Import danych do Livespace

W Livespace CRM możesz w prosty sposób zaimportować dane (m.in. kontakty) zarówno z pliku o rozszerzeniu .csv, .ods lub .xls, czyli standardowego arkusza programu Excel.

Jak przygotować plik przed importem?

Przygotuj plik zanim rozpoczniesz import. Przykładowy plik możesz pobrać w Ustawieniach profilu > Import > Zaimportuj nowy plik > Pobierz przykładowy plik

Aby poprawnie przygotować plik, sprawdź:

  • czy plik zawiera tylko te dane, które chcesz zaimportować do Livespace. Jeśli na przykład w pliku Excel użyłeś filtrowania, to skopiuj tylko te wiersze, które chcesz dodać do Livespace i umieść je w nowym pliku. W ten sposób przyspieszysz operacje importowania danych.
  • czy kolumny zawierają nazwy, które przypiszesz do odpowiednich pól w Livespace, na przykład Nazwa firmy, NIP.
  • czy polskie znaki wyświetlają się prawidłowo. Jeśli występuje problem z wyświetlaniem polskich znaków, zmień kodowanie. Tutaj dowiesz się jak to zrobić.
  • czy wielkość importowanego pliku nie przekroczyła 4 MB. W przypadku konieczności importowania większej ilości danych spróbuj podzielić plik na kilka mniejszych.

Jeśli chcesz, aby zaimportowane dane pojawiły się w Livespace w polach utworzonych przez Ciebie, upewnij się, że dodałeś pola dodatkowe przed wykonaniem importu. Tutaj napisaliśmy, jak dodać pola dodatkowe.

Jak zaimportować plik?

Aby zaimportować dane:

1.Wejdź w Ustawienia profilu lub Ustawienia konta.
Opcja Ustawienia profilu w CRM2. Z menu po lewej stronie wybierz Import.

3. Naciśnij na przycisk Zaimportuj nowy plik znajdujący się po prawej stronie.Zaimportuj kontakty w LiveSpace CRM

4. W nowym oknie możesz przeciągnąć plik .csv, .xls (.xlsx), lub .ods z danymi do zaimportowowania do CRM, lub nacisnąć na Dodaj plik.Import - dodawanie plików

5. Jeżeli decydujesz się na drugą opcję, wybierz odpowiedni plik i naciśnij na Otwórz.Kontakty do LiveSpace CRM

6. Po zaimportowaniu pliku, załadowane zostaną z niego wiersze. Livespace automatycznie dopasuje kolumny z pliku do pól w Livespace na podstawie ich nazw.

7. Pola, które nie zostaną wypełnione automatycznie przypisz do odpowiednich kolumn pliku.8. Nazwy kolumn dopasowane podczas importu zostaną zapamiętane i automatycznie przypisane podczas kolejnego importu.

9. Po zaimportowaniu pliku otrzymasz odpowiedni komunikat oraz powiadomienie.

Nowe kontakty będą od tej pory dostępne na liście kontaktów.

Warto wiedzieć:

  • Jeśli w Ustawieniach profilu nie masz zakładki Import skontaktuj się z administratorem swojego konta. Brak możliwości importowania plików może wynikać z nadanych uprawnień.
  • W przypadku nieudanego importu, np. na skutek błędnie wskazanych pól, lub niepoprawnego formatu pliku, operację importu można wycofać – przeczytaj jak to zrobić.

Jak zaimportować dane z Pipedrive lub HighRise CRM?

Jeśli korzystasz z HighRise CRM lub Pipedrive, również możesz przenieść wszystkie swoje informacje do Livespace. Aby uruchomić przenoszenie danych z HighRise CRM lub Pipedrive przejdź do Ustawień konta > Integracje i dodatki  następnie wybierz z listy  CRM, z którego korzystałeś do tej pory i uruchom integrację.

Czytaj więcej o imporcie danych z HighRise CRM oraz  przenoszeniu danych z Pipedrive.

Przeczytaj też jak zaimportować kontakty z najpopularniejszych aplikacji:

 


Eksport danych – jak zapisać dane z listy do pliku Excel?

W dowolnym momencie możesz zapisać dane z Livespace do pliku Excel (.xls) lub .csv. Aby to zrobić, wystarczy przejść na widok listy i wybrać opcję Eksportuj.

Czytaj więcej

Import kontaktów z iCloud do CRM

Kontakty w iCloud przechowywane są w formacie vCard, którego na dzień dzisiejszy Livespace CRM jeszcze nie wspiera. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby je zaimportować, będzie nam jednak potrzebne w tym celu dodatkowe narzędzie, dzięki któremu zapiszemy nasze kontakty iCloud w formacie csv. Czytaj więcej

Import kontaktów z Microsoft Outlook 2010

Możesz importować do Livespace CRM kontakty, które masz już w programie Microsoft Outlook 2010. Najpierw jednak należy je wyeksportować. Żeby to zrobić:

  1. Otwórz program Outlook 2010.Otworz Outlook
  2. W programie Outlook naciśnij na menu Plik.Menu Plik w Outlook
  3. Wybierz Opcje.Opcje-Outlook
  4. Z menu po lewej stronie, naciśnij na Zaawansowane.Zaawansowane w Outlook
  5. Po prawej stronie okna, znajdź obszar Eksport i kliknij na Eksportuj.Eksport Outlook 2010
  6. W oknie Kreatora importu i eksportu, wybierz Eksport do pliku. Naciśnij Dalej.Eksport do pliku w Outlook
  7. W obszarze Utwórz plik typu, wybierz, na przykład, Microsoft Excel 97-2003. Naciśnij na Dalej.Eksport do Excel
  8. Wybierz folder Kontaktów, następnie naciśnij Dalej.Kontakty w Outlook
  9. Kliknij na Przeglądaj, aby wybrać miejsce zapisu pliku z kontaktami.Sciezka Outlook do zapisu pliku
  10. Wyświetli się podsumowanie akcji do wykonania. Wybierz Zakończ.Eksportowanie-do-pliku-w-outlook
  11. Kontakty zostaną zapisane w pliku w wybranej lokalizacji.

