Archive for: Livespace configuration

W Livespace istnieje możliwość zdefiniowania dla kogo mają być widoczne kontakty, szanse sprzedaży oraz przestrzenie. Możemy wybrać jeden z trzech wariantów widoczności obiektów:

• publiczny – każdy użytkownik widzi obiekt na listach, ma dostęp do jego profilu oraz wszystkich informacji,
• niepubliczny – każdy użytkownik widzi obiekt na listach dla użytkownika z podstawowym zakresem informacji, ale nie ma dostępu do profilu i szczegółowych informacji o obiekcie. Pełny dostęp do profilu ma tylko Opiekun.
• ukryty – żaden użytkownik poza Opiekunem nie widzi obiektu na listach i nie ma dostępu do jego profilu.

Administrator może zadecydować z jaką widocznością będzie można dodawać kontakty, szanse sprzedaży oraz przestrzenie.

Ustawienia widoczności

Aby zdecydować o ustawieniu widoczności obiektów, należy przejść do Ustawień konta > Uprawnienia > Widoczność > Kontakty.

W tym miejscu można włączyć możliwość dodawania kontaktów z określoną widocznością oraz zadecydować, która opcja będzie domyślną przy tworzeniu nowego obiektu.

Analogicznie, podobne ustawienia można wprowadzić dla szans sprzedaży oraz przestrzeni, przechodząc do odpowiednich zakładek.

Rozszerzanie widoczności dla innych użytkowników

Jeśli chcemy rozszerzyć uprawnienia dla innych użytkowników, możemy ich zaprosić jako Uczestników do kontaktu, szansy sprzedaży lub przestrzeni. Aby zdefiniować uprawnienia dla roli Uczestnika należy przejść do Ustawień konta >  Uprawnienia > Dostępy i wybrać opcję Edytuj przy roli Uczestnika.

W kolejnym kroku należy zdefiniować jaki zakres uprawnień ma mieć Uczestnik, oddzielnie dla osoby, firmy, szansy sprzedaży oraz przestrzeni.

Manager zespołu ma dostęp do kontaktów, szans sprzedaży oraz przestrzeni, których opiekunem jest użytkownik z jego zespołu. Nie ma zatem konieczności dodatkowego zapraszania go do tych obiektów.

Domyślnie zaproszeni Uczestnicy

Aby uniknąć konieczności każdorazowego zapraszania innych użytkowników jako Uczestników, istnieje możliwość zdefiniowania użytkowników domyślnie zaproszonych. Dzięki temu, przy dodawaniu nowego kontaktu lub szansy sprzedaży, wartość w polu Uczestnik zostanie automatycznie uzupełniona. Aby zdefiniować domyślnie zaproszonych użytkowników należy przejść do Ustawień konta >  Uprawnienia > Dostępy i wybrać opcję Edytuj przy roli Uczestnika, a następnie wybrać odpowiednich użytkowników w polu Domyślnie zaproszony, oddzielnie do osoby, firmy oraz szansy sprzedaży. Istnieje możliwość wyboru jednego użytkownika, kilku użytkowników niezależnie od zespołu, do którego należą oraz całych zespołów.

Przydzielanie dostępu do pojedynczego obiektu

Jeśli chcemy przydzielić dostęp określonym użytkownikom do pojedynczego kontaktu lub szansy sprzedaży, możemy to zrobić w szybki sposób przechodząc do profilu kontaktu lub szansy sprzedaży i wybierając opcję Edytuj, która znajduje się w sekcji informacyjnej po lewej stronie profilu. W kolejnym kroku należy wybrać odpowiednich użytkowników w polu Uczestnik.

Przydzielanie dostępu do wielu obiektów jednocześnie

Aby zmienić Uczestnika w wielu kontaktach lub szansach sprzedaży jednocześnie należy:

1. przejść do zakładki Kontakty lub Szanse sprzedaży,
2. wybrać opcję Operacje na liście,
3. zaznaczyć elementy, dla których chcemy zmienić Uczestnika,
4. wybrać opcję Zmień użytkownika,
5. z rozwijanej listy wybrać rolę Uczestnika oraz użytkowników, którym chcemy ją przydzielić.

