Разрешения в Livespace

Разрешения (права доступа) в Livespace зависят от роли пользователя в CRM. Менеджеру доступны опции, которых нет у обычного пользователя. В этой статье вы найдете информацию о ролях пользователей в Livespace, а также узнаете, каким образом администратор может изменить настройки доступа.


Три уровня доступа в Livespace CRM

В Livespace существуют три разных уровня доступа:

  • Пользователь видит все публичные контакты, однако, в зависимости от настроек, он может изменять или удалять только те компании и персоны, владельцем которых он является. Кроме того, у него есть доступ в основном только к своим сделкам и статистике. Пользователь не может изменять настройки учетной записи Livespace, он может редактировать только параметры своего профиля.
  • Менеджер может видеть и редактировать все контакты. У него также есть доступ ко всем сделкам и общей статистике, но он не может изменять глобальные настройки учетной записи Livespace.
  • Администратор имеет доступ ко всем данным в Livespace, добавленным пользователями (кроме заметок и сообщений электронной почты, которые были помечены как Скрытые: видны только мне). Администратор может изменять абсолютно все настройки учетной записи в Livespace.

Настройки прав доступа в CRM

Прежде всего, чтобы настроить доступ в CRM, вы должны войти в систему с правами администратора. После этого:

1. Перейдите в Настройки учетной записи:22

2. И выберите Разрешения из меню слева:

3. Вы увидите шесть разных закладок, в которых администратор может настраивать права доступа:

  • Пользователи – здесь можно настроить права доступа пользователей и менеджеров
  • Импорт и экспорт – в этой закладке можно заблокировать для пользователей и менеджеров экспорт личных данных персон и контактных данных компаний
  • Владельцы – здесь можно изменить параметры, связанные с владельцами сделок и контактов (например, возможность увидеть данные, внесенные в систему пользователем, который позже был удален)
  • Контакты – эта закладка содержит настройки, связанные с видимостью контактов, а также опцию очистки персональных данных при удалении персоны
  • Сделки – здесь можно управлять правами доступа к сделкам
  • Пространства – параметры, связанные с доступом к пространствам

Разрешения в закладке Пользователи

Закладка Пользователи содержит три группы прав доступа. Ниже мы описали настройки каждой из них:

1. Права доступа обычных пользователей (не менеджеров):

  • Пользователь может редактировать всех персон – эта опция позволяет пользователю редактировать данные всех контактов в Livespace (включая те, владельцем которых он не является)
  • Пользователь может удалить всех персон –  позволяет пользователю удалять персоны из Livespace (включая те, владельцем которых он не является)
  • Пользователь может редактировать все компании – позволяет пользователю редактировать информацию о компаниях (включая те, которые были добавлены другими пользователями)
  • Пользователь может удалять все компании – позволяет пользователю удалять компании из Livespace (включая те, которые были добавлены другими пользователями, и те, владельцем которых он не является)
  • Пользователь может редактировать все сделки, к которым имеет доступ – позволяет пользователю редактировать добавленные сделки (включая те, которые были добавлены другими пользователями, и те, владельцем и участником которых он не является)
  • Пользователь может удалить все сделки, к которым имеет доступ –  позволяет пользователю удалять сделки (включая те, которые были добавлены другими пользователями, и те, владельцем и участником которых он не является)
  • Пользователь может изменить дату закрытия сделки – позволяет пользователю устанавливать дату закрытия сделки 
  • Пользователь может управлять группами контактов – позволяет пользователю вносить изменения в группы контактов (компаний и персон)
  • Пользователь может управлять группами пространств – позволяет пользователю добавлять и удалять группы пространств. Выключение данной опции приведет к тому, что пользователь будет видеть только созданные группы
  • Пользователь может добавлять и управлять учетными записями электронной почты в разделе настройки профиля – позволяет пользователю добавлять учетные записи электронной почты, которые синхронизируются с Livespace, а также вносить изменения в эти учетные записи с уровня настроек профиля (не глобальных настроек, доступ к которым есть только у администратора). Выключение этой опции приведет к тому, что добавлять учетные записи электронной почты в Livespace сможет только администратор
  • Пользователь имеет доступ к заданиям всех пользователей – включение данной опции позволит каждому пользователю видеть и редактировать задания в календарях всех пользователей данной учетной записи Livespace

2. Права доступа менеджеров:

  • Менеджер может добавлять и управлять учетными записями электронной почты в разделе настройки профиля – данная опция позволяет менеджеру добавлять учетные записи электронной почты, которые синхронизируются с Livespace, а также вносить изменения в эти учетные записи с уровня настроек профиля (не глобальных настроек, доступ к которым есть только у администратора)
  • Менеджер может управлять карточкой целей и результатов – включение данной опции приведет к тому, что не только администраторы, но и менеджеры смогут определять параметры карточек целей и результатов для пользователей Livespace
  • Менеджер имеет доступ к заданиям всех пользователей – эта опция позволяет каждому менеджеру видеть и редактировать задания в календарях всех пользователей данной учетной записи Livespace

Разрешения в закладке Импорт и экспорт

В данной закладке находятся права доступа для пользователей и менеджеров, связанные с возможностью импортировать и экспортировать данные.

