primul rând, au revizuit programul de training în vânzări al companiei pentru a se asigura că puteau articula mai bine propunerea de valoare unică a brandului și să gestioneze mai bine potențialele obiecții de preț în timpul procesului de vânzări. „Am lansat de asemenea un serviciu opțional de programare în perioadele de vârf pentru a răspunde preocupărilor legate de potrivirea meniului ridicate de raportul nostru. În consecință, în următorul trimestru, rata noastră de câștig a crescut cu 22%, iar scorurile de satisfacție ale clienților au reflectat această îmbunătățire”, a spus Misakyan. Nu doar că acest raport a arătat echipei de vânzări unde alunecau. A oferit și statistici clare care au inspirat schimbări despre cum să anticipeze mai bine nevoile clienților lor.

Metrici cheie de urmărit

• Tranzacții câștigate – numărul total de tranzacții finalizate cu succes
• Tranzacții pierdute – numărul total de tranzacții pierdute în timpul procesului de vânzări
• Rata de câștig – procentul de tranzacții care se finalizează cu succes
• Rata de pierdere – procentul de tranzacții care sunt pierdute
• Mărimea medie a tranzacției (câștigate) – valoarea medie a tranzacțiilor finalizate cu succes
• Mărimea medie a tranzacției (pierdute) – valoarea medie a tranzacțiilor pierdute
• Motivul pierderii – motivele cheie pentru care tranzacțiile sunt pierdute (de ex., obiecții de preț, concurență, lipsă de urgență).

Bune practici

• Categorizează rezultatele tranzacțiilor – pe lângă crearea a două categorii principale, adică tranzacții câștigate și tranzacții pierdute, urmărește și motivele pentru fiecare oportunitate
• Actualizează datele regulat – acest lucru îți va permite să urmărești cum schimbările tale impactează rezultatele tranzacțiilor
• Identifică tiparele – caută tendințe în pierderile de tranzacții pentru a identifica obstacolele comune
• Urmărește tranzacțiile câștigate/pierdute pe reprezentant de vânzări – dacă folosești un fișier Excel pentru rapoarte de vânzări, creează o coloană separată pentru fiecare persoană din vânzări. Analizează performanța lor pentru a identifica zonele de îmbunătățire.
• Folosește elemente vizuale – pe lângă grafice pentru ratele de câștig/pierdere sau tendințele în mărimile tranzacțiilor, recomand în mod special crearea de grafice precum diagrame circulare pentru motivele pierderii.

Cum să creezi un raport tranzacții câștigate/pierdute în Excel

Pasul 1: Introdu datele în format tabel
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Nume tranzacție – numele tranzacției sau clientului
• Reprezentant vânzări – persoana responsabilă de închiderea tranzacției
• Valoarea tranzacției – valoarea tranzacției în termeni de venit
• Etapa tranzacției – etapa curentă a tranzacției (de ex., Ofertă trimisă, Negociere, Închis-câștigat, Închis-pierdut)
• Data închiderii – data când tranzacția a fost închisă
• Rezultatul tranzacției – rezultatul tranzacției (de ex., Închis-câștigat, Închis-pierdut)
• Motivul pierderii – dacă este cazul, motivul pentru care tranzacția a fost pierdută (de ex., Preț, Concurență, Timing, Lipsă de interes).

Pasul 2: Adaugă formule pentru metrici cheie
Odată ce tabelul este configurat, folosește formule pentru a calcula metrici esențiale pentru tranzacțiile câștigate și pierdute:

• Total tranzacții închise – numărul total de tranzacții închise în perioada raportată.
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”) + COUNTIF(E2:E100, “Închis-pierdut”) (presupunând că rezultatele tranzacțiilor sunt în coloana E).
• Tranzacții câștigate – numărul total de tranzacții marcate ca “Închis-câștigat.”
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”).
• Tranzacții pierdute – numărul total de tranzacții marcate ca “Închis-pierdut.”
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-pierdut”).
• Rata de câștig – procentul de tranzacții câștigate.
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”) / (COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”) + COUNTIF(E2:E100, “Închis-pierdut”)) * 100.
• Rata de pierdere – procentul de tranzacții pierdute.
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-pierdut”) / (COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”) + COUNTIF(E2:E100, “Închis-pierdut”)) * 100.
• Mărimea medie a tranzacției (câștigate) – valoarea medie a tranzacțiilor finalizate cu succes.
  • Formula: =AVERAGEIF(E2:E100, “Închis-câștigat”, C2:C100) (presupunând că valorile tranzacțiilor sunt în coloana C).
• Mărimea medie a tranzacției (pierdute) – valoarea medie a tranzacțiilor pierdute.
  • Formula: =AVERAGEIF(E2:E100, “Închis-pierdut”, C2:C100) (presupunând că valorile tranzacțiilor sunt în coloana C).