Zobacz również: 

Jak skonfigurować uprawnienia.

Przykładowa konfiguracja dostępów w zespole.

Uprawnienia w Livespace mogą różnić się w zależności od roli, jaką użytkownik pełni w Livespace. Dodatkowo mogą one zostać rozszerzone w zależności od poziomu dostępu, jaki zostanie nadany użytkownikowi w danym obiekcie, czyli na przykład szansie sprzedaży, czy zadaniu.

Zespoły

Strukturę organizacyjną swojej firmy odzwierciedlisz dzięki opcji Zespoły.

1. Aby dodać zespół przejdź do Ustawienia konta > Użytkownicy > Zespoły wciśnij Dodaj zespół.
2. Następnie uzupełnij dane w formularzu. Wpisz nazwę zespołu i zespół nadrzędny. Przypisz użytkowników do tego zespołu oraz określ ich role.

Role w zespołach

W Livespace domyślnie występują trzy role użytkowników w zespole. Konfiguracja jest dostępna dla administratora z poziomu Ustawień konta > Użytkownicy > Role.

• Administrator – ma dostęp do wszystkich opcji, uprawnień tej roli nie można zmieniać.
• Manager.
• Użytkownik.

Poprzez konfigurator decydujesz o tym, jakie czynności może wykonywać Manager, czy Użytkownik w ramach wybranego obiektu. Możesz na przykład managerom umożliwić edytowanie i usuwanie wpisów na tablicy, a użytkownikom – nie.

Jak ustawić uprawnienia dla poszczególnych ról w zespole?

Przejdź do Ustawienia konta > Użytkownicy > Role  wybierz Edytuj w kolumnie Akcje

W dostępnej sekcji uprawnień ujrzysz listę obiektów, typu Osoby, Firmy, Zadania. W tym miejscu możesz dowolnie konfigurować uprawnienia.

Dostęp do obiektów

Nadając użytkownikowi lub zespołowi określony dostęp do szansy sprzedaży, firmy, czy osoby, możemy rozszerzyć jego uprawnienia w ramach tego obiektu.

Dostęp skonfigurujesz w Ustawieniach konta > Uprawnienia > Dostępy.

• Autor
• Odpowiedzialny
• Opiekun
• Uczestnik

Powyższe dostępy zależą od obiektu, na przykład do kontaktów – firm i osób – dostęp mają opiekunowie oraz uczestnicy.

Jak ustawić dostępy do poszczególnych obiektów?

Przejdź do Ustawienia konta >  Uprawnienia > Dostępy i wybierz Edytuj w kolumnie Akcje przy nazwie roli w obiekcie, której uprawnienia chcesz zmodyfikować

Zaznacz wybrane uprawnienia i Zapisz

Jak ustawić domyślne dostępy przy dodawaniu nowych kontaktów/szans sprzedaży/przestrzeni?

Widoczność pozwala na określenie, którzy użytkownicy będą widzieć kontakty i szanse na liście, lub w wyszukiwarce.
Publiczne kontakty i szanse są widoczne dla wszystkich użytkowników w pełnym zakresie, niepubliczne dla wszystkich użytkowników w ograniczonym zakresie (na liście), a ukryte tylko dla zaproszonych użytkowników (np. uczestników).

Aby ustawić widoczność poszczególnych obiektów przejdź do Ustawień konta > Uprawnienia > Widoczność  wybierz zakładkę Kontakty, Szanse sprzedaży lub Przestrzenie i włącz możliwość dodawania wybranych opcji widoczności.

Wybierz, jaka widoczność będzie domyślna podczas dodawania kontaktów, szans sprzedaży, czy przestrzeni.

Zmiana użytkownika w obiekcie

Gdy wszystkie uprawnienia zostaną nadane warto zweryfikować, ewentualnie zmienić użytkowników, którzy mają dostęp do poszczególnych obiektów. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję.

Po wciśnięciu Pokaż szczegóły możesz także dodać uczestników do obiektu lub ich z niego usunąć.

