Сколько можно сэкономить на автоматизации работы отдела продаж?


Если вы сомневаетесь, стоит ли внедрять в своей компании приложение типа CRM (Customer Relationship Management) или SFA (Sales Force Automation), попробуйте определить, сколько часов ежемесячно поможет сэкономить автоматизация работы сотрудников отдела продаж. Для того, чтобы упростить вам принятие такого решения, мы обратились к числам и сделали расчет на конкретном примере. 

Сколько времени занимает работа сотрудников, которые не используют CRM-систему?

Предположим, что мы анализируем модель работы отдела продаж, состоящего из десяти сотрудников, задачей которых является так называемый prospecting – активный поиск новых клиентов. Допустим, что каждый менеджер еженедельно находит 30 новых контактов благодаря участию к конференциях, выставках, бизнес-завтраках, а также эффективно используя рекомендации от уже имеющихся клиентов и осуществляя поиск новых в социальных сетях. Чтобы определить, сколько времени займет классификация собранных данных, установка контакта с потенциальными клиентами по электронной почте и управление напоминаниями о follow-up, мы попробуем рассчитать, сколько раз каждое действие нужно выполнить в течение недели и месяца.

Если мы находим 30 контактов еженедельно, то нам нужно выполнить следующие действия:

1. Добавить 30 новых контактов в систему, в которой мы их собираем.

2. Отправить 30 приветственных сообщений по электронной почты с предложением встретиться или связаться по телефону.

3. Обычно 15% человек, к которым мы обратимся, ответят на наше первое сообщение, остальным нужно будет отправить письмо в рамках follow-up.

4. После очередного напоминания откликнется еще какая-та часть группы контактов, однако 70% клиентов придется написать в третий раз. Если они не ответят и в этом случае, то нужно будет им позвонить.

5. Кроме того, нам каждый раз будет нужно вносить напоминание в календарь, чтобы связаться с теми людьми, которые не ответили на наши письма.

 

 Символ Действие В неделю В месяц
a Добавление новых контактов 30 120
b Отправка приветственных сообщений электронной почты 30 120
c Отправка письма с напоминанием – так называемый follow-up 1
(85% * b)
25 100
d Отправка письма с напоминанием- так называемый follow-up 2
(70% * b)
21 84
e Количество напоминаний в календаре ( b + c + d ) 76 304

 

А теперь посчитаем, сколько времени займет каждое действие. Предположим, что сотрудники нашего отдела продаж являются довольно продвинутыми компьютерными пользователями, поэтому добавление одного контакта не займет у каждого из них более 3 минут, написание первого (возможно, персонализированного) сообщения – 5 минут, каждого следующего письма – 3 минуты и внесение напоминания в календарь – 1 минуту.

 

 Символ Действие Время, необходимое для выполнения задачи
f Добавление нового контакта в систему 3 мин.
g Отправка приветственного сообщения электронной почты мин.
h Отправка сообщения с напоминанием (follow-up) мин.
i Добавление напоминания в календарь мин.

Благодаря этому мы можем определить, сколько времени тратит один сотрудник на выполнение всех этих действий:

Общее время, потраченное на выполнение
работы вручную: [ a*f + b*g + (c+d)*h + e*i ]
В неделю В месяц
Минуты 454 1816
Часы 7,6 30,4

В сумме вышеперечисленные действия только у одного сотрудника отдела продаж занимают почти 8 часов в неделю и более 30 часов в месяц!

А сколько времени займут те же самые действия после внедрения CRM-системы?

Теперь давайте посчитаем, сколько времени потребует выполнение работы с помощью Livespace. Сначала мы определим, какие шаги следует предпринять для достижения такого же результата, который даст реализация действий из предыдущего пункта. Нам будет нужно:

1. Добавить в CRM 30 контактов на основе полученных визитных карточек. Мы можем это сделать, добавляя новые контакты в список своих знакомых в сети Linkedin, используя расширение Livespace для Chrome. В этом случае в CRM достаточно будет внести недостающую информацию с визитки (чаще всего – адрес электронной почты и телефон). Кроме того, контакты в приложение можно добавлять и вручную.

2. Следующий этап – рассылка 30 приветственных сообщений электронной почты, отправка писем в рамках follow-up (2 раза) и внесение в календарь напоминаний о следующих шагах. Livespace позволяет автоматизировать эти действия, создавая последовательность писем и заданий, а затем использовать ее в качестве шаблона для новых контактов. Предположим, наш менеджер по продажам воспользуется ранее созданной последовательностью сообщений электронной почты (приветственное письмо и 2 follow-up’а при отсутствии ответа), которая завершается заданием позвонить клиенту.