Pasul 3: Creează un grafic de performanță câștig/pierdere în Excel

1. Selectează datele pentru grafic
   • Evidențiază coloanele “Rezultatul tranzacției” și “Valoarea tranzacției”.
2. Inserează un grafic
   • Mergi la Insert → Click pe Column or Pie Chart → Selectează un grafic potrivit (de ex., un grafic circular pentru a arăta raportul tranzacții câștigate vs. pierdute).
3. Personalizează graficul
   • Click pe grafic și folosește instrumentele Chart Design:
     • Adaugă etichete de date pentru a arăta numărul de tranzacții și valorile
     • Folosește culori contrastante pentru a diferenția între tranzacțiile câștigate și pierdute
     • Ajustează etichetele axelor și titlurile pentru claritate.

Pasul 4: Adaugă metrici sumare
Pentru a rezuma performanța câștig/pierdere, creează calcule sumare pentru metrici cheie:

• Total tranzacții închise – numărul total de tranzacții închise (atât câștigate, cât și pierdute).
• Tranzacții câștigate (%) – procentul de tranzacții câștigate.
• Tranzacții pierdute (%) – procentul de tranzacții pierdute.
• Mărimea medie a tranzacției (câștigate) – valoarea medie a tranzacțiilor câștigate.
• Mărimea medie a tranzacției (pierdute) – valoarea medie a tranzacțiilor pierdute.

Folosește formule precum COUNTIF(), AVERAGEIF() și operații matematice de bază pentru a calcula automat aceste metrici.
Pasul 5: Automatizează cu formatare condiționată

• Evidențiază tranzacțiile câștigate în verde pentru consolidare pozitivă.
• Folosește formatare roșie pentru tranzacțiile pierdute pentru a sublinia zonele de îmbunătățire.
• Aplică bare de date pentru a vizualiza valorile tranzacțiilor și a identifica rapid tranzacțiile de valoare mare câștigate sau pierdute.

5. Mărimea medie a tranzacției

Un raport al mărimii medii a tranzacției îți permite să calculezi valoarea tipică a unei tranzacții finalizate. Se aplică atât oportunităților de vânzare câștigate, cât și celor pierdute, permițându-ți să înțelegi impactul financiar al eforturilor tale de vânzări. Acest raport este deosebit de valoros dacă vrei să verifici cât de bine se descurcă reprezentanții tăi de vânzări la închiderea cu succes a tranzacțiilor de valoare mai mare.

De ce să îl folosești?

Monitorizarea valorii medii a tranzacțiilor tale îți permite să verifici dacă vizezi clienții potriviți și dacă strategia ta de pricing existentă este eficientă. Acest lucru te ajută să aplici îmbunătățiri în pipeline-ul și strategia ta de vânzări și, în cele din urmă, să crești profitabilitatea din tranzacții.
De asemenea, cunoașterea mărimii medii a tranzacției te ajută să previzionezi veniturile și să prioritizezi tranzacțiile de cea mai mare valoare pentru a-ți maximiza veniturile.
Una dintre industriile unde rapoartele mărimii medii a tranzacției servesc ca resursă financiară vitală este imobiliară.
Sebastian Wade, consultant imobiliar la Eden Emerald Mortgages, mi-a spus că astfel de rapoarte îl ajută să înțeleagă atât ce tipuri de proprietăți caută de obicei clienții, cât și cum poate compania sa să răspundă așteptărilor pieței.
„Când mă uit la propriile rapoarte de vânzări, urmăresc câte locuințe de valoare mare închidem în fiecare lună”, a spus el. „Dacă văd că mărimea medie a tranzacției a crescut, indică faptul că vizez cu succes piețe mai premium, care vin de obicei cu un nivel mai ridicat de servicii și opțiuni de finanțare mai competitive. Dimpotrivă, dacă mărimea medie a tranzacției scade, pot reevalua tipurile de proprietăți pe care mă concentrez și să-mi ajustez strategia în consecință”. Wade a explicat că aceste rapoarte de vânzări îi permit să se adapteze rapid la schimbările de pe piață și să își ajusteze abordarea de vânzări pentru a menține performanța constantă.

