Zapanuj nad swoimi danymi – łączenie kontaktów w Livespace

Bardzo istotnym elementem pracy z systemem CRM jest dbanie o jakość danych w nim przechowywanych. Jednak mimo najlepszych chęci z pewnością nie raz trafiłeś na sytuację, że dana informacja w systemie jest zdublowana. Dzięki Livespace możesz w bardzo łatwy sposób łączyć zdublowane firmy lub osoby i dbać o przejrzystość informacji.

Kiedy dane mogą zostać zdublowane?

Niewiele trzeba, żeby doprowadzić do zdublowania danych w CRM. W Livespace staramy się zapobiegać takim sytuacjom. Dlatego np. przy dodawaniu nowego kontaktu CRM stara się  podpowiedzieć, czy przypadkiem nie został już wcześniej dodany inny, o identycznej nazwie. Jednak mimo różnych zabiegów zdublowane kontakty mogą się pojawić. Kiedy to się zdarza? Najczęściej jeśli importowane są dane, w których te same firmy lub osoby zostały inaczej nazwane, bądź też gdy dodawane są te same informacje ręcznie i wpisywane są inne nazwy.

Dlatego możemy mieć w systemie jednocześnie np. Anię i Annę Kowalczyk, które w rzeczywistości są tymi samymi osobami. Zaś w skrajnych wypadkach możemy mieć nawet kilka wariantów tego samego podmiotu. Np.:

– Kancelaria ABC sp. z o.o.
– ABC sp. z o.o.
– Firma ABC sp. z o.o.
– Kancelaria ABC
– Kancelaria ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
– …

I żadna z nich nie musi nawet mieć literówki – po prostu różne osoby miały inny pomysł na zapisanie nazwy. Można oczywiście starać się trzymać zunifikowanych zasad i minimalizować tego typu sytuacje. Często jednak pracujemy na dużych zbiorach danych archiwalnych i importujemy takie, jakie są – dopiero później przychodzi czas na porządki.

Pół biedy, jeśli nasze kontakty nie mają żadnych powiązań i dodatkowych informacji. Możemy wtedy po prostu usunąć niepotrzebne i zostawić jeden. Co jednak, jeśli Kancelaria ABC ma dodanych dwóch pracowników z konkretnymi danymi kontaktowymi, Firma ABC sp. z o.o. ma dodanych trzech innych, w ABC sp. z o.o. mamy historię rozmów handlowych a Kancelaria ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma aktywne dwa procesy sprzedażowe? Już robi się spory bałagan – a przecież może być jeszcze gorzej…

Jak Livespace pomaga rozwiązać ten problem?

Dzięki możliwości inteligentnego łączenia kontaktów w Livespace CRM Twoje dane rozsiane w różnych profilach firm lub osób możesz błyskawicznie połączyć w jeden kontakt. Jak to działa? Niezwykle prosto. Wystarczy, że wskażesz Livespace, które firmy lub osoby chcesz połączyć i jak ostatecznie ma się nazywać nowy kontakt. Resztę zrobi za Ciebie. Dane z poszczególnych łączonych osób lub firm zostaną automatycznie połączone w jeden kontakt!

Jak uruchomić łączenie kontaktów?

Wystarczy wejść na profil firmy lub osoby i użyć ikonki łączenia kontaktów umieszczonej na prawo od nazwy .

Druga możliwość szybkiego łączenia kontaktów to wykorzystanie operacji na liście i zaznaczenie wszystkich kontaktów, jakie chcemy połączyć, a następnie wybranie opcji “Połącz”.

Więcej na temat łączenie kontaktów znajdziesz w Pomocy Livespace.