Niezbędnik szefa sprzedaży w Livespace – 10 funkcji, które ułatwiają zarządzanie zespołem i procesem sprzedaży 

 Większość z nas lubi mieć w domu ład i porządek. Gdy wokół pojawia się chaos, czujemy się źle i nagle, miejsce, w którym spędzamy większość czasu, staje się takim, gdzie ciężko nam się odnaleźć. Tak samo jest z pracą – jeśli jest uporządkowana, chce nam się więcej. Jeśli nie wiemy, jak pracuje zespół, zaczyna robić się nerwowo. Co więc zrobić, żeby wprowadzić do naszego firmowego domu porządek, systematyczność i transparentność w pracy zespołowej? W CRM znajdziesz właśnie takie funkcje, które ułatwią ci zarządzanie zespołem i procesem sprzedaży w firmie. 

Czy potrzebujesz remontu?  

Twój zespół sprzedaży jest rozproszony po różnych lokalizacjach? A może zadania się nawarstwiają, notatki nie są spisywane i handlowcy sami nie są w stanie poukładać swojej pracy? Drogi szefie sprzedaży, jeśli tak jest i widzisz, że wiele spraw wymyka się spod kontroli, zaproś do swojego domu CRM. Dzięki temu zaplanujesz prace zespołu, uporządkujesz procesy w swoim dziale i będziesz mógł sterować pracą handlowców tak, by zespół osiągał najlepsze wyniki. Usprawnisz także procesy biznesowe.  

Po co ten remont i jak go zaplanować?  

Po zamówieniu mebli do mieszkania trzeba je złożyć i wybrać dla nich najlepsze miejsce. Tak samo jest z CRM. Dzięki niemu będziesz mógł na bieżąco analizować sytuację, zobaczysz także postępy i efekty prac swojego zespołu. Będziesz wiedzieć, w jakie procesy są zaangażowani handlowcy. Wyciągniesz wnioski na temat pracy poszczególnych osób i zobaczysz, kto radzi sobie dobrze, a komu trzeba pomóc lub się z nim pożegnać. Będziesz mógł także przeglądać prowadzone procesy sprzedaży i przejąć nad nimi kontrolę.  

#1 Generalne porządki – zdecyduj, kto za co odpowiada i na jakim poziomie  

Jako szef sprzedaży, to ty jesteś gospodarzem tego domu i pełnisz funkcję administratora budynku. Do ciebie należy decyzja, jakie uprawnienia mają Twoi handlowcy i co mogą zrobić w CRM.  

Zacznij od zaproszenia swojego zespołu handlowców do CRM, a następnie nadaj im odpowiednie uprawnienia w systemie. Dzięki funkcji nadawania uprawnień dla użytkowników możesz przypisać każdemu z handlowców konkretny zakres odpowiedzialności, wybranych klientów. Możesz też zdecydować, które przestrzenie w systemie są dla niego dostępne tylko do wglądu, a które może on samodzielnie edytować. Możesz także przypisywać konkretne funkcje do osób – np. „opiekun klienta”. Dzięki temu handlowcy będą znali swoje uprawnienia i możliwości pracy w CRM, a ty łatwiej skoordynujesz ich pracę. 

 Dodawanie użytkownika do Livespace 

#2 Serce Twojego domu – segmentacja i wiedza o kliencie 

CRM tak naprawdę jest centralnym punktem w domu dla Twoich klientów, w którym znajdują się pokoje, a klienci pomieszkują w przeznaczonym dla nich miejscu. Każda z firm, którą ty lub handlowiec dodacie do CRM ma swój profil, w którym znajdziesz wszystkie informacje powiązane z tym kontaktem, m.in. dane kontaktowe, właściciela kontaktu, grupy – do których firma została przypisana i tagi, jakimi została określona. Poza podstawowymi danymi, możesz też dodać dodatkowe własne pola i zbierać dane, które będą przydatne, np. branża firmy. CRM pomoże ci zachować historię kontaktów z klientem, nawet jeśli prowadziło je kilku handlowców.  

Co ciekawe, w CRM możesz także dokonać segmentacji klientów. Dzięki temu określisz ważność poszczególnej firmy i właściwie rozłożysz siły sprzedażowe swojego zespołu.  