Metrici cheie de urmărit

• Venit total – venitul total generat din toate tranzacțiile închise într-o perioadă dată
• Total tranzacții închise – numărul total de tranzacții finalizate cu succes în perioada raportată
• Mărimea medie a tranzacției – valoarea medie a tranzacțiilor închise, calculată ca venit total / total tranzacții închise
• Distribuția mărimii tranzacției – defalcare a tranzacțiilor pe dimensiune (de ex., mică, medie, mare) pentru a identifica tendințe în valoarea tranzacției
• Rata de câștig pe mărime tranzacție – rata de conversie pentru tranzacții în diferite categorii de dimensiune (de ex., mică, medie, mare)
• Venit pe reprezentant de vânzări – mărimea medie a tranzacției realizată de fiecare reprezentant de vânzări.

Bune practici

• Segmentează tranzacțiile pe valoare – acest lucru poate ajuta să înțelegi tendințele și distribuția tranzacțiilor mai precis
• Compară eficiența în timp – urmărește mărimea medie a tranzacției pe diferite perioade pentru a identifica tendințe și a evalua dacă strategiile de vânzări îmbunătățesc valorile tranzacțiilor. Asigură-te că compari perioade similare.
• Analizează performanța reprezentanților de vânzări – a ști care reprezentanți de vânzări sunt cei mai buni la închiderea tranzacțiilor de valoare mai mare contează nu pentru că pot instrui sau sprijini membrii echipei cu performanță mai scăzută. Poți de asemenea să le atribui conturile tale de cea mai mare valoare
• Fii atent la factorii externi – ia în considerare tot ce poate impacta o creștere sau scădere a mărimii medii a tranzacției. Acestea includ schimbări de piață și sezonalitate.

Cum să creezi un raport al mărimii medii a tranzacției în Excel

Pasul 1: Introdu datele în format tabel
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Nume tranzacție – numele tranzacției sau clientului.
• Reprezentant vânzări – persoana responsabilă de închiderea tranzacției.
• Valoarea tranzacției – valoarea tranzacției în termeni de venit.
• Etapa tranzacției – etapa curentă a tranzacției (de ex., Ofertă trimisă, Negociere, Închis-câștigat, Închis-pierdut).
• Data închiderii – data când tranzacția a fost închisă.
• Rezultatul tranzacției – rezultatul tranzacției (de ex., Închis-câștigat, Închis-pierdut).

Pasul 2: Adaugă formule pentru metrici cheie
Odată ce tabelul este configurat, folosește formule pentru a calcula metrici esențiali ai tranzacțiilor:

• Venit total – suma tuturor valorilor tranzacțiilor închise în perioada raportată.
  • Formula: =SUM(C2:C100) (presupunând că valorile tranzacțiilor sunt în coloana C).
• Total tranzacții închise – numărul total de tranzacții marcate ca “Închis-câștigat.”
  • Formula: =COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”) (presupunând că rezultatele tranzacțiilor sunt în coloana E).
• Mărimea medie a tranzacției – valoarea medie a tuturor tranzacțiilor închise.
  • Formula: =AVERAGEIF(E2:E100, “Închis-câștigat”, C2:C100) (aceasta calculează valoarea medie a tranzacției doar pentru tranzacțiile închise).
• Venit pe tranzacție – venitul mediu pe tranzacție în perioadă.
  • Formula: =SUM(C2:C100) / COUNTIF(E2:E100, “Închis-câștigat”)

Folosind aceste formule, Excel va calcula automat venitul total, tranzacțiile totale închise și mărimea medie a tranzacției ori de câte ori sunt introduse date noi.
Pasul 3: Creează un grafic de performanță a mărimii tranzacției în Excel

1. Selectează datele pentru grafic
   • Evidențiază coloanele “Valoarea tranzacției” și “Rezultatul tranzacției”.
2. Inserează un grafic
   • Mergi la Insert → Click pe Column or Pie Chart → Selectează un grafic potrivit (de ex., un grafic cu bare pentru a compara mărimile tranzacțiilor).
3. Personalizează graficul
   • Click pe grafic și folosește instrumentele Chart Design:
     • Adaugă etichete de date pentru a arăta valorile tranzacțiilor.
     • Folosește culori contrastante pentru comparație ușoară a diferitelor mărimi de tranzacții.
     • Ajustează etichetele axelor pentru lizibilitate mai bună.

