Przetwarzanie danych osobowych klientów – jak CRM może pomóc?

Dane osobowe klientów to element biznesu wymagający szczególnej uwagi i dbałości. CRM pomaga sprostać obowiązkom wynikającym z prawnych regulacji, np. RODO.

Dlaczego warto chronić dane osobowe?

Żyjemy w czasach zwiększonego przetwarzania informacji. Zarówno my sami, jak i nasi klienci, niemal codziennie przy różnych okazjach udostępniamy swoje dane osobowe: zakładając konta w portalach społecznościowych, zapisując się do newslettera, robiąc zakupy przez internet. Zdarza się, że podczas niemal rutynowego zapisywania się do newslettera, całkiem nieświadomie wyrazimy zgodę na przekazanie naszych danych także innej firmie. A stamtąd już krótka droga do niechcianego spamu lub nękających telemarketerów.

Firmy pozyskują dane z  różnych powodów, nie zawsze tych samych. Kilka przykładów:

• do realizacji zamówionej usługi,
• wysłania oferty handlowej,
• przeanalizowania zainteresowania produktem,
• personalizacji reklam,

i wielu innych.

Niestety nie zawsze dane wykorzystywane są w sposób, w jaki przekazujący dane by sobie tego życzył. Patrząc z tej perspektywy, nieco łatwiej jest zrozumieć obawy naszych potencjalnych klientów przed przekazywaniem nam swoich danych do kontaktu. Każdy z nas odczuwa potrzebę ochronienia swojej prywatności. Z pomocą przychodzą ustawy o ochronie danych osobowych, takie jak RODO.

Od maja 2018 roku na terenie całej Unii Europejskiej obowiązują jednolite zasady ochrony, przetwarzania i wykorzystywania danych osób fizycznych – tzw. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych; ang. GDPR: General Data Protection Regulation). Uregulowania te mają pomóc uchronić dane przed kradzieżą i dostaniem się w niepowołane ręce, a klientów przed spamem i chociażby telefonami ze strony niechcianych telemarketerów.

Rozporządzenie rozszerzyło uprawnienia osób przekazujących swoje dane m.in. o możliwość ich usunięcia – znane jako „prawo do bycia zapomnianym”, ale także wprowadziło kilka zasad dla firm. Między innymi zasadę minimalizacji przetwarzania danych, co oznacza, że firmy powinny gromadzić tylko te dane, które są im rzeczywiście w realizacji danego celu niezbędne.

Będąc przedsiębiorcą, możesz zapewnić swoich klientów o swoim uczciwym podejściu do zagadnienia przetwarzania danych osobowych, dzięki wypełnieniu obowiązków wynikających z RODO.

Jakie obowiązki nakłada RODO na przedsiębiorcę?

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem jest troska o powierzone dane – musisz mieć pewność, jakie konkretnie dane i w jakim miejscu przechowujesz. Z definicji „dane osobowe” to wszystkie dane, które umożliwiają jednoznaczne rozpoznanie osoby fizycznej, na przykład adres e-mail zawierający nazwę firmy, w której ta osoba pracuje lub numer pesel. Zgodnie z rozporządzeniem – dane umożliwiające identyfikację osoby, której te dane dotyczą, można przechowywać tylko tak długo, jak długo jest to konieczne do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane. Przetwarzane dane osobowe muszą być należycie zabezpieczone przed niewłaściwym ich wykorzystaniem lub przypadkową utratą. Upewnij się, czy przypadkiem nie zapisujesz danych wrażliwych w niepożądanych miejscach, na przykład w notesach, plikach Excel, folderach na prywatnym komputerze. Sprzęt, który wykorzystujesz do przetwarzania danych osobowych klientów, powinien być chroniony przed dostępem osób nieuprawnionych.

Jako przedsiębiorca powinieneś móc w każdej chwili udzielić klientowi jasnej informacji o tym, kto i w jakim celu przetwarza jego dane. Tu z pomocą przychodzą zasady konstrukcji zgody na przetwarzanie danych. Taka zgoda powinna zawierać:

• nazwę administratora danych osobowych oraz adres jego siedziby,
• cel przetwarzania danych,
• miejsce na wyrażenie / niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych w określonym celu.

Jak CRM pomaga być zgodnym z RODO?

CRM – system do zarządzania relacjami z klientem, siłą rzeczy jest bazą danych osobowych twoich klientów. Tym samym powinien wspierać cię w wypełnieniu obowiązków wynikających z RODO.

Livespace CRM jest narzędziem, które wspiera firmy w wypełnieniu obowiązków wynikających z RODO. Pozwala m.in. na:

• • rejestrowanie informacji o udzielonych zgodach,
  • udostępnienie klientowi formularza zgód marketingowych,
  • śledzenie historii zmian, w tym eksportu danych z CRM,
  • anonimizację danych podczas wycofania zgody przez klienta.

Dowiedz się więcej, jak chronimy dane osobowe gromadzone przez klientów w Livespace CRM

Jak to działa w praktyce?

Dzięki Livespace CRM rejestrowanie zgód na przetwarzanie danych jest bardzo proste. Dodatkowo historia zmian oraz możliwość anonimizacji danych pozwalają na rzetelne wypełnienie zobowiązań wynikających z prawa oraz odpowiedzialne podejście do danych osobowych klientów.

Chcesz dowiedzieć się, jak skonfigurować obsługę zgód marketingowych w Livespace? Przeczytaj instrukcję w Bazie Wiedzy.