Sales Bot – automatycznie przydzielaj leady, kontakty i zadania w CRM

Dla managera zespołu sprzedaży nie ma chyba bardziej praktycznego narzędzia niż automatyzacja. A jeśli jeszcze dodamy do tego możliwość zautomatyzowania czasochłonnego i kluczowego procesu, jak przydzielanie leadów – otrzymujemy ogromne wsparcie w codziennej pracy.

To właśnie zrobi Sales Bot – zautomatyzuje rozdzielanie leadów, kontaktów i zadań między członkami zespołu. Dzięki niemu zaoszczędzisz cenny czas – zwłaszcza jeśli Twój zespół operuje na dużych wolumenach kontaktów, leadów czy zadań.

W tym artykule przyjrzymy się trzem najbardziej praktycznym zastosowaniom Sales Bota w codziennej pracy:

• Automatycznemu i natychmiastowemu przydzielaniu leadów z powiadomieniem handlowca;
• Masowemu przydzielaniu opiekunów do kontaktów;
• Automatycznemu przydzielaniu zadań.

Co to jest Sales Bot

Sales Bot to narzędzie wewnątrz Livespace, które pozwala zautomatyzować:

• przydzielanie szans sprzedaży,
• przydzielanie firm,
• przydzielanie kontaktów,
• przydzielanie zadań.

W trakcie konfiguracji wybierzesz:

• którym użytkownikom Sales Bot ma przydzielać szanse, kontakty i zadania;
• jakich procesów sprzedaży czy rodzajów zadań automatyzacja ma dotyczyć;
• czy ma powiadamiać osoby o przydzielonym zadaniu, kontakcie czy szansie.

Błyskawiczne rozdzielanie leadów i powiadomienie handlowca

Najczęstszym sposobem na wykorzystanie Sales Bota jest użycie go do automatycznego rozdysponowania szans sprzedaży między sprzedawcami. Jak to działa?

Pierwszy krok to zintegrowanie swojego formularza na stronie (czy landing page’ach) z Livespace. Dzięki temu nie będziesz musiał ręcznie wprowadzać danych kontaktowych do CRM. Szansa sprzedaży stworzy się automatycznie w oparciu o dane wpisane przez klienta. Dowiesz się, jak to zrobić w artykule na temat integracji formularza z CRM.

Teraz wystarczy skonfigurować Sales Bot tak, aby przydzielił je automatycznie do odpowiednich osób w zespole.

W ten sposób zaoszczędzisz czas i jednocześnie będziesz mieć pewność, że leady rozdzielone są po równo. W każdej chwili Ty i Twoi sprzedawcy możecie sprawdzić aktualny raport i zweryfikować statystyki przydzielania leadów.

Sales Bot powiadomi też od razu sprzedawcę o nowo przydzielonej szansie sprzedaży. Handlowiec ma szansę zareagować od razu – a to ma ogromne znaczenie w kontekście skutecznego kontaktu z potencjalnym klientem.

Badania wskazują, że czas odpowiedzi ma znaczenie, a zmieszczenie się w przedziale do 5 minut może zwiększyć konwersję na kolejny etap w procesie nawet 8 razy!

Masowe przydzielanie opiekunów do kontaktów

Co w przypadku, gdy pracujemy na bazie kontaktów pozyskanej z zewnątrz? Tutaj również sprawdzi się Sales Bot i możliwość masowego przydzielania opiekunów do kontaktów. Jak z niej skorzystać?

W przypadku zewnętrznej bazy kontaktów zacznij od zaimportowania danych do CRM. Po przygotowaniu pliku i jego wgraniu do systemu przydzielamy je do konkretnego użytkownika np. do siebie. Następnie filtrujemy wyniki na liście kontaktów i z operacji na liście wybieramy “Uruchom regułę Sales Bota”.

W prosty sposób kontakty rozdzielą się automatycznie i masowo pomiędzy opiekunów. Dodatkowo możemy ustawić Sales Bota tak, aby od razu zmienił się też opiekun osób kontaktowych w firmie klienta.

To rozwiązanie sprawdzi się też świetnie kiedy handlowiec opuszcza zespół i trzeba rozdysponować jego klientów. Dzięki Sales Botowi już nigdy nie będziesz musiał siedzieć godzinami nad ręcznym zmienianiem opiekunów firm lub kontaktów.

Automatyczne przydzielanie zadań

Sales Bot doskonale radzi sobie również z automatycznym rozdzielaniem zadań między handlowców wewnątrz CRM. Warto przetestować tę funkcję zwłaszcza przed sezonem chorobowym – zaoszczędzi Ci ona sporo czasu, gdy musisz rozdzielić zadania nieobecnego kolegi.

Żeby to zrobić, wejdź na listę zadań i przefiltruj je tak, żeby widoczne były wyłącznie te należące do nieobecnego handlowca.

Następnie, podobnie jak w poprzednim przypadku, z operacji na liście uruchamiamy regułę Sales Bota.

Ale automatyczne przydzielanie zadań przyda się nie tylko w nagłych sytuacjach, jak choroba członka zespołu. To świetne narzędzie także w przypadku np. kampanii reaktywacyjnej, podczas której chcemy skontaktować się z byłymi klientami.

Jeśli chcesz wykorzystać Sales Bota w taki sposób, wejdź na listę firm, przefiltruj ją i oznacz wybrane profile firm. Następnie skorzystaj z funkcji “Dodaj zadanie” i jako osobę odpowiedzialną wybierz Sales Bota. Ten automatycznie przydzieli zadania do wybranej grupy osób.

Sales Bot – Twoja wirtualna prawa ręka

Kilkanaście minut spędzone na konfiguracji Sales Bota i poznaniu jego możliwości przełoży się na wiele godzin Twojego zaoszczędzonego czasu. Dzięki Sales Botowi oddasz w dobre ręce powtarzalne zadania i operacje, a sam zyskasz czas na bardziej wymagające kwestie.