2. Przy użyciu operacji na liście (np. dla masowej edycji).

Po wciśnięciu Zmień użytkownika wybierz, którą rolę chcesz edytować, wybierz nowego użytkownika, który ma pełnić tę rolę oraz Zapisz.

Przykład zastosowania uprawnień

Uprawnienia nadane w związku z rolami oraz obiektami sumują się, co opisaliśmy na przykładzie:

Przykład konfiguracji:

1. Użytkownik systemowo nie może usuwać szans sprzedaży.
2. Uczestnik nie może usuwać szans sprzedaży.
3. Opiekun może usuwać szanse sprzedaży.

Przykład działania:

W tym przypadku Użytkownik zaproszony do szansy sprzedaży jako Uczestnik, nie będzie mógł jej usunąć. Natomiast Użytkownik przypisany do wybranej szansy sprzedaży jako Opiekun, będzie mógł tę szansę usunąć.

 

Zobacz także:
Przykładowa konfiguracja dostępów
Widoczność kontaktów i szans sprzedaży

Szablony dokumentów w Livespace CRM pozwalają na zautomatyzowane tworzenie dokumentów o powtarzalnym wyglądzie. Korzystając z przygotowanych szablonów plików Word (.docx), Excel (.xlsx) lub PowerPoint (.pptx), uzupełnionych o odpowiednie pola możesz w błyskawiczny sposób generować gotowe wzory zamówień, ofert, zestawień dotyczących sprzedaży, faktur pro forma czy wzorów umów. Domyślnie dostępne szablony w Livespace dotyczą szans sprzedaży i tylko tam nowa funkcja stanie się dostępna. Jeżeli chcesz korzystać z szablonów również na profilach osób lub firm, możesz dodać własne szablony i zdefiniować, że takie ma być ich zastosowanie. Do operacji w tym obszarze niezbędne są uprawnienia administratora.

---

Czytaj więcej

Powiązania pozwalają na odzwierciedlenie w CRM rozmaitych relacji pomiędzy klientami, partnerami i dostawcami.

---

Przykłady powiązań

Powiązaniami w Livespace mogą być:

• Relacje pomiędzy firmami:
  • Centrala — Oddział
  • Konkurenci
  • Partnerzy
• Relacje pomiędzy projektem i firmą:
  • Projekt — Podwykonawca
  • Projekt — Klient
• Relacje pomiędzy szansą sprzedaży i przestrzenią/projektem:
  • Sprzedaż — Projekt realizacji ustaleń

Aktywowanie obsługi powiązań w CRM

Aby móc skorzystać z powiązań należy włączyć je w ustawieniach.

W tym celu:

1. Przejdź do Ustawień konta.
2. Wybierz Powiązania z menu po lewej stronie.
3. Włącz opcję Pozwól na dodawanie powiązań na profilach kontaktów, sprzedaży itd.

Dodawanie nowego powiązania na profilu

Dodanie nowego powiązania polega na wybraniu typu relacji oraz wskazaniu drugiej strony powiązania.

Aby dodać powiązanie:

1. Wejdź na wybrany profil kontaktu, szansy sprzedaży lub przestrzeni, na którym chcesz dodać powiązanie.
2. W kolumnie po prawej stronie profilu znajdziesz obszar powiązań. W celu dodania nowego powiązania, naciśnij na Dodaj.
3. Otworzy się okno dodawania powiązania.
4. Z listy wybierz odpowiednie powiązanie.
5. Przy tworzeniu powiązania musisz wskazać drugą jego stronę. Wystarczy, że wpiszesz kilka pierwszych liter nazwy, by zobaczyć podpowiedzi.
6. Następnie naciśnij na Dodaj, by zapisać powiązanie na profilu.
7. Otrzymasz potwierdzenie dodania powiązania.
8. Powiązanie będzie od tej pory widoczne w kolumnie po prawej stronie profilu.

