Ile można zaoszczędzić na automatyzacji pracy handlowców?

Rozważając wdrożenie aplikacji typu CRM (customer relationship management) lub SFA (sales force automation), należy oszacować, jakie realne korzyści przyniesie takie rozwiązanie. Ile godzin miesięcznie może pomóc zaoszczędzić automatyzacja pracy handlowców? Aby ułatwić podjęcie decyzji o wdrożeniu zaawansowanych narzędzi w dziale sprzedaży, sięgnęliśmy do liczb i stworzyliśmy symulację wyliczeń na konkretnym przykładzie. 

Ile czasu zajmuje praca handlowców, którzy nie korzystają z CRM-a?

Przyjmijmy, że analizujemy model pracy dziesięcioosobowego zespołu sprzedaży, który robi tzw. prospecting, czyli aktywnie pozyskuje nowe kontrakty. Załóżmy bezpiecznie, że każdy handlowiec pozyskuje 30 nowych kontaktów tygodniowo, biorąc udział w konferencjach, targach czy śniadaniach biznesowych, skutecznie wykorzystując polecenia od już posiadanych kontaktów i szukając nowych osób przez media społecznościowe. Aby określić czas poświęcany na katalogowanie zebranych danych, kontakt mailowy i zarządzanie przypomnieniami o follow-up’ach, spróbujmy nazwać i  oszacować, ile razy daną czynność należy wykonać miesięcznie i tygodniowo.

Pozyskując 30 kontaktów tygodniowo, musimy wykonać następujące czynności:

1. Dodać 30 nowych osób do systemu, w którym gromadzimy kontakty.

2. Wysłać 30 maili powitalnych z prośbą o możliwość spotkania czy rozmowy telefonicznej.

3. Zwykle 15% z osób, do których się odezwiemy, odpowie na naszą pierwszą wiadomość, do reszty osób należy wysłać ponownie mail follow-up.

4. Po kolejnym follow-upie część osób się odezwie, jednak sumarycznie do 70% z nich będziemy musieli odezwać się po raz trzeci, jeśli nie odpiszą, być może niezbędny będzie kontakt telefoniczny, skoro nie możemy do nich dotrzeć mailowo.

5. Za każdym razem musimy także ustawić przypomnienie w kalendarzu, aby odezwać się do osób, do których wysłaliśmy mail powitalny lub follow-up, jeśli się nie odezwą w ustalonym czasie.

Teraz policzmy, ile czasu zajmie każda z tych czynności. Przyjmijmy, że nasz zespół dość sprawnie sobie radzi z komputerem. Zatem dodanie kontaktu nie zajmuje handlowcowi więcej niż 3 minuty, wysłanie pierwszego (możliwie spersonalizowanego) maila zajmie mu maksymalnie 5 minut, nie poświęci też więcej niż 3 minuty na mail przypominający i w ciągu 1 minuty ustawi przypomnienie w kalendarzu, aby ponowie odezwać się w ustalonym czasie.

Możemy dzięki temu oszacować, ile łącznie czasu na takie działania poświęca pojedynczy handlowiec:

W sumie działania te zajmują prawie 8 godzin tygodniowo i ponad 30 godzin miesięcznie – tylko jednej osobie w zespole sprzedaży!

Teraz policzmy, ile czasu zajmą te same działania po wdrożeniu CRM-a

Postaramy się teraz policzyć, ile zajmują te same czynności, jeżeli zrealizujemy je przy pomocy Livespace. Tak jak poprzednio nazwijmy, a następnie oszacujmy kolejne kroki do wykonania, aby osiągnąć taki sam efekt, jak przy ręcznych działaniach w przypadku 30 kontaktów. Aby to osiągnąć, musimy:

1. Dodać do CRM-a 30 kontaktów na podstawie otrzymanej wizytówki. Możemy to zrobić przy okazji zapraszania kontaktu do znajomych na portalu Linkedin – korzystając z wtyczki Livespace dla Chrome. Wystarczy wówczas uzupełnić brakujące informacje z wizytówki, najczęściej jest to mail i telefon. Kontakty można dodać także bezpośrednio z poziomu aplikacji.

2. W kolejnym kroku naszym celem jest wysłanie 30 maili powitalnych, 2 follow-upów i ustawienie przypomnienia o kolejnych działaniach. Livespace pozwala zautomatyzować te czynności poprzez zdefiniowanie sekwencji działań, a następnie wykorzystanie jej jako szablonu w przypadku nowych kontaktów. Przyjmijmy, że nasz handlowiec skorzysta ze zdefiniowanej wcześniej sekwencji wiadomości email (mail powitalny i 2 follow-upy w przypadku braku kontaktu) kończącej się zadaniem „Skontaktuj się telefonicznie”.

Przykładowa sekwencja maili:

Dodawanie kontaktu z Linkedin przez wtyczkę Chrome:

Teraz policzmy, ile czasu zajmie każda z tych czynności. Przyjmijmy, że dodawanie kontaktów przez wtyczkę Chrome Livespace zajmuje 2 minuty, wraz z uzupełnieniem danych w CRM-ie. Oba czasy będą dłuższe jeśli nasi handlowcy gorzej radzą sobie z komputerem, ale na potrzeby oszacowania różnicy nie powinno to mieć dużego znaczenia – czas będzie proporcjonalnie dłuższy zarówno przy korzystaniu z CRM, jak i bez niego.

Kolejny krok to stworzenie sekwencji działań. Mając wcześniej zdefiniowane szablony, handlowiec może to zrobić bardzo szybko – załóżmy jednak, że zarówno w  pierwszej wiadomości, jak i w followup’ach handlowiec chce wprowadzić indywidualne zmiany, aby komunikacja była bardziej spersonalizowana i nawiązująca do tego, co wie o kliencie. Przygotowanie sekwencji dla każdego kontaktu zajmie 5 minut, a więc tyle, ile wysłanie pierwszego maila przy działaniach ręcznych.

Możemy teraz oszacować, ile zajmie łączny czas realizacji tych samych działań przy pomocy Livespace dla jednego handlowca. W tym celu mnożymy czas potrzebny na wykonanie każdego z zadań razy liczbę powtórzeń – czyli w przypadku pracy z Livespace liczbę kontaktów.  

Wykonanie tych samych czynności przy pomocy Livespace zajmuje około 3,5 godziny tygodniowo i około 14 godzin miesięcznie.

Jak więc ocenić, czy wdrożenie CRM-a się opłaca?

Jeżeli nasz zespół sprzedaży aktywnie pozyskuje nowych klientów, ocena staje się dość prosta. Porównajmy, ile czasu można zaoszczędzić, przenosząc pracę do CRM-a i automatyzując część zadań zespołu sprzedaży: