Szablony dokumentów

Szablony dokumentów w Livespace CRM pozwalają na zautomatyzowane tworzenie dokumentów o powtarzalnym wyglądzie. Korzystając z przygotowanych szablonów plików Word (.docx), Excel (.xlsx) lub PowerPoint (.pptx), uzupełnionych o odpowiednie pola możesz w błyskawiczny sposób generować gotowe wzory zamówień, ofert, zestawień dotyczących sprzedaży, faktur pro forma czy wzorów umów. Domyślnie dostępne szablony w Livespace dotyczą szans sprzedaży i tylko tam nowa funkcja stanie się dostępna. Jeżeli chcesz korzystać z szablonów również na profilach osób lub firm, możesz dodać własne szablony i zdefiniować, że takie ma być ich zastosowanie. Do operacji w tym obszarze niezbędne są uprawnienia administratora.


 

Przykład działania szablonów dokumentów w CRM

szablon-dokumenty-w-systemie-crm

Przedstawiony przykład to dokument programu Word, w którym zostało określone wcześniej, jakie dane ze sprzedaży mają być umieszczane w odpowiednich polach. Jeżeli będziemy chcieli wygenerować zamówienie do konkretnej szansy sprzedaży, Livespace automatycznie uzupełni:

  • Datę wystawienia dokumentu – umieszczając w tym miejscu odpowiednią datę
  • Dane Twojej firmy
  • Dane osoby wystawiającej dokument
  • Dane firmy klienta
  • Dane osoby odpowiedzialnej za sprzedaż po stronie klienta
  • Wykaz pozycji wchodzących w skład szansy sprzedaży
  • Łączną kwotę brutto sprzedaży

Umiejscowienie poszczególnych danych wynika z konstrukcji samego szablonu. Jest to dokument Word, w którym za pomocą odpowiednich kodów pól zostały zapisane informacje mówiące systemowi CRM, w jaki sposób ma wypełnić dokument z zamówieniem. Pokazuje to poniższa ilustracja.

szablon-zrodlo

Pełną listę wszystkich kodów, które z dokumentu odnoszą się do pół w Livespace CRM celem automatycznego przypisywania danych znajdziesz w artykule Edycja szablonu dokumentów.

Jak uruchomić obsługę szablonów dokumentów w Livespace?

Aby uruchomić obsługę szablonów dokumentów:

  1. Przejdź do Ustawień konta posiadając uprawnienia administratora.
  2. Z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.Zakładka pliki w ustawieniach LiveSpace CRM
  3. Włącz opcję obsługi szablonów.Opcja obsługi szablonów w Ustawieniach LiveSpace CRM

Jak wygenerować dokument na podstawie szablonu w CRM?

Aby wygenerować nowy dokument na podstawie szablonu:

  1. Przejdź na wybrany profil (na przykład sprzedaży lub osoby).Profil sprzedaży w LiveSpace CRM
  2. Po prawej stronie w menu na dole znajduje się obszar Pliki. Naciśnij na link Dodaj z szablonu.Plik z szablonu na profilu w LiveSpace CRMNastępnie wybierz odpowiedni szablon. Wybór szablonu w LiveSpace CRM
  3. Możesz zmienić nazwę i zdecydować, czy plik po pobraniu ma zostać umieszczony na tablicy profilu.Zapisz na tablicy w LiveSpace CRM
  4. Na końcu pobierz plik. Po otwarciu będzie on wypełniony odpowiednimi danymi z profilu.Pobierz plik w LiveSpace CRM

Dodawanie własnego szablonu dokumentu

  • Przejdź do Ustawień konta.
  • Z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.Zakładka pliki w ustawieniach LiveSpace CRM
  • Naciśnij na przycisk Dodaj szablon znajdujący się po prawej stronie.Dodaj szablon w LiveSpace CRM
  • Uzupełnij nazwę szablonu oraz wybierz element, z jakim ma być powiązany (osoba, firma, sprzedaż czy przestrzeń).Parametry szablonu w LiveSpace CRM
  • Następnie naciśnij na przycisk Plik szablonu.Plik z szablonu w LiveSpace CRM
  • Wybierz odpowiedni plik z dysku Twojego komputera.Okno przeglądarki wybór plików w LiveSpace CRM
  • Na koniec naciśnij na Dodaj.Dodaj plik szablonu w LiveSpace CRMNowy szablon zostanie dodany do listy

Przykładowe szablony

Szablony dokumentów bazują na zastępowaniu w przygotowanych wcześniej plikach określonych pól danymi z systemu CRM. Szablony dokumentów są bardzo przydatne podczas generowania powtarzalnych dokumentów, jak na przykład faktury, zamówienia, notatki po spotkaniu.

Sprawdź przykładowe szablony:

Faktura_pobierz szablon

Faktura

Proforma_Pobierz szablon

Proforma

Zamówienie_Pobierz szablon

Zamówienie

Notatka po spotkaniu_Pobierz szablon

Notatka po spotkaniu

 

 

 

 

Zobacz także:

Edycja szablonu dokumentów