Uprawnienia w Livespace

Uprawnienia w Livespace różnią się w zależności od roli, jaką użytkownik pełni w aplikacji CRM. Inne przywileje i ograniczenia są dostępne dla zwykłego użytkownika, a inne dla managera. Poniżej opisaliśmy, gdzie w Livespace administrator może odnaleźć ustawienia uprawnień oraz omówiliśmy każdą opcję z nimi związaną.


Trzy poziomy użytkowników w Livespace

W Livespace występują trzy różne poziomy uprawnień:

  • Użytkownik – widzi wszystkie kontakty, ale zależnie od ustawień Livespace może edytować i usuwać jedynie swoje osoby i firmy, jak i ma dostęp głównie do swoich szans sprzedaży i swoich statystyk. Nie może zmieniać ustawień całego konta Livespace, jedynie ustawienia swojego własnego profilu.
  • Manager – widzi wszystkie kontakty i może je edytować. Ma dostęp do wszystkich szans sprzedaży w firmie oraz firmowych statystyk – nie może jednak zmieniać ustawień globalnych konta Livespace.
  • Administrator – ma dostęp do wszystkich danych wprowadzanych przez użytkowników, managerów i innych administratorów (z wyłączeniem notatek i maili z włączoną przez użytkownika opcją widoczności Dla mnie) oraz do wszystkich opcji, w tym do globalnych ustawień konta.

Ustawianie uprawnień w CRM

Aby skonfigurować uprawnienia, będąc zalogowanym jako administrator:

  1. Przejdź do Ustawień konta.
  2. Wybierz Uprawnienia z menu po lewej.Uprawnienia w menu w CRM
  3. Na tej podstronie przy włączonych przestrzeniach widocznych jest sześć kolejnych zakładek, w których administrator może zmieniać ustawienia.
  • Użytkownicy – zawiera uprawnienia zwykłych użytkowników oraz managerów.
  • Import i eksport – w tej zakładce możesz zablokować eksport danych osobowych i firmowych dla zwykłych użytkowników jak i managerów.
  • Właściciele – w tej zakładce możesz zmienić ustawienia związane z właścicielami kontaktów i sprzedaży, w tym ustawienia automatycznej utraty właściciela.
  • Kontakty – ta zakładka zawiera ustawienia związane z widocznością kontaktów oraz możliwość włączenia zapomnienia danych osobowych podczas usuwania osoby
  • Szanse sprzedaży– ta zakładka pozwala zarządzać dostępem do szans sprzedaży
  • Przestrzenie– ta zakładka pozwala zarządzać dostępem do przestrzeni.

Uprawnienia w zakładce Użytkownicy

Zakładka Użytkownicy zawiera trzy grupy uprawnień, omówimy po kolei ustawienia w każdej z nich.

  1. Uprawnienia zwykłych użytkowników (nie managerów):
    • Użytkownik może edytować wszystkie osoby – włączenie tej opcji pozwoli zwykłemu użytkownikowi na wprowadzanie zmian w szczegółach kontaktów dodanych przez wszystkich użytkowników Livespace (włącznie z kontaktami, których nie jest właścicielem).
    • Użytkownik może usuwać wszystkie osoby dzięki tej funkcji zwykły użytkownik może usuwać wszystkie kontakty dodane przez pozostałych użytkowników Livespace (co oznacza także kontakty, których nie jest właścicielem).
    • Użytkownik może edytować wszystkie firmy ta opcja pozwoli zwykłemu użytkownikowi na zmiany szczegółów w formularzu edycji wszystkich firm (nawet tych firm, których nie jest właścicielem).
    • Użytkownik może usuwać wszystkie firmy dzięki tej funkcji, zwykły użytkownik może usuwać wszystkie firmy, jakie istnieją w Livespace, włącznie z firmami, których nie dodał, lub nie jest właścicielem.
    • Użytkownik może edytować wszystkie szanse sprzedaży, do których ma dostęp – pozwala zwykłemu użytkownikowi na zmiany w formularzu edycji szans sprzedaży – nawet tych, których nie stworzył lub nie jest ich właścicielem (czy też uczestnikiem).
    • Użytkownik może usuwać wszystkie szanse sprzedaży, do których ma dostępopcja pozwala zwykłemu użytkownikowi na usuwanie wszystkich szans sprzedaży, włącznie z tymi, których nie stworzył lub nie jest ich właścicielem (czy też uczestnikiem).
    • Użytkownik może modyfikować datę zamknięcia szansy sprzedażypozwala ustalić zwykłemu użytkownikowi datę, kiedy szansa sprzedaży została zamknięta (pamiętaj, że data zamknięcia szansy sprzedaży nie jest tym samym, co jej data finalizacji).
    • Użytkownik może zarządzać grupami kontaktów – pozwala na zablokowanie zwykłemu użytkownikowi możliwości wprowadzania zmian w grupach, do których przypisuje się kontakty (osoby i firmy).
    • Użytkownik może zarządzać grupami przestrzeni – użytkownik może dodawać i usuwać grupy w przestrzeni. Wyłączenie tej opcji spowoduje, że użytkownik będzie tylko widział utworzone grupy.
    • Użytkownik może dodawać i zarządzać kontami pocztowymi w ustawieniach swojego profilu – opcja umożliwia użytkownikowi na dodawanie konta pocztowego, które synchronizuje się z Livespace, jak i zezwala na wprowadzanie zmian w tym koncie z poziomu ustawień indywidualnego profilu (nie globalnych ustawień konta, do których dostęp posiada jedynie administrator Livespace w danej firmie). Wyłączenie tej opcji spowoduje, że konta pocztowe będą mogły byc dodawane przez administratora.
    • Użytkownik ma dostęp do zadań wszystkich użytkowników – włączenie tej opcji spowoduje, że każdy użytkownik będzie mógł zobaczyć i edytować zadania w kalendarzach wszystkich użytkowników Livespace w danej firmie.
  2. Uprawnienia managerów:
    • Manager może  dodawać i zarządzać kontami pocztowymi w ustawieniach swojego profilu – opcja umożliwia managerowi na dodawanie konta pocztowego, które synchronizuje się z Livespace, jak i zezwala na wprowadzanie zmian w tym koncie z poziomu ustawień indywidualnego profilu (nie globalnych ustawień konta, do których dostęp posiada jedynie administrator Livespace w danej firmie).
    • Manager może zarządzać kartami celów i wyników – włączenie tej opcji spowoduje, że nie tylko administratorzy, ale także managerowie będą mogli ustawiać parametry kart celów i wyników handlowców.
    • Manager ma dostęp do zadań wszystkich użytkowników – włączenie tej opcji spowoduje, że każdy manager będzie mógł zobaczyć i edytować zadania w kalendarzach wszystkich użytkowników Livespace w danej firmie.