Widok klientów i ich opiekuna w CRM 

#3 Zbudowanie fundamentów – planowanie i monitorowanie postępów 

Nawet najnowocześniejsze meble w domu nie zapewnią ci komfortu, jeśli na dywanie będzie kurz, a w szafkach bałagan. To, że na pierwszy rzut oka wszystko jest ułożone, ale nie masz planu, gdzie umieścić książki, a gdzie ubrania, w dłuższej perspektywie spowoduje bałagan. Tak samo jest z pracą. Pewnie zdarzyło ci się nieraz usłyszeć od handlowca, że notatka ze spotkania się gdzieś zapodziała, a wizytówkę klienta gdzieś zostawił… Często w takich sytuacjach nie masz kontroli nad tym, co rzeczywiście zrobił handlowiec w danym czasie. A jako szef sprzedaży, masz do takiej wiedzy absolutne prawo. Dlatego w CRM możesz bezproblemowo sprawdzić i kontrolować swój zespół, dzięki czemu żaden temat ci nie umknie. Dzięki CRM i funkcji takiej jak wpisywanie zadań dla handlowców widzisz każdy postęp pracownika w danym projekcie, np. plany na dany dzień, liczbę spotkań i telefonów do wykonania. Żeby być na bieżąco, możesz także włączyć powiadomienia o zadaniach handlowców. System pokaże alert, że któreś z zadań zaplanowanych na dany dzień, nie zostało wykonane. Jeśli się tak stanie, możesz wysłać do handlowca powiadomienie i zapytanie, co się wydarzyło w danym temacie. Dzięki temu, handlowiec od razu może skorygować swoje działanie, a firma nie straci szansy na sprzedaż. 

#4 Transparentność w pracy – komunikacja i zakresu odpowiedzialności  

Robiąc remont, powinieneś mieć dobry plan. Zadania powinny być jasne dla ekipy – każdy powinien wiedzieć za co odpowiada i w jakiej kolejności zlecane są prace, żeby pracownicy mogli ze sobą sprawnie współpracować. Zadbaj o to, żeby każdy z Twojego zespołu wiedział, za co konkretnie odpowiada. Jako administrator masz wgląd do wszystkiego, ale jeśli zespół czuje, że są jakieś tajemnice lub że ktoś wie więcej, to zaczynają się plotki, a zespół staje się mniej efektywny. Dlatego tak ważna jest transparentność działań w zespole i wzajemna wiedza na temat postępu prac. To, co możesz zrobić, to  synchronizować skrzynki pocztowe, by zawsze mieć całą korespondencję z klientami w jednym miejscu. Dzięki temu, zawsze będziesz mógł wesprzeć zespół, jeśli tylko będzie tego potrzebował.   

Kolejnym ciekawym rozwiązaniem, które możesz zaproponować w zespole, jest korzystanie z czatu on–line, a nie – przekrzykiwanie się w open space. Pracownik za każdym razem dostanie powiadomienie i odpisze, jak tylko będzie dostępny. 

Podgląd panelu bazy klientów i pracy handlowców  

#5 Idealne sterowanie pracami – wyznacz cele i sprawdzaj wyniki  

Odpowiedni dobór ekipy remontowej domu jest tak samo ważny jak wybór zespołu handlowców. Skoro masz już wybraną ekipę, przydzieliłeś zadania, to teraz czas na wyznaczanie celów sprzedażowych dla poszczególnych osób w zespole. To, co możesz zrobić w CRM, to określić np. budżet, liczbę wykonanych telefonów w ciągu dnia lub np. spotkań z klientami w ciągu tygodnia. Dodatkowo możesz także ustalić kryteria oceny działań dla całego zespołu lub każdego z handlowców, dzięki temu każdy będzie wiedział, jakie ma priorytety i które zadania wykonywać, żeby osiągnąć cel. Co ciekawe na kokpicie będziesz mieć stały podgląd postępów realizacji celów. Masz możliwość obserwowania, na jakim etapie prac jest zespół i czy realizuje założenia, a jeśli ma problem, to będziesz mógł w porę zareagować i rozwiązać problem. 

#6 Planowanie i porządki w domu – uporządkuj i usystematyzuj proces sprzedaży 

Wybierając materiały do domu starasz się, by były najlepsze i służyły ci długo.  

Czasem większy jednorazowy wydatek to inwestycja, bo wiesz, że dobra jakość niesie za sobą wyższą cenę. Zaplanuj wydatki, myśląc o tym, by kolejny remont zrobić nie za rok, a za 10 lat.  Proces sprzedaży, podobnie jak remont domu, to nie wydarzenie jednodniowe. Jeśli  marketing dostarczy do Twojego zespołu nawet 100 leadów, a handlowiec wykona tylko  jedną próbę telefoniczną, to niestety krach sprzedaży jest nieunikniony. Lepiej zorganizowany proces sprzedaży przyczyni się do zwiększenia zysków w twojej firmie, a zaplanowanie go spowoduje, że będziesz mógł estymować przychód po konkretnym czasie, a tym samym zaplanujesz też przyszłe przychody i koszty. 

Prognozy finansowe w Livespace pomogą ci przewidzieć, jak będą się kształtowały Twoje wpływy w przyszłości. Dzięki określeniu wagi poszczególnych działań sprzedażowych, te prognozy będą naprawdę dokładne.  

Co jeszcze da ci usystematyzowanie procesu sprzedaży? Na przykład to, że nie będziesz mieć problemu z pracą swoich handlowców. Zespół będzie wiedzieć, jak krok po kroku wykonywać działania – prawdopodobnie handlowcy nie zapomną już o telefonie do klienta, będą przygotowani do spotkania i będą wiedzieć, na jakich zadaniach skupić się w pierwszej kolejności. 

