Formularz dodawania i edycji zadania

Dodanie zadania oznacza otwarcie formularza dodawania zadania. Jest to uniwersalne rozwiązanie pozwalające Ci w szybki sposób dodawać zarówno proste zadania dla siebie, jak i na przykład cykliczne spotkania dla określonych osób.
Edycja zadania odbywa się w sposób analogiczny jak jego dodawanie – zrealizujesz ją za pomocą tego samego formularza.


Formularz dodawania zadania w Livespace CRM

W formularzu dodawania zadania wymagane jest tylko jedno pole – Nazwa zadania. Po jego uzupełnieniu możesz nacisnąć na Dodaj lub zatwierdzić dodanie klawiszem Enter.Dodawanie zadania w LiveSpace CRM

Tak dodane zadanie zostanie zamieszczone jako Twoje w folderze Inbox w zakładce Zadania (czyli w zadaniach bez ustalonego terminu realizacji). Ponieważ nie ma terminu, nie pojawi się w kalendarzu.Zadanie w inbox w LiveSpace CRM

Powiązanie zadania

Zadanie w Livespace CRM możesz powiązać z:

  • Osobą
  • Firmą
  • Sprzedażą
  • Przestrzenią

Aby to zrobić:

  1. Otwórz formularz dodawania zadania używając przycisku + lub naciskając na Dodaj zadanie w zakładce Zadania.Dodawanie zadania w LiveSpace CRM
  2. Na górze formularza znajduje się link Powiąż zadanie z kontaktem, sprzedażą lub przestrzenią. Naciśnij na niego.Powiązywanie zadania w LiveSpace CRM
  3. Pojawią się cztery pola do wypełnienia, pozwalające na stworzenie powiązania.Powiązywanie zadania w LiveSpace CRM
  4. Jeśli tworzysz powiązanie zadania z osobą, wystarczy, że wpiszesz przynajmniej dwie pierwsze litery nazwiska, aby Livespace podał Ci listę propozycji, z której możesz wybrać konkretny kontakt.
  5. W przypadku wybrania z listy osoby, która jest pracownikiem danej firmy, Livespace zasugeruje powiązanie zadania również z tą firmą. Powiązanie osoby z firmą w LiveSpace CRM
  6. Jeżeli nie chcesz tego robić, możesz celowo usunąć firmę z formularza za pomocą przycisku X.Powiązania w formularzu zadań w LiveSpace CRM

 

W przypadku, gdy dodajesz zadanie z nową osobą lub firmą, wystarczy wpisać jej imię i nazwisko lub nazwę firmy, a przy zapisywaniu zadania zostanie ona automatycznie dodana do Livespace.

W analogiczny sposób możesz dodać powiązanie ze sprzedażą lub przestrzenią, przy czym w tym wypadku możliwe jest tylko dodanie powiązania z istniejącymi elementami – sprzedaż lub przestrzeń nie zostaną dodane automatycznie.

Jedno zadanie może być powiązane jednocześnie z każdym z czterech elementów. Oznacza to, że może dotyczyć osoby z danej firmy, a także sprzedaży, które jest z nią prowadzona oraz przestrzeni, w której prowadzone są dyskusje na temat przygotowania oferty.Powiązania zadania w LiveSpace CRM

Powiązane zadanie będzie widoczne na podręcznej liście zadań po wejściu na profil danej osoby, firmy, sprzedaży lub przestrzeni.Powiązane zadania na profilu w LiveSpace CRM

 

Ustalenie typu zadania

Zadania mogą mieć określone typy. Dzięki określeniu typu zadania możesz:

  • Łatwo filtrować zadania pokazując tylko określone typy
  • Zliczać zadania określonego typu na potrzeby statystyk (np. liczba spotkań)
  • Zliczać zadania określonego typu na potrzeby karty celów i wyników
    (aktualnie karta celów i wyników obsługuje zliczenia spotkań)

Kliknięcie w Typ zadania spowoduje jego zaznaczenie – oraz, jeżeli nie została wpisana żadna nazwa zadania, uzupełnienie pola Nazwa zadania etykietą typu.Typ zadania i jego nazwa w LiveSpace CRM

Nazwa zadania może być dowolnie edytowana – nie wpływa to na wybrany typ zadania.Edycja nazwy zadania w LiveSpace CRM