Uprawnienia w zakładce Import i eksport

W tej zakładce dostępna jest grupa opcji uprawnień związanych z możliwością importu i eksportu danych przez użytkowników i managerów.

  1. Uprawnienia zwykłych użytkowników:
    • Użytkownik może importować kontakty – pozwala na importowanie danych (m.in. kontaktów) zarówno z pliku o rozszerzeniu .csv, .ods, .xls, czyli standardowego arkusza programu Excel.
    • Użytkownik może eksportować dane z list – opcja pozwala zwykłemu użytkownikowi na wyeksportowanie danych dostępnych na listach kontaktów, szans sprzedaży i zadań do pliku .xls lub .csv oraz zapisanie pliku na dysku swojego komputera.
    • Użytkownik może eksportować dane na profilach – pozwala na eksportowanie danych z profilu kontaktu. Podczas eksportu pobierane są wszystkie dane z profilu.
    • Zablokuj eksport danych osobowych dla Użytkowników  powoduje ukrycie danych osobowych podczas eksportów z list: osób, szans sprzedaży oraz finansów.
    • Zablokuj eksport danych kontaktowych firm dla Użytkowników – powoduje ukrycie danych firmowych podczas eksportów z list: firm, osób, szans sprzedaży, finansów.
  2. Uprawnienia managerów:
    • Manager może importować kontakty – pozwala na importowanie danych (m.in. kontaktów) zarówno z pliku o rozszerzeniu .csv, .ods, .xls, czyli standardowego arkusza programu Excel.
    • Manager może eksportować dane z list – opcja pozwala na wyeksportowanie danych dostępnych na listach kontaktów, szans sprzedaży i zadań do pliku .xls lub .csv  oraz zapisanie pliku na dysku swojego komputera.
    • Manager może eksportować dane na profilach – pozwala na eksportowanie danych z profilu kontaktu. Podczas eksportu pobierane są wszystkie dane z profilu.
    • Zablokuj eksport danych osobowych dla Managerów – powoduje ukrycie danych osobowych podczas eksportów z list: osób, szans sprzedaży oraz finansów.
    • Zablokuj eksport danych kontaktowych firm dla Managerów – powoduje ukrycie danych firmowych podczas eksportów z list: firm, osób, szans sprzedaży, finansów.       

 Warto wiedzieć

Eksportowanie notatek, możliwe jest przy zaznaczeniu obu opcji jednocześnie: Użytkownik może eksportować dane z list oraz Użytkownik może eksportować dane na profilach.

Po zablokowaniu eksportu danych osobowych oraz danych kontaktowych firm  użytkownicy oraz managerowie dalej będą mogli wygenerować plik, zostaną w nim jednak ukryte dane osobowe i firmowe (np. “Jan Kowalski” → “J** K***”).

Uprawnienia w zakładce Właściciele

W tej zakładce dostępna jest jedna grupa opcji uprawnień związanych z właścicielami kontaktów i szans sprzedaży.

