Praca z listami w CRM

Lista w Livespace CRM umożliwia wyświetlanie dużej ilości danych w wygodny i zorganizowany sposób. W postaci list przeglądane mogą być kontakty, zadania, szanse sprzedaży, finanse i przestrzenie w Livespace. Każda lista posiada ustawienia, dzięki którym mogą być pokazane tylko te dane, które chcesz i potrzebujesz widzieć, co z pewnością przełoży się na efektywność i szybkość Twojej pracy.


Widoki listy w Livespace CRM

Możesz dostosować widok każdej listy, dzięki czemu dane będą prezentowane w różny sposób. Wraz ze zmianą widoku zmieni się także ilość i rodzaj wyświetlanych informacji. Choć rodzaje widoków są takie same niezależnie od tego, czy lista dotyczy osób, zadań czy przestrzeni, to nie każda lista posiada wszystkie dostępne w Livespace widoki – na przykład lista szans sprzedaży posiada ich pięć, podczas gdy lista zadań dysponuje dwoma.

W Livespace możesz skorzystać z następujących widoków list:

  • Prosty – prezentuje podstawowe dane, takie jak nazwa i numer telefonu.Widok prosty w LiveSpace CRM
  • Rozszerzonyzawiera więcej dodatkowych informacji, na przykład datę ostatniej aktywności.Widok rozszerzony w LiveSpace CRM
  • Kolumnowy – wyświetla dane w stylu arkusza kalkulacyjnego i pozwala szybko sortować informacje dzięki aktywnym nagłówkom.Widok kolumnowy w LiveSpace CRM
  • Kafelki – pokazuje informacje w kafelkach tworzących szachownicę. W tym widoku często zaakcentowane są elementy graficzne.
  • Widok firmowy wykorzystywany jedynie na liście w zakładce Szanse sprzedaży. Jest on zbliżony do widoku rozszerzonego, jednak to nazwa firmy, a nie nazwa szansy sprzedaży stanowi w nim najważniejszą informację. Jest przydatny, jeżeli w dodawanych szansach sprzedażach nie wprowadzasz unikalnych nazw dla projektów i rozróżniasz je przede wszystkim na postawie klienta.Widok firmowy w LiveSpace CRM

Zmiana widoku listy

Aby zmienić widok listy, na przykład listy kontaktów:

  1. Przejdź do odpowiedniej zakładki. W tym przypadku jest to zakładka Kontakty.
  1. Wybierz listę, którą chcesz wyświetlić: Firmy lub Osoby.
  1. Na belce listy rozwiń menu widoku naciskając na Widok Prosty (nazwa tej opcji może się różnić w zależności od ostatnio wybranego widoku, na przykład możesz zobaczyć nazwę Widok Rozszerzony).Menu Widok w LiveSpace CRM
  1. Z rozwiniętego menu wybierz rodzaj widoku: Prosty, Rozszerzony, Kolumnowy lub Kafelki.

W taki sam sposób możesz zmieniać widok każdej listy w Livespace. Dane wyświetlane w widokach będą różnić się w zależności od rodzaju listy, ale podstawowe cechy danego widoku pozostaną takie same.

Tworzenie własnego widoku listy

W Livespace możesz też stworzyć własny widok listy dostosowany do Twoich potrzeb. Temu zagadnieniu poświęciliśmy osobny artykuł pod tytułem Tworzenie własnych widoków na listach

Sortowanie a filtrowanie danych na listach

Elementy na listach w Livespace możesz sortować i filtrować. Różnica pomiędzy obiema funkcjonalnościami jest taka, że sortowanie ustawia wszystkie widoczne elementy listy (np. kontakty) według określonej hierarchii zależnej od tego, jaką opcję sortowania wybierzesz (sortowanie, na przykład, może szeregować elementy alfabetycznie). Z kolei filtrowanie ukrywa elementy listy, która nie spełniają wybranych przez Ciebie kryteriów (może, na przykład, pokazywać tylko elementy, które zaczynają się na literę a).