Export in progress Outlook

Teraz pozostaje tylko zaimportować kontakty Outlooka z pliku, który został stworzony. Aby to zrobić:

  1. Wejdź w Ustawienia profilu lub Ustawienia konta.Opcja Ustawienia profilu w CRM
    Z menu po lewej stronie wybierz Import.Import w CRM
  2. Naciśnij na przycisk Zaimportuj nowy plik znajdujący się po prawej stronie.Zaimportuj kontakty w LiveSpace CRM
  3. W nowym oknie możesz przeciągnąć plik .csv, .xls (.xlsx), lub .ods z kontaktami do zaimportowowania do CRM, lub nacisnąć na Dodaj plik.Import - dodawanie plików
  4. Jeżeli decydujesz się na drugą opcję, wybierz odpowiedni plik i naciśnij na Otwórz.Kontakty do LiveSpace CRM
  5. Po zaimportowaniu pliku, załadowane zostaną z niego wiersze.Zaimportowany plik kontaktów w LiveSpace CRM
  6. Dopasuj rodzaj wierszy z pliku do pól w Livespace (mogą to być pola osób lub firm).Mapowanie pól w LiveSpace CRM
  7. Po zaimportowaniu pliku otrzymasz komunikat.Przejdź do listy kontaktów w LiveSpace CRM
  8. Nowe kontakty będą od tej pory dostępne na liście kontaktów.

Import z pliku csv, xls, ods

W Livespace CRM możesz zaimportować dane (m.in. kontakty) zarówno z pliku o rozszerzeniu .csv, .ods, .xls, czyli standardowego arkusza programu Excel.

Aby przeprowadzić taki import:

  1. Wejdź w Ustawienia profilu lub Ustawienia konta.
    Opcja Ustawienia profilu w CRM
  2. Z menu po lewej stronie wybierz Import.Import w CRM
  3. Naciśnij na przycisk Zaimportuj nowy plik znajdujący się po prawej stronie.Zaimportuj kontakty w LiveSpace CRM
  4. W nowym oknie możesz przeciągnąć plik .csv, .xls (.xlsx), lub .ods z danymi do zaimportowowania do CRM, lub nacisnąć na Dodaj plik.Import - dodawanie plików
  5. Jeżeli decydujesz się na drugą opcję, wybierz odpowiedni plik i naciśnij na Otwórz.Kontakty do LiveSpace CRM
  6. Po zaimportowaniu pliku, załadowane zostaną z niego wiersze.Zaimportowany plik kontaktów w LiveSpace CRM
  7. Dopasuj rodzaj wierszy z pliku do pól w Livespace (mogą to być pola osób lub firm).Mapowanie pól w LiveSpace CRM
  8. Po zaimportowaniu pliku otrzymasz komunikat.Przejdź do listy kontaktów w LiveSpace CRM
  9. Nowe kontakty będą od tej pory dostępne na liście kontaktów.

 

Przeczytaj też jak zaimportować kontakty z najpopularniejszych aplikacji:

Jeśli korzystasz z HighRise CRM, również możesz przenieść wszystkie swoje informacje do Livespace. Czytaj więcej o imporcie danych z HighRise CRM.

 


Warto wiedzieć:

  • W przypadku nieudanego importu, np. na skutek błędnie wskazanych pól, lub niepoprawnego formatu pliku, operację importu można wycofać – przeczytaj jak to zrobić.

Jak zmienić kodowanie znaków przed importem pliku do CRM?

Jeżeli wykonujesz eksport danych z innego narzędzia do pliku csv, a następnie chcesz go zaimportować do Livespace CRM, jest duża szansa, że wszystko będzie w porządku bez dodatkowych zabiegów. Jest jednak też możliwość, że pojawią się problemy z obsługą polskich znaków. Związane jest to z różnymi standardami kodowania polskich liter w plikach tekstowych. Jeżeli pojawił się problem z polskimi znakami, możesz zawsze wycofać import (opisujemy to szerzej w sekcji Jak wycofać zaimportowane kontakty) i spróbować przygotować plik do importu zgodnie z poniższą podpowiedzią. Będziesz do tego potrzebował programu Microsoft Excel.


Czytaj więcej

Import danych z HighRise CRM

Livespace pozwala na szybki import Twoich danych z HighRise CRM. Dzięki temu możesz błyskawicznie rozpocząć pracę na nowym systemie, wykorzystując wszystkie zalety, jakie daje Livespace CRM.

 

Czytaj więcej

Jak wycofać zaimportowane dane?

Import bazy kontaktów, produktów oraz szans sprzedaży może nie udać się z kilku powodów, takich jak na przykład: pomyłka przy wyborze plików, zaimportowanie tych samych danych dwa razy, czy złe przydzielenie kolumny pliku wejściowego do pól w Livespace CRM. Bez obaw – nie trzeba godzinami usuwać takich danych ręcznie, ani prosić o pomoc IT. Niepożądany import możesz w łatwy sposób wycofać samodzielnie!

Czytaj więcej