Pasul 4: Adaugă metrici sumare
Pentru a rezuma performanța mărimii tranzacției, adaugă următoarele calcule:

• Venit total – venitul total generat din tranzacțiile închise.
• Mărimea medie a tranzacției – valoarea medie a tranzacției.
• Numărul de tranzacții închise – numărul total de tranzacții marcate ca “Închis-câștigat.”
• Venit pe reprezentant de vânzări – venitul mediu pe tranzacție închisă de fiecare reprezentant de vânzări.
  Folosește formule precum SUM(), COUNTIF() și AVERAGE() pentru a calcula automat aceste metrici.

Pasul 5: Automatizează cu formatare condiționată

• Evidențiază tranzacțiile mari (de ex., peste 50.000$) în verde pentru a le face să iasă în evidență.
• Folosește formatare roșie pentru tranzacțiile de valoare mică (de ex., sub 5.000$).
• Aplică bare de date pentru a vizualiza gama valorilor tranzacțiilor, permițându-ți să identifici rapid tranzacțiile de valoare mare sau mică.

6. Raportul apelurilor de vânzări

Un raport al apelurilor de vânzări îți arată cât de eficiente sunt eforturile tale de outreach prin telefon. Urmărești metrici cheie legate de apeluri, precum volumul, durata și rezultatele. Acest lucru sugerează cât de eficientă este echipa ta de vânzări la vânzarea prin canale vocale și cum pot interacționa mai bine cu prospecții.

De ce să îl folosești?

Urmărirea apelurilor de vânzări este absolut necesară, chiar dacă folosești un mix de canale de achiziție în vânzări. Îți permite să evaluezi eficacitatea de outreach a echipei și să măsori ratele de conversie din această metodă de contact.
Acest raport de vânzări te ajută să identifici tendințe în implicarea prospecților. Dacă înțelegi motivele pentru care lead-urile abandonează, le poți folosi pentru a îmbunătăți strategiile de follow-up și pentru a rafina pitch-ul și mesajele companiei tale. Cred că acest raport este extrem de valoros pentru întreaga companie (nu doar pentru cei care fac outreach telefonic), deoarece aduni feedback direct de la clienții potențiali. Aceste descoperiri pot fi apoi folosite pentru a-ți îmbunătăți întreaga strategie de outreach.
Din perspectiva operațională a echipei, rapoartele apelurilor de vânzări te pot ajuta să ajustezi frecvența apelurilor, să echilibrezi distribuția sarcinilor de lucru și să prioritizezi prospecții de cea mai mare valoare pentru impact maxim.

Metrici cheie de urmărit

• Total apeluri efectuate – numărul de apeluri de vânzări completate într-o perioadă dată
• Durata apelului – durata medie a fiecărui apel de vânzări
• Rata de conversie – procentul de apeluri care duc la o acțiune dorită (de ex., demo programat, tranzacție închisă)
• Rata de follow-up – procentul de apeluri care necesită implicare ulterioară
• Rata de câștig – procentul de apeluri care duc la introducerea lead-urilor în funnel-ul de vânzări
• Rata de răspuns – procentul de prospecți care răspund sau returnează apelurile de vânzări
• Apeluri medii pe tranzacție – numărul de apeluri necesare de obicei pentru a încheia o vânzare.

Bune practici

• Standardizează înregistrarea apelurilor – asigură-te că toți reprezentanții tăi de vânzări completează un fișier de înregistrare a apelurilor. Acest lucru va ajuta la menținerea consistenței datelor (și ca rezultat la menținerea raportării precise)
• Urmărește rezultatele apelurilor – categorizează rezultatele (de exemplu, cu etichete precum interesat, follow-up necesar, neinteresat) pentru a identifica tendințe
• Analizează performanța apelurilor în timp – compară datele apelurilor din trecut și prezent pentru a urmări îmbunătățirile și a rafina strategiile
• Segmentează rapoartele pe reprezentant de vânzări, regiune sau tip de lead – Acest lucru se aplică în special echipelor mai mari, distribuite pe numeroase piețe. Segmentarea rapoartelor în acest mod îți va permite să obții informații mai profunde bazate pe categorii și criterii specifice.

