Jak efektywnie zarządzać swoim czasem – Zadania w LiveSpace CRM

Zadania to jeden z podstawowych elementów codziennej pracy. W natłoku spraw do załatwienia nie sposób funkcjonować bez listy, która pomoże nam z sukcesem dotrwać do końca dnia, efektywnie wykorzystując swój czas. Miło mi poinformować, że od dziś LiveSpace jest w stanie pomóc również w tym zakresie. Poniżej znajdziecie krótki opis tego, w jaki sposób prawidłowo pracować z zadaniami w systemie LiveSpace CRM i czym się one różnią od tradycyjnej listy.

Po co nam Lista Zadań?

Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego właściwie przygotowujemy listy zadań? Oczywista odpowiedź brzmi: żeby o niczym nie zapomnieć. My natomiast lubimy patrzeć na to inaczej – żeby nie musieć pamiętać.
Nasz umysł jest w stanie poradzić sobie z ograniczoną liczbą spraw, dlatego jeśli chcemy być naprawdę efektywni, powinniśmy umieć je wyrzucać z głowy. Można to dobrze zobrazować przyrównując umysł do komputera. Dysponujemy w nim ograniczonymi zasobami i w dużej mierze od nas zależy, czy przeznaczymy je na efektywne przetwarzanie informacji, czy przede wszystkim na ich gromadzenie i przechowywanie. Dlatego tak ważne jest, aby nie trzymać w głowie zbyt wielu otwartych procesów myślowych – inaczej żaden z nich nie będzie przebiegał efektywnie. Kierując się tą filozofią oraz wzorując na sprawdzonych metodykach opracowanych przez specjalistów od spraw produktywności, zaprojektowaliśmy moduł zarządzania zadaniami w systemie LiveSpace.

 

Zacznijmy od dodawania zadań

Opracowując moduł Zadania przyglądaliśmy się, jak wygląda codzienna praca z listami osób u nas w firmie. Istnieje wiele metod, które można wykorzystać – od zeszytu z codzienną listą spraw na dziś, w której odkreślamy zrealizowane sprawy, zaś te, których się załatwić nie udało przepisujemy następnego ranka na kolejną listę na dziś, po rozbudowane systemy do zarządzania zadaniami i współdzielenia tematów. Bez względu na metodę pracy – w każdym działaniu rozpoczyna się od jednej czynności – zadania trzeba zapisać. Aby proces budowania listy zadań był jak najprostszy, w systemie LiveSpace wystarczy wybrać pole dodawania zadania, wpisać jego treść i nacisnąć Enter. W ten sposób w trzy sekundy możemy usunąć sprawę z naszej głowy i przenieść ją na listę. Dbajmy o to, żeby na liście zadań znajdowało się rzeczywiście wszystko, co musimy zrobić, załatwić lub skontrolować. W następnym kroku będziemy mogli podjąć decyzje co do dalszych losów naszego zadania. Ale już po trzech sekundach nie jest naszą odpowiedzialnością pamiętanie o nim. Takie zadanie ląduje w tzw. przegródce Inbox – są to wszystkie sprawy, które musimy załatwić, a którym nie przydzieliliśmy bardziej szczegółowych danych. W tej chwili wiemy po prostu, że trzeba o nich pamiętać.

 

Praca z zadaniami – kilka dobrych rad

Podstawowe założenie mamy już zrealizowane – o zadaniu pamięta teraz nasza lista zadań, a nie głowa. Zajmijmy się wobec tego kilkoma przydatnymi zasadami, które ułatwią nam codzienną pracę.