Widok planowania procesu sprzedaży 

#7 Okno z widokiem na przyszłość – prognozowanie sprzedaży 

Robiąc research pod kątem remontu, wiesz, jakie konkretnie kroki wykonać, żeby gładko poszedł od A do Z. Dzięki prognozie sprzedaży, wiesz jaki jest termin sprzedaży oraz prawdopodobieństwo wygrania szansy sprzedaży. Określ swoim handlowcom, jak poszczególne podjęte przez nich kroki, będą wpływały na wygranie szansy. Poszczególne elementy procesu sprzedaży, które im zaproponujesz, będą prowadziły twój zespół do zwycięstwa. Warto jednak zaznaczyć, że proces sprzedaży w Livespace nie jest liniowy. To znaczy, że handlowiec nie musi wykonać każdej czynności po kolei, by zamknąć sprzedaż. Zautomatyzujesz też swoje działania posprzedażowe i zwiększysz wydajność zespołu. 

#8 Utrzymywanie porządku – Kanban 

Kiedy już finiszujesz remont, rozpisz kolejne kroki, które cię przybliżą do zakończenia prac. W CRM możesz wybrać, w jaki sposób będziesz obserwować proces sprzedaży. Jedną z możliwości jest tablica Kanban, która pomoże ci w zarządzaniu projektami i procesami. Tablica ma układ kolumnowy, w którym każda kolumna to krok z procesu sprzedaży. Na tablicy Kanban zobaczysz wszystkie tematy sprzedażowe i ich etap – dzięki temu wiesz, jakie kolejne kroki zrobić, by doprowadzić do sprzedaży. 

Widok tablicy Kanban 

#9 Domowy monitoring –  sprawdzanie zaawansowanych statystyk i raportów  

Podczas remontu warto, żebyś zaglądał do ekipy i sprawdzał ich postępy. Nic innego niż regularny podgląd postępu prac nie działa tak motywująco na ekipę remontową. Statystyki i raporty to jedne z najważniejszych elementów pracy zespołu sprzedaży. Pomagają w analizie działań przeszłych i podejmowaniu decyzji o działaniach w przyszłości. 

W Livespace możesz śledzić statystyki na każdym etapie procesu sprzedaży. Analizować na bieżąco wygrane i przegrane szanse sprzedaży oraz monitorować wyniki każdego handlowca lub zespołu. Dzięki tej funkcji masz dostęp do tego, co się dzieje w Twoim firmowym domu. Możesz też monitorować pracę zespołu, tak by w każdej chwili zasugerować zmiany lub akceptować ich działania.  

Dodatkowo statystyki pomogą ci wyciągnąć wnioski o tym, jak twój zespół pracuje – z czym dobrze sobie radzi, a z jakimi projektami ma problem. Możesz definiować sposób filtrowania wyników, a później wykorzystać zapamiętany filtr do analizy statystyk. Prócz tego, że możesz wyciągać wnioski i analizować działania handlowców, zrozumiesz też jakie kroki doprowadziły do konkretnych rezultatów i będziesz mieć możliwość wypracowania na podstawie tych wniosków powtarzalnej ścieżki pracy obsługi konkretnego klienta lub branży.  

Statystki otwartych szans sprzedaży 

Statystyki pracy zespołu 

#10 Sterowanie z dowolnego miejsca – aplikacja mobilna 

 Zaawansowane technologie bezpieczeństwa pozwalają na monitorowanie domu nawet wtedy, gdy jedziesz na urlop. Dzięki temu, że Livespace jest dostępny jako aplikacja mobilna, te wszystkie funkcje, o których wcześniej przeczytałeś, możesz wykonywać na tablecie lub telefonie. Sprawdzisz postępy sprzedaży, dodasz notatkę, skomunikujesz się z zespołem. Jest to ogromna wygoda, bo możesz zarządzać pracą swojego zespołu, gdy nie masz dostępu do komputera np. gdy jesteś w drodze. Możesz z niej korzystać z dowolnego miejsca na świecie i kiedy tylko chcesz. Dzięki temu także handlowcy będą czuli, że mają twoje wsparcie i będą wiedzieć, że jesteś online, nawet jeżeli nie ma cię w biurze. 

Widok poszczególnych funkcjonalności w aplikacji mobilnej Livespace  

Pewna przyszłość w Twoim domu – podsumowanie  

Korzystając z wymienionych funkcji CRM w swoim firmowym domu, masz pewność, że każdy proces i krok jest zaplanowany. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że CRM pełni rolę architekta, który zna się na swojej pracy i dba o to, by każdy element w twoim domu był zaprojektowany tak, żeby sufit nie spadł nikomu na głowę. Ty i twój zespół zyskacie fundamenty i drogowskazy, dzięki którym podczas pierwszej burzy i w dłuższej perspektywie czasowej, wasz firmowy dom będzie nie tylko stabilnie stał, ale także w perspektywie czasowej, nie trzeba będzie przeprowadzać w nim remontu i rewolucji. 

Chcesz spróbować?

Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego i podnieś efektywność twojego zespołu!