1. Права доступа пользователей:

  • Пользователь может импортировать контакты – эта опция позволяет пользователю импортировать данные (в том числе и контакты) из файла .csv, .ods или .xls (то есть стандартного файла Excel)
  • Пользователь может экспортировать данные из списков – позволяет пользователю выполнять экспорт данных из списков контактов, сделок и заданий в файл .xls или .csv и сохранять его на диске компьютера
  • Пользователь может выполнять экспорт данных с профилей – позволяет осуществлять экспорт данных из профиля контакта, при этом экспортируются все данные из профиля
  • Заблокировать экспорт личных данных персон для Пользователей – позволяет скрыть личные данные персон при экспорте из списков персон, сделок, а также финансов
  • Заблокировать экспорт контактных данных фирм для Пользователей – эта опция позволяет скрыть контактные данные компаний при экспорте из списков компаний, персон, сделок и финансов

2. Права доступа менеджеров:

  • Менеджер может импортировать контакты – эта опция позволяет менеджеру импортировать данные (в том числе и контакты) из файла .csv, .ods или .xls (то есть стандартного файла Excel)
  • Менеджер может экспортировать данные из списков – позволяет менеджеру выполнять экспорт данных из списков контактов, сделок и заданий в файл .xls или .csv и сохранять его на диске компьютера
  • Менеджер может выполнять экспорт данных с профилей – позволяет осуществлять экспорт данных из профиля контакта, при этом экспортируются все данные из профиля
  • Заблокировать экспорт личных данных персон для Менеджеров – позволяет скрыть личные данные персон при экспорте из списков персон, сделок, а также финансов
  • Заблокировать экспорт контактных данных фирм для Менеджеров – эта опция позволяет скрыть контактные данные компаний при экспорте из списков компаний, персон, сделок и финансов

Стоит знать

Экспорт заметок возможен при включении двух опций: Пользователь может экспортировать данные из списков и Пользователь может выполнять экспорт данных с профилей – для пользователей или соответствующих двух опций для менеджеров.

При заблокированном экспорте личных и контактных данных у пользователей и менеджеров по-прежнему будет возможность сохранять информацию из Livespace в файл, однако в ней будут скрыты личные и контактные данные (например, вместо “Иван Ковалев” будет “И*** К***”).

Разрешения в закладке Владельцы

В этой закладке находятся права доступа, касающиеся только владельцев сделок и контактов:

  • Пользователь может изменять владельца сделки или контакта – позволяет пользователям изменять владельца контакта или сделки
  • Показать удаленных пользователей, используя фильтр «Владельцы» в списках – если пользователь был удален, в системе сохраняются все введенные им данные. Чтобы получить к ним доступ, администратор может включить данную опцию, благодаря чему удаленный пользователь будет показываться в фильтре Владелец в списках в Livespace
  • Разрешить сделкам быть без владельца – по умолчанию у каждого контакта или сделки в Livespace должен быть так называемый владелец – пользователь, ответственный за данные объекты. Если же данная опция будет включена, то контакт или сделка могут быть добавлены без владельца

Разрешения в закладке Контакты

В данной закладке находятся настройки прав доступа, касающиеся Контактов.

1. Настройки видимости контактов:

  • Менеджер и пользователь могут добавлять публичные контакты – данные публичных контактов видны всем пользователям
  • Менеджер и пользователь могут добавлять приватные контакты – данные приватных контактов видны только приглашенным пользователям, остальные могут попросить предоставить к ним доступ. Все пользователи видят эти контакты в списке контактов
  • Менеджер и пользователь могут добавить скрытые контакты – скрытые контакты видны только администраторам и приглашенным пользователям, остальные не видят их в списке контактов
  • По умолчанию добавленные персоны будут… – данная опция позволяет определить видимость контактов по умолчанию. Вы можете выбрать, с какими настройками видимости будут добавляться персоны: публичные, приватные или скрытые
  • По умолчанию добавленные компании будут… – данная опция позволяет определить видимость контактов по умолчанию. Вы можете выбрать, с какими настройками видимости будут добавляться компании: публичные, приватные или скрытые

2. Очистить персональные данные при удалении персоны – эта опция позволяет “забыть” личные данные при удалении персоны из корзины. Все личные данные: аватар, имя, фамилия, номер телефона, адрес электронной почты – будут скрыты (например, вместо “Иван Ковалев” будет “И*** К***”). При восстановлении персоны восстановить ее личные данные, удаленные таким образом, будет невозможно.

Разрешения в закладке Сделки

В этой закладке находятся настройки прав доступа, касающиеся сделок в Livespace.

Настройки видимости сделок:

  • Менеджер и пользователь могут добавлять публичные сделки – детали публичных сделок видны всем пользователям
  • Менеджер и пользователь могут добавлять приватные сделки – детали приватных сделок видны только приглашенным пользователям, остальные могут попросить предоставить к ним доступ. Все пользователи видят их в списке сделок
  • Менеджер и пользователь могут добавить скрытые сделки – скрытые сделки видны только администраторам и приглашенным пользователям, остальные не видят их в списке сделок
  • По умолчанию добавленные сделки будут… – данная опция позволяет определить видимость сделок по умолчанию. Вы можете выбрать, с какими настройками видимости будут добавляться сделки: публичные, приватные или скрытые

Разрешения в закладке Пространства

В данной закладке находятся настройки прав доступа, касающиеся пространств в Livespace.

Настройки видимости пространств:

  • Менеджер и пользователь могут добавлять публичные пространства – детали публичных пространств видны всем пользователям
  • Менеджер и пользователь могут добавлять приватные пространства – детали приватных пространств видны только приглашенным пользователям, остальные могут попросить предоставить к ним доступ. Все пользователи видят их в списке пространств
  • Менеджер и пользователь могут добавить скрытые пространства – скрытые пространства видны только администраторам и приглашенным пользователям, остальные не видят их в списке пространств.
  • По умолчанию добавленные пространства будут… – данная опция позволяет определить видимость пространств по умолчанию. Вы можете выбрать, с какими настройками видимости будут добавляться пространства: публичные, приватные или скрытые
  • Показывать список выбора пользователей для публичных пространств – благодаря данной опции в форме добавления публичного пространства также появляется список пользователей, которых можно к нему пригласить

Стоит прочитать:

Видимость контактов

Как включить публичные сделки?