Cum să creezi un raport al apelurilor de vânzări în Excel

Pasul 1: Introdu datele în format tabel
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Dată – data apelului de vânzări.
• Reprezentant vânzări – persoana responsabilă de apel.
• Nume prospect – numele clientului potențial.
• Nume companie – organizația căreia îi aparține prospectul.
• Durata apelului (minute) – durata apelului.
• Rezultatul apelului – rezultatul apelului (de ex., interesat, follow-up necesar, neinteresat).
• Pașii următori – orice acțiuni necesare după apel (de ex., trimite propunere, programează demo sau fără acțiune ulterioară).

Pasul 2: Adaugă formule pentru metrici cheie
Odată ce tabelul este configurat, folosește formule pentru a calcula metrici esențiali ai apelurilor de vânzări:

• Total apeluri efectuate – numărul total de apeluri înregistrate.
  • Formula: =COUNT(A2:A100) (presupunând că datele sunt în coloana A).
• Durata medie a apelului – durata medie a tuturor apelurilor.
  • Formula: =AVERAGE(E2:E100) (presupunând că duratele sunt în coloana E).
• Rata de conversie (%) – procentul de apeluri care duc la un rezultat de succes.
  • Formula: (Număr apeluri de succes / Total apeluri) * 100
  • Exemplu: Dacă 20 din 100 de apeluri au condus la o vânzare sau demo, rata de conversie este (20 / 100) * 100.
• Rata de follow-up (%) – procentul de apeluri care necesită acțiune ulterioară.
  • Formula: (Număr apeluri follow-up / Total apeluri) * 100
  • Exemplu: Dacă 30 din 100 de apeluri necesită follow-up, rata de follow-up este (30 / 100) * 100.

Folosind aceste formule, Excel va actualiza automat metricii ori de câte ori sunt adăugate date noi.
Pasul 3: Creează un grafic de performanță a apelurilor de vânzări în Excel

1. Selectează datele pentru grafic
   • Evidențiază coloanele “Rezultatul apelului” și “Numărul de apeluri pe rezultat”.
2. Inserează un grafic
   • Mergi la Insert → Click pe Column or Pie Chart → Selectează un grafic potrivit pentru a vizualiza rezultatele apelurilor.
3. Personalizează graficul
   • Click pe grafic și folosește instrumentele Chart Design:
     • Adaugă etichete de date pentru a arăta numerele.
     • Schimbă culorile pentru o vizualizare mai bună.
     • Ajustează etichetele axelor pentru lizibilitate.

Pasul 4: Adaugă metrici sumare
Pentru a obține informații mai profunde despre performanța apelurilor de vânzări, creează calcule sumare pentru metrici cheie:

• Total apeluri efectuate – suma tuturor apelurilor înregistrate.
• Apeluri de succes (%) – procentul de apeluri care duc la un rezultat pozitiv.
• Durata medie a apelului – timpul tipic petrecut la fiecare apel.
• Rata de follow-up (%) – procentul de apeluri care necesită acțiune ulterioară.
• Rata de închidere a tranzacțiilor (%) – procentul de apeluri care se convertesc în tranzacții închise.

Folosește formule precum SUM(), AVERAGE() și înmulțire de bază pentru a calcula automat aceste metrici.
Pasul 5: Automatizează cu formatare condiționată

• Evidențiază apelurile scurte (<2 min) în roșu pentru a identifica apelurile ineficiente.
• Folosește formatare verde pentru apelurile cu rezultate de succes.
• Aplică bare de date pentru a vizualiza duratele și rezultatele apelurilor dintr-o privire.

7. Raportul funnel-ului de vânzări

Un raport de funnel de vânzări arată cum progresează lead-urile prin fiecare etapă a procesului de vânzări, de la contactul inițial până la conversia finală. Ajută business-urile să înțeleagă unde abandonează prospecții și care etape necesită îmbunătățiri pentru a crește performanța vânzărilor.

De ce să îl folosești?