  1. Ustawienia związanie z właścicielami kontaktów i szans sprzedaży:
    • Użytkownik może zmieniać właścicieli kontaktów i szans sprzedaży – pozwala zwykłemu użytkownikowi swobodnie decydować, do kogo należy dany kontakt (kto jest jego opiekunem) lub szansa sprzedaży.
    • Pokazuj usuniętych użytkowników w filtrach właścicieli na listach – po usunięciu użytkownika przez administratora, wszystkie wprowadzone przez niego dane pozostają w Livespace. By uzyskać do nich większy dostęp, administrator może zdecydować się na włączenie tej opcji, dzięki której usunięty użytkownik będzie widoczny w filtrze Właściciel na listach w Livespace.
    • Zezwalaj na brak właściciela w kontaktach i szansach sprzedaży – standardowo, każdy kontakt i szansa sprzedaży w Livespace musi mieć przypisanego odpowiedzialnego za te elementy użytkownika, czyli właściciela. Uruchomienie tej funkcji zezwoli na sytuację, w której kontakt albo szansa sprzedaży mogą istnieć bez żadnego przypisanego właściciela.

Uprawnienia w zakładce Kontakty

Ta zakładka uprawnień zawiera grupę opcji dotyczących Kontaktów.

  1. Ustawienia związane z widocznością kontaktów.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać publiczne kontakty – szczegóły publicznych kontaktów są widoczne dla wszystkich użytkowników.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać niepubliczne kontakty – szczegóły niepublicznych kontaktów widoczne są tylko dla zaproszonych użytkowników. Użytkownicy mogą poprosić o dostęp. Wszyscy użytkownicy widzą  kontakt na liście.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać ukryte kontakty – kontakty ukryte widoczne są tylko dla administratorów i zaproszonych użytkowników, pozostali użytkownicy nie widzą  kontaktu na liście.
    • Dodawaj osoby domyślnie – pozwala na ustawienie domyślnej widoczności kontaktów. Możesz wybrać, aby osoby dodawały się, jako publiczne lub niepubliczne.
    • Dodawaj firmy domyślnie – pozwala na ustawienie domyślnej widoczności kontaktów. Możesz wybrać, aby firmy dodawały się, jako publiczne lub niepubliczne.
  2. Podczas usuwania osoby wyczyść jej dane osobowe – Umożliwia zapomnienie danych osobowych podczas usuwania osoby z kosza. Wszystkie dane osobowe: avatar, imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz adres pocztowy zostaną ukryte (np. “Jan Kowalski” → “J** K***”). Po przywróceniu osoby nie będzie możliwe odtworzenie jej danych osobowych.

Uprawnienia w zakładce  Szanse sprzedaży

Ta zakładka uprawnień zawiera jedną grupę opcji dotyczących szans sprzedaży w Livespace.

  1. Ustawienia związane z widocznością szans sprzedaży.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać publiczne szanse sprzedaży – szczegóły publicznych szans sprzedaży są widoczne dla wszystkich użytkowników.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać niepubliczne szanse sprzedaży  szczegóły niepublicznych szans sprzedaży  widoczne są tylko dla zaproszonych użytkowników. Użytkownicy mogą poprosić o dostęp. Wszyscy użytkownicy widzą szansę sprzedaży na liście.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać ukryte szanse sprzedaży – ukryte szanse sprzedaży  widoczne są tylko dla administratorów i zaproszonych użytkowników, pozostali użytkownicy nie widzą  tych szans sprzedaży na liście.
    • Dodawaj szanse sprzedaży domyślnie  – pozwala na ustawienie domyślnej widoczności szans sprzedaży. Możesz wybrać, aby szanse sprzedaży dodawały się, jako publiczne lub niepubliczne.

Uprawnienia w zakładce Przestrzenie

Ta zakładka uprawnień zawiera jedną grupę opcji dotyczących przestrzeni w Livespace.

  1. Ustawienia związane z widocznością przestrzeni.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać publiczne przestrzenie  – szczegóły publicznych przestrzeni są widoczne dla wszystkich użytkowników.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać niepubliczne przestrzenie – szczegóły niepublicznych przestrzenie widoczne są tylko dla zaproszonych użytkowników. Użytkownicy mogą poprosić o dostęp. Wszyscy użytkownicy widzą przestrzenie na liście.
    • Manager i użytkownik mogą dodawać ukryte przestrzenie – ukryte przestrzenie widoczne są tylko dla administratorów i zaproszonych użytkowników, pozostali użytkownicy nie widzą  tych przestrzeni na liście.
    • Dodawaj przestrzenie domyślnie  – pozwala na ustawienie domyślnej widoczności przestrzeni. Możesz wybrać, aby przestrzenie dodawały się, jako publiczne lub niepubliczne.
    • Pokazuj listę wyboru użytkowników dla publicznych przestrzeni – w formularzu dodawania przestrzeni dostępna jest lista użytkowników, których możesz do przestrzeni zaprosić.