Ustalenie priorytetu zadania

Priorytet zadania to dodatkowa informacja, powodująca jego wyróżnienie na liście zadań symbolem wykrzyknika. Aby oznaczyć zadanie jako Wysoki priorytet wystarczy nacisnąć na ikonę ! przy nazwie zadania.Wysoki priorytet zadania w LiveSpace CRM

Termin zadania

W Livespace możesz określić precyzyjnie termin realizacji zadania. W ramach podręcznego menu do wyboru masz następujące opcje:

  • Termin nieustalony – jest to domyślny termin realizacji. Zadania z nieustalonym terminem znajdują się w zakładce Inbox na liście zadań.
  • Dzisiaj lub Jutro – pozwala dodać w szybki sposób zadanie na dziś lub jutro, domyślnie całodzienne
  • Wybranego dnia – pozwala określić dokładną datę zadania, wybieraną z podręcznego kalendarza
  • Kiedyś – zadania określone w ten sposób odkładane są na później i nie będą się pojawiały na liście zadań do przypisania terminu (Inbox) ani w liście zadań do zrealizowania. Są to w założeniu zadania mało pilne, o których warto pamiętać i w wolnej chwili do nich wracać.Termin zadania w LiveSpace CRM

 

Wydarzenia z ustalonym terminem mają dodatkowo możliwość doprecyzowania szczegółów dotyczących terminu, w tym:

  • Godziny rozpoczęcia
  • Daty i godziny zakończenia  (po wybraniu opcji Data zakończenia?)Data zakończenia zadania w LiveSpace CRM

 

Osoba odpowiedzialna

Domyślnie dodawane zadanie przypisane jest do osoby, która je dodaje. Możesz również wskazać inną osobę jako tę, której przydzielasz zadanie. Służy do tego pole Odpowiedzialny. Możesz na nim wybrać z listy pozostałych pracowników firmy, którzy mają konta w Livespace. Informacja o przydzieleniu zadania pojawi się u tej osoby w powiadomieniach Livespace, a samo zadanie znajdzie się na jej liście zadań.

Opis zadania

W polu Dodaj opis możesz umieścić dodatkowe informacje dotyczące realizacji zadania. Ma to duże znaczenie szczególnie wtedy, kiedy zlecasz zadanie innej osobie lub gdy zadanie ma dodatkowe szczegóły, o których nie musisz pamiętać, jeżeli je uzupełnisz w opisie.

Opis zadania będzie dostępny w szczegółach zadania oraz na jego profilu.Opis zadania w LiveSpace CRM

Ustawienia szczegółowe

Po rozwinięciu okna Pokaż szczegóły masz możliwość określenia dodatkowych ustawień dla zadania.Pokaż szczegóły zadania w LiveSpace CRM

Ustawienia te zostały szczegółowo omówione w osobnych wpisach. Są to:

  • Przypomnienia
  • Uczestnicy
  • Powtarzanie
  • Zadanie prywatne

Szczegóły zadania w LiveSpace CRM

Masowe dodawanie zadań

Możesz rownież dodawać zadania dla kilku kontaktów (Firm bądź Osób), Szans sprzedaży oraz Przestrzeni jednocześnie.

Aby to zrobić:

  1. Przejdź na listę Firm, Osób, Szans sprzedaży lub Przestrzeni, naciśnij Operacje na liście i zaznacz te obiekty, dla których ma zostać dodane zadanie. Mogą to być wszystkie rekordy lub tylko wybrane:
  2. Naciśnij Dodaj zadanie:
  3. W górnej części formularza zobaczysz, dla których obiektów (Osób, Firm czy Szans sprzedaży) oraz dla ilu z nich zostanie dodane to zadanie. Wprowadź tu również nazwę, typ i termin wykonania zadania, a także określ osobę odpowiedzialną. Jeśli wybierzesz opcję Taki jak właściciel firmy (osoby, szansy sprzedaży czy przestrzeni), zadanie zostanie przypisane do właściciela danego obiektu:

Warto wiedzieć

Jeśli Firma, Osoba, Szansa sprzedaży lub Przestrzeń nie ma właściciela, a przy dodawaniu zadania w polu Odpowiedzialny zostanie wybrana opcja Taki jak właściciel, to zadanie zostanie przypisane do osoby je dodającej.