Urmărirea funnel-ului tău de vânzări cu acest raport îți permite să vezi numărul de tranzacții care progresează prin fiecare etapă. Pe măsură ce analizezi cum avansează lead-urile și unde abandonează, poți identifica tipare în comportamentul clienților și înțelege potențialele ineficiențe ale echipei tale.
Poți folosi descoperirile din acest tip de raport pentru diverse îmbunătățiri. De exemplu, pentru a rafina abordarea ta de outreach, frecvența follow-up-urilor și pentru a aloca cei mai performanți reprezentanți de vânzări la tranzacțiile tale de cea mai mare valoare.
Zoe Rice, Marketing Manager la 3 Men Movers, mi-a spus că folosește rapoarte de funnel de vânzări pentru a vedea cum sunt convertite solicitările în rezervări și cum poate brandul să își îmbunătățească performanța generală a business-ului.
A împărtășit povestea unui incident în care, analizând raportul funnel-ului de vânzări pentru compania sa, a descoperit că mulți clienți potențiali abandonau în etapa de solicitare inițială. „Indica faptul că comunicarea noastră inițială nu era suficient de captivantă pentru a converti solicitările în rezervări”, a spus Rice. „Am sugerat câteva schimbări, iar ca rezultat, rezervările noastre s-au îmbunătățit semnificativ”. Printre altele, a sugerat revizuirea template-ului de răspuns la solicitări pentru a-l face mai personalizat și informativ. Rice a restructurat de asemenea procesul de follow-up și a adăugat mai multe mărturii ale clienților pe website-ul brandului (și mai multe materiale de marketing) pentru a construi încredere și credibilitate.

Metrici cheie de urmărit

• Total lead-uri intrate în funnel – numărul de prospecți în partea de sus a funnel-ului
• Rate de conversie lead – procentul de lead-uri care trec de la o etapă la următoarea
• Durata ciclului de vânzări – timpul mediu necesar pentru ca un lead să devină client plătitor
• Rata de câștig – procentul de tranzacții finalizate cu succes
• Costul de achiziție client (CAC) – costul de achiziție a unui client nou
• Venit pe lead – venitul mediu generat pe lead
• Rate de abandon – procentul de lead-uri care ies din funnel în fiecare etapă.

Bune practici

• Definește etape clare – asigură-te că funnel-ul este structurat cu etape bine definite (de ex., Lead → Lead calificat → Propunere → Tranzacție închisă)
• Actualizează datele regulat – păstrează rapoartele precise cu actualizări în timp real pentru a reflecta cele mai recente activități de vânzări
• Segmentează rapoartele după criterii – descompune datele pe produs, industrie, reprezentant de vânzări sau canal de marketing pentru informații mai profunde
• Folosește instrumente de vizualizare – folosește grafice, diagrame și dashboard-uri pentru a interpreta rapid tendințele
• Compară performanța în timp – analizează datele istorice pentru a identifica zonele de îmbunătățire.

Cum să creezi un raport de funnel de vânzări în Excel

Pasul 1: Introdu datele în format tabel
Deschide Excel și creează un tabel cu următoarele coloane:

• Etapa funnel-ului – reprezintă diferite faze ale procesului de vânzări (de ex., Vizitatori website, Înregistrări trial gratuit, Demo-uri produse programate, Oferte trimise, Tranzacții închise-câștigate).
• Număr lead-uri – numărul de prospecți în fiecare etapă.
• Rată de conversie (%) – procentul de lead-uri care trec de la o etapă la următoarea.
• Rată de abandon (%) – procentul de lead-uri care ies din funnel în fiecare etapă.
• Timp mediu în etapă (zile) – timpul mediu pe care îl petrece un lead în fiecare etapă.

Pasul 2: Adaugă formule pentru metrici cheie
Odată ce tabelul este configurat, folosește formule pentru a calcula metrici esențiali de vânzări:

• Rata de conversie (%) – procentul de lead-uri care trec la următoarea etapă.
  • Formula: (Lead-uri etapă următoare / Lead-uri etapă anterioară) * 100
  • Exemplu: Pentru a calcula rata de conversie pentru “Înregistrări trial gratuit”, împarte numărul de înregistrări la numărul de vizitatori ai website-ului.
• Rata de abandon (%) – procentul de lead-uri pierdute în fiecare etapă.
  • Formula: 100 – Rată de conversie
  • Exemplu: Dacă rata de conversie de la vizitatori website la trial-uri gratuite este 5%, rata de abandon este 95%.
• Rata totală de conversie a funnel-ului – procentul de lead-uri inițiale care devin clienți plătitori.
  • Formula: (Lead-uri etapă finală / Lead-uri etapă inițială) * 100
  • Exemplu: Dacă 50.000 de vizitatori generează 150 de tranzacții închise, rata totală de conversie a funnel-ului este (150 / 50.000) * 100.