 Символ Действие В неделю В месяц
j Добавление контакта в Livespace при помощи
расширения Chrome
           30                                    120                       
k Подготовка автоматической последовательности, состоящей из 3 сообщений электронной почты и задания 30 120

Пример последовательности, состоящей из сообщений электронной почты и задания:

Добавление контакта из Linkedin при помощи расширения Chrome:

А теперь давайте определим, сколько времени займет каждое из этих действий, принимая во внимание, что добавление контактов с помощью расширения Chrome Livespace (включая заполнение недостающей информации) занимает 2 минуты. Если наши сотрудники не очень уверенно пользуются компьютером, этот шаг может потребовать больше времени, но для примерной оценки это не имеет существенного значения, потому что в этом случае действия из предыдущего пункта также будут длится дольше, чем мы приняли в расчетах.

Следующий шаг – создание автоматической последовательности действий. Используя ранее подготовленные шаблоны, сотрудник отдела продаж может сделать это очень быстро, но давайте предположим, что он хочет внести изменения во все сообщения, чтобы переписка с клиентом была персонализированной, и в ней упоминались те сведения о нем, которыми обладает данный сотрудник. Подготовка последовательности для каждого контакта займет 5 минут – то есть столько же, сколько потребует написание первого сообщения при выполнении всех заданий вручную.

 Символ Действие Время, необходимое для выполнения задачи
l Добавление контакта в  Livespace при помощи
расширения Chrome
2 мин.
m Подготовка автоматической последовательности, состоящей из 3 сообщений электронной почты и задания 5 мин.

Теперь мы можем рассчитать, сколько времени один сотрудник потратит на выполнение тех же заданий с помощью Livespace: для этого мы умножаем время, необходимое для реализации каждого из них, на количество повторений, то есть в случае работы с Livespace – на количество контактов.  

Общее время работы с Livespace – [ j * l + k * m ] За неделю За месяц
Минуты 210 840
Часы 3,5 14,0

Выполнение тех же действий при помощи Livespace занимает около 3,5 часов в неделю, то есть около 14 часов в месяц.

Как оценить, стоит ли внедрять CRM-систему?

Если наши сотрудники активно привлекают новых клиентов, то выполнить такую оценку очень просто. Достаточно сравнить, сколько времени можно сэкономить, перенося работу в CRM и автоматизируя часть заданий отдела продаж:

Количество часов
В неделю В месяц
Время, потраченное на выполнение заданий вручную 7,6 30,4
Время, потраченное на выполнение заданий при помощи Livespace 3,5 14
Экономия времени
Экономия времени 1 сотрудника (в часах) 4,1 16,4
Экономия времени 10 сотрудников (в часах) 41 164

 

Если отдел продаж состоит из 10 человек, то Livespace помогает сэкономить около 160 часов в месяц при выполнении заданий по привлечению новых контактов –
то есть целый рабочий месяц одного сотрудника.

Принимая решение о том, стоит ли внедрять Livespace для отдела продаж, состоящего из десяти человек, которые вручную выполняют все задания, достаточно задать себе следующие вопросы:

  • Будут ли ежемесячные расходы на CRM-систему меньше стоимости 160 часов работы одного сотрудника отдела продаж?

или:

  • Ниже ли цена CRM стоимости работы дополнительного сотрудника?

Принимая решение внедрить Livespace для отдела из 10 человек, вы заплатите: 10 x 39 = 390 долларов нетто в месяц за пакет Automation – то есть ежемесячные расходы на Livespace для 10 сотрудников меньше стоимости 160 часов работы или нового сотрудника в отделе продаж.

Более подробную информацию о доступных функциях и стоимости пакетов Livespace вы найдете в прайс-листе.

Разумеется, не стоит забывать, что в каждой компании время, сэкономленное благодаря автоматизации работы, может отличаться. Представленные расчеты касаются только сферы привлечения новых клиентов. Если в вашей организации поиск клиентов выглядит иначе, или, например, есть возможность автоматизировать работу и в других сферах, то экономия времени может быть больше или меньше.

Если вы хотите проанализировать, сколько времени займет привлечение контактов вашим отделом продаж, скачайте файл PDF, в котором мы собрали вышеприведенные расчеты в виде удобной шпаргалки. 

Хотите посчитать, сколько часов в месяц сотрудники вашего отдела продаж посвящают работе, связанной с привлечением новых контактов?
Скачайте файл Excel и проверьте.