  1. Wracaj regularnie do swojej listy
    Aby rzeczywiście móc zapomnieć o swoich zadaniach, musimy mieć pewność, że jesteśmy w stałym kontakcie z tym, co tą odpowiedzialność od nas przejmuje. Trzymajmy wobec tego naszą listę zadań zawsze pod ręką, a w ustalonym czasie (np. codziennie rano), wracajmy do niej i sprawdzajmy, co się tam znajduje.
  2. Opisuj, co oznacza dane zadanie – nie musisz już o tym pamiętać!
    Niezwykle cennym i często zapominanym elementem pracy z zadaniami jest definiowanie opisu zadania. Co to oznacza? Dodając zadanie spróbuj poświęcić kilka sekund dłużej i zastanów się, co musisz zrobić, żeby zadanie zostało zrealizowane. Jeśli okaże się, że czynność ta zajmie Ci mniej niż minutę – oderwij się na chwilę od listy zadań i po prostu ją zrób. Jeśli zaś wymaga większego zaangażowania – zapisz w polu „Opis” w formie jednego lub dwóch zdań, co konkretnie musisz zrobić. Dlaczego? Żebyś nie tracił czasu na zastanawianie się nad tym za każdym razem przeglądając zadania lub, co gorsza – starał się o tym pamiętać.
  3. Deleguj zadania
    Jedną z największych umiejętności dobrego menagera jest umiejętność zadania sobie pytania przed realizacją zadania – czy z całą pewnością nikt nie jest w stanie zrealizować tego zadania za mnie. Osoby, których lista zadań przyrasta w tempie szybszym niż są w stanie ją wykonać z pewnością o tym pamiętają. W LiveSpace CRM delegowanie zadań jest niezwykle proste. Wystarczy w polu „Przypisane do” zacząć wpisywać imię osoby, której chcemy zlecić dane zadanie – system podpowie nam listę osób, które pasują do wpisanego ciągu znaków. Po przydzieleniu zadania pojawi się ono na liście u tej osoby, my natomiast będziemy mogli monitorować, czy zostało już zrealizowane za pomocą zakładki „Zadania dla innych”.
  4. Porządkuj listę zadań i określaj terminy
    Patrząc na swoją listę zadań zauważymy, że znajdują się na niej rzeczy, których z pewnością nie dam rady dziś wykonać, jak i takie, których realizacja dziś jest krytyczna. Znajdują się na niej zadania, których wykonanie jest luźno osadzone w czasie (w tym tygodniu), jak i takie, które muszą zostać zakończone nie później niż w określonym terminie (do czwartku, do 12:00). Jest tam również bardzo specyficzna grupa zadań, których często nie zapisujemy – są to luźne pomysły, nad którymi chcemy się zastanowić, jeśli pojawi się trochę wolnego czasu. W LiveSpace CRM te ostatnie określiliśmy mianem „Na kiedyś”. Bardzo ważne jest, aby po zapisaniu zadań w naszej skrzynce przychodzącej („Inbox”), poświęcić chwilę czasu i właściwie je pogrupować pod względem terminów. Wybierając z pola „Na kiedy” właściwe przyporządkowanie dbamy o porządek na naszej liście i możemy łatwo filtrować zadania za pomocą przedziałów czasowych, które są wyświetlone po lewej stronie listy zadań.

    Jeżeli natomiast preferujemy system pracy, który polega na szybkim zapisaniu wszystkich zadań, a następnie ich porządkowaniu – możemy w bardzo prosty sposób określić termin zadania – wystarczy przeciągnąć je do odpowiedniej kategorii po lewej stronie.

  5. Określaj kontekst zadania
    Twoje zadania w większości przypadków nie są zawieszone w próżni – określaj wobec tego ich kontekst wypełniając pole „Czego dotyczy zadanie?”. Wystarczy, że zaczniesz wpisywać w tym miejscu nazwę sprzedaży, przestrzeni lub kontaktu, którego dotyczy zadanie. Dzięki temu będziesz mógł łatwiej filtrować zadania, a także widzieć je w momencie, gdy wejdziesz na daną przestrzeń, kontakt lub sprzedaż.

Mamy nadzieję, że nasza propozycja pracy z zadaniami okaże się dla Was ciekawa i ułatwi Wam zapanowanie nad codzienną listą rzeczy do zrobienia. Jeżeli chcecie przetestować działanie modułu Zadania w praktyce, odwiedźcie stronę www.livespace.io i załóżcie testowe konto.