Sortowanie danych na listach

Dane na listach możesz sortować na przykład według nazwy, daty utworzenia, lub daty ostatniej aktywności. Opcje sortowania są różne dla różnych list – na przykład lista zadań posiada opcję sortowania po terminie zakończenia, która jest niepotrzebna (i z tego powodu też niedostępna) na liście kontaktów. Listy możesz sortować także malejąco i rosnąco.

Aby posortować, na przykład, listę zadań:

  1. Przejdź do zakładki Zadania.
  2. Rozwiń menu sortowania na belce (nagłówku) listy.Sortowanie listy w LiveSpace CRM
  3. Wybierz jedną z dostępnych opcji, na przykład sortowanie według priorytetu.Sortowanie listy w LiveSpace CRM
  4. Możesz też posortować listę malejąco lub rosnąco. W tym celu ponownie otwórz menu sortowania.Sortowanie w LiveSpace CRM
  5.  Jeszcze raz naciśnij na dokładnie tę samą opcję, by odwrócić sortowanie (w tym przypadku z malejącego na rosnące).
  6. Sortowanie w LiveSpace CRMZobaczysz, że lista została posortowana według nowego porządku.Sortowanie w LiveSpace CRM

Filtrowanie danych na listach

W Livespace możesz filtrować informacje według określonych kryteriów, co oznacza, że zobaczysz tylko te dane, które chcesz i potrzebujesz widzieć, a wszystkie pozostałe niespełniające kryteriów filtrowania informacje zostaną ukryte.

Filtrowaniu poświęciliśmy odrębny artykuł zatytułowany Filtrowanie wyników po określonych kryteriach

Szybkie filtrowanie danych na listach przy użyciu kolumny alfabetu

Listy w Livespace, z wyjątkiem listy w zakładce Zadania, posiadają po prawej stronie kolumnę z alfabetem.

Dzięki kolumnie alfabetu możesz wyświetlić elementy listy, które zaczynają się na określoną literę (lub cyfrę).

Aby, na przykład, wyświetlić firmy, których nazwa zaczyna się na literę C:

  1. Przejdź do listy firm w zakładce Kontakty.
  1. Wybierz literę C z kolumny alfabetu po prawej stronie listy.

 

  1. Lista pokaże tylko te firmy, których nazwa zaczyna się na literę C, a na belce (nagłówku) listy zobaczysz niebieską metkę filtru kolumny alfabetu.Filtrowanie po literze w LiveSpace CRM
  1. Jeśli chcesz usunąć filtry kolumny alfabetu, możesz nacisnąć na przycisk A-Z znajdujący się na szczycie kolumny.Kolumna alfabetu w LiveSpace CRM

 

  1. Możesz także usunąć filtr za pomocą krzyżyka na niebieskiej metce filtru.Usuwanie filtra AZ w LiveSpace CRM

Operacje na liście

W Livespace możesz przeprowadzać masowe działania na wielu elementach listy dzięki opcji Operacje na liście. Ta funkcja pozwoli Ci usunąć lub też otagować dużą ilość elementów, które zaznaczysz na liście, jaki i masowo je połączyć lub zmienić ich właściciela.

Temu tematowi poświęciliśmy odrębny artykuł: Operacje na liście.

Eksportowanie danych z listy

Livespace umożliwia Ci wyeksportowanie do pliku .xls lub .csv dokładnie tych danych, które aktualnie wyświetlasz na liście.

Jeśli chcesz wyeksportować dane z konkretnej listy:

  1. Przejdź do listy, którą chcesz wyeksportować do pliku tutaj, przykładowo, będzie to lista osób w zakładce Kontakty.
  1. Naciśnij na Eksportuj na belce listy z prawej strony ekranu.
  1. Wybierz format pliku (.xls lub .csv), w jakim ma być wyeksportowana lista. Plik zostanie automatycznie ściągnięty przez Twoją przeglądarkę.Eksportowanie do pliku w LiveSpace CRM