Posiadasz formularz kontaktowy na stronie WWW, który generuje wiadomości e-mail z danymi kontaktowymi? Możesz wykorzystać integrację Livespace z Zapier, aby w bardzo prosty sposób sprawić, by uzupełniony formularz kontaktowy dodawał automatycznie Szansę sprzedaży w CRM!

Jak działa zewnętrzna integracja Livespace przez Zapier?

  1. Formularz kontaktowy na stronie internetowej zostaje wypełniony i wysłany.
  2. Zapier automatycznie dodaje szansę sprzedaży do Livespace z danymi z formularza kontaktowego.

Konfiguracja Zapier

Krok 1 – Trigger

W tym rozwiązaniu triggerem jest e-mail, który wpadł na skrzynkę. Zaloguj się do swojego konta w Zapier.com, a następnie:

1. Stwórz nowy Zap.

2. W ramach kroku Trigger wskaż aplikację Email Parser by Zapier.

3. Jako Trigger Event wybierz New Email.

4. Użyj przycisku zalogowania się kontem z Zapier.

5. Następnie przejdź do narzędzia Zapier Email Parser i utwórz nową skrzynkę naciskając Create Mailbox.

6. Utworzona zostanie nowa skrzynka e-mail. Skopiuj adres tej skrzynki. Użyj tego adresu jako adres, na który mają być wysyłane wiadomości z formularza kontaktowego ze strony. Nie zamykaj okna – wrócisz tu w punkcie 9.

7. Podaj ten adres e-mail, jako odbiorcę formularza na Twojej stronie (na przykładzie zrzut ekranu z narzędzia WP Forms).

8. Przejdź na stronę WWW, gdzie zamieszczony jest formularz kontaktowy, uzupełnij go i wyślij/zapisz kontakt.

9. Wróć do narzędzia Zapier Email Parser i przejdź do sekcji Mailboxes. Tutaj wybierz ikonę koła zębatego, aby dotrzeć do przykładowej wiadomości wysłanej w punkcie 7.

10. Możesz teraz na odebranej wiadomości e-mail zaznaczyć te elementy, które chcesz traktować jako zmienne – czyli dane, które będą przeniesione do Livespace. W tym celu wskaż odpowiednie fragmenty wiadomości i ustal ich nazwy (dowolnie).

Zapisz zmiany przyciskiem Save Address and Template na dole strony.

11. Wróć do aplikacji Zapier, wskaż skrzynkę e-mail jako Trigger wywołujący Zap’y i pobierz testowe dane.

12. Jeżeli dane się pobrały, możesz przejść do ustawienia Akcji.

Krok 2 – Action

1. W Zapier, na liście aplikacji odpowiedzialnych za akcję, znajdź i wskaż Livespace.

2. Określ, jaka akcja ma zostać wykonana, gdy formularz zostanie wypełniony. W naszym przypadku musimy najpierw stworzyć kontakt, do którego przypiszemy szansę sprzedaży, dlatego z listy należy wybrać Create Person.

3. Podłącz konto w Livespace do Zapier. Jest to krok konieczny przy ustawianiu pierwszej integracji. W kolejnych, Zapier zapamięta już dane Twojego konta. Wybierz Sign in to Livespace, aby podać dane dostępowe do Livespace.

4. Do podłączenia konta konieczne są dane dostępne w ustawieniach Livespace, w sekcji API. Przejdź do Livespace jako administrator: Ustawienia konta > API.

WAŻNE: Na poniższym zrzucie ekranu dane API są niewyraźne – nieprzypadkowo. Dane API pozwalają wykonywać działania w imieniu danego użytkownika, bez znajomości hasła. Nie wolno ich udostępniać ani przechowywać w niezabezpieczonym miejscu. Są one równie istotne jak dane logowania do Livespace! 

5. Klucze API i nazwę konta w Livespace wklej teraz do Zapier.

6. Teraz wskaż, które pola formularza kontaktowego mają opisywać nowy kontakt w Livespace. Imię i nazwisko jest niezbędne do utworzenia nowego kontaktu.

7. Pobierz przykładowe dane wybierając Continue, a następnie przetestuj działanie integracji poprzez Test & Continue.

8. Za pomocą ikony “+” dodaj trzeci krok, w którym utworzysz nową szansę sprzedaży.

9. Następnie, tak jak w poprzedniej sekcji, znajdź na liście aplikacji Livespace.

10. Określ, jaka akcja ma zostać wykonana, gdy Zapier utworzy nowy kontakt w Livespace. Teraz będzie to dodanie szansy sprzedaży, dlatego z listy należy wybrać Create Deal.

11. Wskaż konto Livespace, które zostało dodane w poprzednich krokach.

12. W ostatnim kroku zdefiniuj wartości pól dodawanej szansy sprzedaży. Szansa musi mieć nazwę i być przypisana do wybranego kontaktu. Na przykład, aby przypiąć ją do osoby w polu Person, przejdź do sekcji Custom i wskaż to ID z numerem, które ma ikonę Livespace.

W tym miejscu możesz też określić inne parametry szansy, jak na przykład:

  • Deal Name – nazwa szansy sprzedaży, np. Prośba o demo z Nazwa firmy.
  • Company – nazwa firmy. Ustawiamy ją analogicznie do nazwy osoby, wskazując ID, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.
  • Sales Process Id – Id procesu, w jakim ma zostać założona szansa. Ponieważ dodajemy w obecnie domyślnym, możemy to pole pozostawić puste. Chcąc dodać szansę w innym procesie niż domyślnym, należy sprawdzić klucz danego procesu w Livespace → Ustawienie konta → API  i wstawić go w to pole:

  • Owner user Id – opiekun szansy sprzedaży. Jeśli nie wskażesz tu żadnego użytkownika, opiekunem zostanie osoba, której klucze API zostały wskazane w punkcie nr 5.
  • Closing Date – planowana data finalizacji. W przypadku braku wskazania daty, planowana data finalizacji nie zostanie ustawiona.
  • Visibility – czy szansa ma być publiczna? Gdy pozostawisz to pole puste, szansa zostanie dodana jako publiczna.

Gotowe! Przejdź na stronę WWW i przetestuj działanie Zap’a, uzupełniając formularz kontaktowy.

[Głosów: 5   Średnia: 4.2/5]