Widoczność powiązań na profilach

Po aktywowaniu powiązań w Ustawieniach konta, zobaczysz na profilach kontaktów, sprzedaży i przestrzeni listę powiązań, która znajduje się w kolumnie po prawej stronie:

Po najechaniu kursorem myszy na powiązanie zobaczysz szczegóły drugiego z elementów relacji:

Modyfikacja typów powiązań w CRM

Typy dostępnych powiązań może zdefiniować administrator w ustawieniach. Domyślnie jest dostępnych kilka przykładowych powiązań, na przykład Centrala — Oddział czy Centrala — Konkurenci.

Poza domyślnymi typami relacji w Livespace można też skonfigurować własne powiązania.

Aby to zrobić:

1. Przejdź do Ustawień konta.
2. Wybierz Powiązania z menu po lewej.
3. Następnie naciśnij na Dodaj powiązanie.
4. W oknie, które się wyświetli, wskaż, jakie typy elementów będą łączone przez powiązanie (na przykład: sprzedaże z przestrzeniami). Wpisz także etykiety, którymi chcesz opisać obie strony relacji (na przykład Centrala i Oddział lub Sprzedaż i Projekt).
5. Naciśnij na Dodaj.
6. Od tej pory możesz wybrać nowy typ powiązania na profilach kontaktów, sprzedaży i przestrzeni.Opcjonalnie możesz włączyć możliwość ustawiania powiązań bezpośrednio w formularzu. Wybierz wówczas (dodając nowy typ powiązania), w jakiej sekcji formularza powiązanie ma być widoczne:Dla powyższego przykładu w formularzu firmy pojawi się nowe pole, w którym będziemy mogli wybrać drugą stronę powiązania – korzystając z listy podpowiedzi widocznej po wpisaniu kilku liter nazwy:

Warto wiedzieć:

• Powiązania dają niezwykle szerokie możliwości zarządzania relacjami. Ciekawym przykładem jest tu wykorzystanie ich do budowania połączenia pomiędzy sprzedażą a przestrzenią. W ten sposób jesteś w stanie wygodnie odzwierciedlić sytuację, w której zakończona lub bliska zakończenia sprzedaż staje się projektem, który trzeba zrealizować. Nie chcesz trzymać w przestrzeni dotyczącej projektów wszystkich informacji na temat procesu sprzedaży, kwot i negocjacji, a także nie chcesz, aby te same osoby miały dostęp do tych danych. Tworzysz więc osobną przestrzeń o nazwie np. Projekt ABC, ale jednocześnie zachowujesz powiązanie tego projektu ze sprzedażą, dzięki czemu możesz łatwo wrócić do historii wcześniejszych ustaleń.

Segmentacja klientów jest jedną z najprzydatniejszych funkcjonalności w Livespace CRM, która automatyzuje i usprawnia codzienną pracę zespołu sprzedażowego. Raz skonfigurowana segmentacja pozwoli Ci automatycznie określić, czy dany klient jest ważny czy też nie, a także pokaże, którzy klienci najlepiej wpisują się w obraz Twojego idealnego partnera biznesowego. Dzięki segmentacji w Livespace, zrozumiesz, z jakimi klientami pracujesz i na których powinieneś się skupić w pierwszej kolejności, by osiągać sukcesy sprzedażowe. Ty wiesz najlepiej, jaki klient najbardziej odpowiada Twojej firmie i jej potrzebom, dlatego kryteria segmentacji i ich ważność mogą być przez Ciebie dowolnie zmieniane, dodawane i usuwane, a cały proces raz skonfigurowanej segmentacji będzie całkowicie zautomatyzowany.

---

Konfiguracja segmentacji klientów (osób) w CRM

Aby rozpocząć ustawianie segmentacji:

1. Przejdź do Ustawień konta.
2. Wybierz Kontakty z lewego menu, a następnie zakładkę Segmentacja.
3. Naciśnij na przycisk Segmentacja osób
4. Jeśli ustawiasz segmentację po raz pierwszy, zobaczysz komunikat konfiguratora segmentacji. Naciśnij na Start, by rozpocząć dostosowywanie segmentacji do Twoich potrzeb.
5. W konfiguratorze zobaczysz kilka zdefiniowanych parametrów. Możesz także dodać swoje własne parametry, zanim jednak do tego przejdziemy, skonfiguruj pierwsze pole parametru zatytułowanego Potencjał sprzedaży.
6. Najpierw określ przedziały parametru (w tym przypadku ilość sztuk, które mogą zostać potencjalnie sprzedane).
   