Folosind aceste formule, Excel va actualiza automat metricii ori de câte ori sunt adăugate date noi.
Pasul 3: Creează un grafic în formă de pâlnie în Excel

1. Selectează datele pentru graficul în pâlnie
   • Evidențiază coloanele “Etapa funnel-ului” și “Număr lead-uri”.
2. Inserează un grafic în pâlnie
   • Mergi la Insert → Click pe Waterfall & Stock Chart → Selectează Funnel Chart.
3. Personalizează graficul
   • Click pe grafic și folosește instrumentele Chart Design:
     • Adaugă etichete de date pentru a arăta numărul de lead-uri.
     • Schimbă culorile pentru o vizualizare mai bună.
     • Ajustează etichetele axelor pentru lizibilitate.

Pasul 4: Adaugă metrici sumare
Pentru a obține o imagine clară a performanței vânzărilor, creează calcule sumare pentru metrici cheie:

• Rata totală de conversie a funnel-ului – procentul de vizitatori ai website-ului care devin clienți.
• Rata de câștig – procentul de propuneri care se convertesc în tranzacții închise.
• Costul de achiziție client (CAC) – costul mediu de achiziție a unui client nou.
• Valoarea medie a tranzacției – venitul estimat pe tranzacție închisă.
• Venit total generat – suma tuturor tranzacțiilor închise.

Folosește formule precum SUM(), AVERAGE() și înmulțire de bază pentru a calcula automat aceste metrici.
Pasul 5: Automatizează cu formatare condiționată

• Evidențiază ratele scăzute de conversie în roșu și ratele ridicate de conversie în verde.
• Folosește bare de date pentru informații vizuale rapide asupra punctelor de abandon.

În loc să creezi rapoarte manual, folosește un CRM

Dacă te bazezi încă pe Excel pentru a-ți gestiona datele de vânzări, în loc de un CRM, pierzi MULT timp prețios și ratezi informații în timp real.
Cu Excel, nu poți accesa datele cele mai recente automat, deoarece, în cele din urmă, este doar o foaie de calcul, nu o platformă centralizată precum un CRM. Dacă actualizezi datele manual, atunci ești și în pericol de discrepanțe între notițele interne și foi de calcul. Acest lucru poate duce la date de vânzări incomplete sau inexacte. Mai rău, informațiile critice ar putea fi pierdute sau șterse, mai ales pentru tranzacțiile care nu au decurs bine. Acest lucru va face imposibilă analizarea precisă a performanței echipei tale.

Un CRM precum Livespace rezolvă toate aceste probleme (și multe altele). Îți oferă vizibilitate clară asupra performanței vânzărilor, ajutându-te să urmărești metricii de eficiență în timp real. Nu mai ghici sau actualizezi manual foi. Toate datele tale de vânzări sunt consolidate într-un hub centralizat, oferindu-ți o singură sursă de adevăr. În plus, predicțiile alimentate de AI care analizează datele istorice și tendințele actuale îți oferă încrederea să previzionezi cu precizie vânzările viitoare, ajutându-te să stabilești ținte realiste și să îți ajustezi strategiile.
Livespace se integrează cu alte instrumente (prin Zapier sau Make), ceea ce înseamnă că datele tale se sincronizează automat pe platformă. Acest lucru se traduce în viteză și acționabilitate, deoarece poți alinia strategiile de vânzări mai rapid pe baza descoperirilor din datele în timp real.

Pe scurt, Livespace elimină incertitudinea din vânzări. Oferă tot ce ai nevoie – de la managementul pipeline-ului la previziuni detaliate de vânzări – dându-ți control și vizibilitate complete asupra performanței echipei tale.

Vrei să vezi cât de ușor este să îți urmărești vânzările cu Livespace? Programează un demo gratuit și vezi cât de ușor este să urmărești și să analizezi datele de vânzări cu capabilitățile noastre de raportare în timp real.