7. Teraz każdemu przedziałowi przyporządkuj punkty. Jeśli chcesz premiować dany przedział, bo jest dla Ciebie najistotniejszy, przydziel mu więcej punktów.
8. Możesz także dodać kolejny przedział lub usunąć już istniejący.
9. Na koniec ustaw ważność parametru, by określić, jak wielki wpływ będzie on mieć na całokształt oceny danej firmy (lub osoby przy segmentacji osób).
10. Naciśnij na przycisk Przejdź do nadania nazw segmentom.
11. Nadaj nazwę każdemu segmentowi. Na przykład, najniższy segment, do którego zostaną automatycznie przydzielone firmy lub osoby na podstawie skonfigurowanych przez Ciebie parametrów, może być określony jako „Słaby”. Najlepsze firmy, z kolei, mogą zostać umieszczone w segmencie nazwanym „Idealny”.
12. Na koniec możesz też zmienić zakres punktów dla każdego segmentu.
13. By zachować wszystkie ustawienia konfiguratora segmentacji, naciśnij na przyciskZapisz dane i zakończ konfigurację. Od tej pory Twoi klienci będą automatycznie segmentowani według powyższych ustawień konfiguratora.

W każdej chwili możesz powrócić do ustawień segmentacji, by zmienić przyjęte kryteria lub wagę danego parametru. Zmiany po zapisaniu automatycznie obejmą wszystkich Twoich klientów, których masz w kontaktach w LiveSpace.

Dodawanie nowego parametru segmentacji

Zarówno podczas pierwszego użycia konfiguratora segmentacji, jak i po jego ustawieniu, możesz dodać własne parametry, według których będą segmentowani Twoi klienci. Aby to zrobić:

1. Przejdź do podstrony Segmentacja osób albo przejdź do punktu drugiego, jeśli już jesteś w konfiguratorze segmentacji.
2. Naciśnij link Dodaj parametr.
3. Wybierz Dodaj.
4. Otworzy się nowe okno, w którym możesz wpisać nazwę parametru. Dodatkowo możesz także umieścić jego opis.
5. Wybierz rodzaj mierzonych danych zależnie od tego, czy danymi będą liczby czy dane nieliczbowe (np. słowa).
6. Określ przedziały i dopisz do nich punkty.
7. Jeśli wszystkie ustawienia parametru są gotowe, naciśnij na Dodaj .
8. Nowy parametr zostanie zapisany.
9. Stworzony przez Ciebie parametr będzie widoczny na stronie segmentacji.

Warto wiedzieć:

• Po skonfigurowaniu zasad segmentacji, ustal w obrębie firmy zasady, zgodnie z jakimi chcesz podchodzić do poszczególnych typów klientów i jakie w związku z tym mają być podejmowane działania przez Twój zespół sprzedażowy. Zastanów się, na przykład, jak obsługiwać klientów z segmentu o najwyższym potencjale sprzedaży, a co robić z tymi klientami, którzy zostali przypisani do najniższych segmentów. Możesz przyjąć inny model prowadzenia procesu sprzedaży, gdy dotyczy ona klienta z kluczowego segmentu. Więcej o wielu procesach sprzedaży przeczytasz tutaj.
• Możesz niemal dowolnie określić, jakimi parametrami będziesz rozróżniał swoich klientów. Jeżeli chcesz ich oceniać na podstawie parametru, którego nie ma na profilu kontaktu, wystarczy że dodasz nowe pole formularza. Więcej na temat zarządzania formularzami przeczytasz tutaj.

Szablony dokumentów bazują na zastępowaniu w przygotowanych wcześniej plikach określonych pól danymi z systemu CRM. Więcej na ten temat przeczytasz w materiale Szablony dokumentów. Aby edytować szablony, budować własne i uzupełniać je o nowe pola, przydatna może okazać się poniższa lista obsługiwanych pól.

---

Czytaj więcej